Informationsüberflutung – eine aufkommende Norm an Arbeitsplätzen – führt dazu, dass sich Mitarbeiter weniger um das Verfolgen wichtiger Informationen kümmern und wenig Energie haben, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Und die Zahlen lügen nicht. Eine Umfrage zeigt, dass 35 % der Amerikaner das Gefühl haben, dass die „Informationslast“ zu hoch ist – endlose Besprechungen, widersprüchliche interne Kommunikation und Zeitverschwendung beim Sammeln von Wissen, das über verschiedene Tools verstreut ist.
Um diesem negativen Trend entgegenzuwirken, wenden sich Unternehmen einer neuen Rolle zu: dem Wissensmanager.
Was ist ein Wissensmanager?
Ein Wissensmanager ist ein Fachmann, der für die Organisation, den Austausch und die Bewahrung der kollektiven Intelligenz eines Unternehmens verantwortlich ist. Einfach ausgedrückt, er erleichtert das Verfolgen und Austauschen wichtiger Informationen, was wiederum die Mitarbeiter produktiver macht und es Managern ermöglicht, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie oder jemand anderes in Ihrem Unternehmen mindestens einmal die Rolle des Wissensmanagers übernommen hat (und vielleicht ohne es zu merken!).
Haben Sie jemals neuen Mitarbeitern im Rahmen des Onboarding-Prozesses die Anzeigeberechtigung für die Google Docs des Unternehmens erteilt? Das ist Wissensmanagement.
Haben Sie in der Vergangenheit einen leitenden HR-Mitarbeiter eingeladen, die Verhaltensrichtlinien am Arbeitsplatz zu überprüfen und möglicherweise zu aktualisieren? Das ist auch Wissensmanagement.
Abgesehen vom DIY-Wissensmanagement, welche Fähigkeiten hat ein tatsächlicher Wissensmanager?
Nun, sie sind durch viele Eigenschaften definiert, aber im Wesentlichen sind es Menschen, die vor allem in diesen beiden Bereichen hervorragende Leistungen erbringen:
1. Technisches Know-how: Viele Wissensmanager, mit denen wir gesprochen haben, begannen ihre Karriere als technische Redakteure, wurden dann immer besser in der Organisation von Informationen (d. h. Informationsarchitektur) und entwickelten schließlich das technische Know-how, um Wissensdatenbanken zu verwalten und zu nutzen. Sie sind versiert im Umgang mit relevanten Softwaretools, Datenbanken und idealerweise Content-Management-Systemen.
2. Soft Skills: Über technische Fähigkeiten hinaus verfügt ein Wissensmanager über ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, die beide erforderlich sind, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Sie sind in der Lage, Beziehungen aufzubauen, zusammenzuarbeiten, sind anpassungsfähig und verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
Ausgezeichnet! Sie kennen jetzt die Verantwortlichkeiten eines Wissensmanagers und was ihn so wertvoll macht. Dies wirft eine wichtige Frage auf: Wie entscheidet man, wann und ob man einen KM einstellt?
Wann ist der richtige Zeitpunkt, um einen Wissensmanager einzustellen?
Der „richtige“ Zeitpunkt, um einen Wissensmanager einzustellen, ist, wenn eine schlechte Informationsarchitektur dazu führt, dass Mitarbeiter wiederholt Fragen stellen. Fragen wie „Wo finde ich die neueste Version der Unternehmensrichtlinien?“, „Wie teile ich meinen neuen Prozess oder meine neue Entdeckung mit dem Team?“ oder „Wer ist für die Aktualisierung der Wissensdatenbank unseres Unternehmens verantwortlich?“.
Manchmal versuchen Manager, dieses Problem zu lösen, indem sie All-in-One-Tools auf Unternehmensebene einführen, die das Wissen unbeabsichtigt stärker streuen, als es bereits der Fall ist, und die Lernkurve weiter verschärfen.
