Was ist ein Projektbericht?
Ein Projektbericht ist ein Dokument, das für ein Team oder ein Unternehmen erstellt wird, um sicherzustellen, dass ein Projekt auf Kurs bleibt. Der Projektbericht sollte Fortschritte, Meilensteine und Hindernisse beschreiben.
Warum ist ein Projektbericht wichtig?
Projektberichte sind ein Kernbestandteil jedes Projektmanagementprozesses. Es gibt einige wichtige Dokumente, die für einen erfolgreichen Projektfortschritt erforderlich sind, und ein Projektbericht ist zweifellos eines davon.
Neben einem Projektplan hat ein Projektbericht ein erhebliches Gewicht bei der Rechtfertigung von Budgets, Teammitgliedern, Tools und anderen Ressourcen. In diesem Artikel werden wir eine der beiden Arten von Projektberichten untersuchen, die jeder Projektmanager schreiben können muss. Bericht Nummer eins ist ein laufender Projektstatusbericht; dieser Bericht wird im Laufe der Lebensdauer eines Projekts mehr als einmal benötigt und untersucht den Gesamtfortschritt des Projekts.
Bericht Nummer zwei ist ein Projektabschlussbericht; dieser Bericht kommt am Ende des Projekts und fasst alles zusammen.
Wir haben auch eine Projektberichtvorlage bereitgestellt, die Sie an Ihr Projekt und den von Ihnen benötigten Projektberichtstyp anpassen können.
Ein vollständiger Leitfaden zu Projektberichten
Warum überhaupt einen Projektbericht schreiben?
Dieser Bericht ist von entscheidender Bedeutung, um die wichtigsten Akteure auf dem Laufenden zu halten – wir werden untersuchen, für wen genau Sie im nächsten Punkt schreiben müssen. Ein Projektstatusbericht ist erforderlich, um eine Zusammenfassung eines Projekts, wesentliche Änderungen und eine Aufzeichnung des Projektfortschritts zu erstellen.
Ein Projektstatusbericht fügt dem Prozess Meilensteine und Zielerinnerungen hinzu. Ohne den Bericht werden viele Projektteams Schwierigkeiten haben, die Dynamik bei langfristigen Projekten aufrechtzuerhalten.
Wer erstellt Projektberichte?
Ein Projektstatusbericht wird in der Regel von Insidern erstellt, die in die täglichen Abläufe involviert sind. In der Regel ist dies das Projektmanagementteam, eine Gruppe von Projektmanagern und Abteilungsleitern mit allgemeinem oder spezifischem Wissen über das Projekt.
Für wen ist ein Projektstatusbericht bestimmt?
Ein Projektbericht muss für verschiedene Personen verfasst werden; jeder Stakeholder benötigt unterschiedliche Informationen, die für ihn wichtig sind – denken Sie daran, wenn Sie den Fortschritt des Projekts zusammenstellen. Es ist keine Einheitslösung.
Möglicherweise haben Sie es mit sensiblen Informationen zu tun, die Beziehungen beschädigen oder sogar zerstören könnten, wenn sie vor die falschen Augen gelangen. Gleichzeitig könnten Sie Informationen freigeben, die für bestimmte Personen nicht relevant sind; wenn jemand eine Flut von Informationen erhält, kann er die Daten oder Informationen verpassen, die speziell für seine Augen wichtig sind.
Verschiedene Personen, die einen laufenden Projektstatusbericht sehen müssen:
- Projektbeteiligte benötigen den Statusbericht, um auf dem Laufenden zu bleiben und mit anderen Teammitgliedern abgestimmt zu sein
- Projektteam muss den Projektfortschritt in allen Abteilungen und Bereichen kennen
- Projektsponsoren verwenden den Projektstatusbericht, um den Teams und Managern die notwendige Anleitung und Ressourcen bereitzustellen
- Führung verwendet Projektstatusberichte, um über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu bleiben
- Finanzteam verwendet den Projektstatusbericht, um Bereiche zu ermitteln, die eine Mittelzuweisung benötigen, und um potenzielle Kostenüberschreitungen zu vermeiden
- Auftragnehmer können die Prioritäten und Zeitpläne des Projekts einsehen und Zeit und Ressourcen entsprechend zuweisen
- Projektmanagement uses the status report to produce project manager reports on their department's progress
Wann sollte ein Projektstatusbericht verfasst werden?
