¿Qué es una base de conocimientos de RR. HH.?
Una base de conocimientos de RR. HH. es un lugar centralizado para toda la información relacionada con los RR. HH. de una empresa, como las políticas de tiempo libre, las ventajas, etc. También es sinónimo del manual de RR. HH.
Tradicionalmente, las empresas entregaban libros de texto gruesos a cada nueva contratación en su primer día. Ahora, los manuales de RR. HH. son mucho más funcionales y, bueno, prácticos. Para las empresas remotas/híbridas, un manual de RR. HH. (o una versión del mismo) reside en su software de base de conocimientos.
¡Aquí está el nuestro!
¿Se ve bien? Obtén esto como una plantilla gratuita aquí.
¿Cuáles son los beneficios de una base de conocimientos de RR. HH.?
Una base de conocimientos de RR. HH. beneficia tanto al equipo de RR. HH. como a otros equipos porque reduce las preguntas repetitivas, la pérdida de productividad y mejora la cultura de la escritura.
Una base de conocimientos de RR. HH. es el mejor amigo de un nuevo miembro. No solo es importante ponerlos al día, sino que ahora hay nuevas razones no convencionales para construirla:
Mejora drásticamente la experiencia del empleado
Las personas tienen menos paciencia para hojear documentos anidados, especialmente si son mandos intermedios en llamadas consecutivas. Preferirían enviar un mensaje directo al equipo de RR. HH. porque es más rápido para ellos. Pero hacer preguntas repetitivas ralentiza a tu equipo de RR. HH.
Ahora, tienen que buscar la misma respuesta y repetírtela de nuevo. Si sigues una filosofía de contratación ajustada, significa que tu plantilla de RR. HH. ya es mínima. Y quieres asegurarte de que la recuperación de información no cueste tiempo a nadie.
Cuando creas una base de conocimientos de RR. HH., compensas la dependencia de tu equipo de RR. HH. del flujo de información.
Los empleados de RR. HH. pueden invocar su base de conocimientos para responder por ellos, incluso en Slack.
Si los equipos tienen una base de conocimientos de RR. HH. inteligente, significa el fin de las preguntas rápidas. Especialmente las que se hacen durante el trabajo de concentración. Las bases de conocimientos de RR. HH., como Slite, tienen funciones de búsqueda de IA para responder a las preguntas de las personas basándose en información verificada de la empresa. Además, la búsqueda de Slite se puede invocar sin interrumpir el flujo de trabajo de nadie, ya sea tu navegador Chrome, Slack o incluso mientras escribes un documento.
Por ejemplo, este artículo se está escribiendo en Slite ahora. Es uno de mis bloques de trabajo profundo. Si de repente recordara que tengo que tomarme el día libre mañana, no tengo que abrir Slack para enviar un mensaje de texto a mi equipo. Ni siquiera tengo que intentar navegar hasta el documento correcto. Solo tengo que pulsar Cmd + K y obtendré esto:
Slite incluso me da la opción de copiar la respuesta y compartirla como una imagen, si necesitara enviársela a un compañero de trabajo.
Más fácil saber qué política necesita ser actualizada
Las grandes herramientas de base de conocimientos te dan una función para verificar tus documentos hasta un tiempo personalizado. Por ejemplo, renovar tu política de tiempo libre para el año 2024 - 2025. Podrías actualizarla hoy, pero ¿cómo recordarás actualizarla el año que viene también?
Para resolver este problema exacto, muchas herramientas de base de conocimientos te dan funciones para verificar tus documentos hasta cuando quieras.
Mejora el compromiso de los empleados durante la incorporación
Una buena experiencia de incorporación muestra la atención al detalle de tu equipo, ya que las primeras impresiones duran mucho tiempo. Y una experiencia de incorporación se vuelve buena si tiene espacio para la exploración y el autoservicio. Tu base de conocimientos de RR. HH. será probablemente el segundo punto de contacto para cada empleado después de que hayan terminado su lista de verificación de incorporación.
