Qu'est-ce qu'une base de connaissances RH ?
Une base de connaissances RH est un endroit centralisé pour toutes les informations relatives aux RH d'une entreprise, comme les politiques de congés, les avantages, etc. C'est également synonyme de manuel RH.
Traditionnellement, les entreprises donnaient des manuels volumineux à chaque nouvelle recrue lors de son premier jour. Aujourd'hui, les manuels RH sont beaucoup plus fonctionnels et pratiques. Pour les entreprises à distance ou hybrides, un manuel RH (ou une version de celui-ci) se trouve dans leur logiciel de base de connaissances.
Voici le nôtre !
Ça a l'air bien ? Obtenez ceci comme modèle gratuit ici.
Quels sont les avantages d'une base de connaissances RH ?
Une base de connaissances RH profite à la fois à l'équipe RH et aux autres équipes, car elle réduit les questions répétitives, la perte de productivité et améliore la culture de l'écriture.
Une base de connaissances RH est le meilleur ami d'un nouveau membre de l'équipe. Il est non seulement important de les mettre à niveau, mais il existe maintenant de nouvelles raisons non conventionnelles de la construire :
Améliore considérablement l'expérience des employés
Les gens ont moins de patience pour fouiller dans les documents imbriqués, surtout s'ils sont des cadres intermédiaires en appels consécutifs. Ils préfèrent de loin envoyer un DM à l'équipe RH parce que c'est plus rapide pour eux. Mais poser des questions répétitives ralentit votre équipe RH.
Maintenant, ils doivent rechercher la même réponse et vous la répéter. Si vous suivez une philosophie d'embauche allégée, cela signifie que votre effectif RH est déjà minimal. Et vous voulez vous assurer que la récupération d'informations ne coûte de temps à personne.
Lorsque vous créez une base de connaissances RH, vous compensez la dépendance de votre équipe RH au flux d'informations.
Les employés des RH peuvent invoquer leur base de connaissances pour répondre pour eux, même dans Slack.
Si les équipes disposent d'une base de connaissances RH intelligente, cela signifie la fin des questions rapides. Surtout celles pendant le travail de concentration. Les bases de connaissances RH - comme Slite - ont des fonctionnalités de recherche IA pour répondre aux questions des gens en fonction des informations vérifiées de l'entreprise. De plus, la recherche de Slite peut être invoquée sans perturber le flux de travail de quiconque - que ce soit votre navigateur Chrome, Slack ou même lors de la rédaction d'un document.
Par exemple, cet article est en cours de rédaction sur Slite maintenant. C'est l'un de mes blocs de travail en profondeur. Si je devais soudainement me souvenir que je dois prendre congé demain, je n'ai pas besoin d'ouvrir Slack pour envoyer un SMS à mon équipe. Je n'ai même pas besoin d'essayer de naviguer vers le bon document. Je dois juste appuyer sur Cmd + K et j'obtiendrai ceci :
Slite me donne même la possibilité de copier la réponse et de la partager sous forme d'image - si j'avais besoin de l'envoyer à un collègue.
Plus facile de savoir quelle politique doit être mise à jour
Les excellents outils de base de connaissances vous offrent une fonctionnalité pour vérifier vos documents jusqu'à une heure personnalisée. Par exemple, renouveler votre politique de congés pour l'année 2024 - 2025. Vous pourriez la mettre à jour aujourd'hui, mais comment vous souviendrez-vous de la mettre à jour l'année prochaine également ?
Pour résoudre ce problème exact, de nombreux outils de base de connaissances vous offrent des fonctionnalités pour vérifier vos documents jusqu'à quand vous le souhaitez.
Améliore l'engagement des employés pendant l'intégration
Une bonne expérience d'intégration montre l'attention de votre équipe aux détails, car les premières impressions durent longtemps. Et une expérience d'intégration devient bonne si elle a de la place pour l'exploration et le libre-service. Votre base de connaissances RH sera très probablement le deuxième point de contact pour chaque employé après qu'ils aient terminé leur liste de contrôle d'intégration.
La manière simple - Créez votre base de connaissances RH en utilisant le générateur de wiki gratuit de Slite
Étape 1 : Allez sur slite.com/wiki-generator
Étape 2 : Parlez-lui
Vous serez redirigé vers cette page où Slite AI vous posera des questions pour générer un répertoire et une structure wiki en cascade qui peuvent être facilement utilisés pour naviguer à travers les documents par votre équipe.
