Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Que nous parlions de budgétisation dans le cadre de notre vie personnelle ou professionnelle, ce n'est pas un sujet très apprécié. Ce n'est ni glamour ni amusant et cela tourne autour d'une activité centrale... le traitement des chiffres. Néanmoins, les budgets sont un mal nécessaire. Lorsqu'ils sont complets, précis, bien organisés et estimés avec soin, ils valent leur pesant d'or.
L'objectif principal d'un budget de projet est d'estimer le coût total d'un projet entier. Il s'agit essentiellement d'un document formel qui décrit l'estimation des coûts d'un projet donné du début à la fin.
Les budgets de projet se trouvent parfois seuls, mais peuvent également faire partie des plans de gestion de projet, des plans de projet et des structures de répartition du travail (WBS), pour n'en citer que quelques-uns.
Si nous sommes honnêtes, nous savons tous que la plupart des projets tournent autour de l'argent et des ressources. Habituellement, plus vous avez accès à de l'argent, plus il sera facile de développer un projet réussi. La gestion du budget du projet est incroyablement importante pour cette raison même.
Ne faites pas l'erreur de penser que les budgets de projet ne sont nécessaires que pour les projets complexes. Ce serait une erreur. Quelle que soit la taille de votre projet actuel, vous (et vos finances) bénéficierez de la mise en place d'un budget de projet bien pensé.
Pourquoi les budgets de projet sont-ils si importants ?
Les budgets de projet sont importants pour de nombreuses raisons. La raison la plus fondamentale est que les projets sont largement centrés sur l'argent et les ressources auxquels ils ont accès, comme mentionné ci-dessus. Chaque étape de votre projet nécessitera différentes quantités d'argent et de ressources et il est essentiel de savoir que vous en avez suffisamment pour accomplir tout ce que vous devez faire.
Les budgets de projet sont également des éléments fondamentaux de la planification financière du projet à d'autres égards. Par exemple, les budgets de projet peuvent en fait aider à l'acquisition de fonds supplémentaires. Si votre projet a besoin de plus de ressources à un moment donné de son cycle de vie, un budget de projet bien organisé vous aidera à présenter ce besoin aux sponsors et aux parties prenantes. Ils voudront voir où va leur argent et pourquoi vous en avez besoin.
Les budgets de projet sont également d'excellents outils pour le suivi et le contrôle des projets. Ils vous aideront, vous et votre équipe de projet, à vous assurer que vous restez sur la bonne voie en termes de gestion des coûts et que vous ne dépensez pas trop. Cela vous aidera à éviter les mauvaises surprises ou les explications embarrassantes lorsque vous terminerez votre projet !
Qui est responsable des budgets de projet ?
Les budgets de projet sont normalement des documents professionnels formels de haut niveau. En conséquence, les chefs d'équipe et autres personnalités ayant un certain degré d'autorité dans un projet sont normalement responsables de la budgétisation du projet.
Les personnes telles que les chefs de projet, les principales parties prenantes, les clients et les sponsors de projet établissent généralement les budgets de projet au début du cycle de vie d'un projet. Une fois le processus de budgétisation finalisé, ils partagent leur travail avec les équipes de projet, les ressources humaines et les autres membres de l'équipe.
Cela dit, là où il y a de l'argent, il y a du pouvoir !La responsabilité du budget du projet dépend en grande partie de la provenance de l'argent. La personne qui apporte le plus d'argent ou de ressources dans un projet donné a normalement le plus son mot à dire sur le coût total du projet.
Quel est le moment idéal pour établir un budget de projet ?
Comme indiqué ci-dessus, les projets ne peuvent pas se réaliser sans argent et sans ressources. Pour cette raison, l'établissement d'un budget de projet doit se faire dès le début du cycle de vie d'un projet. Un projet ne peut tout simplement pas exister sans budget de projet.
Voyez les choses de cette façon... vous devez savoir avec quoi vous travaillez. Que vous travailliez avec des ressources abondantes ou limitées, il est essentiel d'avoir une image précise de ces ressources à des fins de planification de projet. Un projet réussi en devenir devrait avoir un plan de projet solide that acts as a road map in its earliest stages. A project budget ensures that you have everything you need to account for every element of that plan.
Quels sont les éléments clés des budgets de projet ?
Il existe d'innombrables façons d'aborder l'élaboration d'un budget de projet. Les éléments typiques dépendent des besoins spécifiques d'un projet donné, mais les éléments suivants se retrouvent dans la majorité des modèles de budget de projet :
Éléments de base du projet
Pensez aux détails tels que le nom du projet, la portée du projet, la date actuelle, le chef de projet, le sponsor du projet, les principales parties prenantes et les membres de l'équipe de projet.
