Utilice una herramienta para compartir conocimientos (que haga más) para crear su manual del empleado
Ya sea que sea una gran empresa o una pequeña empresa, tiene políticas y procedimientos para su lugar de trabajo. Los creó porque sabía que era esencial que sus colegas estuvieran en la misma página que la declaración de misión, la ética y las expectativas futuras de su empresa. Al tomar las medidas para crear pautas y protocolos, comenzó a tomar la acción crítica de administrar una empresa eficiente y eficaz.
Plantilla de manual del empleado
Si le gusta lo que ve justo debajo, puede comenzar su espacio de trabajo con él ahora.
Cómo construir su manual del empleado, paso a paso
1. Piense en el panorama general
¿Cuáles son las cosas más importantes que los nuevos empleados y los empleados de la empresa deben saber sobre su entorno de trabajo? ¿Qué valores e ideales fundamentales quiere dejarles absolutamente claro?
2. Elabore una tabla de contenido
Esto le ayudará a delinear todos los puntos principales que desea cubrir y facilitará la redacción de un excelente manual del empleado. Aporte la mayor cantidad de información posible, ¡pero mantenga una experiencia de lectura decente! Puede generar uno automáticamente en Slite.
3. Establezca información esencial de la empresa
Asegúrese de cubrir los aspectos básicos: la misión, los antecedentes y la historia de su empresa, los valores fundamentales y las políticas de la empresa, las herramientas y los consejos generales y la información de recursos humanos.
4. Haga un esquema
Anote las políticas que serán más importantes y relevantes para sus nuevos empleados y los empleados de la empresa. Asegúrese de cubrir aspectos como: el código de conducta, la lucha contra el acoso, las políticas de no discriminación e igualdad de oportunidades de empleo, la compensación de los trabajadores y las leyes federales aplicables, los beneficios para los empleados (ventajas, seguro médico, PTO y políticas de vacaciones), las horas de trabajo, las políticas de licencia por enfermedad, las políticas sobre el abuso de sustancias, las políticas sobre el servicio de jurado, las pautas para las redes sociales y el código de vestimenta.
5. Incluya recursos de gestión
Esto es excelente para establecer expectativas y precedentes claros para diferentes situaciones de gestión; vital para cualquier relación laboral saludable.
Incluya plantillas adicionales relacionadas con evaluaciones de desempeño, archivos de personal, reuniones y roles y resultados.
6. Cubra los recursos de contratación
¡Esta sección será vital para los nuevos empleados y les ayudará a responder algunas de sus preguntas inmediatas! Incluya información sobre el proceso de incorporación, información del contrato de trabajo, recursos humanos, cultura de la empresa, descripción del puesto y criterios de evaluación. ¡Voila! Así como así, estará en camino de elaborar el manual del empleado perfecto.
¿Qué es un manual del empleado?
Un manual del empleado ayuda a reunir todos sus objetivos, beneficios y procedimientos descritos en una fuente conveniente para que su cultura corporativa tome forma de manera más formal. Esto no solo protege los mejores intereses de su organización, sino que también ayuda a garantizar que no se infrinjan las leyes estatales o federales requeridas.
Como se indicó brevemente anteriormente, un manual del empleado define las políticas y los procedimientos clave de una empresa, además de describir las expectativas culturales. Esto ayuda a enfocar la misión y los valores para los empleados actuales y futuros que puedan ser contratados más adelante. Al utilizar este tipo de documento como introducción a su lugar de trabajo, los nuevos miembros del equipo tendrán más facilidad para comprender cómo funciona su entorno y qué deben esperar hacer en sus funciones laborales: desde recursos humanos hasta cómo tomarse un tiempo libre, licencias médicas y más.
Los empleados también pueden confiar en esto para aprender cómo su comportamiento y desempeño afectarán su relación laboral con su empresa. Tener protocolos claramente establecidos con respecto a temas como el acoso sexual o la confraternización con otros empleados educará a los empleados y a sus supervisores sobre lo que es o no aceptable. Esto ayuda a evitar disputas en el futuro si surgen problemas de estas situaciones desafiantes.
La importancia de un manual del empleado eficaz
Tener una estandarización de las políticas de beneficios y las expectativas del personal es probablemente la razón principal por la que cualquier empresa con más de un empleado debería tener un manual del empleado. Ayuda a evitar confusiones y le da a su equipo un camino a seguir si alguna vez hubiera un desacuerdo o queja que requiriera la participación de la alta gerencia. También garantiza la igualdad de oportunidades de empleo.
Si bien estas son excelentes demostraciones de por qué deberíamos invertir nuestro tiempo en la creación de estos manuales ingeniosos, existen varias razones importantes para tener manuales.