Une fois que vous êtes satisfait de la structure, commencez à remplir ces documents ! N'hésitez pas à déplacer les choses, à changer la couverture, à ajouter des documents supplémentaires dont votre équipe a besoin.
La manière standard - 5 étapes pour créer une base de connaissances RH
Voici comment créer une base de connaissances RH →
Étape 0 - Sélectionnez qui est le propriétaire à long terme
La propriété est le vrai problème des bases de connaissances. Peu importe la forme de votre documentation si personne n'est propriétaire de ladite documentation. Si personne n'est investi dans le maintien d'une base de connaissances, les membres de votre équipe ne l'adopteront pas et ils reviendront à l'étape la plus facile suivante - vous envoyer un DM..
C'est pourquoi vous avez besoin d'un propriétaire désigné pour défendre ce projet et le diriger dans la bonne direction. Cela ne doit pas nécessairement être un généraliste en RH, bien qu'il serait un choix naturel. Peut-être que votre équipe a un rédacteur technique qui pourrait être en support et diriger l'initiative au niveau L1 et être le principal contributeur.
La clé est de trouver quelqu'un qui peut être le point de contact central pour toutes les choses.
Étape 1 - Faites l'inventaire des questions les plus posées par votre équipe
Menez des entretiens avec votre équipe pour identifier les frustrations spécifiques qu'ils rencontrent lorsqu'ils recherchent des informations. Analysez les tickets de support RH pour voir quelles questions ou confusions courantes continuent de se poser.
Mais il existe de nombreux autres domaines où les questions RH émergent naturellement. Vos DM Slack, par exemple. Quelles questions recevez-vous le plus souvent ? Y a-t-il des liens que vous devez continuer à envoyer à plusieurs reprises ?
Et si vous souffrez du syndrome de la page blanche, optez pour certaines de ces questions les plus posées par les employés dans le monde entier :
- Quelle est la politique de recommandation des employés ?
- Quels sont tous mes avantages et où puis-je y accéder ?
- Quels sont mes avantages en matière d'assurance maladie et comment puis-je les utiliser ?
- Combien de jours de congé payé (PTO) ai-je accumulés ? Quelle est la politique de l'entreprise concernant son utilisation ?
- Quelles sont les étapes pour demander un congé (congé de maladie, congé parental, etc.) ?
- Quel est le code vestimentaire de l'entreprise ? (Surtout important si vous travaillez depuis le bureau)
- Quel est le processus pour déposer une plainte pour harcèlement ou discrimination ?
- Comment puis-je me faire rembourser les dépenses liées au travail ?
- Quelles sont les politiques de l'entreprise concernant le travail à distance ou les arrangements de travail flexibles ?
- Où puis-je trouver des informations sur les opportunités de formation et de développement à venir ?
- Où puis-je trouver des informations sur les évaluations de performance et les cycles d'évaluation ?
- Quelle est la culture autour de la communication d'équipe pour l'entreprise ?
Étape 2 - Rendez-la consultable, fiable et navigable
Un utilisateur doit être capable de naviguer à travers vos documents, de rechercher des réponses spécifiques lorsqu'il est pressé et, surtout, de prendre la parole écrite comme un fait, sans avoir besoin de revérifier.
Consultable
Lors de la conception de votre base de connaissances, pensez à la façon dont les employés rechercheront naturellement des informations. Ne vous fiez pas uniquement au bourrage de mots-clés ou à des taxonomies trop complexes. Utilisez un outil avec une fonction de recherche puissante qui comprend les synonymes, le langage naturel et peut gérer les fautes d'orthographe.
Exemple : Les utilisateurs de Slite peuvent rechercher des réponses sur Slack, leurs onglets de navigateur ou pratiquement n'importe où ailleurs.
Fiable :
Les employés doivent avoir confiance que les informations qu'ils trouvent dans la base de connaissances sont exactes et à jour. Marquez clairement l'état de vérification de chaque document afin que votre équipe (et vous !) sache quand il a besoin d'un petit rafraîchissement.
Navigable :
Une structure bien organisée est essentielle. Catégorisez le contenu de manière intuitive, avec des menus de navigation clairs et des fil d'Ariane qui permettent aux utilisateurs de s'orienter facilement. Pensez à intégrer une navigation à facettes qui permet aux utilisateurs de filtrer le contenu par sujet, département, type de document ou autres critères pertinents.
