Les gens passent souvent des heures chaque semaine à rechercher des documents, des fichiers et des informations. Avec de nombreuses applications disponibles, les documents peuvent être stockés à de nombreux endroits.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises se dotent d'un intranet CMS. Les meilleures plateformes intranet CMS agissent comme une plateforme centralisée, facilitant la gestion du contenu numérique, des documents et l'amélioration de la communication entre les employés uniquement. Ils aident à gérer le contenu numérique, à stimuler la collaboration et l'efficacité.
Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un intranet CMS, ses avantages et ses principales fonctionnalités.
Commençons par définir ce qu'est un intranet CMS
Tout d'abord, nous allons définir « intranet » et « système de gestion de contenu ».
Un intranet est un site Web privé pour les employés de l'entreprise. Il stocke des informations utiles, partage les mises à jour de l'entreprise et donne accès à des ressources telles que les organigrammes, les procédures et les politiques de vacances. Les intranets sont populaires depuis des décennies et sont désormais améliorés par l'IA.
Que signifie « CMS » ?
Un CMS, ou système de gestion de contenu, est un logiciel qui permet aux utilisateurs de créer, de modifier et de gérer le contenu d'un site Web. Les CMS sont conviviaux. De nombreux sites Web avec des blogs utilisent un CMS pour gérer leur contenu.
Qu'est-ce qu'un « intranet CMS » ?
Un intranet CMS, ou système de gestion de contenu intranet, combine un site Web interne avec un système de gestion de contenu, ce qui facilite le téléchargement, la modification et la gestion du contenu. Ce système facilite la création, la gestion et la distribution de contenu sur l'intranet d'une entreprise. Il améliore la communication, la collaboration, la productivité et la gestion de connaissances. Il prend également en charge la communication d'équipe, optimise les opérations et facilite le travail à distance. Les entreprises utilisent les intranets CMS pour centraliser les informations, améliorer les communications internes et améliorer la collaboration et la collaboration d'équipe. Il prend également en charge une gestion documentaire efficace et une autre, la gestion des connaissances et de la base en fournissant une plateforme centrale pour accéder et partager des documents et des ressources importants, augmentant ainsi l'efficacité organisationnelle.
Avantages d'un intranet CMS dans l'espace de travail numérique
Les intranets CMS offrent une gamme d'avantages aux entreprises, notamment la possibilité de publier du contenu, les transformant en un espace de travail numérique qui centralise la communication, la création de contenu et les outils de collaboration, ainsi que la gestion de contenu. Ils sont particulièrement attrayants pour les entreprises qui cherchent à améliorer l'engagement, la fidélisation et la productivité des employés, tout en simplifiant le processus de création, de modification et de publication de contenu. La gestion des documents est un avantage clé des intranets CMS, améliorant les processus internes et l'engagement des employés en permettant un accès facile et le partage de documents et de ressources importants. Voici quelques-unes des principales caractéristiques et avantages que promettent les intranets modernes pour les employés.
Augmenter le partage des connaissances
Avec de nombreuses applications et autres outils conçus pour gérer le matériel de travail, il est difficile de rassembler les informations. Cela peut nuire au travail d'équipe et augmenter les questions répétées, ce qui ralentit la croissance de l'entreprise.
Un intranet CMS est un lieu central où les employés peuvent stocker, partager et accéder facilement aux informations, ce qui contribue à supprimer les obstacles et à diffuser facilement les connaissances entre les équipes et sur plusieurs plateformes.
Améliorer les communications internes
Les dernières années ont montré que le changement est constant. L'amélioration de la communication interne est cruciale, surtout dans les moments difficiles. Un intranet CMS aide en favorisant le partage des connaissances, en améliorant la collaboration, en stimulant l'efficacité et en augmentant l'engagement des employés en matière de gestion des connaissances. Il est important de communiquer rapidement et clairement les changements de stratégies, de politiques et de produits à tous les employés.
