¿Qué es una intranet CMS?

Las personas a menudo pasan horas cada semana buscando documentos, archivos e información. Con muchas aplicaciones disponibles, los documentos podrían almacenarse en muchos lugares.

Es por eso que muchas empresas obtienen una intranet CMS. Las mejores plataformas de intranet CMS actúan como una plataforma centralizada, lo que facilita la gestión de contenido digital, documentos y mejora la comunicación solo para los empleados. Ayudan a gestionar el contenido digital, impulsar la colaboración y la eficiencia.

En este artículo, explicaremos qué es una intranet CMS, sus beneficios y características principales.

Comencemos definiendo qué es una intranet CMS

Primero definiremos 'intranet' y 'sistema de gestión de contenido'.

Una intranet es un sitio web privado para los empleados de la empresa. Almacena información útil, comparte actualizaciones de la empresa y proporciona acceso a recursos como organigramas, procedimientos y políticas de vacaciones. Las intranets han sido populares durante décadas y ahora están mejoradas por la IA.

¿Qué significa 'CMS'?

Un CMS, o sistema de gestión de contenido, es un software que permite a los usuarios crear, editar y gestionar el contenido del sitio web. Los CMS son fáciles de usar. Muchos sitios web con blogs utilizan un CMS para gestionar su contenido.

¿Qué es una 'intranet CMS'?

Una intranet CMS, o sistema de gestión de contenido de intranet, combina un sitio web interno con un sistema de gestión de contenido, lo que facilita la carga, el cambio y la gestión de contenido. Este sistema ayuda en la creación, gestión y distribución de contenido en la intranet de una empresa. Mejora la comunicación, la colaboración, la productividad y la gestión del conocimiento. También apoya la comunicación del equipo, optimiza las operaciones y ayuda al trabajo remoto. Las empresas utilizan intranets CMS para centralizar la información, mejorar las comunicaciones internas y mejorar la colaboración y la colaboración en equipo. También apoya la documentación eficaz y otra gestión y base de conocimiento al proporcionar una plataforma central para acceder y compartir documentos y recursos importantes, lo que aumenta la eficiencia organizativa.

Beneficios de una intranet CMS en el lugar de trabajo digital

Las intranets CMS ofrecen una gama de beneficios a las empresas, incluida la capacidad de publicar contenido, transformándolas en un lugar de trabajo digital que centraliza la comunicación, la creación de contenido y las herramientas de colaboración, y la gestión de contenido. Son particularmente atractivas para las empresas que buscan mejorar el compromiso, la retención y la productividad de los empleados, al tiempo que simplifican el proceso de creación, edición y publicación de contenido. La gestión de documentos es una ventaja clave de las intranets CMS, ya que mejora los procesos internos y el compromiso de los empleados al permitir un fácil acceso e intercambio de documentos y recursos importantes. Estas son algunas de las características y ventajas clave que prometen las intranets modernas para empleados.

Aumentar el intercambio de conocimientos

Con muchas aplicaciones y otras herramientas diseñadas para gestionar los materiales de trabajo, es difícil mantener la información unida. Esto puede reducir el trabajo en equipo y aumentar las preguntas repetidas, lo que ralentiza el crecimiento de la empresa.

Una intranet CMS es un lugar central para que los empleados almacenen, compartan y accedan fácilmente a la información, lo que ayuda a eliminar las barreras y difundir el conocimiento fácilmente entre los equipos y múltiples plataformas.

Mejores comunicaciones internas

Los últimos años han demostrado que el cambio es constante. Mejorar la comunicación interna es crucial, especialmente en tiempos difíciles. Una intranet CMS ayuda a promover el intercambio de conocimientos, mejorar la colaboración, impulsar la eficiencia y aumentar el compromiso de la gestión del conocimiento de los empleados. Es importante comunicar los cambios en las estrategias, políticas y productos a todos los empleados de forma rápida y clara.

Una intranet de noticias corporativas es una forma eficaz y de fácil acceso de hacer esto. Permite a los líderes actualizar a todos los empleados y realizar un seguimiento de los índices de participación en tiempo real, lo que garantiza que las noticias se reciban y se actúe en consecuencia.

Mejorar el compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados ha ido disminuyendo en otras organizaciones, y aumentarlo es una prioridad para los líderes de recursos humanos. Una intranet CMS bien gestionada es una de las herramientas más eficaces para esto.

Cuando los empleados pueden encontrar fácilmente la información necesaria, recibir actualizaciones periódicas, comunicarse fácilmente, compartir ideas e interactuar con sus colegas, incluso de forma remota, se sienten más comprometidos.

Mayor eficiencia

Sin un fácil acceso a la información importante, surge la ineficiencia. Los empleados pierden tiempo buscando información e interrumpiendo a sus colegas, lo que ralentiza a todos. Esta ineficiencia puede empeorar con el tiempo.

Una intranet para empleados bien mantenida ayuda a los empleados a encontrar la información y otros recursos necesarios mucho más rápidamente sin interrumpir a los demás, lo que conduce a una mayor eficiencia en toda la empresa.