Étape 3 - Faites-en une construction collaborative
La construction d'une base de connaissances RH complète n'est pas un acte solo pour les RH. Collaborez avec des experts en la matière (PME) en dehors des RH pour une création de contenu précise. Par exemple, impliquez votre équipe financière pour les explications de la paie ou l'équipe juridique pour les sections de conformité.
Pour vous assurer que le contenu est clair et sans jargon pour tous les employés, demandez à une personne non RH d'être votre correcteur d'épreuves en "langage clair". Avant un lancement complet, effectuez un test pilote avec un groupe sélectionné d'employés de différents départements. Observez comment ils interagissent avec la base de connaissances et recueillez des commentaires sur sa convivialité.
Étape 4 : Expédiez-la
L'exécution de votre base de connaissances n'est que le début. Intégrez un mécanisme de rétroaction et sollicitez activement les commentaires des employés sur leur expérience d'utilisation de la base de connaissances. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Quelles informations manquent ? Tirez parti de l'analyse pour voir quels termes de recherche sont fructueux et lesquels ne donnent aucun résultat. Utilisez ces données pour identifier les domaines d'amélioration du contenu. Reconnaissez publiquement ceux qui contribuent un contenu précieux à la base de connaissances. Cela gamifie le partage des connaissances et encourage la participation continue.
Étape 5 : Mettez en place une cadence de maintenance
Il est essentiel de maintenir votre base de connaissances à jour. Définissez clairement qui est responsable des mises à jour du contenu (est-ce uniquement la responsabilité des RH ou d'autres départements sont-ils impliqués ?). Établissez un système d'examens réguliers. Mettez en place un processus pour vous assurer que les nouvelles politiques ou les changements juridiques sont immédiatement reflétés dans la base de connaissances. Cela maintient la base de connaissances comme une source d'informations précise et fiable.
Quel contenu devez-vous inclure dans votre base de connaissances RH ?
Vous devez inclure tout le contenu lié aux avantages, au salaire, aux politiques, à la formation, aux évaluations et à l'embauche. Voici à quoi ressemblerait la structure de notre contenu si nous devions la refaire aujourd'hui :
Vous voulez que l'IA crée gratuitement une structure de wiki exacte comme celle-ci dans les 5 prochaines minutes ? Utilisez le générateur de wiki de Slite.
5 conseils non liés à l'écriture pour multiplier par 10 votre base de connaissances RH
Conseil 1 → Ajoutez des vidéos, des illustrations et des images. Beaucoup d'entre eux.
Une image vaut mille mots, disait un sage. Et il avait raison. Il est pénible, et long, d'expliquer certaines choses par écrit. Imaginez ne pas pouvoir utiliser de captures d'écran/d'enregistrements d'écran/Excalidraw pendant une journée. Ne serait-il pas plus difficile pour vous d'expliquer les choses ou de signaler les bogues ?
Si nous utilisons différents formats dans nos messages Slack et nos e-mails, nous devrions à 100 % les utiliser dans nos bases de connaissances.
Conseil 2 → Rendez les balises de vérification obligatoires*
Lorsque vous vérifiez un doc, il apparaît dans tous les résultats de recherche. Les employés n'ont pas à se poser de questions sans faire confiance aux informations. Bien qu'elle doive être présente pour tous les types de bases de connaissances, il est particulièrement important d'avoir des balises de vérification pour votre base de connaissances RH.
Imaginez un employé qui dépense accidentellement le double des limites de sa carte d'entreprise à cause d'informations obsolètes, ou qui essaie de se connecter au mauvais portail après que vous l'ayez récemment déplacé.
Les informations obsolètes peuvent avoir un très coût réel en matière de RH. Chez Slite, nous avons une règle empirique pour vérifier chaque document RH pour cette raison précise.
Conseil 3 → Donnez un accès en modification. À tout le monde.
Vos nouveaux employés seront remplis de questions. Idéalement, ils passeraient également leurs premières semaines à se promener dans votre base de connaissances pour recueillir de plus en plus de contexte. C'est un comportement unique aux nouveaux employés. Les employés existants creusent pour trouver des détails spécifiques, tandis que les nouveaux employés creusent dans votre base de connaissances pour explorer. De ce fait, ils sont naturellement enclins à poser plus de questions. Et ils devraient pouvoir le faire.