Un intranet d'actualités d'entreprise est un moyen facile d'accès et efficace de le faire. Il permet à la direction de mettre à jour tous les employés et de suivre en temps réel les taux d'engagement, garantissant ainsi que les nouvelles sont reçues et mises en œuvre.
Améliorer l'engagement des employés
L'engagement des employés a diminué dans d'autres organisations, et le stimuler est une priorité pour les responsables des ressources humaines. Un intranet CMS bien géré est l'un des outils les plus efficaces pour cela.
Lorsque les employés peuvent facilement trouver les informations nécessaires, recevoir des mises à jour régulières, communiquer facilement, partager des idées et interagir avec leurs collègues, même à distance, ils se sentent plus engagés.
Plus grande efficacité
Sans un accès facile aux informations importantes, l'inefficacité se fait sentir. Les employés perdent du temps à chercher des informations et à interrompre leurs collègues, ce qui ralentit tout le monde. Cette inefficacité peut s'aggraver avec le temps.
Un intranet pour employés bien entretenu aide les employés à trouver les informations et autres ressources nécessaires beaucoup plus rapidement sans déranger les autres, ce qui améliore l'efficacité dans toute l'entreprise.
Taux de fidélisation plus élevés
Une étude de Forrester montre que le manque d'accès des employés aux informations contribue à l'épuisement professionnel, ce qui peut entraîner des démissions.
En offrant aux employés une source unique de vérité et des opportunités d'engagement, un intranet d'entreprise aide à prévenir l'épuisement professionnel et à maintenir des taux de fidélisation élevés.
Comment mettre en œuvre un intranet CMS
Le démarrage d'un intranet d'entreprise commence par une configuration appropriée. Voici les étapes clés pour lancer un nouvel intranet. Il est essentiel d'établir des directives et d'attribuer des rôles, en définissant les autorisations des utilisateurs pour permettre à tous les employés d'ajouter du contenu à l'entreprise, ce qui améliore la base de connaissances, le partage et la gestion documentaire, et stimule la collaboration.
Définir le succès
Avant de commencer avec un intranet d'entreprise, définissez clairement le problème que vous résolvez et à quoi ressemble le succès d'une solution moderne.
Si le problème est une mauvaise communication interne, assurez-vous que le CMS ou toute autre plateforme intranet que vous choisissez possède des fonctionnalités pour former les utilisateurs à résoudre ce problème. S'il s'agit d'améliorer le partage des connaissances, peut-être qu'un outil différent, comme un outil de recherche d'IA d'entreprise, serait plus approprié.
Avoir une vision claire du succès est la première étape pour s'assurer que votre investissement est rentable.
Former et intégrer les utilisateurs
La simple configuration d'un intranet CMS ne suffit pas. Il est essentiel d'avoir un processus d'intégration clair qui donne à tous les employés l'accès nécessaire, leur apprend à utiliser le système et leur demande d'effectuer des tâches telles que la publication, la gestion du contenu ou la mise à jour de leur profil. Des vidéos de formation, des ateliers en direct et des sessions avec des administrateurs peuvent aider les employés à se familiariser avec le nouvel intranet.
Un processus d'intégration des employés bien exécuté, tant pour les employés existants que pour les nouvelles recrues, maximisera la valeur de votre portail intranet CMS.
Établir des directives et attribuer des responsabilités
Une sécurité et une gouvernance des données efficaces sont essentielles au succès à long terme de votre intranet d'entreprise. Certains employés, comme les membres de l'équipe des RH, devraient avoir des autorisations avancées pour gérer le contrôle de version du CMS et l'organisation de l'intranet.
Des directives de contenu doivent être en place pour guider les équipes sur les informations à ajouter et la manière de les partager. Fournir aux équipes une liste complète de modèles pour différents types de contenu facilite l'ajout de contenu et garantit une expérience cohérente pour tous les employés accédant à divers outils sur l'intranet de l'organisation.
Mesurer les performances
Un intranet CMS est un investissement à long terme qui doit continuer à apporter de la valeur. Il est important d'avoir des indicateurs de réussite clairs et de rendre compte régulièrement des performances.