Formalizar las políticas de la empresa aporta claridad
A veces, las empresas crean políticas que no son formales y, a menudo, cambian según quién maneje una situación o cómo se interprete una práctica informal. Esto causa confusión, el riesgo de una demanda y la información inconsistente se trata como un estándar. Escribir un manual del empleado lo obliga a definir las políticas de los empleados que afectan su entorno de trabajo y el éxito de su negocio, todo en un solo lugar.
Cree uniformidad dentro de su empresa
El viejo dicho de “tener a todos en la misma página” suena muy cierto cuando usted es un empleador y propietario de un negocio. Su manual del empleado debe promover la idea de que las reglas se aplican por igual dentro de su corporación para que sus empleados comprendan que estas son las reglas por las que deben jugar si quieren tener éxito.
Los manuales del empleado ahorran tiempo a todos
Imagine un manual del empleado que proporcione respuestas claras a las preguntas frecuentes sobre la cultura laboral y los beneficios de su empresa. ¡El tiempo ahorrado al no tener que responder las mismas preguntas, y el tiempo ahorrado por sus empleados al tener la oportunidad de buscar respuestas por su cuenta es una gran ventaja!
Previene disputas legales
Tener los términos y condiciones de su relación laboral y una guía completa de la política de la empresa sirve como protección legal eficaz para su negocio.
La incorporación es más rápida y sencilla
Los nuevos empleados encuentran estos manuales invaluables al aprender los entresijos y ponerse al día. También es una gran herramienta de referencia para el personal superior. Su equipo puede dedicar más tiempo a hacer que sus nuevos empleados se sientan como en casa y cómodos con su trabajo.
Usted se comunica sobre la cultura de la empresa
Ya sea que su empresa adopte un enfoque informal de la vida en la oficina o tenga una estricta adhesión a la profesionalidad, un manual del empleado comunicará claramente cómo esto se equilibra con sus valores y misión, y cuáles son los beneficios para los empleados. Esto tiene especial sentido en un contexto remoto.
Demuestra cumplimiento
Las regulaciones federales, estatales e incluso locales pueden tener reglas y protocolos específicos que su empresa debe seguir. Tener sus pautas establecidas para que todos conozcan y sigan estos deberes importantes demuestra su cumplimiento.
¿Quién crea el manual del empleado?
Generalmente, la mayoría de las organizaciones confían en su equipo de Recursos Humanos (RR. HH.) para que se encargue de la creación de estos manuales. La razón de esto tiene que ver con la capacitación especializada, el conocimiento profundo y el conocimiento legal que poseen los profesionales de RR. HH. Esto les ayuda a contextualizar las políticas y los procedimientos al tiempo que toman nota de las ramificaciones legales que pueden resultar si uno de esos elementos no se comunica adecuadamente.
A veces, las empresas emergentes más pequeñas no tienen un equipo de RR. HH. a mano y confían en su liderazgo para crear un manual del empleado en su lugar. Este líder puede confiar en el jefe de su departamento de marketing para redactar el texto de la manera más comprensible posible.
Finalmente, otros han buscado una colaboración entre la gerencia y los empleados al redactar un borrador y pedir a los miembros del equipo que lo revisen. La creación de manuales de equipo es una tendencia creciente en muchas empresas que intentan fomentar un entorno de equipo abierto dentro de sus empresas.
¿Qué elementos hay en un manual del empleado?
Los manuales del empleado cubren una amplia gama de temas, por lo que hay numerosos elementos a considerar incluso antes de comenzar a crearlo. Todas estas diferentes secciones pueden clasificarse en categorías más amplias para ayudarle a organizar su manual correctamente.
Su manual del empleado debe incluir estas categorías principales, que formarán los pilares de su política y protocolos específicos del lugar de trabajo para brindar a los miembros del equipo una base de comprensión:
- Condiciones de empleo
- Protocolos y procedimientos del lugar de trabajo
- Código de conducta
- Compensación y beneficios para empleados
- Beneficios y oportunidades de desarrollo
- Programación de trabajo, PTO, licencia médica y políticas de vacaciones
- Renuncia y terminación del empleo
Si bien esta no es una lista definitiva debido a las variaciones en las leyes federales, estatales y locales, estas le brindan un esquema inicial para agregar secciones especializadas en la categoría apropiada. Puede comenzar con esta plantilla gratuita:
¿Qué secciones necesita en su manual del empleado?
