¿Qué es una declaración de trabajo (SoW)?
Una Declaración de Trabajo (o SoW) es una herramienta importante de gestión de proyectos que describe los requisitos de trabajo de un proyecto. Abarca los plazos, los servicios y actividades específicos del proyecto, los entregables y la información presupuestaria. Un contrato SoW es uno de los primeros documentos intercambiados entre la empresa y el cliente y actúa como un contrato de trabajo informal.
¿Qué hace una declaración de trabajo?
¿Por qué son importantes las SoW? El uso de una SoW para su proyecto es beneficioso por muchas razones. Ayudan a los equipos a organizarse, aumentan la calidad de la comunicación entre todas las partes involucradas en un proyecto, informan a otras partes de su proceso de planificación del proyecto e incluso le ahorran tiempo y recursos.
Sin embargo, el beneficio más importante que ofrecen las SoW es la transparencia que garantizan entre los clientes y las empresas. Que ambas partes estén contentas es la base esencial de cualquier proyecto exitoso, y un gran documento SoW es clave para que eso suceda.
La declaración de trabajo asegura que todas las partes clave involucradas en un proyecto sepan exactamente lo que está incluido dentro de los límites de un proyecto y lo que no. Esto representa un paso adelante de una propuesta de proyecto y establece expectativas claras para los entregables del proyecto, los resultados esperados, las comunicaciones y los plazos en ambos lados. También ayuda a evitar la desviación del alcance, lo cual es música para los oídos de cualquier gerente de proyecto.
Alcance del trabajo vs. declaración de trabajo
Las declaraciones de trabajo, los alcances del trabajo y los planes de proyecto a menudo se mencionan juntos, pero no son exactamente lo mismo. Para los dos primeros, el acrónimo SoW se usa a menudo para cualquiera de los dos, incorrectamente. Solo la declaración de trabajo debe escribirse como SoW. Para escribir una gran declaración de trabajo, es esencial conocer las diferencias entre estos importantes documentos.
Declaración de trabajo
Como se ha comentado, las declaraciones de trabajo son documentos detallados que exponen todos los diferentes elementos de los proyectos. Incluyen múltiples secciones sobre cosas como entregables, pagos, tareas, objetivos y plazos, y son acordados por las empresas y los clientes.
Alcance del trabajo
La declaración de trabajo y el alcance del trabajo a veces se usan indistintamente y ambos se abrevian confusamente como SoW (para los propósitos de este artículo, se referirá a una declaración de trabajo). Sin embargo, son un poco diferentes. Un alcance del trabajo es una sección dentro de una declaración de trabajo. Sirve para un propósito extremadamente importante porque define qué trabajo está incluido dentro del alcance de su proyecto y qué no. Esto está escrito en la declaración de trabajo y es clave tanto para la empresa como para el cliente, ya que define exactamente lo que ambas partes deben esperar dentro del marco de su proyecto.
Plan de proyecto
Los planes de proyecto también se incluyen en la mezcla cuando se habla de declaraciones de trabajo y alcances del trabajo. Esto se debe a que ambos elementos normalmente se incluyen dentro de los planes de proyecto. Los planes de proyecto son documentos de referencia para proyectos completos. Proporcionan esquemas claros y completos de todos los diferentes aspectos de los proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida. El contrato SoW se considera una de las partes más cruciales del plan de proyecto.
Las SoW generalmente se escriben antes que los planes de proyecto, por lo que a menudo son útiles para sentar las bases de un plan de proyecto. Además, ambos documentos generalmente son escritos (o al menos dirigidos) por el gerente de proyecto.
¿Quién escribe la declaración de trabajo?
Como la mayoría de los documentos de gestión de proyectos, las SoW se escriben mejor de forma colaborativa. Sin embargo, hay dos partes principales involucradas: el cliente o proveedor de servicios y la empresa. Las SoW deben ser aprobadas por dos partes antes de que el trabajo en su proyecto realmente comience.
Desde el lado del cliente o proveedor de servicios, una SoW en la gestión de proyectos generalmente es redactada por el gerente de proyecto.
Una SoW suele ser la primera documentación formal que recibirá una empresa, por lo que es importante que esté bien hecha y cause una buena impresión. Los gerentes de proyecto a menudo asignan diferentes partes de su declaración de trabajo a diferentes miembros del equipo según la situación. Esto es ideal, ya que da como resultado un documento más colaborativo y completo.
