¿Qué es un informe de proyecto?
Un informe de proyecto es un documento creado para un equipo o empresa que garantiza que un proyecto se mantenga en el buen camino. El informe del proyecto debe describir el progreso, los hitos y los obstáculos.
¿Por qué es importante un informe de proyecto?
Los informes de proyecto son una parte fundamental de cualquier proceso de gestión de proyectos. Hay algunos documentos clave necesarios para el éxito del progreso del proyecto, y un informe de proyecto es sin duda uno de ellos.
Junto con un plan de proyecto, un informe de proyecto tiene un peso significativo en la justificación de los presupuestos, los miembros del equipo, las herramientas y otros recursos. En este artículo, exploraremos uno de los dos tipos de informes de proyecto que todo jefe de proyecto debe ser capaz de redactar. El informe número uno es un informe de estado del proyecto en curso; este informe será necesario en más de una ocasión a lo largo de la vida de un proyecto y explora el progreso general del proyecto.
El informe número dos es un informe de finalización del proyecto; este informe llega al final del proyecto y lo resume todo.
También hemos proporcionado una plantilla de informe de proyecto que puede adaptar a su proyecto y al tipo de informe de proyecto que necesite.
Una guía completa de los informes de proyecto
¿Por qué escribir un informe de proyecto en primer lugar?
Este informe es crucial para mantener informados a los principales actores: exploraremos a quién exactamente necesita escribir en el siguiente punto. Se necesita un informe de estado del proyecto para dar un resumen de un proyecto, los cambios significativos y para mantener un registro del progreso del proyecto.
Un informe de estado del proyecto añade hitos y recordatorios de objetivos al proceso. Sin el informe, muchos equipos de proyecto tendrán dificultades para mantener el impulso en los proyectos a largo plazo.
¿Quién prepara los informes de proyecto?
Un informe de estado del proyecto suele ser preparado por personas internas que participan en su funcionamiento diario. Por lo general, se trata del equipo de gestión del proyecto, un grupo de jefes de proyecto y ejecutivos de departamento con conocimientos generales o específicos del proyecto.
¿Para quién es un informe de estado del proyecto?
Un informe de proyecto tendrá que ser redactado para diferentes personas; cada parte interesada requerirá diferente información que sea importante para ellos - recuerde esto al elaborar el progreso del proyecto. No es una situación única para todos.
Puede que esté tratando con información sensible que podría dañar las relaciones o incluso romperlas si se pone delante de los ojos equivocados. Al mismo tiempo, podría estar divulgando información que no es relevante para ciertas personas; al recibir una avalancha de información, alguien puede perder los datos o la información que es específicamente importante para sus ojos.
Diferentes personas que necesitan ver un informe de estado del proyecto en curso:
- Las partes interesadas del proyecto necesitan el informe de estado para mantenerse al tanto y alineados con los demás miembros del equipo
- El equipo del proyecto necesita conocer el progreso del proyecto en todos los departamentos y divisiones
- Los patrocinadores del proyecto utilizan el informe de estado del proyecto para proporcionar la orientación y los recursos necesarios a los equipos y jefes de proyecto
- El liderazgo utiliza los informes de estado del proyecto para mantenerse al tanto del progreso del proyecto
- El equipo de finanzas utiliza el informe de estado del proyecto para determinar las áreas que necesitan asignación de fondos y para evitar posibles sobrecostes
- Los contratistas pueden ver las prioridades y los plazos del proyecto y asignar el tiempo y los recursos en consecuencia
- La gestión de proyectos uses the status report to produce project manager reports on their department's progress
¿Cuándo hay que redactar un informe de estado del proyecto?
Esto depende en gran medida del calendario (o del calendario previsto) que se indica en sus informes de los jefes de proyecto. Si se espera que su proyecto se prolongue durante algunos años, lo mejor puede ser crear informes de estado trimestrales del proyecto. Sin embargo, si su proyecto está previsto que dure entre seis meses y un año, se recomienda hacerlo mensualmente.
A pesar de toda la ayuda que proporcionan los informes de estado del proyecto, es importante recordar que pueden llevar mucho tiempo. Hemos proporcionado un informe de proyecto de muestra en este artículo para facilitarle el trabajo; sin embargo, sigue siendo un proceso. Por eso recomendamos incorporar también una plantilla de propuesta de proyecto.
Por todo el tiempo que un jefe de proyecto dedica a un informe de estado, no está dedicando el trabajo a la gestión de su equipo. Elija un período regular para entregar el informe y póngalo en el calendario de Gantt. Sea consciente del tiempo que consume e intente atenerse a las fechas de entrega en tiempo real.