Cela nous a beaucoup aidés à trouver des lacunes dans notre documentation, à revoir et à réutiliser d'anciennes idées, et bien plus encore.
Conseil 4 → Investissez dans un outil de base de connaissances
Investir dans une base de connaissances fait des merveilles pour la productivité de vos meilleurs employés. Si vous êtes une équipe de 10 à 15 personnes (rémunération moyenne de 25 000 $), vos questions rapides vous coûteront environ 5 700 $ chaque année.
Et si vous êtes une équipe de plus de 20 personnes avec une rémunération mensuelle moyenne de 80 000 $, votre temps perdu équivaudrait à environ 26 000 $ par année. (Vous pouvez calculer votre nombre exact en utilisant notre calculateur de gain de temps ici !)
Et si vous allez agrandir votre équipe, êtes-vous vraiment à l'aise de payer 26 000 $ (ou plus) chaque année ? Nous ne le sommes pas, et beaucoup d'équipes dans le monde non plus. C'est pourquoi les équipes investissent dans une base de connaissances. Mais comment choisissez-vous ?
« La gestion des connaissances est moins une question de fonctionnalités qu'une question de philosophie. Il [y a] beaucoup de choses subtiles qui ne sont pas vraiment des fonctionnalités. Chacun a une philosophie légèrement différente sur la structure des connaissances et la structure des documents. Et parfois, il y a un élément qui semble juste, qui convient à votre équipe, qui a du sens et qui s'aligne sur votre propre philosophie en matière de documentation et de bases de connaissances. »
- Mac Reddin, Commsor
Et ce n'est que la pointe de l'iceberg. Les bases de connaissances modernes sont dotées de nombreuses fonctionnalités de rationalisation. Comme les intégrations pour l'automatisation des flux de travail, l'authentification à deux facteurs et les notifications claires, le tout dans une interface conviviale.
Si vous recherchez une solution tout-en-un pour une équipe de moins de 10 personnes, vous pouvez essayer n'importe quel outil de notre liste des 22 meilleures bases de connaissances.
Cependant, si vous recherchez une base de connaissances dédiée uniquement pour la gestion des connaissances afin de vraiment la maîtriser, parlez-nous-en !
Conseil 5 → Vérifiez auprès de votre équipe juridique la conformité
Assurez-vous que l'outil que vous choisissez est conforme à l'équipe juridique et de sécurité de votre entreprise. Étant donné que votre base de connaissances hébergera des données confidentielles, il est très important que vous recherchiez une solution hautement sécurisée et que vous obteniez les autorisations requises de votre conseiller juridique.
Conseil 6 → Surveillez la santé de votre base de connaissances et embauchez un gestionnaire de connaissances lorsque cela devient trop important
Lorsque les questions des employés commencent à s'accumuler, les bases de connaissances peuvent rapidement se désaccorder et commencer à montrer des signes révélateurs qu'elles ont besoin d'un peu d'amour. Et cela se produit parce qu'au départ, la gestion des connaissances est effectuée par plusieurs membres de l'équipe qui gèrent leur propre documentation de projet. C'est très bien pour les petites entreprises.
Mais lorsque vous grandissez plus vite que vous ne l'auriez imaginé, vous avez besoin de processus évolutifs, de transferts et d'un alignement rapide. Et c'est à ce moment-là que votre équipe pourrait avoir besoin d'un gestionnaire de connaissances : quelqu'un dont le travail à temps plein est de maintenir la base de connaissances de l'entreprise.
Conseil 7 → Créez des modèles plug-and-play
Nous avons facilement créé plus de 100 modèles pour notre équipe (et nos clients, bien sûr !) afin de ne jamais avoir à faire face à la page blanche. Ils couvrent une variété de cas d'utilisation comme la gestion du rendement, la gestion des cas, le soutien à la clientèle, les avantages sociaux des employés, les FAQ, les documents de médias sociaux, les documents de politique et plus encore.
De plus ? Nous avons franchi une autre étape pour le personnaliser juste pour notre propre équipe. Ici →
Le fait d'avoir des modèles plug-n-play comme ceux-ci garantit que l'équipe de Slite peut rapidement créer de nouveaux documents pour les réunions récurrentes, les rapports, etc.
