L'énoncé de portée de projet et la gestion de la portée de projet sont des éléments essentiels que tout chef de projet doit comprendre et surveiller. C'est l'un de ces termes que vous entendrez souvent dans le cadre de ce rôle, mais vous serez surpris de constater à quel point peu de personnes comprennent vraiment ce que cela signifie.
Dans cet article, nous allons explorer tout ce que vous devez savoir sur l'énoncé de portée de projet et son cycle de vie, comment le gérer, ainsi que comment rédiger un énoncé de portée de projet à la fois efficace et compréhensible.
À la fin de cet article, vous serez en mesure de comprendre et de connaître la définition de la portée et son objectif. Oh, et bien sûr, nous vous laisserons avec un modèle d'énoncé de portée de projet gratuit pour vous faciliter la tâche lors de la définition de la portée de votre projet.
Qu'est-ce qu'un énoncé de portée de projet ?
L'énoncé de portée de projet est au cœur de la gestion de projet et contribue à la réussite d'un projet. En bref, un énoncé de portée de projet documente tout ce qui est nécessaire pour qu'un projet soit mené à bien. La portée complète du projet comprend les livrables, les objectifs, les processus, les ressources, les coûts, les parties prenantes et les échéances du projet. Il englobe tout ce qui est « dans la portée » du projet et aligne tout le monde avant le début d'un projet.
💡 La portée d'un projet ne doit pas être confondue avec la portée du produit.
Quels sont les avantages de rédiger un énoncé de portée de projet ?
Le guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge) comprend de nombreux avantages à un plan de gestion de la portée, mais voici quelques-uns de nos préférés.
🔭 Alignement de l'équipe : Un énoncé de portée de projet aligne tous les membres de votre équipe de projet au début, au milieu et à la fin de votre projet. Il garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce qui se passe et aux responsabilités de chacun.
🔭 Efficacité de la planification et de la gestion de projet : Un énoncé de portée de projet est le point de référence idéal pour un chef de projet. Il aide à planifier l'ensemble du projet de bout en bout et à gérer l'efficacité du flux de travail d'un chef de projet.
🔭 Aide les autres processus de projet : Un énoncé de projet sera un document de référence pour les autres processus de projet. Des éléments tels que les plans de projet, les rapports d'avancement du projet, les propositions de projet supplémentaires, votre énoncé de portée de projet peut tous les prendre en charge.
🔭 Un point de référence constant : Votre énoncé de portée de projet sera un point de référence pour les chefs de projet, l'équipe de projet et les principales parties prenantes ou la direction. C'est un document interne que tout le monde peut utiliser et sur lequel tout le monde peut compter comme seul point de vérité.
🔭Évite le glissement de portée : Le pire cauchemar d'un chef de projet, mais certainement pas rare. Le glissement de portée se produit lorsque les limites de votre étendue des travaux sont repoussées pour quelque raison que ce soit, mais avec des ressources limitées.
Par exemple, un glissement de portée peut se produire lorsque la direction souhaite qu'un projet soit achevé dans un délai plus court, mais ne fournit pas de ressources humaines supplémentaires pour aider un chef de projet à respecter une nouvelle échéance. Un glissement de portée peut également inclure la création d'une nouvelle fonctionnalité de produit alors que vous êtes à mi-chemin de la construction initiale du produit. Encore une fois, on s'attendra à ce que vous le fassiez sans ressources supplémentaires, que ce soit en personnel, en technologie ou en temps.
Votre énoncé de portée de projet établit des limites solides quant à l'endroit où votre projet se termine et définit les éléments qui sont « hors de portée ».