Dies hängt weitgehend von dem Zeitplan (oder dem prognostizierten Zeitplan) ab, der in Ihren Projektmanagerberichten aufgeführt ist. Wenn Ihr Projekt voraussichtlich über einige Jahre laufen wird, ist es möglicherweise am besten, vierteljährliche Projektstatusberichte zu erstellen. Wenn Ihr Projekt jedoch voraussichtlich etwa sechs Monate bis ein Jahr dauern wird, wird monatlich empfohlen.
Bei all der Hilfe, die Projektstatusberichte bieten, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass ihre Erstellung ziemlich zeitaufwändig sein kann. Wir haben in diesem Artikel ein Beispiel für einen Projektbericht bereitgestellt, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Es ist jedoch immer noch ein Prozess. Aus diesem Grund empfehlen wir, auch eine Projektvorschlagsvorlage zu verwenden.
Für all die Zeit, die ein Projektmanager in einen Statusbericht investiert, steckt er die Arbeit nicht in die Verwaltung seines Teams. Wählen Sie einen regelmäßigen Zeitraum für die Zustellung des Berichts und tragen Sie ihn in den Gantt-Kalender ein. Achten Sie auf den Zeitaufwand und versuchen Sie, die Echtzeit-Liefertermine einzuhalten.
Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit mit unnötiger Kommunikation von verschiedenen Akteuren. Fragen wie „Wie ist der Status von XYZ?“ „Wie sieht das Budget für XYZ für das Projekt aus?“ können alle auf den regelmäßigen Bericht warten, sodass sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann.
So schreiben Sie einen Projektbericht in 7 Schritten
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele
Geben Sie den Zweck des Berichts klar an und erläutern Sie, warum er notwendig ist. Das Definieren Ihrer Ziele und das Bereitstellen von Beispielen für intelligente Ziele kann Ihnen helfen, sich beim Schreiben zu konzentrieren und die Leser des Berichts zu fesseln und zu informieren.
Schritt 2: Behalten Sie Ihr Publikum im Auge
Passen Sie beim Verfassen von Projektberichten den Inhalt und Ihren Ton so weit wie möglich an das Publikum an. Verwenden Sie aussagekräftige Grafiken und wichtige Daten, um eine Verbindung zu den Personen herzustellen, die diesen Bericht lesen werden.
Schritt 3: Schreiben Sie den Entwurf
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, erstellen Sie zunächst eine Liste aller Abschnitte in Ihrem Bericht. Weitere Informationen finden Sie unter „Was in einen Projektstatusbericht gehört“ weiter unten oder in unseren Statusberichtvorlagen.
Schritt 4: Erster Entwurf
Nach Ihrem Entwurf und Ihrer Analyse können Sie mit einem Rohentwurf beginnen. Wie der Name schon sagt, muss er nicht perfekt sein. Wenn Sie nach einem Tool suchen, das Ihnen beim Zusammenstellen von Projektberichten hilft, probieren Sie unseren Dokumenteditor.
Schritt 5: Optimieren Sie Ihre Analyse
Füllen Sie im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten und des Eintreffens neuer Informationen alle Datenlücken und heben Sie alle aktuellen oder potenziellen Probleme hervor, die Sie finden. Verwenden Sie den Abschnitt „Ergebnisse“, um sich auf die Werte zu konzentrieren, und machen Sie alle Einschränkungen der Analyse deutlich.
Schritt 6: Empfehlen Sie die nächsten Schritte
Sobald Sie Ihre Datenanalyse abgeschlossen haben, können Sie umsetzbare Ideen für das gemeinsam gewünschte Ergebnis des Projekts vorschlagen. Je solider Ihre Analyse und Ihre Ergebnisse sind, desto glaubwürdiger werden Ihre Projektberichte sein.
Schritt 7: Polieren Sie die Verteilung
Bevor Sie Ihren Bericht versenden, lesen Sie ihn Korrektur, um Grammatik-, Rechtschreib- und Tippfehler zu vermeiden, damit Ihr endgültiges Dokument so professionell wie möglich aussieht. Wenn Sie den Bericht in einer Gruppen-E-Mail versenden, behalten Sie die Dateigröße im Auge.
Was gehört in einen Projektstatusbericht?
Dies ändert sich je nachdem, für wen Sie den Bericht schreiben. Es gibt jedoch einige Kernelemente, die Sie für den Projektfortschritt einbeziehen sollten, unabhängig davon, wer den Projektbericht liest.