In beiden Szenarien kann ein KM eingreifen und unorganisierte Daten in einem zentralen Informationszentrum zusammenführen – und das ist nur einer der Vorteile der Einstellung eines KM.
Lassen Sie uns weitere große Vorteile untersuchen, die Wissensmanager mit sich bringen.
Die Vorteile eines Wissensmanagers
Sie haben vorhin gelesen, dass das Kennzeichen eines großartigen Wissensmanagers eine Kombination aus technischem Know-how und Soft Skills ist. Wenn beides zusammenkommt, ist ein KM in der Lage:
- Organisieren und Erleichtern des einfachen Zugriffs auf Informationen:Knowledge managers can create processes and systems such as a central hub for storing and accessing knowledge. They also ensure that employees—irrespective of experience and designation—can access these systems to find the answers they need.
- Verbesserung der Teamzusammenarbeit:Once a company’s knowledge base becomes accessible by less tech savvy employees, team members can communicate and collaborate on projects that require shared understanding. As collaboration improves, the organization starts to see less redundant and duplicate work.
- Reibungsloseren Onboarding-Prozess: Da relevante Informationen und Lernressourcen leicht verfügbar sind, flacht die Lernkurve ab und neue Mitarbeiter können sofort loslegen. Es hat sich gezeigt, dass effektive Onboarding-Praktiken Mitarbeitern helfen, selbstbewusster zu werden und das Engagement zu steigern anywhere from 20 to 40%!
- Institutionelles Wissen bewahren: Without a knowledge manager or management systems in place, each time a key employee leaves, institutional knowledge or processes used to preserve such knowledge depart with them. A knowledge manager knows how to document and preserve valuable expertise so the company doesn't have to start from scratch.
- Kontinuierliches Lernen unterstützen: Die Rolle von KMs besteht nicht nur darin, Unternehmensdokumente zu sortieren und zu organisieren, sondern konzentriert sich auch auf die Förderung einer Innovationskultur, indem sie Mitarbeiter ermutigen, ihr Wissen zu diskutieren und zu teilen. Das Ergebnis ist ein unterstützendes Umfeld, in dem KMUs ihre Erkenntnisse austauschen, Mitarbeiter der unteren Ebene von erfahrenen Teammitgliedern lernen und alle gemeinsam aufsteigen.
Angesichts der Auswirkungen, die ein Wissensmanager auf jedes Unternehmen haben kann, ist es sinnvoll, nicht sofort einen einzustellen? Ja, in einigen Fällen können Sie die Einstellung eines KM verzögern.
Ist es in Ordnung, keinen Wissensmanager einzustellen?
Es ist in Ordnung, die Einstellung eines KM zu verzögern (aber nicht das Wissensmanagement selbst) unter diesen Umständen:
- Sie arbeiten in kleinen, eng verbundenen Teams: Im Allgemeinen können Unternehmen mit weniger als 300-500 Mitarbeitern ohne Wissensmanager auskommen, vorausgesetzt, there’s a well-established knowledge base and management practices and/or tools in place.
- Das Teilen von Ideen und Informationen ist Teil der Unternehmenskultur:There’s an active knowledge sharing cultureeven without a KM at the helm, an example of which is when team members routinely share ideas and best practices via channels like Slack, Loom, and emails.
- Es gibt Budgetbeschränkungen: Die Finanzen erlauben es Ihnen nicht, einen engagierten KM einzustellen.
Wo wir gerade beim Thema Finanzen sind, wie viel können Sie erwarten, einem qualifizierten Wissensmanager zu zahlen?
Die Kosten für die Einstellung eines Wissensmanagers im Jahr 2024
Die Gehaltsspanne für Wissensmanager hängt von Faktoren wie Standort, Berufserfahrung und Branche ab. Die folgende Tabelle zeigt das Durchschnittsgehalt für Wissensmanager im Jahr 2024 basierend auf dem Standort:
Region
Durchschnittliche Gehaltsspanne
Wie Wissensmanager verschiedene Teams unterstützen
Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie KMs verschiedene Geschäfts- und Betriebsteams unterstützen.
