Warum ein weiterer hochmoderner Umfragebericht? Sogar für die Suche?
Wir hätten einen belanglosen Bericht über "digitale Transformation" und "Arbeitsplatzeffizienz" schreiben können.
Stattdessen haben wir über 100 Wissensarbeiter aus verschiedenen Branchen befragt, um eine einzige Wahrheit aufzudecken:
Wie viel Zeit verschwenden Teams tatsächlich mit der Suche nach Informationen, von denen sie wissen, dass sie irgendwo existieren?
Wenn 73 % der Unternehmen nicht einmal wissen, dass es Enterprise Search-Lösungen gibt.
Und sie verbrennen Tausende, indem sie jedes Jahr noch mehr SaaS-Tools hinzufügen.
Jemand musste die Zahlen für die Führungskräfte der C-Suite aufschlüsseln. Und das sind wir.
Wir haben Leute befragt und sogar Interviews geführt, um herauszufinden, wie die moderne Sucherfahrung aussieht.
Während Sie den vollständigen Bericht hier finden, ist dies eine Zusammenfassung der 10 interessantesten Ergebnisse, die wir aufgedeckt haben. Also, los geht's.
Wen wir befragt haben
Wir haben über 100 Personen gefragt, wie sie nach Arbeitsinformationen suchen. Hier sind sie.
Die meisten Antworten kamen von mittelständischen Unternehmen - denjenigen mit 21-200 Mitarbeitern. Sie machten 44 % unserer Umfrage aus. Große Unternehmen mit über 200 Mitarbeitern stellten 32 % dar, während kleinere Teams mit weniger als 20 Mitarbeitern 24 % abdeckten. Die Suchgewohnheiten ändern sich mit dem Wachstum der Teams, daher wollten wir von Unternehmen in jeder Phase hören.
Der Branchenmix erzählt eine interessante Geschichte. Tech- und Digital Services-Teams führten mit 35 % der Antworten, gefolgt von Professional Services mit 25 %. Medien- und Kreativteams kamen auf 18 %, Industrie und Einzelhandel auf 13 % und Bildung/Gesundheitswesen schlossen die Liste mit 9 % ab. Jeder Sektor sucht anders, verwendet andere Tools und benötigt andere Informationen.
Die Hälfte unserer Befragten arbeitet in Europa, ein Viertel in Nordamerika, 15 % in Asien und 10 % anderswo. Zeitzonen sind wichtig, wenn Sie nach Antworten suchen - was um 9 Uhr morgens in London eine kurze Frage ist, ist eine Mitternachtsnachricht in Singapur.
Erkenntnis Nr. 1: Kurze Fragen sind nie kurz
Hier ist ein Arbeitsplatzparadoxon: Es gibt keine kurze Frage mehr. Was die Daten zeigen, ist faszinierend - wir haben ein System geschaffen, in dem das Erhalten von Antworten zwei Preisschilder hat: die Zeit, die mit der Suche verbracht wird, und die Zeit, die mit dem Warten verbracht wird.
Besonders auffällig ist, wie dies eine unsichtbare Steuer auf die Produktivität erzeugt. Denken Sie darüber nach: Wenn 34 % der Arbeitnehmer täglich 30-60 Minuten nur auf Antworten warten, zahlen wir für jede Information doppelt. Der Suchende hört auf zu arbeiten, um zu suchen, und der Antwortende hört auf zu arbeiten, um zu helfen.
Globale Teams haben es noch schlimmer. Wenn ein Entwickler in Tokio eine Antwort vom Produktteam in Toronto benötigt, kann diese "kurze Frage" zu einer 12-stündigen Verzögerung führen. Wir haben dieses Wartespiel so sehr normalisiert, dass Teams es nicht einmal mehr als Problem betrachten - sie bauen einfach Verzögerungspuffer in ihre Projekte ein.
Die eigentliche Erkenntnis? In dem Versuch, hilfreich zu sein und diese Fragen zu beantworten, haben wir tatsächlich ein teureres Problem geschaffen als das, das wir zu lösen versuchen.
Erkenntnis Nr. 2: Der Tool-Stack wird dichter
Jede Abteilung bringt ihre eigenen Favoriten mit: Der Vertrieb lebt in seinem CRM, das Engineering campt in GitHub, das Design bewahrt alles in Figma auf.
Und es gibt kein All-in-One-Tool, das für jedes Unternehmen passt. Sie werden zwangsläufig bessere SaaS-Tools erhalten und diese in Ihren Workflow implementieren. Und das ist vollkommen in Ordnung. Das Problem ist Navigation.
