Estás metido de lleno en un proyecto y ha llegado el momento de informar a todos sobre cómo van las cosas.
Aquí entra el informe de progreso: tu pase para mantener al equipo alineado y a las partes interesadas contentas. Una auténtica joya de tu documentación de proyecto.
Crear informes de progreso implica describir los retos del proyecto y aportar ideas para la planificación futura. Documentar los obstáculos en un informe de progreso permite a los responsables supervisar las tareas completadas, investigar los retrasos y ajustar los plazos del proyecto en consecuencia.
Pero ¿qué es lo que compone exactamente un buen informe de progreso? ¿Y cómo puedes hacer que sea menos una tarea pesada y más una herramienta poderosa?
Eso es lo que vamos a averiguar aquí.
¿Por qué son importantes los informes de progreso?
Los informes de progreso son importantes porque hacen que todos rindan cuentas, a la vez que dan a tu mánager o jefe visibilidad sobre el avance del proyecto en tiempo real.
Pero ¿por qué es importante un «informe» para esto? Aquí tienes 3 razones más profundas por las que los informes de progreso mejoran la rendición de cuentas:
- Es más probable que mantengas el control de tus tareas cuando sabes que tendrás que informar sobre tu progreso.
- A las partes interesadas les encanta la transparencia, y los informes de progreso les ofrecen una visión clara de la situación.
- Ayudan a detectar problemas a tiempo. Al revisar los informes de progreso con regularidad, puedes detectar posibles problemas antes de que se conviertan en grandes quebraderos de cabeza.
Los informes de progreso diarios resumen las tareas logradas en el día, los retos afrontados y el avance general hacia objetivos más amplios, fomentando la claridad y la rendición de cuentas en la gestión de proyectos.
Piensa en tu informe de progreso como en una revisión de salud periódica para tu proyecto.
Puede que no sea la parte más emocionante de tu trabajo, pero puede ahorrarte muchos problemas más adelante.
¿Qué compone un informe de progreso completo?
Un informe de progreso debe describir tres cosas: tu plan, cómo va su progreso y si has encontrado problemas que requieren ayuda. (Hablamos más a fondo sobre la metodología PPP aquí)
Usar plantillas de informe de progreso puede ayudar a estructurar tus informes y a visualizar los datos de forma más eficaz.
Aquí tienes cómo redactarlos todos:
Resumen del «plan» del proyecto
Empieza con un breve repaso de en qué consiste el proyecto. Piénsalo como el segmento de «Anteriormente en...» al principio de una serie de televisión. Que sea breve y conciso: lo justo para refrescar la memoria de todos.
Progreso
La sección de progreso debe informar a quien revisa el proyecto sobre lo que ya se ha hecho, lo que viene a continuación y si has encontrado algún bloqueo en la ejecución.
Los informes de progreso semanales desempeñan un papel crucial al facilitar la comunicación entre los mánagers y los miembros del equipo, permitiendo reflexionar sobre los logros y planificar las tareas futuras.
Logros: el momento de presumir (un poco)
La sobrecomunicación está infravalorada. Aquí es donde puedes lucir lo que has conseguido desde el último informe. ¿Has alcanzado un hito importante? ¿Resuelto un problema complicado? ¿Logrado que ese fragmento de código quisquilloso funcione por fin? Indícalo aquí. Sé concreto y cuantifica cuando puedas. En lugar de «Buen progreso», prueba con «3 de 5 funciones principales completadas».
Próximas tareas: lo que viene
Ofrece una panorámica de lo que se avecina en la próxima fase del proyecto. Esto ayuda a fijar las expectativas y demuestra que tienes un plan. Consejo de experto: usa aquí la función de lista de tareas de Slite para crear una lista clara y accionable.
Retos: la parte menos divertida
Ningún proyecto es un camino de rosas todo el tiempo. Usa esta sección para destacar cualquier obstáculo con el que te hayas topado. Pero no te limites a enumerar problemas: explica cómo los estás abordando. Esto demuestra que eres proactivo y evita que las partes interesadas entren en pánico.
Recuerda, el objetivo es ofrecer una imagen clara y honesta de la situación. No hacen falta novelas: mantén cada sección concisa y al grano.