🔭 Gère les attentes : Lorsque nous disons qu'un énoncé de portée de projet aide à gérer les attentes, votre esprit se tourne probablement directement vers la direction, afin qu'elle ne se sente pas induite en erreur ou qu'elle n'attende pas plus que ce que les objectifs finaux de votre projet offrent. Cependant, les attentes ne s'arrêtent pas là. Elles gèrent également les attentes de votre équipe et de toutes les parties prenantes externes avec lesquelles vous travaillez. Cela aide tout le monde à mieux gérer son temps et ses autres projets. Une autre excellente façon de dépasser les attentes consiste à utiliser un modèle de plan marketing en plus de votre énoncé de portée de projet.
Comment rédiger un énoncé de portée de projet en six étapes
Également appelé énoncé de portée de projet, la rédaction d'un énoncé de portée de projet est une compétence essentielle pour tout chef de projet. En plus de fournir un modèle d'énoncé de portée de projet gratuit à la fin de cet article, utilisez cette liste de contrôle comme point de référence pour chaque énoncé de portée de projet que vous devrez rédiger à l'avenir.
Étape 1 : Intégrer le projet
Si vous créez un énoncé de portée de projet, c'est parce que le projet est déjà approuvé. Cependant, cela ne signifie pas nécessairement que c'est vous qui avez soumis la proposition de projet ou que c'est vous qui avez créé le modèle de proposition de projet ; vous n'avez peut-être pas beaucoup de contexte sur les raisons pour lesquelles l'idée du projet a été soumise ou approuvée en premier lieu.
Ne vous inquiétez pas, c'est le moment pour vous de vous familiariser avec le contexte de votre projet. Si vous avez une base de connaissances d'entreprise ou un wiki d'entreprise, accédez-y et consultez tous les documents numériques déjà créés sur ce projet. Consultez la proposition et renseignez-vous auprès des parties prenantes pour bien comprendre le projet et ses objectifs.
Étape 2 : Définir les éléments essentiels du projet
Une fois que vous avez pleinement compris le projet, il est temps de le présenter, en bref, au reste de votre équipe qui utilisera votre énoncé de portée de projet. Vous devez couvrir quelques domaines avant d'expliquer les détails de ce que comprend l'énoncé de portée de projet.
▶️ Objectifs du projet
Tout d'abord, les objectifs du projet. Quel est l'objectif tangible et mesurable du projet dans une situation idéale ? Il peut y avoir plusieurs objectifs pour le projet. Incluez-les tous ici. Les objectifs du projet ne sont pas nécessairement un produit final. Il pourrait s'agir d'une solution à un problème ou d'une amélioration indispensable à un processus obsolète - soyez ouvert à plusieurs objectifs.
▶️ KPI et livrables du projet
Deuxièmement, vous voudrez cartographier tous vos KPI et objectifs SMART qui vous aideront à y parvenir. Que devez-vous faire et quand ? Décomposez votre montagne en un ensemble de sprints.
▶️Énoncé des travaux
Cela définit les activités spécifiques du projet, les exigences du projet et ce qui doit être fait pour atteindre vos objectifs. Considérez-le comme la liste des micro-projets pour atteindre les objectifs plus larges du projet. Cette structure de répartition du travail (SRT) sera essentielle pour toutes les parties prenantes du projet.
Étape 3 : Énumérer les parties prenantes et leurs limites
Il y a de fortes chances que votre projet ait une sélection de parties prenantes qui jouent un rôle dans la réussite du projet. Énumérez ces parties prenantes, ainsi que ce qu'elles doivent faire.
▶️ Approbateurs
Vos approbateurs sont vos membres de la direction ou de la gestion qui ont l'approbation finale entre les phases du projet, les approbations budgétaires, etc. Ces personnes doivent être conscientes de leurs responsabilités et, au besoin, afin qu'elles puissent préparer leurs calendriers en conséquence et ne pas devenir des goulots d'étranglement.
▶️ Équipe de projet
Maintenant que vous avez décrit ce que le projet implique, il est temps de faire connaître à ces personnes leurs responsabilités spécifiques. Cette section sera également un point de référence pour toute autre personne de l'équipe. Tout le monde saura vers qui se tourner et pour quoi.
