A menudo, los empleados dedican horas cada semana a buscar documentos, archivos e información. Con la gran cantidad de aplicaciones disponibles, los documentos pueden quedar almacenados en muchos lugares.
Por eso, muchas empresas adoptan un CMS de intranet. Las mejores plataformas de CMS de intranet funcionan como una plataforma centralizada, lo que facilita gestionar el contenido digital y los documentos, y mejora la comunicación entre los empleados. Ayudan a gestionar el contenido digital y a impulsar la colaboración y la eficiencia.
En este artículo explicaremos qué es un CMS de intranet, sus ventajas y sus principales funciones.
Empecemos por definir qué es un CMS de intranet
En primer lugar, definamos «intranet» y «sistema de gestión de contenidos».
Una intranet es un sitio web privado para los empleados de una empresa. Almacena información útil, comparte novedades de la empresa y ofrece acceso a recursos como organigramas, procedimientos y políticas de vacaciones. Las intranets son populares desde hace décadas y ahora se ven potenciadas por la IA.
¿Qué significa «CMS»?
Un CMS, o sistema de gestión de contenidos, es un software que permite a los usuarios crear, editar y gestionar el contenido de un sitio web. Los CMS son fáciles de usar. Muchos sitios web con blogs utilizan un CMS para gestionar su contenido.
¿Qué es un «CMS de intranet»?
Un CMS de intranet, o sistema de gestión de contenidos de intranet, combina un sitio web interno con un sistema de gestión de contenidos, lo que facilita subir, modificar y gestionar el contenido. Este sistema ayuda a crear, gestionar y distribuir contenido en la intranet de una empresa. Mejora la comunicación, la colaboración, la productividad y la gestión del conocimiento.
También favorece la comunicación en equipo, optimiza las operaciones y facilita el trabajo a distancia.
Las empresas utilizan los CMS de intranet para centralizar la información, mejorar la comunicación interna y reforzar la colaboración y el trabajo en equipo.
Asimismo, favorece una gestión eficaz de documentos y conocimientos al ofrecer una plataforma central para acceder a documentos y recursos importantes y compartirlos, lo que aumenta la eficiencia organizativa.
Ventajas de un CMS de intranet en el espacio de trabajo digital
Los CMS de intranet ofrecen numerosas ventajas a las empresas, entre ellas la posibilidad de publicar contenido, lo que las convierte en un espacio de trabajo digital que centraliza la comunicación, la creación de contenido, las herramientas de colaboración y la gestión del contenido. Resultan especialmente atractivos para las empresas que buscan mejorar el compromiso, la retención y la productividad de los empleados, a la vez que simplifican el proceso de crear, editar y publicar contenido. La gestión documental es una ventaja clave de los CMS de intranet, ya que mejora los procesos internos y el compromiso de los empleados al permitir un acceso y un intercambio sencillos de documentos y recursos importantes. Estas son algunas de las principales funciones y ventajas que prometen las intranets corporativas modernas.
Aumentar el intercambio de conocimientos
Con tantas aplicaciones y otras herramientas diseñadas para gestionar los materiales de trabajo, resulta difícil mantener la información unificada. Esto puede reducir el trabajo en equipo y aumentar las preguntas repetidas, lo que frena el crecimiento de la empresa.
Un CMS de intranet es un lugar central donde los empleados pueden almacenar, compartir con facilidad y consultar la información, lo que ayuda a eliminar barreras y a difundir el conocimiento con facilidad entre equipos y en varias plataformas a la vez.
Mejor comunicación interna
Los últimos años han demostrado que el cambio es constante. Mejorar la comunicación interna es fundamental, sobre todo en momentos difíciles. Un CMS de intranet ayuda a ello al fomentar el intercambio de conocimientos, mejorar la colaboración, aumentar la eficiencia e incrementar el compromiso de los empleados. Es importante comunicar a todos los empleados, de forma rápida y clara, los cambios en estrategias, políticas y productos.