Zusammenfassung
Wenn Sie sich fragen, wie Sie einen Bericht über ein Projekt schreiben sollen, beginnen Sie mit einer Zusammenfassung. Kurze Übersichten geben dem Leser die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Bericht, ohne dass er alle Projektdetails lesen muss. Zusammenfassungen sind sehr hilfreich für diejenigen, die einen schnellen Überblick über die allgemeine Richtung des Projekts benötigen, ohne sich durch viele Daten wühlen zu müssen.
Projektfortschritt
Im Projektstatusbericht wird der Fortschritt des Projekts anhand realer Kennzahlen verfolgt. Dies bietet einen Überblick über den Status und das Budget des Projekts und identifiziert auch potenzielle Risiken und Probleme. Dieser datengesteuerte Ansatz liefert dem Projektmanagement Feedback und ermöglicht es ihm, Anpassungen vorzunehmen.
Ressourcen
Es ist wichtig, alle Ressourcen zu dokumentieren, die Sie in Ihrem Projektplan aufgeführt haben. Was ist noch verfügbar? Was haben Sie verwendet und als unzureichend befunden? Von welchen Ressourcen benötigen Sie mehr? Dies kann Projektmanagement-Tools und physische Ressourcen wie Software oder eine PDF-Datei, aber auch Humanressourcen umfassen.
Zeitpläne und Ziele
Es ist wichtig, dass jeder in diesen Statusberichten einen Überblick über Ihre Projektzeitpläne erhält, insbesondere diejenigen, die nicht zu Ihrem Projektteam gehören und die von Ihnen verwendete Projektmanagementsoftware nicht nutzen.
Seien Sie an diesem Punkt realistisch mit Ihren Zeitplänen, nicht optimistisch. Beziehen Sie sich dabei auf Ihren Gantt-Kalender. Sparen Sie Ihren Optimismus für Teambesprechungen, um Ihr Projektteam zu effizienterem Arbeiten und zum Einhalten von Fristen anzuspornen. Im Berichtsteil müssen Sie ehrlich mit Ihren Zeitplänen und Ergebnissen sein, sowohl mit den Zielen, die Sie erreicht haben oder nicht, als auch mit denen, bei denen Sie erwarten, dass sie pünktlich sind oder nicht.
Viele Akteure weiter unten in der Kette werden mit den Informationen arbeiten, die Sie in diesem Abschnitt der Projektberichte bereitgestellt haben. Daher müssen diese korrekt sein, damit sie ihre Arbeitslast verwalten und am voraussichtlichen Datum verfügbar sein können.
Bemerkenswerte Änderungen
Dies kann sich radikal ändern, muss aber alles Bemerkenswerte sein, was passiert ist und nicht mehr dem ursprünglichen Projektplan entspricht. Wenn Sie bearbeitbare Berichtsvorlagen für Projekte anstelle einer PDF-Datei verwenden, können Sie Ihren Projektplan nachträglich bearbeiten, um Änderungen zu berücksichtigen.
Dies ist jedoch nicht empfehlenswert. Sie können nicht garantieren, dass sich Ihr Team kontinuierlich auf den ursprünglichen Projektplan bezieht, sobald es einen klaren Überblick über den Umfang seiner Aufgaben für das gesamte Projekt hat.
Finanzierung & Budgets
Der Projektmanager sollte die Zeit, die er einem Projektstatusbericht widmet, nutzen, um sein Budget zu reflektieren. Buchhaltungskenntnisse sind für den Erfolg eines Projektmanagers von entscheidender Bedeutung, und die Fähigkeit, mit einem großen Budget umzugehen, wird sich bei der Verwaltung der Gesamtfinanzierung eines Projekts als nützlich erweisen.
Geben Sie in diesem Teil des Berichts einen klaren Überblick über die Ausgaben, die prognostizierten Ausgaben und heben Sie visuell hervor, wo Sie in Echtzeit über oder unter dem Budget lagen. Das Team kann daraus lernen, nicht nur für zukünftige Projekte, sondern auch für den Projektmanagement-Statusbericht des nächsten Monats.
Teamleistung
Verwenden Sie Ziele und Vorgaben, um quantitativ zu ermitteln, ob das Team gute Leistungen erbringt. Dabei ist es wichtig, die Hürden zu berücksichtigen, die sie auf dem Weg dorthin überwinden mussten. Waren sie außergewöhnlichen Umständen ausgesetzt, die nicht geplant waren? Wenn ja, wie sind sie mit diesen Herausforderungen umgegangen und wie haben sie darauf reagiert?