Mayores tasas de retención

La investigación de Forrester muestra que la falta de acceso de los empleados a la información contribuye al agotamiento de los empleados, lo que puede provocar renuncias.

Al proporcionar a los empleados una única fuente de verdad y oportunidades de participación, una intranet de la empresa ayuda a prevenir el agotamiento y mantener altas tasas de retención.

Cómo implementar una intranet CMS

Comenzar una intranet corporativa comienza con una configuración adecuada. Estos son los pasos clave para lanzar una nueva intranet. Es crucial establecer pautas y asignar roles, establecer permisos de usuario para permitir que todos los empleados agreguen contenido a la empresa, lo que mejora la base de conocimientos, el intercambio y la gestión de documentos y aumenta la colaboración.

Definir el éxito

Antes de comenzar con una intranet corporativa, defina claramente el problema que está resolviendo y cómo se ve el éxito de una solución moderna.

Si el problema es una mala comunicación interna, asegúrese de que el CMS u otra plataforma de intranet que elija tenga funciones para capacitar a los usuarios para abordar esto. Si se trata de mejorar el intercambio de conocimientos, tal vez una herramienta diferente, como una herramienta de búsqueda de IA empresarial, sería más adecuada.

Tener una visión clara del éxito es el primer paso para asegurarse de que su inversión valga la pena.

Capacitar e incorporar usuarios

Simplemente configurar una intranet CMS no es suficiente. Es vital tener un proceso de incorporación claro que brinde a todos los empleados el acceso necesario, les enseñe cómo usar el sistema y les exija que completen tareas como publicar, gestionar contenido o actualizar su perfil. Los videos de capacitación, los talleres en vivo y las sesiones con los administradores pueden ayudar a los empleados a sentirse cómodos con la nueva intranet.

Un proceso de incorporación de empleados bien ejecutado tanto para los empleados existentes como para las nuevas contrataciones maximizará el valor de su portal de intranet CMS.

Establecer pautas y asignar responsabilidades

La seguridad y el gobierno de datos eficaces son cruciales para el éxito a largo plazo de la intranet de su empresa. Ciertos empleados, como los miembros sénior del equipo de recursos humanos, deben tener permisos avanzados para gestionar el control de versiones del CMS y la organización de la intranet.

Deben existir pautas de contenido para guiar a los equipos sobre qué información agregar y cómo compartirla. Proporcionar a los equipos una lista completa de plantillas para varios tipos de contenido facilita la adición de contenido y garantiza una experiencia coherente para todos los empleados que acceden a varias herramientas en la intranet de la organización.

Medir el rendimiento

Una intranet CMS es una inversión a largo plazo que debe seguir proporcionando valor. Es importante tener métricas de éxito claras y informar sobre el rendimiento con regularidad.

Métricas como el uso diario de los empleados y las tasas de lectura en el contenido clave son buenos indicadores de éxito. Las encuestas a los empleados también pueden proporcionar comentarios sobre la eficacia de la plataforma de intranet. Es crucial actuar rápidamente sobre estos conocimientos para resolver cualquier problema identificado.

Las mejores aplicaciones para iniciar su intranet CMS

Slite

Slite es una plataforma de intranet CMS flexible y potente que ayuda a mejorar la comunicación interna, la colaboración y la gestión de contenido digital. Combina las funciones de CMS con las herramientas modernas de intranet, lo que la hace ideal para las organizaciones que desean mejorar sus procesos internos y el intercambio de conocimientos.

Características clave de Slite

1. Gestión centralizada del conocimiento:

• Slite permite a los equipos crear, organizar y compartir documentos en un solo lugar, dando a todos acceso a las últimas actualizaciones y recursos1.
• La plataforma admite la colaboración en tiempo real y asíncrona, adaptándose a diversos entornos de trabajo1.

1. Interfaz fácil de usar:

• Su editor intuitivo y su interfaz sencilla facilitan a los usuarios la gestión del contenido sin necesidad de conocimientos avanzados1.
• Incluye una potente función de búsqueda para localizar rápidamente la información necesaria.

1. Capacidades impulsadas por la IA:

• Slite utiliza la IA para mejorar las capacidades de búsqueda, proporcionando respuestas precisas desde lo más profundo del contenido.
• Las perspectivas y sugerencias impulsadas por la IA ayudan a mantener los documentos actualizados y relevantes, minimizando las actualizaciones manuales.

1. Integraciones perfectas:

• Slite se integra con herramientas como Slack, Google Drive y Zapier, lo que permite la sincronización de contenido y las notificaciones sin cambiar de aplicación915.
• Su API permite una mayor personalización e integración con otras herramientas para un flujo de trabajo fluido.

1. Colaboración y comunicación:

• Slite admite la edición colaborativa, los comentarios y el uso compartido de documentos, lo que promueve un entorno de trabajo dinámico y productivo.
• Su editor sin distracciones ayuda a los usuarios a centrarse en la creación y gestión de contenidos.

1. Asequible y escalable:

• Slite ofrece precios competitivos, lo que lo convierte en una opción rentable para equipos de todos los tamaños1.
• Proporciona un plan gratuito y opciones de precios escalables para apoyar a los equipos en crecimiento.