Una intranet de noticias corporativas es una manera accesible y eficaz de lograrlo. Permite a la dirección informar a todos los empleados y hacer un seguimiento en tiempo real de las tasas de participación, garantizando que la información se recibe y se tiene en cuenta.
Mejorar el compromiso de los empleados
El compromiso de los empleados está disminuyendo en muchas organizaciones, y aumentarlo es una prioridad para los responsables de RR. HH. Un CMS de intranet bien gestionado es una de las herramientas más eficaces para ello.
Cuando los empleados encuentran con facilidad la información que necesitan, reciben actualizaciones periódicas, se comunican y comparten ideas sin problemas, e interactúan con sus compañeros, incluso a distancia, se sienten más comprometidos.
Mayor eficiencia
Sin un acceso fácil a la información importante, surge la ineficiencia. Los empleados pierden tiempo buscando información e interrumpiendo a sus compañeros, lo que ralentiza a todos. Esta ineficiencia puede agravarse con el tiempo.
Una intranet corporativa bien mantenida ayuda a los empleados a encontrar mucho más rápido la información y los demás recursos que necesitan, sin molestar a los demás, lo que mejora la eficiencia en toda la empresa.
Mayores tasas de retención
Una investigación de Forrester muestra que la falta de acceso de los empleados a la información contribuye al agotamiento, que puede dar lugar a dimisiones.
Al ofrecer a los empleados una única fuente de información fiable y oportunidades de participación, una intranet corporativa ayuda a prevenir el agotamiento y a mantener altas tasas de retención.
Cómo implementar un CMS de intranet
Poner en marcha una intranet corporativa comienza con una configuración adecuada. Estos son los pasos clave para lanzar una nueva intranet. Es fundamental establecer pautas y asignar funciones, configurando los permisos de los usuarios para permitir que todos los empleados contribuyan al contenido de la empresa, lo que enriquece la base de conocimientos, el intercambio y la gestión de documentos, y refuerza la colaboración.
Definir el éxito
Antes de empezar con una intranet corporativa, define con claridad el problema que quieres resolver y cómo se ve el éxito de una solución moderna.
Si el problema es una mala comunicación interna, asegúrate de que el CMS u otra plataforma de intranet que elijas tenga funciones para formar a los usuarios y abordarlo. Si se trata de mejorar el intercambio de conocimientos, quizá una herramienta diferente, como una herramienta de búsqueda empresarial basada en IA, sea más adecuada.
Tener una visión clara del éxito es el primer paso para asegurarte de que tu inversión dé sus frutos.
Formar e incorporar a los usuarios
Configurar un CMS de intranet no es suficiente. Es vital contar con un proceso de incorporación claro que otorgue a todos los empleados el acceso necesario, les enseñe a usar el sistema y les pida completar tareas como publicar, gestionar contenido o actualizar su perfil. Los vídeos de formación, los talleres en directo y las sesiones con los administradores pueden ayudar a los empleados a familiarizarse con la nueva intranet.
Un proceso de incorporación bien ejecutado, tanto para los empleados actuales como para los nuevos, maximizará el valor de tu portal de CMS de intranet.
Establecer pautas y asignar responsabilidades
Una seguridad y una gobernanza de los datos eficaces son fundamentales para el éxito a largo plazo de tu intranet corporativa. Algunos empleados, como los miembros sénior del equipo de RR. HH., deberían tener permisos avanzados para gestionar el control de versiones del CMS y la organización de la intranet.
Deben existir pautas de contenido para orientar a los equipos sobre qué información añadir y cómo compartirla. Proporcionar a los equipos una lista completa de plantillas para distintos tipos de contenido facilita añadir contenido y garantiza una experiencia coherente para todos los empleados que acceden a las distintas herramientas de la intranet de la organización.
Medir el rendimiento
Un CMS de intranet es una inversión a largo plazo que debe seguir aportando valor. Es importante contar con métricas de éxito claras y elaborar informes periódicos sobre el rendimiento.
Métricas como el uso diario por parte de los empleados y las tasas de lectura del contenido clave son buenos indicadores de éxito. Las encuestas a los empleados también pueden aportar comentarios sobre la eficacia de la plataforma de intranet. Es fundamental actuar con rapidez sobre esta información para resolver cualquier problema detectado.