Al hacer esto, ahorrará mucho tiempo con la comunicación innecesaria de diferentes actores. Preguntas como "¿Cuál es el estado de XYZ?" "¿Cómo está el presupuesto para XYZ para el proyecto?" pueden esperar al informe periódico, dejando que el equipo se centre en su trabajo.
Cómo redactar un informe de proyecto en 7 pasos
Paso 1: Defina sus objetivos
Indique claramente el propósito del informe y explique por qué es necesario. Definir sus objetivos y proporcionar ejemplos de objetivos inteligentes puede ayudarle a mantenerse concentrado mientras escribe y a mantener a los que leen el informe comprometidos e informados.
Paso 2: Tenga en cuenta a su público
Al redactar informes de proyecto, adapte el contenido y su tono de voz al público en la medida de lo posible. Utilice gráficos impactantes y datos importantes para conectar con las personas que van a leer este informe.
Paso 3: Escriba el esquema
Antes de empezar a escribir, cree primero una lista de todas las secciones de su informe. Para más detalles, consulte "Qué incluir en un estado del proyecto" a continuación, o eche un vistazo a nuestras plantillas de informe de estado.
Paso 4: Primer borrador
Después de su esquema y análisis, puede comenzar un borrador. Como su nombre indica, no tiene que ser perfecto. Si está buscando una herramienta que le ayude a elaborar informes de proyecto, pruebe nuestro editor de documentos.
Paso 5: Afine su análisis
A medida que el tiempo lo permita y llegue nueva información, rellene cualquier laguna de datos o destaque cualquier problema actual o potencial que encuentre. Utilice la sección 'Conclusiones' para centrarse en los valores, y deje claras las limitaciones del análisis.
Paso 6: Recomiende los siguientes pasos
Una vez que haya completado su análisis de datos, podrá proponer ideas prácticas para el resultado mutuamente deseado del proyecto. Cuanto más sólidos sean su análisis y sus conclusiones, más creíbles serán sus informes de proyecto.
Paso 7: Púlalo para su distribución
Antes de enviar su informe, revíselo para corregir la gramática, la ortografía y las erratas, de modo que su documento final tenga un aspecto lo más profesional posible. Si va a enviar el informe en un correo electrónico grupal, vigile el tamaño del archivo.
¿Qué debe incluir un informe de estado del proyecto?
Dependiendo de para quién esté escribiendo el informe, esto cambiará. Sin embargo, hay algunos elementos centrales que debe incluir para el progreso del proyecto, independientemente de quién esté leyendo el informe del proyecto.
Resumen ejecutivo
Si se pregunta cómo redactar un informe sobre un proyecto, empiece por un resumen ejecutivo. Los resúmenes breves proporcionan al lector las conclusiones esenciales del informe sin tener que leer todos los detalles del proyecto. Los resúmenes ejecutivos son muy útiles para aquellos que necesitan echar un vistazo rápido a la dirección general del proyecto sin tener que leer muchos datos.
Progreso del proyecto
En el informe de estado del proyecto, el progreso del proyecto se rastrea con métricas reales. Esto proporciona una visión general del estado y el presupuesto del proyecto y también identifica los posibles riesgos y problemas. Este enfoque basado en datos proporciona a la gestión del proyecto información y les permite realizar ajustes.
Recursos
Es importante documentar todos los recursos que había trazado en su plan de proyecto. ¿Qué le queda todavía disponible? ¿Qué ha utilizado y le ha parecido insuficiente? ¿De qué recursos necesita más? Esto puede incluir herramientas de gestión de proyectos y recursos físicos como software o un PDF, pero también recursos humanos.
Plazos y objetivos
Es fundamental ofrecer a todos una visión general de los plazos de tu proyecto en estos informes de estado, especialmente a aquellos que están fuera de tu equipo de proyecto y no utilizan el software de gestión de proyectos que estás utilizando.
En este punto, sé realista con tus plazos, no optimista. Consulta tu calendario de Gantt para ayudarte con esto. Guarda tu optimismo para las reuniones de equipo para estimular a tu equipo de proyecto a trabajar de manera más eficiente y cumplir con los plazos. En la parte del informe, debes ser honesto con tus plazos y entregables, tanto con los objetivos que has alcanzado o no, como con aquellos que esperas que lleguen a tiempo o no.
Muchos jugadores más adelante trabajarán con la información que proporcionaste en esta sección de los informes del proyecto, por lo tanto, debe ser precisa para que puedan administrar su carga de trabajo y estar disponibles en la fecha prevista.