Sie erinnern sich, das Strategiepapier in Notion gesehen zu haben. Oder war es Google Docs? Vielleicht hat es jemand in Slack fallen lassen?
Erkenntnis Nr. 3: Die Sucherfolgsrate ist alarmierend niedrig
Nur sehr wenige Leute finden bei ihrem ersten Suchversuch, was sie brauchen.
Die Aufschlüsselung der Erfolgsrate zeigt:
- Fast immer (81-100 % Erfolg): 11 %
- Normalerweise (61-80 % Erfolg): 33 %
- Etwa die Hälfte der Zeit (41-60 % Erfolg): 30 %
- Manchmal (21-40 % Erfolg): 28 %
- Fast nie (0-20 % Erfolg): 5 %
Die Kluft zwischen Verbraucher- und Unternehmenssuche ist groß - während Google eine Genauigkeit von 95 % auf der ersten Seite erreicht, haben interne Unternehmenssuchen nur eine Erfolgsrate von 10 % beim ersten Versuch, was eine 9,5-fache Leistungslücke erzeugt. Benutzer springen zwischen Tools, Dokumenten und Chat-Threads hin und her, was Welleneffekte über Projekte und Fristen hinweg verursacht.
Erkenntnis Nr. 4: Sechs universelle Suchherausforderungen bestehen weiterhin
Wissensarbeiter stehen unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche vor den gleichen Hindernissen. Die größten Herausforderungen sind:
Ein kritisches fehlendes Element ist die Rolle des Wissensmanagers. Während Unternehmen Eigentümer für Vertrieb, Veranstaltungen und andere Funktionen zuweisen, fehlt der Sucherfahrung oft eine dedizierte Aufsicht. Diese Lücke wird besonders deutlich, wenn man vor mehreren Herausforderungen steht, die mehr als nur technologische Lösungen erfordern. Wissensmanager erfüllen drei wichtige Funktionen:
- Kontrolle: Sie kuratieren und validieren den Informationsfluss und verwandeln verstreute Daten in zuverlässige Wissensbestände.
- Kontext: Als Informationsarchitekten helfen sie Teams zu verstehen, wie verschiedene Wissensstücke miteinander verbunden sind.
- Chemie: Sie schlagen Brücken zwischen Informationssilos, indem sie gemeinsame Vokabulare und konsistente Zugriffsmethoden etablieren.
Erkenntnis Nr. 5: Schlechte Suche hat unternehmensweite Auswirkungen
Die geschäftlichen Kosten einer unzureichenden Suche gehen weit über bloße Unannehmlichkeiten hinaus:
Die Auswirkungen sind zweifach - zuerst bei der Suche selbst, dann bei der Wiederherstellungszeit.
Mit 45 % Produktivitätsverlust und 18 % Frustration beeinträchtigen 63 % der Suchprobleme direkt das Potenzial der Belegschaft. Die Umsatzauswirkungen sind gravierender: Kundenverzögerungen (15 %) und verpasste Fristen (9 %) bedeuten, dass fast ein Viertel der Suchfehler externe Beziehungen beeinträchtigen.
In Kombination mit 11 %, die für doppelte Arbeit aufgewendet werden, bezahlen Unternehmen ihre Mitarbeiter effektiv dafür, Lösungen neu zu erstellen, die bereits existieren.
Was als bloßes Tooling-Problem erscheint, entpuppt sich als geschäftlicher Notfall, der sowohl interne Abläufe als auch Kundenbeziehungen beeinträchtigt.
Erkenntnis Nr. 6: Sicherheit bleibt eine große Frage
Während Teams sich nach besseren Suchlösungen sehnen, bleiben Sicherheitsbedenken das Haupthindernis. Der Bericht schlüsselt die wichtigsten Hindernisse auf:
Sekundäre Bedenken:
- 12,7 % - Compliance-Anforderungen
- 10 % - Risiken der Integration von Drittanbietern
Teams wünschen sich eine einheitliche Suche über alle Datenquellen hinweg - von Cloud-Speicher über lokale Laufwerke bis hin zu Tools von Drittanbietern. Aber sie brauchen einen eisernen Datenschutz, rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen und Audit-Trails. Der Markt ist klar: Sicherheit muss an erster Stelle stehen, nicht an letzter.
Erkenntnis Nr. 7: Wissensarbeiter haben 5 Probleme mit der Suche
Teams beschweren sich nicht nur passiv - sie haben eine genaue Vorstellung davon, wie eine effektive Arbeitsplatzsuche aussehen sollte.