Risikomanagement
Dies ist der letzte Teil des Projektstatusberichts und eine der wichtigsten Fähigkeiten für einen erfolgreichen Projektmanager: Risikomanagement. Ein Projektmanager muss bei seiner täglichen Arbeit ein gewisses Maß an Weitsicht walten lassen und in der Lage sein, eine Zusammenfassung aller Risiken zu geben.
Geben Sie im Projektstatusbericht einen Überblick über alle vorhergesagten Risiken und versuchen Sie, diese gestaffelt darzustellen, damit jeder Leser einen klaren Überblick darüber hat, was die größten Risiken sind, bis hin zu sehr geringen Risiken, und was getan werden kann, um sie zu verhindern. Haben Sie immer einen Plan B und passen Sie ihn jedes Mal an, wenn ein Projektstatusbericht erstellt wird.
Der Risikomanagementbericht wird oft am besten durch eine Risikoanalyse-Besprechung ergänzt. Gehen Sie aus Ihrer Besprechung mit detaillierten Besprechungsprotokollen hervor und nutzen Sie das Wissen und die Perspektive Ihres Teams, um einen umfassenden Überblick über alle bestehenden Risiken zu geben.
Beispiele für Projektberichte
Es gibt verschiedene Arten von Projektberichten. Hier sind einige Beispiele für Projektberichte der am weitesten verbreiteten Arten.
Projektstatusbericht
Ein Projektstatusbericht wird verwendet, um den Projektfortschritt zu kommunizieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden. Beispiele für Projektstatusberichte sind Aktualisierungen für alle Beteiligten im Laufe des Projektfortschritts, geänderte Projektpläne und Benachrichtigungen über aufgetretene Probleme oder Risiken.
Projektverfolgungsbericht
Projektverfolgungsberichte liefern reale Zahlen, Metriken und andere wichtige Indikatoren für den Projektfortschritt. Beispiele für Projektverfolgungsberichte sind Daten zum Projektstatus, zu Aufgaben, zur Teamleistung, zur Abschlussrate und zu anderen Metriken in einem umfassenden Bericht.
Projektleistungsbericht
Projektleistungsberichte sind ein speziellerer Projektstatusbericht. Beispiele hierfür sind Übersichten über Fortschritt, Ressourcenzuweisung und Kosten. Projektleistungsberichte helfen bei der Überwachung der aktuellen Ausrichtung des Projekts und der Prognose seines Erfolgs. Mithilfe von Leistungsberichten kann das Team Probleme angehen, die das Projekt behindern.
Projektrisikobericht
Projektrisikoberichte sind ein Beispiel für Projektmanagementberichte, die helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, wodurch dem Unternehmen Geld, Zeit und Ressourcen gespart werden. Wenn Projektsponsoren und -betreuer über Risiken informiert werden, können sie die Strategie entsprechend anpassen, bevor sich Probleme manifestieren.
Projektzusammenfassungsbericht
Sie schreiben für vielbeschäftigte Menschen, wenn Sie einen Projektmanagementbericht erstellen. Beispiele für erledigte Aufgaben und Finanzen ermöglichen es ihnen, wichtige Daten schnell zu erfassen und ihre Zeit den Abschnitten zuzuweisen, die sie direkt betreffen. Ein Projektzusammenfassungsbericht sollte wichtige Meilensteine hervorheben und auf bevorstehende Aufgaben hinweisen.
Projektzeiterfassungsbericht
Projektzeiterfassungsberichte können Projektmanagern helfen, die Effizienz ihrer Teams zu messen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Beispielsweise können Projektberichte zeigen, welche Teile des Projekts mehr Zeit für die Fertigstellung benötigen, und Ressourcen von Problemen umverteilen, die weniger Stunden als erwartet erfordern.
Bewährte Verfahren zum Schreiben eines Projektberichts
Sie fragen sich, wie Sie einen Bericht über ein Projekt effektiv schreiben können? Suchen Sie nicht weiter, wir haben alles für Sie! Es gibt ein paar Dinge, die Sie beim Erstellen eines Projektberichts beachten müssen, um sicherzustellen, dass er effizient ist und den Erfolg des Projekts unterstützt.
Seien Sie ehrlich
Zu wissen, wie man erfolgreich Projektberichte schreibt, hängt weitgehend von Ehrlichkeit ab.