Desde el lado de la empresa, las SoW probablemente serán revisadas y aprobadas por varios miembros del personal de alto nivel.
Sin embargo, generalmente habrá un contacto que esté más involucrado en el proyecto y asuma un papel de liderazgo durante todo el período de desempeño del proyecto. La declaración de trabajo no se limita a un solo lado del acuerdo comercial.
¿Cuándo es el mejor momento para escribir una Declaración de Trabajo?
Como se mencionó anteriormente, la SoW es un documento que llega al principio de un proyecto. Por lo general, es uno de los primeros documentos oficiales de un proyecto. Llega después de haber tenido una reunión inicial con una empresa, haber discutido algunos detalles del proyecto e incluso haber decidido una cotización.
Sin embargo, vale la pena tener en cuenta que las SoW incluyen una buena cantidad de detalles. Debido a esto, deberá asegurarse de discutir todos los elementos que entrarán en la redacción de una SoW para la empresa con la que planea trabajar antes de comenzar a escribirla. Es posible que deba programar una reunión para este propósito.
Es aconsejable redactar, escribir, finalizar y enviar su declaración de trabajo a la empresa con la que está trabajando tan pronto como pueda. Sentará las bases para mucha otra documentación del proyecto en el futuro, así que quítelo del camino desde el principio.
Plantilla gratuita de declaración de trabajo (SoW) de Slite
Comenzar con una declaración de trabajo puede ser intimidante, especialmente si no tiene mucha experiencia en escribirlas o si está iniciando un proyecto particularmente importante. Sobre todo, desea asegurarse de producir una pieza de documentación clara y de alta calidad que no falte ningún elemento o entregable clave.
Afortunadamente para usted, Slite está aquí para ayudarlo a desarrollar la SoW perfecta para las necesidades de su proyecto. Nuestra plantilla de declaración de trabajo es gratuita y perfecta para que los equipos colaborativos trabajen juntos. También es fácil de personalizar integrando cualquier elemento que pueda necesitar, incluidos videos, imágenes, tablas, enlaces a documentos, ejemplos de SoW y más.
Aquí en Slite, nos apasiona ayudar a los equipos de proyecto a trabajar juntos a su máxima capacidad. Una SoW en los negocios es extremadamente importante. Ya sea que necesite comenzar a trabajar en una SoW ahora mismo o lo hará en algún momento en el futuro cercano, asegúrese de aprovechar nuestra plantilla. Una vez que haya creado su SoW, puede proceder a escribir un acta de constitución del proyecto y compartirla con las partes interesadas.
Cómo escribir una Declaración de Trabajo: Guía paso a paso
Las declaraciones de trabajo se pueden escribir de manera diferente para diferentes empresas e industrias, según las necesidades de su empresa y los objetivos del proyecto. Sin embargo, existen algunos métodos estándar que debe utilizar al escribir una SoW. Los pasos a continuación también incluyen algunos elementos clave que deben encontrarse dentro de un documento SoW sólido. El contenido de su declaración de trabajo es flexible según las necesidades de su proyecto. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de incluir todos los elementos que necesita para reflejar los diferentes aspectos de su proyecto.
1. Cree un esquema para la SoW
"The outline is the initial part of the statement that identifies it as a statement of work. It includes the title, date, reference number, writer's name, and other necessary details. This section also includes identifying details about your project like the project's name, project manager(s), high-level team members, key service providers, and clients' names.
You can use varying font sizes with the largest for the title. But while font size and weight may vary, for best results you should maintain the same font type."
2. Presente el proyecto
Su SoW debe comenzar con un breve resumen del proyecto en cuestión, con todos los detalles principales que cubren el cronograma de trabajo previsto y una lista de las partes interesadas y sus diferentes roles en el proyecto. Este paso es generalmente una descripción general que describe el contexto y el enfoque de su proyecto, y establece quién trabajará en él. Cualquier información de antecedentes relevante del proyecto se puede mencionar aquí.
3. Defina las metas y los objetivos
Cuando esté escribiendo una declaración de trabajo en la gestión de proyectos, necesita una sección detallada de Metas y Objetivos. Esta sección describe la misión y la visión del proyecto, establece su objetivo final al finalizar y enumera las expectativas y los entregables finales.