En la siguiente parte, veremos cómo estructurar toda esta información en Slite para que tu informe sea fácil de leer y de actualizar.
Estructurar tu informe de progreso en Slite
Ahora que sabes qué incluir, hablemos de cómo distribuirlo todo en Slite. Un informe bien estructurado es más fácil de redactar, de leer y de actualizar. Aquí tienes cómo hacer que Slite trabaje para ti:
Es fundamental dirigir tus informes al jefe de proyecto, que desempeña un papel clave en la comunicación y la supervisión del proyecto, incluyendo la aprobación de los informes y la comprensión de la jerga especializada que utiliza el equipo técnico.
Usa plantillas de informe de progreso, o crea una
Lo primero es lo primero: crea una plantilla o usa la nuestra. Es gratuita y tiene este aspecto:
Así no empiezas de cero cada vez. En Slite, puedes configurar fácilmente una plantilla con todas las secciones de las que hablamos antes. Una vez que la tengas lista, solo duplícala para cada nuevo informe. Y listo: la mitad del trabajo ya está hecho.
La jerarquía de encabezados es tu mejor aliada
Usa los estilos de encabezado de Slite para crear una estructura clara. Tus secciones principales (Resumen del proyecto, Logros, etc.) pueden ser H2, con las subsecciones como H3.
Usar subtítulos divide el contenido de forma temática, lo que mejora la experiencia de lectura. También resulta práctico porque, en Slite, podrás contraer o expandir cualquiera de esas secciones así:
Esto no solo hace que tu informe se vea ordenado, sino que lo hace muy escaneable. Es imprescindible para un documento largo con varias partes interesadas. ¿Por qué? Puede que tu mánager ya esté al tanto de tu progreso y solo le interese revisar tus bloqueos. Del mismo modo, el director de operaciones quizá solo quiera el progreso de alto nivel para comprobar que todo va bien.
Y si quieres maximizar la legibilidad, añade un índice. Edita el diseño y haz clic en «mostrar índice» para obtener un índice fijo y clicable presentado en la barra lateral derecha.
Genial, ¿verdad?
Usa las listas con generosidad
Para secciones como Logros y Próximas tareas, las listas con viñetas o numeradas son tus mejores aliadas. Son fáciles de escanear y de actualizar. Además, la función de casilla de verificación de Slite es perfecta para hacer seguimiento del progreso de las próximas tareas.
Las tablas para ganar
Cuando se trata de métricas clave, nada supera a una buena tabla. La función de tabla de Slite te permite crear presentaciones de datos limpias y fáciles de leer. Incluso puedes codificar las celdas por colores para resaltar la información importante.
Incrusta enlaces a todos los archivos de trabajo
¿Tienes una hoja de cálculo detallada o un tablero de proyecto que quieres incluir? Usa la función de incrustación de Slite para traerlo directamente a tu informe. Para información menos crucial, puedes usar enlaces para mantener tu informe limpio sin dejar de dar acceso a los detalles adicionales.
Mantén la coherencia
Sea cual sea la estructura que elijas, mantenla. La coherencia de un informe a otro facilita que todos encuentren rápidamente la información que necesitan.
¿Con qué frecuencia debes informar?
Así que ya dominas la estructura de tu informe. Pero ¿con qué frecuencia deberías enviar estas actualizaciones? Bueno, depende. (¿No te encanta esa respuesta?)
Un informe mensual ofrece una instantánea completa de los logros y de las áreas que necesitan mejora, aportando datos esenciales y una visión amplia del avance del proyecto. Además, los informes de progreso trimestrales desempeñan un papel crucial al revisar y evaluar los logros y los reveses a lo largo de un periodo de tres meses, garantizando que se cumplan los indicadores clave de rendimiento y los objetivos.
Desglosémoslo:
Los factores del «depende»
- Duración del proyecto: un sprint de dos semanas podría necesitar actualizaciones diarias. ¿Un proyecto de un año? Probablemente no.
- Preferencias de las partes interesadas: algunas personas quieren saber hasta el más mínimo detalle. Otras solo quieren los puntos destacados.
