Qu'est-ce qu'un énoncé des travaux ?
Un énoncé des travaux est un document clé de gestion de projet qui décrit ce qui relève du cadre d'un projet et ce qui n'en relève pas. Les documents d'énoncé des travaux garantissent que toutes les parties s'entendent sur les tâches qui seront exécutées et livrées au cours du cycle de vie d'un projet. Ils alignent les critères, les attentes et les conditions de manière claire et concise.
Pourquoi un énoncé des travaux est-il important ?
Les documents d'énoncé des travaux sont des outils de gestion de projet indispensables pour un large éventail de raisons. Voici quelques-uns des exemples les plus frappants.
Avoir un registre écrit des informations importantes
Même le projet le plus simple peut se compliquer une fois qu'il a été travaillé pendant un mois ou deux. Les documents d'énoncé des travaux sont utiles car ils fournissent des registres écrits de toutes les informations les plus importantes de votre projet.
Au lieu de vous enliser dans des problèmes de communication et des malentendus, vous pourrez utiliser votre énoncé des travaux comme ressource chaque fois que vous aurez besoin de clarifier ce sur quoi vous vous êtes mis d'accord au départ.
Garder les membres de l'équipe de projet sur la bonne voie
Lorsque vous savez exactement quelles tâches et quels livrables composent votre projet, il est beaucoup plus facile de faire avancer les choses et de déléguer le travail aux équipes de projet. Les documents d'énoncé des travaux aident à atteindre cet objectif, car ils obligent les équipes de projet à mettre par écrit tous les détails les plus importants de leur projet dès le début. Vous saurez exactement ce qui doit se passer pour mener à bien le projet et travailler à rebours à partir de là.
Éviter le glissement de portée
Ah, le redoutable glissement de portée. Le terme à lui seul frappe de terreur le cœur des chefs de projet et des équipes de projet. Si vous avez la chance de ne pas connaître le glissement de portée, c'est ce qui se produit lorsque le travail sur un projet augmente lentement et régulièrement au-delà de ce qui avait été initialement convenu. Il en résulte des dépassements de budget, une compensation insuffisante, des conflits, de la frustration, des retards et d'autres choses désagréables.
Les documents d'énoncé des travaux aident à éviter cela, car ils mettent exactement ce qui est contenu dans le cadre d'un projet par écrit. Si vous sentez l'arrivée d'un glissement de portée, vous pouvez l'affronter de front en vous référant à votre document SoW.
Communication accrue
En fin de compte, les documents d'énoncé des travaux lancent des conversations. Nous ne parlons pas seulement du dialogue interne, mais aussi de la communication entre les chefs de projet et les clients et/ou les parties prenantes.
Les meilleurs documents d'énoncé des travaux sont rédigés en collaboration, de sorte que la plupart des chefs de projet rencontrent leurs clients pour discuter des objectifs, des attentes et des exigences du projet avant de mettre quoi que ce soit par écrit. Des réunions comme celle-ci permettent de démarrer les relations du bon pied, de favoriser la transparence et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Rester dans les limites de votre budget
Lorsqu'un projet dépasse largement le budget, personne n'est content. Il sera donc agréable d'apprendre que les énoncés des travaux sont d'excellents outils pour s'assurer que votre projet respecte son budget.
La rédaction d'un énoncé des travaux implique l'identification de toutes les tâches, de tous les événements, de toutes les étapes et de tous les livrables qui composent un projet. Une fois que vous les aurez identifiés en détail, il sera beaucoup plus facile d'élaborer un budget précis qui couvre toutes les bases de votre projet.
Que doit inclure un énoncé des travaux ?
Le contenu de votre document d'énoncé des travaux dépendra des besoins spécifiques de vous-même, de votre client et de votre projet. Toutefois, les sections suivantes sont généralement incluses.
Si vous souhaitez des conseils plus précis, nous avons un modèle d'énoncé des travaux gratuit que vous pouvez utiliser.
Informations clés sur le projet
Veillez à inclure tous les détails de base de votre projet qui aideront le lecteur à l'identifier d'un coup d'œil. Il s'agit normalement du nom du projet, du ou des auteurs du document, de la version du document, du nom du client et de la date actuelle.
Aperçu du projet
Fournissez une brève description de votre projet. Incluez des informations relatives au contexte du projet, aux objectifs du projet, à votre énoncé de problème et aux personnes qui y travailleront, mais restez concis.
Description des biens et services
Nous en venons maintenant au cœur du projet. Décrivez les biens et/ou les services qui seront exécutés ou livrés dans le cadre de votre projet. Cela se fait souvent sous forme de liste.