La forma fácil: construye tu base de conocimientos de RR. HH. usando el generador de Wiki gratuito de Slite
Paso 1: ve a slite.com/wiki-generator
Paso 2: habla con él
Serás redirigido a esta página donde Slite AI te hará preguntas para generar un directorio y una estructura wiki en cascada que se puede usar fácilmente para navegar a través de los documentos por tu equipo.
Después de que estés satisfecho con la estructura, ¡empieza a llenar esos documentos! Siéntete libre de mover las cosas, cambiar la portada, añadir documentos adicionales que necesite tu equipo.
La forma estándar: 5 pasos para construir una base de conocimientos de RR. HH.
Aquí te mostramos cómo construir una base de conocimientos de RR. HH. →
Paso 0: selecciona quién es el propietario a largo plazo
La propiedad es el verdadero problema de las bases de conocimientos. No importa en qué forma venga tu documentación si no hay propiedad de dicha documentación. Si nadie está interesado en mantener una, los miembros de tu equipo no la adoptarán y recurrirán al siguiente paso más fácil: enviarte un mensaje directo a ti.
Por eso necesitas un propietario designado para defender este proyecto y dirigirlo en la dirección correcta. Esto no tiene que ser necesariamente un generalista de RR. HH., aunque sería una elección natural. Tal vez tu equipo tenga un redactor técnico que pueda estar en soporte y liderar la iniciativa en un nivel L1 y ser el principal contribuyente.
La clave es encontrar a alguien que pueda ser el punto de contacto central para todo.
Paso 1: haz un inventario de las preguntas más frecuentes de tu equipo
Realiza entrevistas con tu equipo para identificar las frustraciones específicas que encuentran al buscar información. Analiza los tickets de soporte de RR. HH. para ver qué preguntas o confusiones comunes siguen surgiendo.
Pero hay muchas más áreas donde las preguntas de RR. HH. surgen naturalmente. Tus mensajes directos de Slack, por ejemplo. ¿Qué preguntas te hacen con más frecuencia? ¿Hay algún enlace que tengas que seguir enviando repetidamente?
Y si estás sufriendo del síndrome de la página en blanco, opta por algunas de estas preguntas más frecuentes de los empleados en todo el mundo:
- ¿Cuál es la política de recomendación de empleados?
- ¿Cuáles son todas mis ventajas y dónde puedo acceder a ellas?
- ¿Cuáles son mis beneficios de seguro médico y cómo los uso?
- ¿Cuánto tiempo libre pagado (PTO) he acumulado? ¿Cuál es la política de la empresa sobre su uso?
- ¿Cuáles son los pasos para solicitar una licencia (licencia por enfermedad, licencia parental, etc.)?
- ¿Cuál es el código de vestimenta de la empresa? (Especialmente importante si estás trabajando desde la oficina)
- ¿Cuál es el proceso para presentar una queja por acoso o discriminación?
- ¿Cómo puedo obtener el reembolso de los gastos relacionados con el trabajo?
- ¿Cuáles son las políticas de la empresa sobre el trabajo remoto o los acuerdos de trabajo flexible?
- ¿Dónde puedo encontrar información sobre las próximas oportunidades de capacitación y desarrollo?
- ¿Dónde puedo encontrar información sobre las revisiones de desempeño y los ciclos de evaluación?
- ¿Cuál es la cultura en torno a la comunicación del equipo para la empresa?
Paso 2: haz que se pueda buscar, sea confiable y navegable
Un usuario debería poder navegar a través de tus documentos, buscar respuestas específicas cuando tenga prisa y, lo que es más importante, poder tomar la palabra escrita como un hecho, sin necesidad de verificarla dos veces.
Se puede buscar
Al diseñar tu base de conocimientos, piensa en cómo los empleados buscarán naturalmente información. No te limites a depender del relleno de palabras clave o de taxonomías demasiado complejas. Utiliza una herramienta con una función de búsqueda potente que entienda los sinónimos, el lenguaje natural y pueda manejar los errores ortográficos.
Ej: los usuarios de Slite pueden buscar respuestas en Slack, sus pestañas del navegador o virtualmente en cualquier otro lugar.
Confiable:
Los empleados necesitan tener la confianza de que la información que encuentran en la base de conocimientos es precisa y está actualizada. Marca claramente el estado de verificación de cada documento para que tu equipo (¡y tú!) sepan cuándo necesita una pequeña actualización.