Es hat keinen Sinn, Ergebnisse zu verbergen oder die Wahrheit durch eine rosarote Brille zu betrachten. Sie erstellen hier keine Präsentation, um jemanden zu überzeugen, sondern einen Sachbericht, um sicherzustellen, dass jeder einen möglichst klaren Überblick hat.
Bleiben Sie während Ihrer gesamten Berichterstattung ehrlich, geben Sie genaue Zahlen an (runden Sie nicht auf oder ab) und erfinden Sie keine Ausreden. Bleiben Sie kritisch.
Geben Sie so viele Informationen wie möglich
Dies liegt in Ihrem Ermessen, aber je mehr relevante Informationen, desto besser. Ein Projektmanager hat einen fantastischen Überblick über ein Projekt und den aktuellen Status. Aus diesem Grund ist er die beste Person, um einen Projektstatusbericht zu erstellen.
Ein Projektmanager sollte sich jedoch nicht scheuen, Teammitglieder Teile des Berichts ausfüllen zu lassen, wenn diese einen besseren Überblick über eine bestimmte Aufgabe innerhalb des Projekts haben. Weisen Sie verschiedene Bereiche des Projektberichts verschiedenen Teammitgliedern zu und überprüfen Sie dann alles, bevor der Bericht eingereicht wird.
Schreiben Sie klar
Klare und prägnante Schreibfähigkeiten sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Projektbericht verstanden wird. Betrachten Sie den Projektstatusbericht nicht als etwas, das Sie nur erledigen und abliefern müssen.
Überprüfen Sie ihn und stellen Sie sicher, dass keine Rechtschreibfehler oder grammatikalischen Fehler vorhanden sind. Sie werden überrascht sein, was die Macht eines Kommas bewirken kann. Sehen Sie? Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Bericht so reibungslos liest wie Ihre Projektmanagementfähigkeiten.
Erfolge feiern
Bei all den Fehlern, Risiken und Problemen, über die Sie in Ihrem Projektstatusbericht berichten, ist es wichtig, Ihre Erfolge zu dokumentieren. Ein Projekt ist eine Achterbahnfahrt. Es wird Höhen und Tiefen, Spiralen und Überschläge geben. Identifizieren Sie, welche davon Gewinne sind, und feiern Sie sie.
Indem Sie Erfolge feiern, heben Sie die Moral des Projektteams und erinnern den Projektmanager daran, was bisher erreicht wurde.
Schreiben Sie für Außerirdische
Ein ordnungsgemäßes Beispiel für einen Projektmanagerbericht ist für ein breites Publikum zugänglich. Sie schreiben einen Projektplan für viele Personen, von denen viele keinen direkten Kontakt zu Ihrem Team, Ihrem Unternehmen oder den anstehenden Aufgaben hatten. Wenn wir sagen, schreiben Sie für Außerirdische, meinen wir, schreiben Sie für jemanden, der keine Ahnung hat, was passiert.
Selbst die einfachsten Abkürzungen oder Vermutungen können von jemand anderem völlig anders interpretiert werden. Lassen Sie keinen Raum für Fehler oder Missverständnisse.
Scheuen Sie sich nicht, Visualisierungen zu verwenden
Visuelle Unterstützung ist fantastisch, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen oder Informationen in einem Projektstatusbericht klarer darzustellen. Visuelle Hilfsmittel können die Monotonie des Berichts aufbrechen, wenn viel Text vorhanden ist, was eine willkommene Erleichterung für die Augen jedes Lesers darstellt.
Man sagt, ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und das aus gutem Grund. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Standpunkt zu vermitteln, suchen Sie online nach einem Beispiel dafür. Verwenden Sie Visualisierungen als unterstützendes Beispiel für das, was Sie sagen.
Automatisieren Sie Prozesse, wo immer Sie können
Obwohl jedes Projekt seine eigene Landschaft hat, werden Sie überrascht sein, wie viel Sie in Ihrem Berichtsprozess automatisieren können. Erfahren Sie, wie Sie Excel-Tabellen und Tool-Integrationen optimal nutzen können, um zu sehen, wie Sie Daten in Ihren Projektbericht zurückschreiben oder automatisch einfügen können.
Es sind diese kleinen zeitsparenden Tricks, die Ihren Projektbericht in Zukunft effizienter und ansprechender machen.
Eine Projektberichtsvorlage
Verwenden Sie dieses Projektberichtsmuster als Ausgangspunkt für Ihre Projektberichte. Passen Sie es an Ihr Unternehmen und Ihre Projektanforderungen an und teilen Sie es mit den richtigen Personen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt.