Declaración de propósito
Uno o dos párrafos después de la sección de metas están dedicados a establecer el propósito del proyecto. La declaración de propósito describe por qué el proyecto es interesante, necesario o útil. Se desvía ligeramente del tono formal del proyecto y puede escribirse en una expresión apasionada, representando las aspiraciones del cliente para el sprint previsto.
4. Enumere y ajuste los requisitos del proyecto
Una declaración de trabajo adecuada incluye todo lo necesario para completar con éxito el proyecto, incluidos los fondos, la mano de obra y otros recursos. Asegúrese de que las necesidades de cada subtarea se describan en detalle para evitar confusiones más adelante.
5. Especifique el alcance del trabajo
El alcance del trabajo is an extremely important milestone in SoW writing. When writing a statement of work, you must outline the resources to be allocated to each milestone, including people, funds, equipment, and time. This sets the tone for the project plan and outlines all the tasks, bits of work, divisional assignments, milestones, and core activity phases involved in executing the project. All currently estimable bits of work regarding the project should be included.
Generally, this section of the statement is a well-outlined establishment of what work will be done by the team, as well as how the work will be done. This is especially key because it helps avoid the dreaded scope creep.
Estructura de desglose del trabajo (EDT)
The scope of work is often mis-thought to be the WBS, but they are not necessarily the same. In a statement of work, the WBS format can be used several times within the scope of work to represent a hierarchy of tasks that break down a project into smaller, more manageable parts. It's sometimes called a task breakdown or work breakdown.
6. Estime el cronograma y los hitos
Elegir estas fechas y obtener el cumplimiento del equipo puede ser un desafío. Prepare el cronograma del documento SoW en colaboración con los aportes de los miembros del equipo e incluya flexibilidad (si es posible) para los cambios en el plan. Adjunte fechas de inicio y finalización a cada tarea e hito, pero no establezca cronogramas irrazonables o todo el plan fracasará. También se describe la información sobre los entregables clave y los objetivos del proyecto.
Esta sección a veces se estiliza como una sección de período de desempeño. También puede incluir referencias a la programación de pagos.
7. Incluya información sobre el presupuesto y las condiciones de pago
Los problemas de presupuesto suelen surgir, así que no se ande con rodeos al redactar una declaración de trabajo. Haga hincapié en la importancia de los pagos puntuales y establezca calendarios de pago para cada hito, tarea y período. Sea claro sobre las consecuencias de que los equipos no completen los hitos cuando vencen los pagos, pero asegúrese de que sus superiores lo aprueben primero. También proporcione un esquema de los métodos de pago: lo mejor es tener una opción de cobro que luego se distribuya internamente a los miembros del equipo.
8. Criterios de aceptación
Esta suele ser una sección breve pero bien definida que describe un conjunto de requisitos específicos que deben cumplirse para que el proyecto se considere exitoso. Estos puntos podrían describirse como una lista con viñetas, una tabla de información, infografías modeladas y otros métodos. Esta es una parte sólida del contrato de la declaración de trabajo en la que ambas partes acuerdan que la finalización del proyecto puede iniciarse si se cumplen los puntos descritos en esta sección.
Protocolo de cierre del proyecto
Esta sección es una descripción de cómo se concluirá finalmente el proyecto, así como de los resultados esperados. En el documento de la declaración de trabajo, el protocolo de cierre debe expresar los detalles de los eventos o actividades que pueden rodear el final del proyecto para evitar conflictos de cualquiera de las partes en el futuro.
9. Recopilar firmas
Comience su página de firmas de la declaración de trabajo con una línea que describa la naturaleza vinculante del acuerdo. Deje espacios para el jefe de proyecto, las partes interesadas y el cliente con el nombre de cada persona y un espacio para la firma de la fecha de firma del trabajo a continuación.
10. Otros elementos de apoyo
Otros componentes de los contratos de la declaración de trabajo incluyen:
• Cualquier requisito especial, recursos, o específico términos y condiciones.
• General comunicación.
• Criterios para las modificaciones de la declaración de trabajo (it's best to account for this before it happens).
• Any documento de autorización.