Navegable:
Una estructura bien organizada es clave. Categoriza el contenido de forma intuitiva, con menús de navegación claros y rutas de navegación que permitan a los usuarios orientarse fácilmente. Piensa en incorporar una navegación facetada que permita a los usuarios filtrar el contenido por tema, departamento, tipo de documento u otros criterios relevantes.
Paso 3: haz que sea una construcción colaborativa
Construir una base de conocimientos de RR. HH. completa no es un acto en solitario para RR. HH. Colabora con expertos en la materia (SME) fuera de RR. HH. para la creación de contenido preciso. Por ejemplo, involucra a tu equipo de finanzas para las explicaciones de la nómina o al departamento legal para las secciones de cumplimiento.
Para asegurar que el contenido sea claro y libre de jerga para todos los empleados, consigue que una persona que no sea de RR. HH. sea tu corrector de pruebas de "lenguaje sencillo". Antes de un lanzamiento completo, realiza una prueba piloto con un grupo selecto de empleados de diferentes departamentos. Observa cómo interactúan con la base de conocimientos y recopila comentarios sobre su usabilidad.
Paso 4: envíalo
Ejecutar tu base de conocimientos es solo el comienzo. Incorpora un mecanismo de retroalimentación y solicita activamente la opinión de los empleados sobre su experiencia al usar la base de conocimientos. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué información falta? Aprovecha la analítica para ver qué términos de búsqueda tienen éxito y cuáles no dan resultados. Utiliza estos datos para identificar áreas de mejora del contenido. Reconoce públicamente a aquellos que contribuyen con contenido valioso a la base de conocimientos. Esto gamifica el intercambio de conocimientos y fomenta la participación continua.
Paso 5: establece una cadencia de mantenimiento
Mantener tu base de conocimientos actualizada es esencial. Define claramente quién es responsable de las actualizaciones de contenido (¿es únicamente responsabilidad de RR. HH. o están involucrados otros departamentos?). Establece un sistema para revisiones regulares. Construye un proceso para asegurar que las nuevas políticas o los cambios legales se reflejen inmediatamente en la base de conocimientos. Esto mantiene la base de conocimientos como una fuente de información precisa y confiable.
¿Qué contenido debe incluir en su base de conocimiento de RR. HH.?
Debe incluir todo el contenido relacionado con beneficios, salario, políticas, capacitación, revisiones y contratación. Así es como se vería nuestra estructura de contenido si tuviéramos que rehacerla hoy:
¿Quiere que la IA cree una estructura wiki exacta como esta de forma gratuita en los próximos 5 minutos? Utilice el generador de Wiki de Slite.
5 consejos no relacionados con la escritura para multiplicar por 10 su base de conocimiento de RR. HH.
Consejo 1 → Agregue videos, ilustraciones e imágenes. Muchos de ellos.
Una imagen dice más que mil palabras, dijo una vez un sabio. Y tenía razón. Es doloroso, y largo, explicar algunas cosas en texto. Imagine no poder usar capturas de pantalla/grabaciones de pantalla/Excalidraw por un día. ¿No le resultaría más difícil explicar cosas o informar errores?
Si usamos diferentes formatos en nuestros mensajes de Slack y correo electrónico, deberíamos usarlos al 100% en nuestras bases de conocimiento.
Consejo 2 → Haga que las etiquetas de verificación sean obligatorias*
Cuando verifica un documento, aparece en todos los resultados de búsqueda. Los empleados no tienen que dudar sin confiar en la información. Si bien debería estar allí para todo tipo de bases de conocimiento, es muy importante tener etiquetas de verificación para su base de conocimiento de RR. HH.
Imagine a un empleado que gasta accidentalmente el doble de los límites de su tarjeta corporativa debido a información desactualizada, o tal vez que intenta iniciar sesión en el portal incorrecto después de que lo cambió recientemente.
La información desactualizada puede tener un costo muy real cuando se trata de RR. HH. En Slite, tenemos una regla general para verificar cada documento de RR. HH. exactamente por esta razón.
Consejo 3 → Dé acceso de edición. A todos.