Cambios notables
Esto puede variar radicalmente, pero debe ser cualquier cosa notable que haya sucedido y que ya no cumpla con el plan inicial del proyecto. Si estás utilizando muestras de informes editables para proyectos en lugar de un PDF, puedes volver atrás y editar tu plan de proyecto para adaptarlo a los cambios.
Sin embargo, no se recomienda. No puedes garantizar que tu equipo estará continuamente consultando el plan inicial del proyecto una vez que tengan un alcance claro de lo que necesitan hacer para todo el proyecto.
Financiación y presupuestos
El jefe de proyecto debe utilizar el tiempo dedicado a un informe de estado del proyecto para reflejar su presupuesto. Las habilidades contables son vitales para el éxito de un jefe de proyecto, y ser capaz de manejar un gran presupuesto será útil a la hora de gestionar la financiación general de un proyecto.
En esta parte del informe, ofrece una visión general clara de los gastos, los gastos previstos y destaca visualmente dónde estabas por encima o por debajo del presupuesto en tiempo real. El equipo puede aprender de esto, no solo para proyectos futuros, sino incluso para el informe de estado de la gestión de proyectos del próximo mes.
Rendimiento del equipo
Utiliza objetivos y metas para identificar cuantitativamente si el equipo está rindiendo bien. Al hacer esto, es esencial considerar los obstáculos que han tenido que superar en el camino. ¿Se han enfrentado a circunstancias excepcionales que no estaban previstas? Si es así, ¿cómo afrontaron y reaccionaron a estos desafíos?
Gestión de riesgos
Esta es la parte final del informe de estado del proyecto y uno de los conjuntos de habilidades más importantes para un jefe de proyecto exitoso: Gestión de riesgos. Un jefe de proyecto necesita tener una cierta cantidad de retrospectiva en su trabajo diario y ser capaz de dar un resumen ejecutivo de todos los riesgos.
En el informe de estado del proyecto, ofrece una visión general de cualquier riesgo previsto e intenta mostrarlos por niveles para que cualquier lector tenga una visión general clara de cuáles son los mayores riesgos hasta los riesgos de muy bajo nivel, y qué se puede hacer para prevenirlos. Siempre ten un Plan B y adáptalo cada vez que se cree un informe de estado del proyecto.
El informe de gestión de riesgos suele ir acompañado de una reunión de análisis de riesgos. Sal de tu reunión con actas de la reunión detalladas y utiliza el conocimiento y la perspectiva de tu equipo para ofrecer una visión general completa de todos los riesgos en juego.
Ejemplos de informes de proyecto
Existen varios tipos diferentes de informes de proyecto. Aquí tienes algunos ejemplos de informes de proyecto de los tipos más utilizados.
Informe de estado del proyecto
Un informe de estado del proyecto se utiliza para comunicar el progreso del proyecto y para garantizar que todas las partes implicadas estén al tanto. Los ejemplos de informes de estado del proyecto incluyen actualizaciones a todas las partes interesadas a medida que avanza el proyecto, planes de proyecto modificados y notificaciones de cualquier problema o riesgo que haya surgido.
Informe de seguimiento del proyecto
Los informes de seguimiento del proyecto proporcionan números reales, métricas y otros indicadores clave del progreso del proyecto. Los ejemplos de informes de seguimiento del proyecto incluyen datos sobre el estado del proyecto, las tareas, el rendimiento del equipo, la tasa de finalización y otras métricas en un informe completo.
Informe de rendimiento del proyecto
Los informes de rendimiento del proyecto son un informe de estado del proyecto más especializado. Los ejemplos incluyen visiones generales del progreso, la asignación de recursos y los costes. Los informes de rendimiento del proyecto ayudan a supervisar la dirección actual del proyecto y a predecir su éxito. Utilizando los informes de rendimiento, el equipo puede abordar los problemas que están frenando el proyecto.
Informe de salud del proyecto
Los informes de salud del proyecto son un ejemplo de informes de gestión de proyectos que ayudan a identificar posibles problemas antes de que se produzcan, ahorrando a la empresa dinero, tiempo y recursos. Cuando los patrocinadores y supervisores del proyecto son notificados de los riesgos, pueden ajustar la estrategia en consecuencia antes de que se manifiesten los problemas.
Informe de resumen del proyecto
Estás escribiendo para gente ocupada cuando preparas un informe de gestión de proyectos. Los ejemplos de tareas completadas y finanzas les permiten ver los datos importantes rápidamente, y luego asignar su tiempo a las secciones que les conciernen directamente. Un informe de resumen del proyecto debe destacar los hitos clave y señalar las próximas tareas.