Die Prioritätenliste wird von der Notwendigkeit einer zentralen Schnittstelle angeführt, die die Frustration über das ständige Wechseln zwischen Plattformen widerspiegelt. Die Suchgenauigkeit folgt als zweitwichtigste Verbesserung, was hervorhebt, dass es beim Finden von Informationen nicht nur darum geht, ein einzelnes Suchfeld zu haben - es geht darum, relevante Ergebnisse zu erhalten.
Die Geschwindigkeit erweist sich als dritte Priorität, wobei die Mitarbeiter eine Suchleistung auf Verbraucherniveau in ihren Enterprise-Tools erwarten. Die Nachfrage nach besseren Filteroptionen und verbesserten Integrationen rundet die Wunschliste ab und zeigt, dass Teams sowohl Präzision als auch Breite in ihren Suchfunktionen benötigen.
Das aktuelle Zufriedenheitsniveau zeichnet ein düsteres Bild des Status quo, wobei fast drei Viertel der Mitarbeiter ihre Unzufriedenheit mit ihrem Such-Setup zum Ausdruck bringen. Diese Unzufriedenheit wird durch die Tool-Fragmentierung noch verstärkt - das tägliche Jonglieren zwischen mehreren Plattformen, das die Mitarbeiter zwingt, sich nicht nur daran zu erinnern, wonach sie suchen, sondern auch, wo sie es möglicherweise gespeichert haben.
Da immer mehr spezialisierte Tools auf den Markt kommen, wird sich diese Fragmentierungsherausforderung nur noch verstärken.
Erkenntnis Nr. 8: Die Leute wissen sogar, was sie von der Enterprise Search wollen
Diejenigen, die Enterprise Search nutzen, sind auch nicht ganz zufrieden. Es gibt ein paar Verbesserungen, die sie so schnell wie möglich benötigen:
KI verändert die Erwartungen an die Arbeitsplatzsuche grundlegend. Wissensarbeiter erwarten intelligente Unterstützung bei der Verarbeitung und Nutzung von Informationen. Der Wandel geht von der passiven Suche zur aktiven Intelligenz, bei der Systeme nicht nur abrufen, sondern auch interpretieren und vorschlagen.
Diese Entwicklung bringt sowohl Chancen als auch Dringlichkeit mit sich. Einerseits verspricht KI, die seit langem bestehende Kluft zwischen Verbraucher- und Enterprise-Sucherlebnissen zu überbrücken. Intelligente Systeme können den Kontext verstehen, Muster erkennen und zunehmend relevante Ergebnisse liefern. Sie können nicht nur exakte Übereinstimmungen, sondern auch konzeptionell verwandte Inhalte aufdecken, die Menschen möglicherweise übersehen.
Erkenntnis Nr. 9: Die Akzeptanz der Enterprise Search erreicht einen Wendepunkt
Die obige Erkenntnis stammt von den wenigen, die Enterprise Search-Tools kennen.
73 % der Unternehmen haben kein Enterprise Search-Tool.
Von den 27 %, die Enterprise Search-Lösungen verwenden, verwenden sie Folgendes:
- 31 % verwenden Super by Slite
- 15 % verwenden Glean
- 8 % verwenden Guru
- Der Rest ist über verschiedene Lösungen verstreut
Erkenntnis Nr. 10: Die Leute verlieren Zeit mit der Suche. Jeden Tag.
Denken Sie darüber nach: ein Preisblatt hier, eine Produktspezifikation dort... die gleichen Dokumente, die gleichen Antworten, wiederholt. Diese Wiederholung summiert sich.
Lassen Sie uns die echten Kosten aufschlüsseln:
Schritt 1: Wöchentliche Zeitverschwendung Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt jede Woche 3,2 Stunden mit der Suche nach Informationen.
Schritt 2: Jährliche Zeitverschwendung (pro Person) Es gibt 52 Wochen in einem Jahr. Die jährliche verschwendete Zeit pro Person beträgt also: 3,2 Stunden/Woche * 52 Wochen/Jahr = 166,4 Stunden/Jahr Das sind über 166 Stunden pro Jahr, die damit verbracht werden, die gleichen Dinge wiederzufinden. Anders ausgedrückt, bei einer 40-Stunden-Arbeitswoche über einen vierwöchigen Monat (40 Stunden/Woche * 4 Wochen/Monat = 160 Stunden/Monat) sind das mehr als ein voller Arbeitsmonat, der durch redundante Suche verloren geht!
Schritt 3: Teamweite Auswirkungen (Team von 50) Betrachten wir nun ein Team von 50 Mitarbeitern. Die gesamte verschwendete Zeit beträgt: 166,4 Stunden/Jahr/Person * 50 Personen = 8320 Stunden/Jahr Das sind erstaunliche 8.320 Stunden, die dem Team jährlich verloren gehen.