Sus empleados más nuevos estarán llenos de preguntas. Idealmente, también pasarían sus primeras semanas merodeando por su base de conocimiento para recopilar más y más contexto. Este es un comportamiento único para los nuevos empleados. Los empleados existentes buscan detalles específicos, mientras que los nuevos empleados profundizan en su base de conocimiento para explorar. Debido a esto, naturalmente se inclinan a hacer más preguntas. Y deberían poder hacerlo.
Esto nos ha ayudado mucho a encontrar lagunas en nuestra documentación, a revisar y reutilizar ideas antiguas, y mucho más.
Consejo 4 → Invierta en una herramienta de base de conocimiento
Invertir en una base de conocimiento hace maravillas para la productividad de sus mejores empleados. Si es un equipo de 10 a 15 personas (comp. promedio $25k) sin conocimiento centralizado, sus preguntas rápidas le costarán aproximadamente $5,700 cada año.
Y si es un equipo de más de 20 personas con una compensación mensual promedio de $80k, su tiempo perdido equivaldría a ~$26,000 por año. (Puede calcular su número exacto usando nuestra Calculadora de ahorro de tiempo aquí!)
Y si va a escalar su equipo, ¿se siente realmente cómodo pagando $26,000 (o más) cada año? Nosotros no, y tampoco muchos equipos en todo el mundo. Es por eso que los equipos invierten en una base de conocimiento. Pero, ¿cómo elige uno?
"La gestión del conocimiento es menos una cuestión de características y más una cuestión de filosofía. Hay muchas cosas sutiles que no son realmente características. Todos tienen una filosofía ligeramente diferente sobre la estructura del conocimiento y la estructura de los documentos. Y a veces hay un elemento de uno que se siente bien, se adapta a su equipo, tiene sentido y se alinea con su propia filosofía para la documentación y las bases de conocimiento."
- Mac Reddin, Commsor
Y eso es solo la punta del iceberg. Las bases de conocimiento modernas vienen con muchas características de optimización. Como integraciones para la automatización del flujo de trabajo, autenticación de 2 factores y notificaciones limpias, todo en una interfaz fácil de usar.
Si está buscando una solución todo en uno para un equipo de <10, puede probar cualquier herramienta de nuestra lista de 2024 de las 22 mejores bases de conocimiento.
Sin embargo, si está buscando una base de conocimiento dedicada solo para la gestión del conocimiento para realmente dominarla, ¡hable con nosotros!
Consejo 5 → Consulte con su equipo legal para el cumplimiento
Asegúrese de que la herramienta que elija cumpla con el equipo legal y de seguridad de su empresa. Dado que su base de conocimiento albergará datos confidenciales, es muy importante que busque una solución altamente segura y obtenga los permisos necesarios de su asesor legal.
Consejo 6 → Supervise el estado de su base de conocimiento y contrate a un administrador de conocimiento cuando sea demasiado
Cuando las preguntas de los empleados comienzan a acumularse, las bases de conocimiento pueden desafinarse rápidamente y comenzar a mostrar signos reveladores de que necesitan algo de amor. Y sucede porque inicialmente, la gestión del conocimiento la realizan varios miembros del equipo que manejan su propia documentación del proyecto. Eso está bien para las empresas más pequeñas.
Pero cuando crece más rápido de lo que podría haber imaginado, necesita procesos escalables, traspasos y una alineación rápida. Y es entonces cuando su equipo podría necesitar un administrador de conocimiento, alguien cuyo trabajo de tiempo completo es mantener la base de conocimiento de la empresa.
Consejo 7 → Cree plantillas plug-and-play
Hemos creado fácilmente más de 100 plantillas para nuestro equipo (¡y nuestros clientes, duh!) nunca tienen que enfrentarse a la página en blanco. Cubren una variedad de casos de uso como la gestión del rendimiento, la gestión de casos, la atención al cliente, los beneficios para empleados, las preguntas frecuentes, los documentos de redes sociales, los documentos de políticas y más.
¿Qué más? Hemos dado un paso más para personalizarlo solo para nuestro propio equipo. Aquí →
Tener plantillas plug-n-play como estas garantiza que el equipo de Slite pueda crear rápidamente nuevos documentos para reuniones recurrentes, informes, etc.