Nuestros mejores consejos para crear una declaración de trabajo de forma eficaz
Desarrollarla de forma colaborativa
Como se ha comentado, las mejores declaraciones de trabajo se elaboran en colaboración. Si es jefe de proyecto, no cometa el error de intentar redactar todo el documento usted mismo. Aunque sea capaz, no obtendrá el mejor resultado. Si realmente quiere elaborar una declaración de trabajo excelente, asegúrese de aprovechar el poder de todo su equipo de proyecto. Por ejemplo, si un miembro específico del equipo o un subcomité está trabajando en el alcance del proyecto, asegúrese de que definan el alcance también para los fines de su declaración de trabajo. Esto garantizará la coherencia y la precisión en la redacción de la declaración de trabajo, y también se asegurará de que todo el trabajo no recaiga sobre los hombros de una sola persona.
Utilice plantillas para ayudarle a empezar
Seamos realistas, redactar una declaración de trabajo puede ser intimidante. Sienta las bases para todo su proyecto, por lo que querrá asegurarse de que no se le escapa ninguna tarea ni entregable ni tergiversa nada. También suele ser el primer documento formal que se intercambia entre la empresa y el cliente, e incluso puede actuar como una herramienta de gestión de contratos al sentar las bases para un acuerdo de servicios maestro o un contrato cuando corresponda.
Para darse un respiro al empezar, utilice una plantilla de declaración de trabajo. Le dará algunas indicaciones, le proporcionará una dirección e incluso le presentará un formato para construir a partir de él.
Encuentre el equilibrio adecuado entre lo específico y lo abierto
Si nos pregunta, una de las partes más difíciles de redactar una gran declaración de trabajo es encontrar el equilibrio adecuado entre el detalle y la longitud. Dado que el esquema de su declaración de trabajo puede incluirse como parte de una gran pieza de documentación (como un plan de proyecto), es una buena idea mantenerlo lo más conciso posible. Unas pocas páginas son ideales cuando es posible.
Sin embargo, como probablemente habrá notado en nuestra sección de elementos de la declaración de trabajo, hay mucho que cubrir en una declaración de trabajo. Tendrá que incluir un grado relativamente alto de descripción y detalles sobre los productos o servicios en desarrollo. Debido a esto, la redacción de una declaración de trabajo concisa no debe sacrificar la inclusión de ningún detalle o información clave relacionada con su proyecto.
Utilice un lenguaje claro y conciso
En la gran mayoría de los casos, un gran número de personas leerán su declaración de trabajo. Los proyectos complejos involucran a equipos de personas importantes con experiencia en diferentes áreas, y es probable que a muchos de ellos se les encargue la revisión y la aprobación de su acuerdo de declaración de trabajo.
Debido a esto, asegúrese de escribir de forma clara y concisa en su declaración de trabajo. Utilice un lenguaje que sepa que una variedad de personas de diferentes industrias podrían entender. De lo contrario, parece que su documentación está escrita de forma confusa y carece de accesibilidad.
Tenga en cuenta las futuras modificaciones
Los proyectos son dinámicos; pasan por muchas fases, evoluciones y requisitos de proyecto diferentes antes de que finalmente se concluyan. Puede casi garantizar que la primera versión de su documento de declaración de trabajo no será la última, sin importar la cantidad de tiempo que dedique a su desarrollo (otra ventaja más de usar un software para ayudarle a escribirlo).
Para afrontar este reto antes de que surja, tómese el tiempo necesario para establecer criterios para la modificación de su declaración de trabajo con su cliente. Esto le protegerá contra las malas comunicaciones en el futuro y se asegurará de que todo el mundo esté en la misma página con respecto a los requisitos de trabajo.
Recuerde revisar y editar
Por último, pero no menos importante, una declaración de trabajo es una especie de contrato informal. Debido a esto, una de sus tareas más importantes al escribirla es asegurarse de que su versión final sea inmaculada. Eso significa que debe reflejar la versión más actualizada de información de alta calidad y estar libre de cualquier error de ortografía o formato (esto puede cambiar dependiendo de los estándares de la industria). Asegúrese de que varios pares de ojos diferentes revisen y editen su declaración de trabajo.
Está listo para empezar a trabajar en su declaración de trabajo
Tanto si está a punto de empezar a redactar una declaración de trabajo (SoW) como si tiene una en el futuro, esperamos que esta guía le haya ayudado a orientarse en la dirección correcta. Recuerde que puede utilizar una declaración de trabajo del proyecto de varias maneras diferentes para beneficiar a su equipo profesional y asegurarse de que producirá un proyecto exitoso cuando todo esté dicho y hecho. El trabajo que implica la redacción de su declaración de trabajo al principio valdrá la pena en el futuro.