Las mejores aplicaciones para empezar tu CMS de intranet
Slite
Slite es una plataforma de CMS de intranet flexible y potente que ayuda a mejorar la comunicación interna, la colaboración y la gestión del contenido digital. Combina las funciones de un CMS con herramientas modernas de intranet, lo que la convierte en una excelente opción para las organizaciones que quieren mejorar sus procesos internos y el intercambio de conocimientos.
Principales funciones de Slite
- Gestión centralizada del conocimiento:
- Slite permite a los equipos crear, organizar y compartir documentos en un solo lugar, dando a todos acceso a las últimas actualizaciones y recursos.
- La plataforma admite la colaboración en tiempo real y asíncrona, adaptándose a distintos modos de trabajo.
- Interfaz fácil de usar:
- Su editor intuitivo y su interfaz sencilla permiten a los usuarios gestionar el contenido sin necesidad de conocimientos avanzados1.
- Incluye una potente función de búsqueda para localizar rápidamente la información necesaria.
- Capacidades basadas en IA:
- Slite utiliza la IA para mejorar las capacidades de búsqueda, ofreciendo respuestas precisas desde lo más profundo del contenido.
- Los análisis y sugerencias generados por IA ayudan a mantener los documentos actualizados y relevantes, reduciendo las actualizaciones manuales.
- Integraciones fluidas:
- Slite se integra con herramientas como Slack, Google Drive y Zapier, lo que permite sincronizar contenido y recibir notificaciones sin cambiar de aplicación.
- Su API permite una mayor personalización e integración con otras herramientas para un flujo de trabajo ágil.
- Colaboración y comunicación:
- Slite admite la edición colaborativa, los comentarios y el intercambio de documentos, fomentando un entorno de trabajo dinámico y productivo.
- Su editor sin distracciones ayuda a los usuarios a centrarse en la creación y la gestión del contenido.
- Asequible y escalable:
- Slite ofrece precios competitivos, lo que la convierte en una opción rentable para equipos de todos los tamaños.
- Ofrece un plan gratuito y opciones de precios escalables para acompañar el crecimiento de los equipos.
Buscar más allá de tu CMS
Ni siquiera el mejor CMS de intranet puede contener todo lo que tu equipo necesita. Cosas importantes siguen viviendo en los hilos de Slack, los tickets de Linear, las conversaciones de GitHub y los archivos de Google Drive. Por eso creamos Slite Agent, para buscar en todas tus herramientas a la vez.
Pregunta «¿Cuál es nuestra política de gastos?» y obtén respuestas de tu intranet de Slite, además de conversaciones de equipo recientes y actualizaciones de políticas de cualquier otro lugar. Tu CMS gestiona el contenido estructurado, y Slite Agent encuentra todo lo que está disperso por tus demás herramientas.
Juntos, garantizan que ninguna información crítica se pierda por el camino.
Ventajas de usar Slite como CMS de intranet
- Mayor productividad: Slite centraliza el conocimiento y facilita el acceso a la información, ayudando a los equipos a trabajar de forma más eficiente y a dedicar menos tiempo a buscar documentos.
- Mejor colaboración: las funciones colaborativas de la plataforma ayudan a los miembros del equipo a trabajar juntos sin problemas, estén donde estén.
- Mejor gestión del conocimiento: las herramientas basadas en IA de Slite mantienen los documentos actualizados y relevantes, mejorando la calidad de la base de conocimientos9.
- Solución rentable: Slite es asequible y ofrece funciones sólidas, lo que aporta un gran valor y la convierte en una buena opción para las organizaciones que quieren mejorar sus capacidades de intranet y CMS.
Simpplr
Simpplr es conocido por su diseño moderno y su enfoque en mejorar el compromiso de los empleados. Es una plataforma basada en IA que ofrece una experiencia personalizada, manteniendo el contenido relevante y atractivo. Su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones de integración facilitan la conexión con otras herramientas empresariales, creando un espacio de trabajo digital unificado.