¿No nos cree? Mire estos 5 excelentes ejemplos de bases de conocimiento de RR. HH.
1. Glitch: uno de nuestros favoritos
Glitch mantiene su manual simple, directo y amigable. No abruma a las personas a primera vista y cada documento anidado es detallado, tiene viñetas y contenido altamente legible (y que se puede buscar)
2. MadKudu
3. Hotjar
La sección 'Trabajar en Hotjar' de Hotjar es otro ganador de brevedad, uso de medios y transparencia. No solo cubre todo lo que debería cubrir una base de conocimiento de RR. HH., sino que lo hace con un tono de voz extremadamente simple, con imágenes, tablas e hipervínculos para construir un manual completo.
4. Basecamp
La base de conocimiento de RR. HH. de Basecamp cubre mucho terreno, viene con una estructura impresionantemente simple que simplifica la navegación de la barra lateral y hace un gran trabajo al establecer el tono de la marca con los empleados a través de su documentación.
5. Remote - Directo, sin tonterías, clase magistral en brevedad
El manual de Rermote es mínimo. Verá las secciones clave cubiertas en un documento cada una. Por ejemplo, dentro de la sección de comunicación, puede ver claramente cómo escriben con elocuencia y declaran claramente cuánto valoran la comunicación transparente. ¡Y nos encanta una empresa que sabe lo que le importa!
¿Cómo mide el éxito de su base de conocimiento de RR. HH.?
Puede medir el éxito de su base de conocimiento de RR. HH. utilizando el análisis de documentos y el número de consultas de RR. HH. Recuerde, el objetivo principal de una base de conocimiento de RR. HH. es optimizar el acceso a la información. Y si siguió nuestra guía, verán sus documentos y, eventualmente, verá una caída en las consultas entrantes que recibe de los miembros de su equipo.
Dado que una base de conocimiento es un trabajo constante en progreso, naturalmente descubrirá lagunas de conocimiento como equipo. Y es una gran señal. Significa que a su equipo le importa lo suficiente su documentación como para contribuir y mantenerla fresca, aunque sea a través de comentarios.
A medida que siga recopilando más datos, puede hacer preguntas más profundas como:
- ¿Cómo ha contribuido esto a la satisfacción de los empleados?
- ¿Ha mejorado esto la retención de empleados?
- ¿Con qué frecuencia se utiliza en el proceso de incorporación de un empleado?
- ¿Ha liberado esto más tiempo para su equipo de RR. HH.?
Para concluir, su base de conocimiento de RR. HH. es solo el primer paso
¿Recuerda el manual de RR. HH. que compartimos en la parte superior? Es solo una pequeña parte de nuestro manual más grande. Recursos Humanos está evolucionando hacia People Ops y eso significa crear una cultura que sea justa y empoderadora para cada uno de sus empleados.
Y eso significa empoderarlos en todos los sentidos: profesional y personal. Es por eso que, como verá, hemos agregado un montón de cosas a nuestra base de conocimiento interna con el tiempo. Una de las cosas clave que verá es el enfoque en nuestra cultura de escritura. Dado que Slite es un lugar de trabajo remoto y distribuido, nos aseguramos de que todos en Slite se escriban entre sí.
Del mismo modo, la documentación también puede resolver otros desafíos culturales. Ya sean silos de información o equipos desalineados. Es por eso que siempre le recomendaremos que escriba más artículos de la base de conocimiento. ¡Sabemos que lo hacemos!
Y si necesita ayuda para configurar la base de conocimiento de su empresa, ¡podemos ayudarlo!f
Slite es perfecto para construir su base de conocimiento de RR. HH. y extenderse a la construcción de la documentación de toda su empresa. Aquí está nuestro discurso de 3 puntos:
- Su equipo comprenderá instantáneamente cómo usarlo
- Estamos construyendo Slite como una base de conocimiento dedicada, no como una solución todo en uno, con las mejores capacidades de IA integradas (de forma gratuita)
- Más de 200,000 equipos han cambiado de Notion, Confluence, Guru, etc. a Slite
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