Schritt 4: Entsprechende verlorene Mitarbeiter Um das Ausmaß zu verstehen, wandeln wir das in Vollzeitbeschäftigte um. Ein Standardarbeitsjahr beträgt 40 Stunden/Woche * 52 Wochen/Jahr = 2080 Stunden/Jahr. Daher entspricht die verlorene Zeit: 8320 Stunden / 2080 Stunden/Jahr/Mitarbeiter = 4 Mitarbeiter Mit anderen Worten, es ist, als hätte man vier Vollzeitbeschäftigte, die absolut nichts anderes tun, als nach Dingen zu suchen, die das Team bereits weiß.
Die meisten dieser Suchen gelten Dokumenten, die existierten, zuvor gefunden wurden und irgendwie wieder in der digitalen Leere verschwunden sind. Die Informationen waren da; sie sind nur wieder verloren gegangen.
Zusammenfassung - Es ist wirklich traurig.
Wenn 9 von 10 ersten Suchen fehlschlagen und 81 % der Leute Kollegen um Hilfe bitten müssen, sehen wir ein kaputtes System.
Organisationen sehen einen Produktivitätsverlust von 45,5 %, Verzögerungen im Kundenservice und Teams, die chaotische Workarounds erstellen, nur um ihre Arbeit zu erledigen.
Genau deshalb ist 2025 wichtig.
Wir befinden uns am gleichen Wendepunkt wie bei Cloud-Speicher im Jahr 2010 und Team-Chat im Jahr 2015. Nur 27 % der Unternehmen verfügen über geeignete Suchwerkzeuge, und diejenigen, die dies tun, sehen dramatische Ergebnisse.
Agorapulse hat seine Informationsanfragen um 90 % reduziert. Nedap hat die Art und Weise verändert, wie neue Mitarbeiter Informationen finden.
Ja, Unternehmen benötigen Tools, die sicher sind (das größte Anliegen für 30 % der Organisationen), auf allen Plattformen funktionieren und KI intelligent einsetzen. Aber noch wichtiger ist, dass sie erkennen müssen, dass das Finden von Informationen am heutigen verteilten Arbeitsplatz für die Arbeitsweise von Teams unerlässlich ist.
Wir haben fünf klare Warnzeichen identifiziert:
- Teams stellen wiederholt die gleichen Fragen
- Schatten-Dokumente vermehren sich auf Laufwerken
- Ständige Unterbrechungen für Dokumentenstandorte
- Informationen sind über Tools verstreut, ohne eine einzige Quelle der Wahrheit
- Mitarbeiter horten Dateien lokal aus Suchangst.
Die Lösung erfordert drei klare Schritte.
Berechnen Sie zunächst die wahren Kosten - nicht nur die Zeit, die mit der Suche verschwendet wird, sondern auch die Gehaltsauswirkungen und verzögerten Entscheidungen.
Investieren Sie zweitens in das Wissensmanagement, indem Sie eine geeignete Informationsarchitektur und Governance aufbauen.
Wählen Sie schließlich eine Suchtechnologie, die plattformübergreifend funktioniert und echte Genauigkeit liefert.
Die aktuelle Arbeitsweise kostet Unternehmen sowohl Zeit als auch Vertrauen. Sie muss behoben werden, auch in Ihrer Organisation.
Wenn Sie es leid sind, für schlechte Suche zu bezahlen…
Schauen Sie, wir alle kennen das Spiel. Sie brauchen eine schnelle Antwort, also schauen Sie in Slack nach. Dann in Drive. Dann in Ihrer Wissensdatenbank. Vielleicht pingen Sie ein paar Leute an. 20 Minuten später setzen Sie immer noch Fragmente dessen zusammen, was eine einfache Antwort hätte sein sollen.
Deshalb haben wir Super entwickelt. Es verbindet Slite, Linear, Slack, Drive und alle Ihre täglichen Tools zu einem intelligenten System.
Stellen Sie echte Fragen wie "Wie läuft Projekt X?" oder "Wie ist unser Security-Compliance-Status?" und erhalten Sie echte Antworten, nicht nur Dokumentenlinks.
SDRs füllen RFPs in Minuten statt in Stunden aus. Führungskräfte erhalten Projektaktualisierungen, ohne E-Mail-Ketten zu starten. Teams finden Antworten, ohne Kollegen zu unterbrechen.
Sind Sie bereit zu sehen, wie es sich anfühlt, wenn Ihre Tools tatsächlich miteinander sprechen? Buchen Sie eine Demo bei uns.