Liste des tâches
Il est temps de diviser votre projet en petits morceaux. Identifiez toutes les tâches et sous-tâches qui devront être exécutées pour le mener à bien. Il est pratique de présenter cela sous forme de tableau et d'inclure des détails sur les dates prévues et les personnes à contacter.
Livrables du projet
Précisez exactement ce que votre client recevra à la fin de votre projet. Cela définit ce à quoi ressemble le succès de votre projet terminé et établit des attentes claires pour votre client. Il est particulièrement important d'être précis et clair ici.
Période d'exécution
Précisez le calendrier général de votre projet. Déterminez quand il commencera, quand il se terminera et quelles réalisations et étapes seront accomplies en cours de route.
Une liste hors de portée
Cette section n'est pas toujours incluse, mais elle peut vraiment aider à faire passer votre SoW au niveau supérieur. S'il y a quelque chose que vous voulez absolument clarifier n'est pas pris en compte dans les limites de votre projet, c'est une excellente idée de l'indiquer ici.
Protocole pour les changements
Les documents d'énoncé des travaux sont rédigés au tout début du cycle de vie d'un projet. De ce fait, vous devrez souvent y apporter quelques modifications avant la fin de votre projet. Afin de tenir compte de cette éventualité, il est conseillé de convenir d'un protocole à cet effet. De cette façon, vous et votre client comprendrez exactement ce qui doit se passer pour apporter des modifications au SoW.
Conditions de paiement
En fin de compte, tout le monde doit être payé. Évitez les problèmes à long terme en définissant les conditions de paiement, les calendriers, les conditions et les détails dans votre document SoW.
La différence entre un énoncé des travaux et un cahier des charges
Les cahiers des charges et les énoncés des travaux sont des documents très étroitement liés, ils sont donc souvent confondus. De plus, ils sont tous deux abrégés de manière déroutante en SoW. Ne vous inquiétez pas, nous allons clarifier la différence pour vous et vous ne l'oublierez jamais !
Un document d'énoncé des travaux est généralement une section ou une page dans un cahier des charges. Un cahier des charges est un document de gestion de projet beaucoup plus long et plus détaillé qui décrit tous les éléments les plus importants d'un projet. Il s'agit d'un document formel qui est essentiel au processus de planification du projet et qui sert parfois même d'accord de travail ou de contrat initial entre le fournisseur de services et le client.
Un énoncé des travaux est un document plus court et plus concis qui se concentre sur exactement les éléments qui composent un projet donné. Il joue un rôle de soutien important pour le cahier des charges et est souvent l'une des sections les plus difficiles à finaliser.
Qui doit fournir l'énoncé des travaux ?
L'énoncé des travaux d'un projet doit être élaboré par le chef de projet et le client. L'un d'eux fournit généralement un produit ou un service, tandis que l'autre contracte un produit ou un service.
Comme mentionné, la rédaction d'un excellent énoncé des travaux est une tâche collaborative et implique souvent une consultation avec d'autres parties comme les équipes de projet, les entrepreneurs et d'autres parties prenantes. Néanmoins, le chef de projet et le client auront le dernier mot sur le document finalisé.
Le travail sur un projet ne commence que lorsque les deux parties s'entendent sur le contenu du document d'énoncé des travaux. En tant que tel, il s'agit d'un document clé et d'un moment clé au début du cycle de vie de tout projet.
Comment rédiger un énoncé des travaux
Étape 1 : Rencontrez votre client
Tout d'abord, rencontrez votre client potentiel et discutez de votre projet potentiel. Cette réunion est essentielle et jettera les bases d'un document d'énoncé des travaux réussi. Assurez-vous de prendre note de ses réflexions sur les livrables, le calendrier, le budget et la portée du projet. Déterminez également si vous découvrez des signaux d'alarme ou des choses sur lesquelles vous n'êtes pas d'accord.
Étape 2 : Rencontrez votre équipe de projet
Maintenant que vous avez rencontré votre client, vous avez probablement une idée initiale de l'apparence de la portée de votre projet. Avant de commencer votre ébauche, rencontrez les principaux membres de votre équipe de projet. Organisez une séance de remue-méninges et discutez des différents éléments de votre projet et de la portée potentielle de votre travail. Obtenez l'adhésion de tout le monde et assurez-vous que les exigences initiales du projet sont réalistes, raisonnables et réalisables.
Étape 3 : Faites une ébauche
Maintenant, vous êtes prêt à rédiger la première ébauche de votre SoW. Vous pouvez travailler à partir d'un modèle d'énoncé des travaux, d'un exemple d'énoncé des travaux antérieur ou partir de zéro. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de garder à l'esprit les commentaires de votre client et de votre équipe.