Tâches, étapes et jalons du projet
Le calendrier du projet est sans doute l'une des parties les plus difficiles d'un projet à mettre en place et il est essentiel lorsqu'il s'agit de faire des estimations précises. Fondamentalement, votre projet doit être divisé en tâches afin que vous et votre équipe puissiez évaluer avec précision combien chaque tâche vous coûtera. Vous devrez peut-être également inclure des sous-tâches.
Postes budgétaires
Également appelés postes, les plus courants sont les coûts de main-d'œuvre et les coûts de matériel. Les coûts de main-d'œuvre et de matériel sont présents dans presque tous les projets du monde et sont souvent les plus coûteux. Les autres postes dépendent des variables de votre projet, par exemple, les frais de déplacement.
Coûts estimés par rapport aux coûts réels
Cela permet à votre équipe d'évaluer la précision de votre estimation budgétaire et vous aidera à établir un budget pour des projets similaires à l'avenir.
Dépenses du projet par rapport aux revenus du projet
Cette section n'est pas toujours incluse, mais elle peut être très utile si votre projet génère ou reçoit déjà une forme de revenu.
Dépenses ponctuelles par rapport aux dépenses récurrentes
Encore une fois, cela dépend de la nature de votre projet. Cependant, il peut être utile de différencier les dépenses ponctuelles (par exemple, l'achat de matériaux) et les dépenses récurrentes (par exemple, la sous-traitance de services mensuels auprès d'une agence de marketing).
Catégories courantes de coûts de budget de projet
Selon la nature de votre projet, il existe tellement de postes budgétaires et de coûts différents dont vous pourriez avoir besoin de tenir compte. Voici quelques-uns des coûts de projet les plus courants (et importants) :
Coûts de main-d'œuvre
Également appelés coûts des ressources humaines, ils désignent tous les frais associés aux employés. Ils comprennent également les travailleurs temporaires et les pigistes qui travaillent sur votre projet.
Coûts des matériaux
Tous les éléments matériels nécessaires pour donner vie à votre projet.
Frais de déplacement
Si votre projet implique des déplacements, cela englobe tous les coûts associés. Cela s'étend aux modes de transport, à l'hébergement, aux repas, aux frais d'événements, etc.
Formation et développement professionnel
Toute formation spécialisée, recherche ou étude qui pourrait être requise par les membres de l'équipe pour mener à bien votre projet.
Services professionnels
Différente des coûts des ressources humaines, cette catégorie s'applique aux services spécialisés contractés à l'externe tels que les conseillers juridiques, les consultants financiers, les agences de marketing, les studios de design, etc.
Équipement et technologie
Étroitement liée aux coûts des matériaux, cette catégorie s'applique si vous devez apporter des modifications, des mises à niveau ou des développements importants à votre équipement et à votre technologie pour mener à bien votre projet.
Réserves pour imprévus
C'est toujours une bonne idée d'ajouter un peu plus. La plupart des équipes de projet ajoutent 5 à 15 % à leur budget final afin de tenir compte de tout oubli et de s'assurer que le budget total couvre toutes les activités du projet.
Coûts indirects notables
Cela tient compte des coûts qui ne sont pas directement liés à un projet, mais qui y sont néanmoins liés. Les coûts indirects ne doivent être indiqués dans votre budget de projet que s'ils sont importants. Utiliser plus de stylos et de crayons lorsque vous travaillez sur un projet ? Probablement pas significatif. Payer des salaires plus élevés en raison des heures supplémentaires ? Significatif.
Notre modèle de budget de projet gratuit
Comme vous pouvez le constater, de nombreux éléments entrent dans la composition d'un modèle de budget de projet efficace. Au lieu de vous soucier de développer votre propre modèle sur Excel ou un autre logiciel de gestion de projet, pourquoi ne pas essayer notre modèle de budget de projet gratuit ci-dessous ?
N'attendez pas et commencez à établir ces estimations de coûts. Notre modèle est facile à utiliser, simple à personnaliser et conçu pour la collaboration. Vous adorerez y travailler avec différents membres de l'équipe, même s'ils sont à distance. Évitez les maux de tête liés au développement de votre propre modèle, surtout si vous débutez.
Comment estimer votre budget de projet
Lors de l'élaboration d'un budget de projet, l'un des aspects les plus difficiles est de s'assurer que vos estimations de prix sont précises. Il existe différentes manières d'aborder ce problème, et elles ont toutes leurs avantages et leurs inconvénients respectifs :
Estimation ascendante
Si vous voulez établir un budget extrêmement précis, c'est la voie à suivre. L'inconvénient est que vous devez travailler avec un niveau de détail élevé pour que cela fonctionne. En gros, vous divisez votre projet en tâches, étapes et jalons, vous estimez leurs coûts et vous additionnez le tout.
Estimation descendante
Avec la budgétisation descendante, vous commencez avec un budget établi et vous déterminez comment le diviser et l'allouer à partir de là. Cette approche est l'opposé de l'estimation ascendante et a donc des forces et des faiblesses opposées. Elle ne nécessite pas beaucoup d'investissement en temps et peut être utilisée efficacement comme base de référence, mais elle fournit généralement une estimation budgétaire assez approximative.