- Fase del proyecto: podrías informar con más frecuencia durante las fases críticas y menos durante los periodos más tranquilos.
- Tamaño del equipo: los equipos más grandes podrían necesitar reuniones de seguimiento más frecuentes para mantenerse alineados.
En función de estos factores, elige una de las 4 frecuencias de informe de progreso más habituales.
Encuentra tu ritmo
- Diario: para proyectos cortos e intensos o durante fases críticas. Mantén estos informes ultrabreves.
- Semanal: una buena opción por defecto para la mayoría de los proyectos. Suficiente para mantener a todos informados sin abrumarlos.
- Quincenal: funciona bien para proyectos más largos con un ritmo constante.
- Mensual: para proyectos prolongados o panorámicas de alto nivel.
Toma una decisión y comprométete con uno de estos marcos temporales, y comunícalo a todas las partes interesadas del proyecto.
La zona ideal
Buscas ese punto justo en el que mantienes a todos informados sin pasar todo tu tiempo redactando informes. Si recibes muchas preguntas del tipo «¿En qué situación está X?» entre informes, quizá necesites aumentar la frecuencia. Si tus informes reciben el silencio por respuesta, quizá te estés excediendo.
La coherencia por encima de la frecuencia
Sea cual sea la frecuencia que elijas, mantenla. Las actualizaciones periódicas crean un ritmo en el que tu equipo y tus partes interesadas pueden confiar. Usa la función de recordatorio de Slite para avisarte cuando llegue la hora del informe.
Actualizaciones rápidas vs. informes detallados
Plantéate una mezcla de actualizaciones rápidas e informales (piensa en viñetas en un doc de Slite) e informes formales más detallados. Esto te da lo mejor de ambos mundos: comunicación frecuente sin fatiga de informes.
Recuerda, el objetivo es mantener el flujo de información sin entorpecer el proyecto. Encuentra un ritmo que funcione para ti, para tu equipo y para tus partes interesadas.
Buenas prácticas para redactar un informe de progreso
Cerraremos esta guía con algunas buenas prácticas para crear tus informes de progreso e introducirlos en el flujo de trabajo de tu equipo.
Ya sea que estés preparando un informe de progreso empresarial, un informe de progreso de investigación o cualquier otro: aquí tienes 13 consejos para que destaque de verdad:
1. Usa datos
Siempre que puedas, usa datos para mostrar el progreso o la falta de él. Piensa en formas de generar datos con las herramientas de informe de progreso que tienes y de mostrar los datos de forma clara; intenta siempre mostrar movimiento hacia el objetivo principal.
2. Usa apoyos visuales si es necesario
No tengas miedo de respaldar la entrega de tu informe con elementos visuales como diagramas de flujo. No tiene sentido malgastar párrafos de texto explicando una situación que puedes explicar con una captura de pantalla. Redactar un informe de progreso no consiste solo en transmitir información, sino también en lograr que el lector asimile tus avances en un proyecto. Si hay algún punto muerto, tus apoyos visuales hacen que sea más fácil identificarlo.
3. Sé transparente
La transparencia es inestimable si quieres que tu estructura de informes sea productiva y contribuya de forma positiva a avanzar. Deja claro al personal que los informes de progreso exigen transparencia. Nadie necesita esconderse tras la palabrería ni intentar maquillar el estado de un informe por miedo a quedar mal. Aborda cada proyecto tal como es. No hacen falta textos de relleno ni información groseramente innecesaria. Si tu informe es demasiado corto y no hay suficientes detalles para crear un documento de informe de progreso sólido, puedes pedir una prórroga o simplemente entregar tu documento tal cual. Mientras seas honesto y escribas de forma adecuada, habrás hecho tu trabajo con éxito.
4. Asegúrate de que todo esté fechado
Las fechas de entrega, las fechas de los informes, las entregas de tareas, todo. Antes en este artículo mencionamos cómo estos informes de progreso del proyecto serían la columna vertebral de la investigación para cualquier proyecto similar en el futuro de la empresa. Si lo fechas todo, alguien puede bucear en los sistemas para extraer las métricas que pueda necesitar de las fechas correctas, y entender mejor las herramientas y el talento de los que disponía la empresa en ese momento concreto.