Étape 4 : Relire, relire, relire
Une fois que vous avez terminé votre brouillon, ne le livrez pas tout de suite !Il peut être tentant de le faire, mais il est préférable de le mettre de côté et de le relire un jour ou deux plus tard. Il est également conseillé de demander à d’autres personnes de le relire, de donner leur avis et de déterminer si tout est cohérent.
Étape 5 : Livrer votre énoncé des travaux à votre client
Une fois que vous êtes satisfait de votre document d’étendue des travaux, vous devrez passer à l’action et le livrer à votre client. Vous ne pourrez pas commencer à travailler sur votre projet avant qu’il n’ait approuvé votre énoncé des travaux, alors patientez et attendez ses commentaires.
Étape 6 : Communiquer avec votre client et apporter les modifications nécessaires
Lorsque votre client vous répondra, il aura très probablement des commentaires. Rencontrez-le et discutez de ses commentaires, questions et préoccupations. Vous devrez peut-être modifier ou affiner votre énoncé des travaux à ce stade, voire négocier des éléments spécifiques, mais ne vous inquiétez pas. Vous parviendrez à un accord et tout sera fait.
Étape 7 : Recueillir les approbations finales
Une fois que votre client et vous-même êtes satisfaits de votre document d’étendue des travaux, il est temps de célébrer ! Recueillez les approbations finales, félicitez-vous pour le travail accompli et réjouissez-vous du lancement officiel de votre projet !
Un modèle d’étendue des travaux (SoW) juste pour vous
Modèle d’étendue des travaux gratuit de Slite
Titre du projet : Projet révolutionnaire
Auteur(s) du document : Spiderman, M.J. Watson
Version du document : Le cas échéant
Nom du client : Le Bouffon Vert
Date actuelle : 10 mai 2021
Aperçu du projet : Décrivez brièvement votre projet, en abordant son contexte, ses objectifs et les parties qui travaillent à sa réalisation.
Description des biens et services
Définissez les biens ou services qui seront fournis dans le cadre de votre projet. Cela peut être fait sous forme de liste.
- Service 1
- Service 2
- Service 3
Liste des tâches
Décomposez votre projet en une série de tâches et de sous-tâches et incluez-les dans une liste pour une lisibilité optimale.
- Tâche 1
- Tâche 2
- Tâche 3
Livrables : Décrivez exactement ce que votre client recevra à la fin de votre projet. Assurez-vous d’être précis dans cette section, car cela permettra de s’assurer que toutes les parties concernées sont sur la même longueur d’onde.
Période d’exécution : Décrivez le calendrier de votre projet du début à la fin. Assurez-vous de tenir compte des dates d’échéance et des étapes importantes.
Liste des éléments hors champ
Étant donné que la partie la plus importante de votre étendue des travaux consiste à définir ce qui est inclus dans le cadre de votre projet, s’il y a quelque chose que vous voulez clarifier qui n’est certainement pas inclus dans la portée de votre projet, énumérez-le ici.
- Hors champ 1
- Hors champ 2
- Hors champ 3
Protocole pour les changements : Si l’une ou l’autre des parties doit apporter des modifications à l’étendue des travaux en cours de route, vous devrez mettre en place un protocole décrivant la façon de procéder. Tenez compte des étapes nécessaires ici.
Calendrier et conditions de paiement : Définissez les conditions, les modalités et les calendriers de paiement ici. Assurez-vous d’inclure les informations de paiement au besoin.
Comment partager votre étendue des travaux
Les documents d’étendue des travaux ne sont utiles que s’ils sont réellement élaborés, utilisés et consultés par toutes les personnes qui travaillent sur un projet. Afin d’en faire une réalité, gardez à l’esprit les pratiques exemplaires suivantes.
Travaillez ensemble sur votre énoncé des travaux
Même si le chef de projet et le client approuveront en dernier ressort toute étendue des travaux, il est important de travailler en collaboration sur le document afin que tout le monde soit au courant et impliqué. Il est facile de le faire en utilisant un logiciel de gestion de projet comme Slite.
Travailler en collaboration sur votre étendue des travaux est très avantageux, car cela permet une grande variété d’apports et de commentaires, ce qui garantit que toutes les informations qui y sont intégrées sont exactes et réalisables.