Estimation analogue
C'est une façon élégante de dire estimation basée sur des projets similaires. Cela fonctionne particulièrement bien si vous êtes un chef de projet expérimenté ou si vous avez déjà une bonne expérience dans le monde de la gestion de projet. En gros, vous utilisez les données et les informations de projets similaires antérieurs pour estimer le coût approximatif de votre projet actuel. Cette approche est rapide et généralement assez générale, ce qui la rend idéale pour les premières étapes des propositions de projets.
Estimation paramétrique
Semblable à l'estimation analogue, cette approche fonctionne mieux si vous avez une expérience en gestion de projet. Différente de l'estimation analogue, cependant, l'estimation paramétrique dépend des données historiques de parties spécifiques de différents projets antérieurs. Lorsqu'elles sont considérées ensemble et appliquées à votre projet actuel, cela fournit une estimation précise des coûts.
Estimation à trois points
Cette approche peut être utilisée seule ou en conjonction avec certaines des autres techniques utilisées ci-dessus. Elle consiste à déterminer un scénario optimal, un scénario pessimiste et un scénario réaliste for your project budget and presenting that to your project team. There's a lot of variety with three-point estimation approaches, but they typically go over well because they're based on transparency and take different eventualities into account.
6 conseils pour créer un excellent budget de projet
1. Consulter à l'externe
Si vous n'avez pas travaillé sur des projets antérieurs similaires ou si vous n'avez pas beaucoup d'expérience personnelle dans le secteur de votre projet, c'est une excellente idée de consulter les données historiques et d'autres professionnels expérimentés lorsque vous travaillez sur un budget de projet.
L'expérience est le meilleur professeur. Donc, si vous essayez d'estimer les coûts de marketing pour votre projet, contactez un professionnel du marketing dans votre communauté et demandez-lui son avis. Il y a de fortes chances que son estimation soit plus précise que la vôtre !
2. Établir les priorités dès le début
Cela s'applique particulièrement si vous travaillez avec un budget plus faible ou des ressources plus limitées. C'est une bonne idée de déterminer vos plus grandes priorités budgétaires dès le début de votre projet. Posez-vous des questions comme "Quels sont les aspects les plus importants de ce projet ?" et "Si nous devons faire des folies sur une seule partie de ce projet, laquelle devrait-elle être ?" Cela vous aidera à déterminer le bon budget pour vous et à faciliter votre processus de planification de projet.
3. Rester ouvert au changement
Il est important d'établir un budget de projet précis dès le début du processus de planification, mais assurez-vous de le garder dynamique. N'ayez pas peur d'ajouter ou de modifier des éléments au fur et à mesure. Si vous utilisez un modèle de budget de projet comme le nôtre, il est facile d'effectuer des mises à jour en temps réel et d'intégrer tout changement qui pourrait survenir dans un document budgétaire central.
4. Tout garder à jour
Comme mentionné ci-dessus, les budgets de projet sont souvent soumis à des changements... et c'est normal ! Cependant, si vous apportez des modifications à votre budget, assurez-vous que tous les membres les plus importants de votre équipe de projet en sont informés. Si vous avez un document de budget de projet central (indice : vous devriez en avoir un), assurez-vous qu'il est toujours mis à jour avec toutes les informations les plus récentes.
5. Utiliser un modèle
L'élaboration d'un budget de projet peut être intimidante, surtout si vous n'en avez jamais fait de similaire auparavant. Si vous vous sentez dépassé, le meilleur conseil que nous puissions vous donner est d'utiliser un modèle gratuit comme celui-ci. Vous gagnerez du temps et aurez une excellente base de travail.
6. Connaître votre projet de fond en comble
En matière d'élaboration de budget de projet, le facteur le plus important pour élaborer une estimation précise des coûts est de connaître votre projet aussi bien que possible. Plus vous avez de détails, plus il vous sera facile d'établir des estimations de coûts éclairées et, en fin de compte, d'établir un budget de projet précis.
Un excellent budget de projet vaut son pesant d'or
Les budgets de projet ne sont pas les éléments les plus passionnants du processus de planification de projet, mais ils sont incroyablement utiles. Lorsqu'ils sont bien faits, ils valent leur pesant d'or. Ils aident à estimer avec précision les coûts du projet, facilitent la planification, l'établissement des priorités et l'allocation des ressources, aident à la surveillance du projet et servent d'outils pour obtenir des fonds supplémentaires si nécessaire.
Faites-nous confiance, si vous investissez le temps nécessaire pour établir un excellent budget, vous en récolterez les fruits pour le reste de votre projet. Utilisez ce guide comme référence et il vous sera impossible de vous tromper.