5. Incluye los objetivos de la empresa y del departamento
Si tus informes de progreso son de uso interdepartamental, entonces es útil compartir los objetivos que tú, personalmente, o tu departamento, perseguís. Verifica bien qué puedes y qué no puedes compartir con recursos humanos si alguna vez tienes dudas. Al hacerlo, darás al lector una mayor comprensión de tu lógica y de tus acciones.
6. Aborda los problemas y el progreso
Cada informe es una plataforma para abordar los problemas y el progreso. Cuando redactes informes de progreso, inicia las conversaciones a través del contenido que aportas y plantea cualquier pregunta que te gustaría que el lector respondiera. Escribe con un tono cordial, formal y neutral.
Consejo: tu lector está ahí para ayudarte, sea cual sea su rol dentro de la empresa; te sorprenderán las ideas innovadoras que puedes obtener de otros departamentos. 💡
7. Compártelo con criterio
Reflexiona con criterio sobre quién necesita ver este documento, en especial los comentarios especiales del informe de progreso incluidos por un supervisor de alto nivel. ¿Es algo que va más allá de la dirección? Quizá otros departamentos, o incluso partes interesadas externas como organismos de financiación, se beneficien de leer este informe. Intenta identificar a quienes necesitan el informe antes de redactarlo y, después, compártelo para que todos tengan acceso fácil.
8. Estructura el almacenamiento
Puedes almacenar los informes, sin problema. Sin embargo, piensa en la arquitectura en torno a tu sistema de almacenamiento de informes. Intenta construir un mapa que guíe a la gente a través de los informes y de cómo están almacenados. Quieres que la gente encuentre un informe rápidamente.
Averigua qué necesita buscar alguien para informar del progreso de un proyecto en cualquier momento, o el camino que debe seguir. Este proceso ahorrará mucho tiempo en el futuro y permitirá a los empleados usar los informes en cualquier momento, no solo cuando se entregan por primera vez. ¡Y eso es todo!
9. Añade una llamada a la acción
Esta es una gran oportunidad para conseguir ayuda inmediata para el lector o para tus superiores. Las llamadas a la acción son útiles cuando hay incertidumbres, confusiones o problemas con el proyecto. Estos podrían incluir la diferenciación de tareas, hitos poco claros o falta de fondos. Una llamada a la acción podría consistir en pedir al superior que aporte aclaraciones o algún tipo de retroalimentación en un correo electrónico o en un canal de comunicación. También podrías pedir una revisión del presupuesto o cualquier otra cosa que tu equipo pueda necesitar para llevar a cabo el proyecto hasta su finalización con éxito. Ten en cuenta que, al redactar un informe de progreso, debes limitar el uso de llamadas a la acción a las necesidades extremas.
10. Reúne a todo el equipo
Consulta siempre a los miembros de tu equipo cuando trabajes en informes de progreso. Si eres el líder del equipo, puedes invitar a todos a contribuir y a enviar informes informales de su progreso personal con los hitos del proyecto. Si eres un miembro del equipo al que se le ha asignado el rol de redactar el informe de progreso, podrías contactar con cada uno de forma individual para recoger su aportación.
Una de las mejores formas de redactar un informe de progreso sólido es incluir las visiones personales de los miembros del equipo que impulsan el proyecto. Puede que esto no sea exactamente posible con calendarios de informes frecuentes, como los diarios y los semanales, pero con plazos más largos, los miembros del equipo son inestimables para el proceso.
11. Abandona la voz pasiva
Seamos honestos: muchos de tus superiores no tienen tiempo de leer todos los informes que les llegan. Usar mucha voz pasiva al redactar un informe de progreso reduce la legibilidad y, la mayoría de las veces, el lector no se involucrará con el contenido.
En lugar de escribir: «Fuimos instruidos por nuestro mánager para reiniciar el hito...»
Puedes escribir: «Nuestro mánager nos instruyó para reiniciar el hito...»
