¿Qué es un acta de proyecto?
Un acta de proyecto es un documento interno clave que describe el alcance, los participantes y los objetivos de un proyecto. Contiene una lista clara de responsabilidades, funciones y partes interesadas. Por lo general, se desarrolla al principio del ciclo de vida de un proyecto y se utiliza como punto de referencia durante todo el desarrollo del proyecto.
Lo sabemos, hay muchos tipos de herramientas de gestión de proyectos y documentos que compiten por la importancia. Sin embargo, si va a estar muy familiarizado con un documento de planificación de proyectos, le recomendamos encarecidamente el acta de proyecto. En esta guía explicaremos por qué lo creemos así.
¿Qué hace un acta de proyecto?
En primer lugar, autorizan la existencia de un proyecto determinado. Esto puede sonar extraño, pero un proyecto no es un proyecto a menos que esté autorizado por los poderes fácticos.
En segundo lugar, proporcionan una visión general de los elementos clave de un proyecto. No encontrará detalles excesivos en las actas de proyecto, pero proporcionan información concisa sobre los aspectos más importantes de un proyecto. Los detalles se añaden y amplían en documentos más dinámicos en el futuro.
Básicamente, un documento de acta de proyecto de alta calidad actuará como un ancla para su proyecto completo, convirtiéndolo en una herramienta increíblemente importante.
Ahora, hablemos un poco más sobre lo que diferencia un acta de proyecto de otros documentos relacionados...
¿Es tan importante un acta de proyecto?
Hay muchas razones por las que los documentos del acta de proyecto son importantes, pero las siguientes son absolutamente clave:
1. El acta de proyecto es el documento que da vida formalmente a un proyecto. Puede sonar dramático, pero autoriza la existencia del proyecto, así como al equipo del proyecto a hacer lo que tiene que hacer para que el proyecto tenga éxito. Esto es extremadamente importante cuando se trata de la planificación, el desarrollo e incluso los posibles conflictos posteriores.
2. Las actas de proyecto proporcionan una dirección y un enfoque esenciales. También actúan como documentos fundamentales que se construyen a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Un acta de proyecto sólida constituye una base excelente para documentos externos más dinámicos en el futuro, incluidos planes de proyecto, planes de marketing, y similares.
¿Cuándo debe elaborar un acta de proyecto?
Cuanto antes, mejor. En serio, un proyecto no debería (y técnicamente no puede) iniciarse hasta que no haya un buen acta de proyecto en vigor. Llegan al principio de la existencia de un proyecto, y por una buena razón.
Dado que las actas de proyecto proporcionan tanto dirección como autorización, son esenciales para dar los primeros pasos en cualquier proyecto exitoso. La claridad que facilitan también fomenta la comprensión compartida y reduce la probabilidad de que se produzcan malentendidos y se crucen señales en el futuro.
¿Qué contiene un documento de acta de proyecto?
Un gran documento de acta de proyecto debe contener:
- Información básica del proyecto: Esta sección introductoria incluye lo obvio, pero debe quedar registrado oficialmente en algún lugar. Cubra elementos como nombre del proyecto, patrocinador del proyecto, director del proyecto, principales partes interesadas y miembros del equipo del proyecto.
- Requisitos generales del proyecto
- Declaración de trabajo (SOW): Como se ha comentado anteriormente, la declaración de trabajo es posiblemente el elemento más importante de un acta de proyecto. Actúa como base para el desarrollo del acta. Piense en los objetivos del proyecto, los criterios generales y el caso de negocio.
- Actividades del proyecto: Esta sección ilustrativa incluye elementos como el calendario del proyecto y los principales hitos.
- Presupuesto inicial del proyecto
- Restricciones, supuestos, riesgos y dependencias del proyecto
- Criterios de éxito del proyecto
- Documentos de autorización y aprobación del proyecto: Estos documentos se incluyen a menudo en alguna forma de anexo del acta del proyecto y pueden aplicarse a la aprobación inicial del proyecto, así como a la aprobación final del proyecto, dependiendo de la situación.
Nuestra plantilla gratuita de acta de proyecto
No se deje intimidar por las actas de proyecto. Elaborar un documento de acta de proyecto excelente y útil no tiene por qué ser una tarea imposible.
Si se siente abrumado al empezar, le cubrimos las espaldas. Siga la plantilla que aparece a continuación y no se equivocará. Se sorprenderá gratamente de lo fácil que será que todo encaje y del efecto positivo que tendrá su acta de proyecto terminada en su proceso de planificación y gestión de proyectos.
Consejos esenciales para el acta de proyecto
1. Trabaje en colaboración
Las actas de proyecto son maravillosas porque proporcionan claridad con respecto a la dirección del proyecto. Para asegurarse de que todos los actores clave están en la misma página desde el principio y de que su proyecto se construye sobre una base colaborativa, haga que los líderes de su equipo trabajen juntos en el desarrollo del acta de proyecto. No podrá incluir a todo el mundo, pero asegúrese de incluir a los directores de proyecto, las partes interesadas, los patrocinadores del proyecto y cualquier experto clave que considere necesario.
2. Manténgase organizado
Este consejo puede parecer obvio, pero se pasa por alto con demasiada frecuencia. Un documento de acta de proyecto no sirve de nada si no está bien organizado. Debe ser fácil de leer y encontrar información. Asegúrese de que todos los elementos de su acta de proyecto estén claramente expuestos, utilice encabezados e incluya una tabla de contenido cuando sea apropiado.