Ventajas de utilizar Slite como intranet CMS

• Productividad mejorada: Slite centralizes knowledge and provides easy access to information, helping teams work more efficiently and spend less time looking for documents.
• Colaboración mejorada: The platform's collaborative features help team members work together smoothly, no matter where they are.
• Mejor gestión del conocimiento: Slite's AI-powered tools keep documents up-to-date and relevant, improving the quality of the knowledge base9.
• Solución rentable: Slite is affordable and offers robust features, providing great value and making it a good choice for organizations wanting to improve their intranet and CMS capabilities.

Simpplr

Simpplr es conocido por su diseño moderno y su enfoque en la mejora del compromiso de los empleados. Es una plataforma impulsada por la IA que ofrece una experiencia personalizada, manteniendo el contenido relevante y atractivo. Su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones de integración facilitan la conexión con otras herramientas empresariales, creando un lugar de trabajo digital unificado.

Características principales:

• Personalización impulsada por la IA
• Sólido análisis y seguimiento del compromiso
• Fácil integración con herramientas empresariales como Salesforce
• Aplicación móvil para acceder desde cualquier lugar

Sharepoint Online

SharePoint Online, líder en el campo de las intranets CMS, ofrece muchas opciones de personalización para cualquier organización. Como parte de Microsoft 365, se integra bien con las herramientas de Microsoft, lo que lo hace ideal para las organizaciones que utilizan productos de Microsoft. SharePoint destaca en la gestión de documentos y la personalización de sitios de intranet.

Características principales:

• Profunda integración con Microsoft 365
• Gestión avanzada de documentos
• Muchas opciones de personalización
• Sólidas funciones de seguridad, que forman parte de las soluciones empresariales de Microsoft

Workvivo

Workvivo se posiciona como una plataforma de experiencia del empleado que va más allá de las funciones tradicionales de la intranet. Se centra en el compromiso social, con funciones como feeds sociales, menciones y reconocimiento de los empleados, lo que puede mejorar enormemente la cultura de la empresa y la satisfacción de los empleados. Workvivo admite varios tipos de contenido, incluidos podcasts y transmisiones en directo, lo que atrae a diversas preferencias de los usuarios.

Características principales:

• Funciones de intranet social como feeds y menciones
• Admite contenido multimedia, incluidas transmisiones en directo
• Integraciones con herramientas como Slack y MS Teams
• Aplicación móvil para una mejor accesibilidad y compromiso

Cada plataforma ofrece puntos fuertes únicos para diferentes necesidades organizativas. Tanto si necesita una personalización profunda, un diseño fácil de usar, una personalización impulsada por la IA o un compromiso social, existe una solución de intranet CMS para usted. Tenga en cuenta factores como la infraestructura de TI, la adopción por parte de los usuarios y las funciones específicas que coincidan con sus objetivos a la hora de elegir una plataforma.

El futuro: intranets CMS impulsadas por la IA

La IA está cambiando la forma en que las organizaciones gestionan y comparten el contenido interno a través de las intranets CMS. Las funciones de IA mejoran la eficiencia, la personalización y el compromiso al automatizar tareas, mejorar la búsqueda y ofrecer experiencias personalizadas. La IA ayuda a las intranets a proporcionar recomendaciones de contenido basadas en las preferencias del usuario, lo que aumenta el compromiso y la satisfacción. La IA también proporciona valiosos análisis sobre el rendimiento del contenido, lo que ayuda a perfeccionar la estrategia.

La adopción de la arquitectura CMS sin cabeza está influyendo en las intranets al separar la creación de contenido de la forma en que se presenta. Esto permite que el contenido se comparta de forma coherente en diferentes plataformas y dispositivos. Hacer hincapié en el diseño móvil primero satisface el creciente uso de dispositivos móviles en el trabajo, mejorando la accesibilidad y el compromiso del contenido para una fuerza laboral diversa.

Además, la integración de contenido de voz y multimodal hace que las intranets sean más fáciles de usar. Los usuarios pueden interactuar con el contenido utilizando el lenguaje natural, lo que hace que la comunicación digital sea más natural.

La seguridad y la privacidad también se están mejorando en las intranets CMS con una sólida autenticación y cifrado para proteger los datos y aumentar la confianza del usuario. Las plataformas CMS se están volviendo más amigables con la integración, conectándose con varias herramientas y servicios de terceros para mejorar el flujo de trabajo y las capacidades de la intranet.

De cara al futuro, las intranets CMS impulsadas por la IA están dando forma al futuro de los lugares de trabajo digitales. Al subirse a estas tendencias, las organizaciones pueden crear intranets que no solo sean atractivas y eficientes, sino también súper seguras, cumpliendo todos los requisitos de lo que necesitan sus equipos. En Slite, nuestra plataforma se centra en adoptar estas tendencias, brindando a su organización las herramientas para impulsar la comunicación y el trabajo en equipo con la IA y otra tecnología genial. Pruebe Slite hoy mismo y eche un vistazo al futuro de las intranets CMS.

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