Informe de seguimiento del tiempo del proyecto
Los informes de seguimiento del tiempo del proyecto pueden ayudar a los jefes de proyecto a medir la eficiencia de sus equipos e identificar áreas de mejora. Por ejemplo, los informes del proyecto pueden mostrar qué partes del proyecto requieren más tiempo para completarse y reasignar recursos de los problemas que requieren menos horas de lo esperado.
Buenas prácticas al escribir un informe de proyecto
¿Te preguntas cómo escribir un informe sobre un proyecto de forma eficaz? No busques más, ¡te tenemos cubierto! Hay algunas cosas que debes recordar al elaborar un informe de proyecto para ayudar a garantizar que sea eficiente y apoye el éxito del proyecto.
Sé honesto
Saber cómo escribir informes de proyecto con éxito depende en gran medida de la honestidad.
No sirve de nada ocultar los entregables o ver la verdad a través de unas gafas de color de rosa. No estás creando una presentación para convencer a alguien aquí; estás creando un informe objetivo para asegurarte de que todo el mundo tenga una visión general lo más clara posible.
Sé honesto en todo tu informe, da números precisos (no redondees hacia arriba o hacia abajo) y no pongas excusas. Mantente crítico.
Da tanta información como sea posible
Esto depende de tu criterio, pero cuanta más información relevante, mejor. Un jefe de proyecto tendrá una visión general fantástica de un proyecto y del estado actual. Por esa razón, es la mejor persona para elaborar un informe de estado del proyecto.
Sin embargo, un jefe de proyecto no debe tener miedo de dejar que los miembros del equipo rellenen partes del informe si tienen una mejor visión general de una tarea en particular dentro del proyecto. Asigna diferentes áreas del informe del proyecto a diferentes miembros del equipo y luego revisa todo antes de que se presente el informe.
Escribe con claridad
Las habilidades de escritura claras y concisas son cruciales para asegurarse de que se entiende tu informe de proyecto. No veas el informe de estado del proyecto como algo que solo necesitas hacer y entregar.
Revísalo, asegúrate de que no haya errores ortográficos o gramaticales. Te sorprenderá el poder que puede tener una coma. ¿Lo ves? Asegúrate de que la lectura de tu informe sea tan fluida como tus habilidades de gestión de proyectos.
Celebra el éxito
A pesar de todos los fallos, riesgos y problemas que informas en tu informe de estado del proyecto, es esencial documentar tus éxitos. Un proyecto es una montaña rusa. Habrá subidas y bajadas, espirales y volteretas. Identifica cuáles de estos son victorias y celébralas.
Al celebrar el éxito, elevarás la moral del equipo del proyecto y le recordarás al jefe de proyecto lo que se ha logrado hasta ahora.
Escribe para extraterrestres
Un ejemplo adecuado de informe de jefe de proyecto será accesible para un público amplio. Estarás escribiendo un plan de proyecto para muchas personas, muchas de las cuales no habrán tenido una exposición directa a tu equipo, tu empresa o la/s tarea/s en cuestión. Cuando decimos escribir para extraterrestres, nos referimos a escribir para alguien que no tiene ni idea de lo que está pasando.
Incluso las abreviaturas o presunciones más simples pueden ser interpretadas como algo completamente diferente por otra persona. No dejes lugar a errores o malentendidos.
No tengas miedo de utilizar elementos visuales
El apoyo visual es fantástico para transmitir tu punto de vista o mostrar la información de forma más clara en un informe de estado del proyecto. Las ayudas visuales pueden romper la monotonía del informe si hay mucha copia, lo que será un alivio bienvenido para los ojos de cualquier lector.
Dicen que una imagen vale más que mil palabras y por una buena razón, si te cuesta transmitir tu punto de vista, entonces busca un ejemplo en línea. Utiliza los elementos visuales como un ejemplo de apoyo de lo que estás diciendo.
Automatiza los procesos donde puedas
A pesar de que cada proyecto tiene su propio panorama, puedes sorprenderte con la cantidad que puedes automatizar en tu proceso de elaboración de informes. Aprende a sacar el máximo partido a las hojas de cálculo de Excel y a las integraciones de herramientas para ver cómo puedes rellenar o rellenar automáticamente los datos en tu informe de proyecto.
Son estos pequeños trucos para ahorrar tiempo los que harán que tu informe de proyecto sea más eficiente y tenga mejor aspecto en el futuro.
Una plantilla de informe de proyecto
Utiliza esta muestra de informe de proyecto como punto de partida para tus informes de proyecto. Adáptala a las necesidades de tu empresa y de tu proyecto y compártela con las personas adecuadas para garantizar que tu proyecto se mantenga en el buen camino.