Asegúrese de tener esta guía a mano para consultarla en cualquier momento y empiece con una plantilla de declaración de trabajo cuando esté listo para empezar. ¡Feliz escritura!
Por qué utilizar un software para ayudarle a desarrollar su declaración de trabajo
Hay muchas maneras en que los diversos software de gestión de proyectos que existen pueden ayudarle a elaborar su declaración de trabajo. Esto se debe a que:
Aumentar la colaboración
Es probable que su equipo esté formado por una variedad de personas diferentes que apoyarán su trabajo de diferentes maneras. Sin duda, todos tienen fortalezas y debilidades individuales que ayudarán a completar su proyecto. Debido a que un equipo estará trabajando en su proyecto a lo largo de su ciclo de vida, un equipo debe participar en el desarrollo de su contrato de declaración de trabajo.
Un software como Slite facilita la creación de documentos de forma colaborativa
Al redactar una declaración de trabajo, es óptimo tener su información y documentación almacenada en un espacio especializado y seguro al que los miembros del equipo puedan acceder y trabajar fácilmente en cualquier momento.
Esto es particularmente clave para los equipos remotos o los equipos de proyecto con miembros que viven en diferentes zonas horarias, pero también es beneficioso incluso si se reúne cara a cara con sus colegas con regularidad. Independientemente de dónde se encuentre, el uso de un software de gestión de proyectos que facilite la colaboración le ahorra tiempo en la redacción de la declaración de trabajo y le permite priorizar solo las reuniones en persona más esenciales.
Ayudarle a usted y a su equipo a organizarse
Cuando se trabaja en un proyecto, siempre hay una cantidad casi interminable de trabajo por hacer. La forma más fácil de asegurarse de que todo ese trabajo se complete de manera oportuna y de alta calidad es asegurarse de que su equipo de proyecto esté organizado. La creación de una declaración de trabajo en la gestión de proyectos, especialmente en los proyectos grandes, puede ser una prueba sólida de la organización, la cooperación y la coordinación del equipo.
El uso de un software para ayudar con la redacción de una declaración de trabajo y otra documentación del proyecto es clave para asegurarse de que su equipo esté organizado y de que su proyecto exitoso se termine de acuerdo con el cronograma. Sus documentos definirán claramente los diferentes elementos de su proyecto, por lo que los miembros del equipo sabrán en qué se supone que deben estar trabajando. También podrán consultarlo como guía si alguna vez se desvían del camino.
Permitirle acceder a otras herramientas y soluciones de gestión de proyectos
Incluso los proyectos más sencillos requieren una amplia gama de documentación. La declaración de trabajo es solo la punta del iceberg. Debido a esto, el uso de una plataforma que pueda ayudarle a escribir su declaración de trabajo y otra documentación puede hacerle la vida mucho más fácil a lo largo de todo su proyecto.
Slite tiene una amplia gama de diferentes herramientas y plantillas de gestión de proyectos que pueden satisfacer todas las necesidades de su proyecto. No importa el tipo de documento de proyecto que necesite crear, tenemos algo para usted.
Mantenga su trabajo en un lugar central y de fácil acceso
Cuando se utiliza un software de gestión de proyectos, puede olvidarse de tener que enviar documentos de un lado a otro. Los mejores softwares de gestión de proyectos le permiten mantener su trabajo almacenado en un espacio de trabajo central en línea donde se puede acceder desde casi cualquier lugar en cualquier momento. Su declaración de trabajo y otros documentos también se pueden actualizar y trabajar en tiempo real, por lo que su equipo de proyecto siempre tendrá acceso a la información más actualizada.
Añada elementos enriquecidos a su documento
Por último, pero no menos importante, el software de gestión de proyectos le permite añadir diversos elementos a sus declaraciones de trabajo y otros documentos. Puede hacer mucho más que añadir texto e imágenes simples como en Google Docs.
Si utiliza Slite para trabajar en sus proyectos, tendrá los siguientes elementos a su disposición:
-Checklists & bulleted lists
-Images
-Tables
-Quotes
-Hints
-Code snippets
-Document links & file attachments
-Sketches
-Videos
-Tables of contents
-Sample statement of work and other management documents with the template
También proporcionamos una variedad de integraciones que puede utilizar como Draw.io, Google Maps, Google Drive, GitHub, Youtube y más.