Partagez votre énoncé des travaux à grande échelle
Une fois que votre étendue des travaux est finalisée, assurez-vous que toutes les personnes qui travaillent sur votre projet savent ce que c’est, comment y accéder et s’y référer régulièrement. Un document d’étendue des travaux ne sera tout simplement pas efficace s’il n’est pas utilisé comme document de référence essentiel par tous les membres de l’équipe de projet. Partagez-le à grande échelle : envoyez des liens, rédigez un courriel à l’échelle de l’équipe, faites-y référence lors des réunions... tout le tralala.
Poursuivez la conversation
Une étendue des travaux efficace ne doit pas être créée puis oubliée. Assurez-vous qu’elle reste au premier plan des conversations à l’interne et avec les clients. Si quelque chose n’est pas exact ou ne fonctionne pas bien, assurez-vous d’y remédier et de le corriger. Si votre travail s’écarte de sa trajectoire ou prend une tournure inattendue, reportez-vous systématiquement à votre énoncé des travaux.
Conseils sur la façon de rédiger une étendue des travaux efficace
Étant donné que votre document d’étendue des travaux est si important, il est tout à fait logique qu’il soit rédigé avec soin. Afin de tirer le meilleur parti de votre étendue des travaux, gardez à l’esprit les conseils et les pratiques exemplaires suivants lorsque vous commencez.
Soyez précis
La rédaction d’un document d’étendue des travaux n’est pas le moment d’être vague. Votre énoncé des travaux doit décrire le travail à effectuer dans le cadre de votre projet avec le plus de détails possible. C’est la meilleure façon de s’assurer que toutes les personnes qui travaillent sur le projet sont sur la même longueur d’onde et que les attentes mutuelles sont claires.
De même, il est important d’être précis lorsque vous parlez d’autres détails clés comme les livrables du projet, le calendrier du projet et les détails budgétaires et financiers.
Restez réaliste
Après avoir déterminé toutes les tâches, les étapes importantes et les livrables qui composeront votre projet, vous devrez fournir un budget initial et un calendrier de projet. Ce faisant, il est important d’être réaliste et de ne pas faire de fausses promesses. Il peut être tentant d’exagérer ou de s’engager à faire avancer les choses le plus rapidement possible, mais vous obtiendrez beaucoup plus de crédibilité et ferez un meilleur travail si vous optez pour un calendrier et un budget réalistes.
C’est également une excellente idée de consulter des collègues et d’autres membres de l’équipe de projet lors de l’estimation de votre calendrier et de votre budget afin de confirmer que tout est réalisable.
Communiquez ouvertement
Comme toutes les choses dans le monde de la gestion de projet, la communication est un élément clé de la mise en place d’une excellente étendue des travaux.
Tout d’abord, vous devriez rencontrer et communiquer ouvertement avec toutes les personnes les plus importantes de votre équipe de projet avant de soumettre votre étendue des travaux. Cela permettra de s’assurer que tout le monde a approuvé son contenu et sera en mesure de livrer ce à quoi il s’est engagé.
C’est également une bonne idée de rencontrer votre client au début de la rédaction d’une étendue des travaux ou d’un énoncé des travaux. Cela vous donne l’occasion de vous faire une idée de lui et d’avoir des discussions initiales sur des éléments comme le calendrier du projet, les livrables du projet, les objectifs du projet, les finances et les ressources. Ce genre de conversation vous aidera à éviter les surprises lorsque vous livrerez l’étendue des travaux et à vous assurer qu’elle sera acceptée rapidement.
Utilisez des éléments visuels
Parfois, une image vaut mille mots. Même si votre étendue des travaux doit être concise, n’ayez pas peur d’inclure des photos, des graphiques ou d’autres médias s’ils expliquent quelque chose mieux que des mots.
Le logiciel de Slitedocument d’étendue des travaux.
Faites en sorte que ce soit court et agréable
Une étendue des travaux est généralement une section d’un document plus vaste comme un énoncé des travaux orplan de projet. Pour cette raison, faites en sorte qu’elle soit aussi concise que possible. Il est difficile de trouver le juste équilibre entre bref et détaillé, mais vous pouvez y parvenir en n’incluant que les informations essentiellesinformation and nothing extra.
Vous êtes prêt à rédiger une excellente étendue des travaux
Si vous avez suivi ce guide étape par étape, vous êtes prêt à commencer à rédiger votre propre étendue des travaux. Vous avez sans doute appris quels documents pratiques ils sont et le nombre de problèmes qu’ils aident à résoudre et à éviter. Personne n’aime vraiment rédiger de la documentation, mais nous vous promettons que les étendues des travaux sont très utiles et valent l’investissement initial que vous devez consacrer à leur élaboration.
Vous avez tout ce dont vous avez besoin pour devenir un expert en étendue des travaux, alors qu’attendez-vous ?