Si te cuesta reformular alguna de las frases,
- Selecciona la frase
- Haz clic en «Mejorar» en la barra de herramientas de formato
- Selecciona «Simplificar el lenguaje» y ¡eureka!
12. Mantén una longitud óptima
Una línea delicada de recorrer.
Si tu informe de progreso es anormalmente corto, nadie te tomará en serio. Si es demasiado largo, puedes estar seguro de que tus mánagers no van a leerlo.
Sería realmente doloroso dedicar tanto tiempo a trabajar en un informe de progreso largo y detallado solo para verlo ojeado y descartado; además, sencillamente no es eficiente.
Es importante mantener la longitud de tu informe en un nivel razonable. Si puedes encajar en una página todo lo que tienes que informar, adelante. Esto también depende de la frecuencia del informe. Si es un informe de progreso diario, mantenlo tan corto como media página. Un informe semanal puede ser más largo, los informes trimestrales pueden ocupar un par de páginas, mientras que el informe anual es el único en el que tiene sentido tener varias páginas en el documento.
Como regla general, al principio de cada informe, plantéate añadir una sección de «Resumen».
13. Edita y revisa siempre
Obviamente. Es importante mantener unos buenos estándares de escritura para comunicar de forma eficiente e impresionar a tus lectores. A nadie le gustará leer un informe con errores gramaticales y tipográficos.
Lee siempre tu informe al menos dos veces o simplemente usa la opción «Corregir gramática y ortografía» de Slite. Slite corregirá todas las erratas de tu contenido.
Disfruta del reporting de progreso con Slite
Slite no es una simple herramienta de documentación de proyecto, es una plataforma de colaboración repleta de funciones.
Slite cuenta con un montón de plantillas predesarrolladas fantásticas para todas las actividades de gestión de proyectos. Nuestra plantilla para redactar informes de progreso eliminará sin duda lo tedioso y el aburrimiento innecesario de actualizar estados con cualquier frecuencia. Está disponible para descarga gratuita cuando te registras en nuestra app, y deberías disfrutar de las útiles funciones nuevas de nuestras plantillas.
A continuación tienes algunas de las cosas más geniales que adorar de Slite:
1. Colecciones de docs
Organizar documentos puede convertirse fácilmente en un caos. Slite tiene una función de colección de docs estupenda, que los apila en listas bien organizadas y codificadas por colores, sin ningún espacio para el molesto desorden de la barra lateral. Ofrecemos una función de filtrado y ordenación fácil, funciones rápidas de cicleo e incrustación, y puedes referenciar tus docs en cualquier parte de la aplicación.
¡También puedes organizarlos en tipos de columnas y elegir diferentes vistas para cada equipo! El doc es una función realmente útil cuando redactas un informe de progreso. Todos los documentos relevantes para el proyecto en curso pueden ordenarse y referenciarse fácilmente en tu informe.
2. Una gama de herramientas de colaboración muy útiles
Por eso Slite es un auténtico soplo de aire fresco. Slite cuenta con una amplia gama de funciones muy útiles y herramientas adicionales para facilitar la colaboración a tu equipo:
- Herramientas de comunicación
- Reacciones rápidas
- Incrustaciones de docs para informes de progreso
- Formato de texto enriquecido
- Función de citar y responder
3. Amplia gama de integraciones
La integración de aplicaciones externas de Slite te permite importar documentos directamente desde aplicaciones como Google Docs o Evernote. Sin complicaciones para cambiar de un doc a otro. Las integraciones de Slite también admiten aplicaciones como Slack, Google Drive, Miro, Pitch, Github y aplicaciones de redes sociales.
Si los detalles que necesitas para redactar tu informe de progreso están almacenados en otra aplicación, Slite hace que recuperarlos sea fácil y sencillo.
Gestiona el reporting de progreso con Slite
Si buscas integrar un informe de progreso en el calendario de trabajo de tu equipo, ya hemos hecho el trabajo duro por ti. Usa la plantilla de informe de progreso gratuita de Slite y desarróllala. Esperamos que salgas de esta guía totalmente equipado para introducir el reporting de progreso en tu empresa y empezar a beneficiarte de este fantástico proceso, mientras sigues haciendo que sucedan grandes cosas.