Para elaborar ese manual del empleado perfecto, deberá identificar qué secciones necesita en las categorías principales mencionadas anteriormente. Muchas empresas eligen en función de qué información mantendrá la satisfacción de los empleados y el conocimiento de las políticas, al tiempo que ayuda a la consecución de los objetivos comerciales. Este enfoque demuestra cómo los manuales y su éxito dependen de cómo escriba las políticas y de cuánto comparta sobre ellas.
Condiciones de empleo
Esta es típicamente la primera sección que los empleados leerán cuando reciban su manual porque tiene la mayor cantidad de información sobre su función laboral. Algunos pueden considerar esto como una sección de preguntas frecuentes, ya que responde algunas de las preguntas más básicas sobre su contrato y clasificación laboral.
Asistencia
Un esquema claro de la política de asistencia para que los empleados sepan qué hacer si no pueden ir a trabajar, el tipo de aviso requerido y lo que califica como una ausencia justificada o injustificada.
Clasificación de empleados
Muchas empresas tienen una combinación de empleados exentos y no exentos que reciben diferentes niveles de privilegios y beneficios. Es esencial definir lo que significan estas clasificaciones y en qué se diferencian. Esta sección también debe incluir las definiciones y diferencias de los empleados de tiempo completo frente a los de tiempo parcial.
Políticas del lugar de trabajo (no tenemos ninguna en Slite)
En esta sección, muchas empresas tendrán algunas similitudes y diferencias debido a las demandas comerciales o de los empleados. Debido a que esta parte de su manual del empleado actuará como una guía de cómo es su entorno de trabajo, concéntrese en las condiciones en las que deben trabajar como miembros de su equipo.
Confidencialidad y protección de datos
Como corporación, sus empleados tendrán acceso no solo a la información del cliente, sino también a datos protegidos de productos o servicios. Tener una política que describa cómo, cuándo y qué pueden hacer los trabajadores con esta información es fundamental para la integridad de sus productos y las relaciones con los consumidores.
Políticas sobre acoso y violencia en el lugar de trabajo
Para crear un espacio de trabajo seguro y colaborativo, es imprescindible crear políticas que definan la política de la empresa con respecto al acoso a otros y cualquier tipo de violencia. Deberá especificar qué es el acoso y enumerar las posibles consecuencias.
Seguridad y salud en el trabajo
Debe incluir no solo sus propios protocolos de salud y seguridad en el lugar de trabajo, sino también cualquier norma relacionada con la ley. Incluya los pasos que seguirá su empresa cada vez que ocurra un accidente o incidente de seguridad, junto con dónde están disponibles los materiales de capacitación si sus empleados desean obtener más información.
Código de conducta
Aparte de las prohibiciones de acoso y violencia, su capítulo del código de conducta es un marco vital de las expectativas de comportamiento de la empresa y la creación de un entorno contra el acoso. Tómese el tiempo para evaluar los requisitos que tiene de su personal y cómo afectará a su negocio y sus operaciones. Debe cubrir el trato de otros compañeros de trabajo o invitados por igual en materia de seguridad a las impresiones que dejan en los consumidores.
Código de vestimenta
Ya sea que su código de vestimenta sea informal o profesional, debe ponerlo por escrito. El estilo de cada uno es subjetivo, por lo que es muy importante que los compañeros de equipo sepan lo que deben o no deben usar y evitará cualquier situación embarazosa.
Seguridad en Internet y dispositivos relacionados
En esta era moderna de la tecnología, el acceso a Internet, los teléfonos celulares, las redes sociales y el correo electrónico son herramientas obligatorias que nuestros equipos necesitan para hacer su trabajo. Aún así, esta tecnología se ha arraigado tanto en nuestras vidas que tendemos a perder de vista el tiempo de la empresa o las políticas de comportamiento. Describa claramente su política de Internet y dispositivos digitales, pero tenga en cuenta que la tecnología es una segunda naturaleza para muchos de nosotros ahora.
Conflictos de intereses
Dependiendo de su negocio, un conflicto de intereses podría plantear una situación legal grave si un empleado infringe las normas o leyes establecidas con respecto a estas situaciones. Si corresponde, describa qué es un conflicto de intereses y qué acciones tomar para que no se produzcan infracciones.
Relaciones en el lugar de trabajo
Esto nuevamente depende del tipo de empresa que tenga y de cuánto control sienta que es necesario para evitar entornos de trabajo tóxicos y conflictos de intereses. Ya sea una amistad cercana o que los empleados comiencen a salir, es vital delinear claramente qué nivel de confraternización entre compañeros de trabajo está permitido. Se asegura de que su empresa cumpla con las leyes laborales.
Nepotismo
Al contratar o ascender a miembros de la familia, no es raro que floten acusaciones de favoritismo. Utilice esta sección para dictar qué relaciones laborales pueden o no existir en su organización entre empleados relacionados.