Vous ne nous croyez pas ? Jetez un coup d'œil à ces 5 excellents exemples de bases de connaissances RH
1. Glitch - L'un de nos préférés
Glitch garde son manuel simple, direct et convivial. Il n'accable pas les gens au premier coup d'œil et chaque document imbriqué est détaillé, contient des puces et un contenu très lisible (et consultable)
2. MadKudu
3. Hotjar
La section « Travailler chez Hotjar » de Hotjar est un autre gagnant en matière de brièveté, d'utilisation des médias et de transparence. Non seulement il couvre tout ce qu'une base de connaissances RH devrait couvrir, mais il le fait avec un ton de voix extrêmement simple, avec des images, des tableaux et des hyperliens pour construire un manuel complet.
4. Basecamp
La base de connaissances RH de Basecamp couvre beaucoup de terrain, est dotée d'une structure incroyablement simple qui simplifie la navigation dans la barre latérale et fait un excellent travail pour établir le ton de la marque avec les employés grâce à sa documentation.
5. Remote - Simple, sans fioritures, un chef-d'œuvre de brièveté
Le manuel de Rermote est minimal. Vous verrez les sections clés couvertes dans un seul document chacune. Par exemple, dans la section communication, vous pouvez clairement voir comment ils écrivent de façon articulée et indiquent clairement à quel point ils accordent de l'importance à la communication transparente. Et nous aimons une entreprise qui sait ce qui lui tient à cœur !
Comment mesurez-vous le succès de votre base de connaissances RH ?
Vous pouvez mesurer le succès de votre base de connaissances RH à l'aide de l'analyse des documents et du nombre de demandes de renseignements RH entrantes. N'oubliez pas que l'objectif principal d'une base de connaissances RH est de rationaliser l'accès à l'information. Et si vous avez suivi notre guide, ils consulteront vos documents et, éventuellement, vous constaterez une baisse du nombre de demandes de renseignements que vous recevez des membres de votre équipe.
Étant donné qu'une base de connaissances est un travail en cours constant, vous découvrirez naturellement des lacunes dans les connaissances en tant qu'équipe. Et c'est un excellent signe. Cela signifie que votre équipe se soucie suffisamment de votre documentation pour y contribuer et la garder à jour, bien que par le biais de vos commentaires.
Au fur et à mesure que vous continuez à recueillir plus de données, vous pouvez poser des questions plus approfondies comme :
- Comment cela a-t-il contribué à la satisfaction des employés ?
- Cela a-t-il amélioré la fidélisation des employés ?
- À quelle fréquence est-il utilisé dans le processus d'intégration d'un employé ?
- Cela a-t-il libéré plus de temps pour votre équipe des RH ?
Pour conclure, votre base de connaissances RH n'est que la première étape
Vous vous souvenez du manuel des RH que nous avons partagé au début ? Ce n'est qu'un petit élément de notre manuel plus vaste. Les ressources humaines évoluent vers les opérations liées aux personnes, ce qui signifie créer une culture équitable et valorisante pour chacun de vos employés.
Et cela signifie les habiliter de toutes les façons - professionnelles et personnelles. C'est pourquoi, comme vous le verrez, nous avons ajouté un tas de choses à notre base de connaissances interne au fil du temps. L'une des choses clés que vous verrez est l'accent mis sur notre culture d'écriture. Puisque Slite est un lieu de travail à distance et distribué, nous tenons à ce que tout le monde chez Slite s'écrive.
De même, la documentation peut également résoudre d'autres défis culturels. Qu'il s'agisse de silos d'information ou d'équipes non alignées. C'est pourquoi, nous vous recommanderons toujours d'écrire plus d'articles de base de connaissances. Nous savons que nous le faisons !
Et si vous avez besoin d'aide pour configurer la base de connaissances de votre entreprise, nous pouvons vous aider !
Slite est parfait pour créer votre base de connaissances RH et l'étendre à la création de la documentation de toute votre entreprise. Voici notre argumentaire en 3 points :
- Votre équipe comprendra instantanément comment l'utiliser
- Nous construisons Slite en tant que base de connaissances dédiée, pas un tout-en-un, avec les meilleures capacités d'IA intégrées (gratuitement)
- Plus de 200 000 équipes sont passées de Notion, Confluence, Guru, etc. à Slite
Vous voulez en savoir plus ? Réservez une démo maintenant.