▶️ Ressources externalisées
Il y a de fortes chances que vous externalisiez certains des talents pour mener à bien ce projet. C'est l'endroit où énumérer ces talents, leurs coordonnées et leurs responsabilités.
Étape 4 : Tracer les jalons clés
Un énoncé de portée de projet doit inclure des jalons clés réalisables, tout comme un plan de projet. Pourtant, votre plan de projet et votre charte de projet vous aideront à définir ces jalons. Ceci afin de s'assurer que tout le monde comprend et sait comment le projet progressera et quand.
En traçant ces jalons, vous serez en mesure de mieux évaluer votre projet et de comprendre s'il est sur la bonne voie ou non. Si vous manquez des jalons, il est temps de vous demander pourquoi et de vous assurer de vous remettre sur la bonne voie dès que possible.
Ces jalons clés doivent s'aligner sur vos KPI et s'assurer qu'ils sont mesurables et clairs pour toute personne qui pourrait arriver dans le projet plus tard.
Étape 5 : Identifier les principales contraintes ou les principaux obstacles
C'est un élément essentiel pour un énoncé de portée de projet. En tant que chef de projet, il est maintenant temps de gérer les attentes et de se préparer au pire. Ce faisant, vous créez une sorte de plan de crise et votre projet est moins susceptible d'échouer.
Ces contraintes pourraient être une fonctionnalité limitée de vos outils, des processus d'affaires, la méthodologie que vous utilisez, des limitations de talents, du temps ou autre chose.
En identifiant vos principales contraintes et vos principaux obstacles, vous êtes également en mesure d'identifier comment les surmonter. Ainsi, si et quand ils surviennent, vous êtes aussi bien préparé que possible et ils ne sont rien de plus qu'un obstacle sur la route.
Étape 6 : Énumérer les éléments hors de portée
Enfin, mais certainement pas le moindre, terminez par vos éléments hors de portée. Les chefs de projet ont beaucoup de responsabilités sur leurs épaules, et il n'est pas rare qu'ils reçoivent quelques balles courbes lors de la gestion d'un projet. Que ces balles courbes surviennent intentionnellement ou par hasard, il est important de déterminer lesquelles d'entre elles seront hors de portée.
Bien sûr, cette partie de votre énoncé de portée de projet nécessite un peu de recul, mais de nombreux éléments hors de portée seront identifiés en identifiant les principales contraintes ou les principaux obstacles dans le chapitre précédent. En énumérant les éléments qui sont hors de portée, vous déterminez que s'ils surviennent, ils doivent être considérés comme un projet distinct et ne pas être adoptés dans le flux de travail de votre projet actuel, car ils peuvent retarder ou détourner votre projet et ses jalons.
Évitez le glissement de portée en définissant les limites du projet et la base de référence du projet. Toute demande de modification doit être « dans la portée » et avec une compréhension claire du produit ou de l'objectif final. Une grande partie du projet sera la gestion du changement et le maintien des éléments dans ou hors de la portée.
Créez gratuitement votre modèle d'énoncé de portée de projet
Pour résumer, un énoncé de portée de projet n'a pas besoin d'être cette tâche formidable et intimidante pour les chefs de projet. Il faut du temps, de l'attention et un souci du détail. Cependant, avec le bon modèle à portée de main, vous serez sûr de ne jamais manquer une astuce et de créer à plusieurs reprises un énoncé de portée de projet qui mènera votre équipe au succès.
N'oubliez pas qu'un énoncé de portée de projet est autant pour vous que pour votre équipe. Ce document sera un point de référence constant tout au long de votre projet, alors créez quelque chose que vous comprendrez et sur lequel vous voudrez revenir.
Comme promis, consultez ce modèle d'énoncé de portée de projet que nous avons créé pour vous afin que vous puissiez vous préparer aux projets à venir aussi efficacement et en toute confiance que possible. Bonne définition de la portée !