A. Personalwesen
Ein Wissensmanager stellt sicher, dass HR-Teams die Branchenvorschriften einhalten, was besonders in Branchen wie Finanzen und Gesundheitswesen wichtig ist.
B. Projektmanagement
Wissensmanager standardisieren Dokumentationspraktiken und erstellen Unternehmenswikis, um frühere Projekte zu katalogisieren. Darüber hinaus unterstützen sie Projektmanager bei der Analyse früherer Projekte, um potenzielle Herausforderungen anzugehen. Im Laufe der Zeit rationalisiert dieses angesammelte Wissen die Arbeitsabläufe und fördert den Projekterfolg!
C. Kundensupport
Wissensmanager entwickeln eine umfassende Wissensdatenbank, die Artikel zur Fehlerbehebung, Video-Tutorials und Chatbots enthält, um Kundensupportmitarbeiter bei der schnellen Lösung häufiger Kundenprobleme zu unterstützen und letztendlich die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
D. Produktentwicklung
Da KMs im Herzen Datenanalysten sind, können sie dem Produktentwicklungsteam UX/UI- und Wettbewerbsforschungserkenntnisse liefern, die es ihnen ermöglichen, Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, die der Endbenutzer wirklich will.
Alternativen zur Einstellung eines Wissensmanagers
Sie meinen es ernst mit dem Wissensmanagement, aber die Einstellung eines engagierten KM ist im Moment keine Option. Gibt es Alternativen? Ja. Da immer mehr Unternehmen die Bedeutung des Wissensmanagements erkennen, nutzen sie Cloud-basierte oder proprietäre Software, um die Vorteile von KM zu nutzen, ohne einen engagierten Manager einzustellen – zumindest sagt das die Theorie.
Als global verteiltes Team haben wir aus erster Hand erfahren, dass das richtige Wissensmanagement-Tool den entscheidenden Unterschied macht. Die Kernfunktionen von Slite sind speziell für diesen Zweck entwickelt – von leistungsstarken Suchfunktionen, die relevante Informationen sofort anzeigen, über anpassbare Vorlagen, die die Dokumentation teamübergreifend standardisieren, bis hin zu verschachtelten Seiten, die verwandte Informationen organisiert und zugänglich halten. Unsere Wiki-Struktur ermöglicht es Teams, eine lebendige, atmende Wissensdatenbank aufzubauen, die sich mit ihrer Organisation weiterentwickelt.
Der Schlüssel liegt darin, ein Tool zu wählen, das das Teilen von Wissen natürlich und mühelos macht. Wenn sich Ihre Wissensmanagementlösung nahtlos in den Workflow Ihres Teams einfügt, werden Sie feststellen, dass die Leute tatsächlich dokumentieren und teilen möchten, was sie wissen.
Fazit
Befinden Sie sich in Besprechungen, die auch E-Mails hätten sein können? Nun, diese E-Mails hätten Docs in Ihrer Wissensdatenbank sein können, und ein Wissensmanager tut genau das. In seiner Stellenbeschreibung werden möglicherweise das Schreiben und das Dokumentenmanagement erwähnt – aber seine Auswirkungen sind:
Weniger Besprechungen, weniger sinnlose E-Mail-Ketten und mehr konzentriertes Arbeiten
Dies ist im Wesentlichen das, was Wissensmanager so wertvoll macht, unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind.
Um es mal so zu sagen, wir sind wirklich stolz auf das, was Slite zu bieten hat. Es ist eine Wissensmanagementlösung, die Tausenden von Benutzern geholfen hat, Wissen im Laufe der Zeit einfach zu dokumentieren, zu verwalten und zu finden. Es erhebt nicht den Anspruch, ein All-in-One-Produktivitätstool zu sein – dafür gibt es viele großartige Optionen auf dem Markt.
Aber wenn Wissensmanagement Ihr Hauptanliegen ist, sollten Sie Slite ausprobieren.