Principales funciones:
- Personalización basada en IA
- Análisis sólidos y seguimiento del compromiso
- Integración fácil con herramientas empresariales como Salesforce
- Aplicación móvil para acceder desde cualquier lugar
Sharepoint Online
Líder en el ámbito del CMS de intranet, SharePoint Online ofrece muchas opciones de personalización para cualquier organización. Como parte de Microsoft 365, se integra a la perfección con las herramientas de Microsoft, lo que lo hace ideal para las organizaciones que utilizan productos de Microsoft. SharePoint destaca en la gestión documental y la personalización de sitios de intranet.
Principales funciones:
- Integración profunda con Microsoft 365
- Gestión documental avanzada
- Muchas opciones de personalización
- Sólidas funciones de seguridad, dentro de las soluciones empresariales de Microsoft
Workvivo
Workvivo se posiciona como una plataforma de experiencia del empleado que va más allá de las funciones tradicionales de intranet. Se centra en el compromiso social, con funciones como feeds sociales, reconocimientos públicos y reconocimiento de los empleados, que pueden mejorar mucho la cultura de empresa y la satisfacción de los empleados. Workvivo admite distintos tipos de contenido, incluidos pódcasts y transmisiones en directo, lo que atrae a preferencias diversas.
Principales funciones:
- Funciones de intranet social como feeds y reconocimientos públicos
- Admite contenido multimedia, incluidas las transmisiones en directo
- Integraciones con herramientas como Slack y MS Teams
- Aplicación móvil para una mejor accesibilidad y participación
Cada plataforma ofrece puntos fuertes únicos para distintas necesidades organizativas. Tanto si necesitas una personalización profunda, un diseño fácil de usar, una personalización basada en IA o el compromiso social, existe una solución de CMS de intranet para ti. Ten en cuenta factores como tu infraestructura informática, la adopción por parte de los usuarios y las funciones concretas que se ajusten a tus objetivos a la hora de elegir una plataforma.
El futuro: los CMS de intranet impulsados por IA
La IA está cambiando la forma en que las organizaciones gestionan y comparten el contenido interno a través de los CMS de intranet. Las funciones de IA mejoran la eficiencia, la personalización y el compromiso al automatizar tareas, mejorar la búsqueda y ofrecer experiencias personalizadas. La IA ayuda a las intranets a ofrecer recomendaciones de contenido basadas en las preferencias de los usuarios, lo que aumenta el compromiso y la satisfacción. La IA también proporciona análisis valiosos sobre el rendimiento del contenido, lo que ayuda a afinar la estrategia.
La adopción de una arquitectura de CMS headless está influyendo en las intranets al separar la creación del contenido de su presentación. Esto permite compartir el contenido de forma coherente en distintas plataformas y dispositivos. El énfasis en el diseño mobile-first responde al uso creciente de los dispositivos móviles en el trabajo, mejorando la accesibilidad del contenido y el compromiso de una plantilla diversa.
Además, la integración de contenido por voz y multimodal hace que las intranets sean más fáciles de usar. Los usuarios pueden interactuar con el contenido mediante lenguaje natural, lo que hace que la comunicación digital sea más natural.
La seguridad y la privacidad también se están reforzando en los CMS de intranet con una autenticación y un cifrado sólidos para proteger los datos y aumentar la confianza de los usuarios. Las plataformas de CMS son cada vez más abiertas a las integraciones, conectándose con diversas herramientas y servicios de terceros para mejorar el flujo de trabajo y las capacidades de la intranet.
De cara al futuro, los CMS de intranet impulsados por IA están dando forma al futuro de los espacios de trabajo digitales. Al adoptar estas tendencias, las organizaciones pueden crear intranets atractivas, eficientes y seguras, que cubran todas las necesidades de sus equipos. En Slite, nuestra plataforma se centra en adoptar estas tendencias, ofreciendo a tu organización las herramientas para impulsar la comunicación y el trabajo en equipo con IA y otras tecnologías interesantes. Prueba Slite hoy mismo y descubre el futuro de los CMS de intranet.