Invitados de la empresa
Siempre debe incluir una política de invitados para proteger su negocio contra reclamaciones por accidentes y violaciones de datos mientras alguien visita su propiedad. Tener un procedimiento y una política establecidos sobre los visitantes mantendrá a los empleados conscientes y responsables de estos invitados.
Solicitación
Todos hemos tenido encuentros con padres de Girl and Boy Scouts que quieren recaudar dinero para sus tropas vendiendo galletas. Estas situaciones podrían causar un conflicto de intereses o una molestia para aquellos que se sienten presionados a comprar. Establezca una política clara sobre la solicitud o distribución de productos que no estén relacionados con los negocios de la empresa.
Oportunidades de compensación y desarrollo
Los empleados confían mucho en esta sección para comprender cómo funciona el proceso de nómina y qué posibles oportunidades futuras pueden tener para crecer dentro de su empresa. Es crucial enfatizar las políticas que mejoran el valor de sus empleados y ofrecen motivación para permanecer en su empresa.
Tipos de compensación
Esta sección puede entrar en los tipos de nómina que utiliza su organización y qué estado laboral la recibe. También puede explicar con más detalle el manejo de las horas extras y cuáles son las leyes que rodean ese tipo de horas.
Revisiones de desempeño
Aquí puede conectar el desempeño de un empleado con futuras oportunidades dentro de la empresa, así como informar a los gerentes de su papel en este proceso.
Capacitación y desarrollo
La retención es una característica esencial del éxito de su empresa porque la orientación constante de las nuevas contrataciones es un proceso costoso. Utilice esta sección como un lugar para mostrar formas en que sus empleados pueden mejorar su desempeño laboral y su yo personal.
Beneficios y ventajas para empleados
Muy a menudo, los empleados solo se enteran de algunos de los beneficios y ventajas que ofrece su empleador de boca en boca o por un correo electrónico distribuido masivamente. Esto significa que su inversión en estos extras se subutiliza, y eso crea un desperdicio de dinero y motivación. Utilice esta categoría para algo más que la documentación legal habitual que rodea la compensación de los trabajadores, incluyendo información sobre cosas como un descuento en el gimnasio que ofrece.
Beneficios de salud para empleados
Esta sección debe incluir todo, desde una descripción general de las ofertas de seguros de salud hasta cualquier programa de bienestar o salud especial que pueda ofrecer. También debe incluir sus políticas de FMLA (Ley de Licencia Familiar y Médica) y COBRA aquí también.
Compensación de trabajadores
Si un empleado se lesiona en el trabajo, dependerá en gran medida de esta sección de su manual del empleado. Necesitan conocer el proceso y qué beneficios obtienen en su contrato de trabajo, junto con cualquier otra información de recursos que considere apropiada para esa situación.
Políticas remotas
El trabajo remoto es un método de trabajo popular en crecimiento debido a los ahorros en costos corporativos y las opciones de flexibilidad que le permiten contratar competitivamente a miembros de equipo de calidad. Describir cómo un empleado podría solicitar esta opción, o qué roles laborales pueden recibir consideración es útil aquí. También es necesario indicar los requisitos y las reglas para el trabajo remoto para que las medidas de seguridad y la conducta adecuadas sean claras.
Informes de gastos
Una sección de política y procedimiento sencilla con respecto a los gastos relacionados con el trabajo es invaluable para los resultados de su empresa. Incluya los cargos cubiertos dentro de su manual del empleado para evitar disputas.
Coche de empresa
Para los empleados que obtienen un beneficio de coche de empresa, tómese el tiempo para elaborar directrices que cubran qué gastos pagará su organización, qué hacer si hay un accidente e información para el servicio si el vehículo experimenta problemas mecánicos.
Estacionamiento
Algunas empresas no tienen un estacionamiento dedicado y el personal tiene que pagar, o usted proporciona un pase de estacionamiento. De cualquier manera, asegúrese de detallar el proceso de solicitud para obtener el reembolso de los costos de estacionamiento o un permiso emitido en esta sección. Esto también debe incluir las fechas en que se pagan las tarifas de estacionamiento o se liberan los pases.
Equipo de la empresa
Cuando emite teléfonos, computadoras portátiles, impresoras u otro equipo a su equipo, enfatice la importancia de estos artículos y cómo cuidarlos. Estos son activos valiosos de su empresa, y quiere que su personal lo trate todo como tal. Incluya qué hacer si algo se pierde, se roba o se daña junto con cualquier responsabilidad por parte del empleado por que esto ocurra.