3. Sea conciso y específico
Los detalles son lo que convierten un acta de proyecto normal en un acta de proyecto excelente. Lo hemos dicho una vez y lo diremos de nuevo... las actas de proyecto deben responder a las preguntas, no provocarlas. Asegúrese de proporcionar a su lector todos los detalles clave que necesita saber sobre su proyecto. No hable vagamente; proporcione información específica y medible.
Ejemplo: Si uno de los objetivos de su proyecto es capitalizar la presencia de su empresa en las redes sociales, piense: 'Utilizaremos nuestra presencia en las redes sociales en la plataforma X para hacer X, Y y Z con el fin de lograr X.'
Este consejo proporciona un beneficio añadido... pensar en los detalles a menudo ayuda a desarrollar las ideas y a separar las buenas de las malas.
4. Utilice una plantilla de acta de proyecto de alta calidad
No vamos a mentir, elaborar su primer documento de acta de proyecto puede ser una tarea desalentadora. Hay mucho que tener en cuenta y poco margen de error. Si esta es su primera acta de proyecto (o simplemente quiere un poco de ayuda extra), su vida será mucho más fácil si utiliza una plantilla de acta de proyecto de alta calidad. Si todavía se siente perdido, también puede investigar ejemplos de actas de proyecto para obtener inspiración adicional.
5. Sea transparente y busque la aprobación a lo largo del camino
Si usted es un líder de equipo que trabaja en un documento de acta de proyecto, ahora es el momento de expresar sus preocupaciones e ideas sobre la dirección del proyecto. No sea tímido; ser transparente, hacer preguntas y compartir ideas debe ser absolutamente prioritario en esta etapa. Las actas de proyecto actúan como base para proyectos enteros y sólo se complica más hacer cambios en el futuro. Asegúrese de que todas las voces sean escuchadas a medida que el desarrollo continúa y busque la retroalimentación y la aprobación continua antes de elaborar el producto terminado.
Consejo profesional 💡: Realice reuniones de retroalimentación, ya sea en persona o por videoconferencia. A veces, las ediciones de documentos y el envío de correos electrónicos de ida y vuelta no son suficientes. La retroalimentación auténtica debe discutirse cara a cara, incluso digitalmente.
Las actas de proyecto son sus amigas
Como puede ver, no hay razón para temer a los documentos del acta de proyecto. De hecho, las actas de proyecto son sus amigas. Son concisas, le ayudan a organizarse, le proporcionan una dirección y consiguen que todo su equipo de proyecto esté en la misma página desde el principio.
Confíe en nosotros, vale la pena invertir un poco de tiempo en la elaboración de un documento de acta de proyecto asesino al principio de su proceso de planificación del proyecto.Tendrá un recurso invaluable al que recurrir durante el resto del desarrollo de su proyecto.
Cuando se ponga en marcha para desarrollar su propia documentación del proyecto, asegúrate de consultar este recurso si tienes alguna pregunta o necesitas alguna orientación. ¡Nos encanta ver que los proyectos colaborativos se completan y tienen éxito!
¿Cuál es la diferencia entre un acta de proyecto, una declaración de trabajo (SOW) y un plan de proyecto?
No importa lo familiarizado que esté con el cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos (PMBOK), la jerga del instituto de gestión de proyectos (PMI) o las herramientas de gestión de proyectos en general, estos términos pueden confundirse fácilmente. Aunque son similares, hay algunas diferencias clave que hay que recordar. Tomémonos un momento para aclararlas:
- Propuesta de proyecto:
A propuesta de proyecto viene primero. Su objetivo es persuadir a las partes interesadas explicando por qué debe llevarse a cabo el proyecto. - Acta de proyecto:
A acta de proyecto is a document that formalizes a specific project's existence. It authorizes the initiation of a given project, as well as team members to start working on it. Project charter documents are also internal, short documents that are most often seen at the beginning of a project's lifecycle. - Declaración de trabajo (SOW): Las actas de proyecto y las declaraciones de trabajo son como la mantequilla de cacahuete y la mermelada... no se puede tener una sin la otra. Las declaraciones de trabajo suelen venir antes que las actas de proyecto y actúan como su base. Los SOW normalmente proporcionan una visión general del alcance del proyecto, business needs, deliverables, and measurable project objectives and criteria.
- Plan de proyecto: Los planes de proyecto llegan más tarde. Piense en un acta de proyecto como el primer paso en el proceso de planificación del proyecto... si todo va bien, las actas de proyecto se convierten en planes de proyecto a medida que avanzan en sus calendarios y ciclos de vida del proyecto. Los planes de proyecto son documentos más dinámicos que las actas de proyecto; normalmente se actualizan con frecuencia y se utilizan tanto interna como externamente.
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¿Quién elabora las actas de proyecto?
Las actas de proyecto son normalmente elaboradas por una combinación de directores de proyecto, profesionales de la gestión de proyectos (PMP), miembros del equipo del proyecto, partes interesadas clave y patrocinadores del proyecto. Básicamente, todo el mundo
Dado que las actas de proyecto se elaboran al principio del proceso de planificación del proyecto, quien actúa como iniciador del proyecto (normalmente la persona que paga la mayor parte del proyecto) pide su formación. Entonces, quien tenga la autoridad de director de proyecto (normalmente el director de proyecto) se hace responsable de activar los recursos organizativos a su disposición para reunir todo en un documento formal.