Tiempo de vacaciones y PTO
Otra categoría popular que los empleados suelen utilizar como referencia al hacer solicitudes de tiempo libre, es importante detallar el procedimiento y la política sobre cómo se puede utilizar este tiempo. Los empleados confían en esta información para planificar su tiempo de vacaciones con su familia o para dedicarse a otros pasatiempos e intereses, así que utilice un lenguaje claro que sea fácil de entender.
Horas de trabajo y tiempo libre pagado
Aquí puede describir a qué hora espera que los empleados lleguen y cuándo deben salir del lugar de trabajo. Puede mencionar cualquier excepción con respecto al clima u otras circunstancias imprevistas. Además, cubra cuántos días de tiempo libre pagado y qué condiciones los califican para esos períodos. ¡No olvide detallar cómo solicitarlo también!
Días festivos
Es necesario utilizar una lista con todos los días festivos que observa su empresa y cómo se compensa a los empleados aquí.
Baja por enfermedad
Defina qué califica como baja por enfermedad de acuerdo con la ley y las directrices de la empresa. Incluya cualquier beneficio adicional por enfermedad que pueda implicar problemas de salud a corto y largo plazo.
Duelo
La naturaleza impredecible de la vida generalmente requiere que los empleadores den a sus trabajadores al menos un par de días de licencia por duelo. Este tipo de política contribuye en gran medida a construir una relación compasiva con sus empleados.
Elecciones y servicio de jurado
Muchos estados tienen leyes y derechos específicos en torno a los eventos electorales y las obligaciones del servicio de jurado. Describa cuáles son esas leyes y derechos para estos deberes y cualquier documentación que pueda requerir para excusar su ausencia como resultado.
Permiso parental
Dependiendo del estado en el que viva, la licencia de paternidad y maternidad puede tener directrices legales que debe seguir. Si este no es el caso, aún debe considerar una política como esta para acomodar a sus empleados y sus familias durante un momento tan alegre en sus vidas.
Renuncia y despido del empleado
A veces, un trabajo simplemente no encaja bien, o las cosas cambian, y una mejor oportunidad está en otro lugar. Cualquiera que sea la razón o la situación, la salida necesita una sección en sí misma. Esta sección debe cubrir todo, desde los procedimientos disciplinarios, las últimas fechas de pago e incluso los procedimientos de la entrevista de salida para que no quede nada en duda.
Acción disciplinaria
Esta sección es crucial tanto para sus gerentes como para los empleados que administran. Asegúrese de que su proceso de disciplina tenga un enfoque paso a paso explicado y qué papel juegan los gerentes en la documentación de la situación. Es crucial garantizar la seguridad en el lugar de trabajo y la no discriminación
Renuncias
Establezca sus expectativas sobre qué aviso espera su empresa en los casos en que un empleado renuncie a su puesto. También puede hablar sobre la duración del empleo y los costos de matrícula o reubicación que pueden haberse otorgado en función de la duración del empleo.
Terminación del empleo
Tómese el tiempo para discutir cuidadosamente cualquier ley federal o estatal aplicable en torno a la decisión de terminar el empleo de uno, así como para definir su propio proceso de terminación interno. Si algún estado de trabajador disfruta de una indemnización por despido, o si los empleados pueden tener tiempo de vacaciones o enfermedad no utilizado, asegúrese de describir cómo se compensan esas situaciones. Si tiene una política de referencia, también puede agregar un comentario rápido en esta sección.
Cierre su Manual del Empleado positivamente
Una vez que tenga el contenido principal de su manual completo, asegúrese de escribir una descripción general rápida del propósito del libro, un punto de contacto para cualquier pregunta, un recordatorio de que las políticas pueden cambiar y una línea de firma de reconocimiento. Asegúrese de enfatizar lo emocionado que está de tenerlos a bordo con su organización y que está ansioso por trabajar con ellos.
Utilice una herramienta de intercambio de conocimientos (que haga más) para crear un Manual del Empleado
Tome su plantilla de Manual del Empleado
Al final del día, su manual del empleado no puede leerse en generalizaciones o políticas generales. Las especificaciones y la referencia detallada son fundamentales para crear una guía que responda preguntas en lugar de crear más. Su manual debe respaldar cualquier ley aplicable y tener procesos de cumplimiento claros descritos.
Lo mejor de los manuales no tendrá éxito si los miembros del equipo no pueden acceder a él fácilmente o si no puede verificar si cada empleado ha leído y comprendido lo que contiene. Con estos puntos en mente, puede considerar trabajar con Slite para crear un manual del empleado actualizado y legalmente compatible que cubra todo lo que sus empleados necesitan saber sobre su empresa, su visión y las políticas que lo hacen exitoso.
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