Des indicateurs tels que l'utilisation quotidienne par les employés et les taux de lecture du contenu clé sont de bons indicateurs de succès. Les enquêtes auprès des employés peuvent également fournir des commentaires sur l'efficacité de la plateforme intranet. Il est essentiel d'agir rapidement sur ces informations pour résoudre tout problème identifié.
Meilleures applications pour démarrer votre intranet CMS
Slite
Slite est une plateforme intranet CMS flexible et puissante qui aide à améliorer la communication interne, la collaboration et la gestion du contenu numérique. Il fusionne les fonctionnalités CMS avec les outils intranet modernes, ce qui le rend idéal pour les organisations souhaitant améliorer leurs processus internes et le partage des connaissances.
Principales fonctionnalités de Slite
- Gestion centralisée des connaissances:
- Slite permet aux équipes de créer, d'organiser et de partager des documents dans un seul endroit, donnant à chacun accès aux dernières mises à jour et ressources1.
- La plateforme prend en charge la collaboration en temps réel et asynchrone, s'adaptant à divers environnements de travail1.
- Interface conviviale:
- Son éditeur intuitif et son interface simple permettent aux utilisateurs de gérer facilement le contenu sans avoir besoin de compétences avancées1.
- Il comprend une fonction de recherche puissante pour localiser rapidement les informations nécessaires.
- Capacités basées sur l'IA:
- Slite utilise l'IA pour améliorer les capacités de recherche, fournissant des réponses précises à partir du contenu.
- Les informations et suggestions basées sur l'IA aident à maintenir les documents à jour et pertinents, minimisant les mises à jour manuelles.
- Intégrations transparentes:
- Slite s'intègre à des outils comme Slack, Google Drive et Zapier, permettant la synchronisation du contenu et les notifications sans changer d'application915.
- Son API permet une personnalisation et une intégration plus poussées avec d'autres outils pour un flux de travail fluide.
- Collaboration et communication:
- Slite prend en charge l'édition collaborative, les commentaires et le partage de documents, favorisant un environnement de travail dynamique et productif.
- Son éditeur sans distraction aide les utilisateurs à se concentrer sur la création et la gestion de contenu.
- Abordable et évolutif:
- Slite offre des prix compétitifs, ce qui en fait un choix rentable pour les équipes de toutes tailles1.
- Il offre un plan gratuit et des options de tarification évolutives pour soutenir les équipes en croissance.
Avantages de l'utilisation de Slite comme intranet CMS
- Productivité améliorée: Slite centralizes knowledge and provides easy access to information, helping teams work more efficiently and spend less time looking for documents.
- Collaboration améliorée: The platform's collaborative features help team members work together smoothly, no matter where they are.
- Meilleure gestion des connaissances: Slite's AI-powered tools keep documents up-to-date and relevant, improving the quality of the knowledge base9.
- Solution rentable: Slite is affordable and offers robust features, providing great value and making it a good choice for organizations wanting to improve their intranet and CMS capabilities.
Simpplr
Simpplr est connu pour son design moderne et son accent sur l'amélioration de l'engagement des employés. Il s'agit d'une plateforme basée sur l'IA qui offre une expérience personnalisée, gardant le contenu pertinent et engageant. Son interface facile à utiliser et ses solides fonctionnalités d'intégration facilitent la connexion avec d'autres outils d'entreprise, créant un espace de travail numérique unifié.
Principales caractéristiques:
- Personnalisation basée sur l'IA
- Analyse et suivi de l'engagement solides
- Intégration facile avec les outils d'entreprise comme Salesforce
- Application mobile pour un accès partout
Sharepoint Online
En tant que leader dans le domaine des intranets CMS, SharePoint Online offre de nombreuses options de personnalisation pour toute organisation. En tant que partie de Microsoft 365, il s'intègre bien aux outils Microsoft, ce qui le rend idéal pour les organisations utilisant les produits Microsoft. SharePoint excelle dans la gestion des documents et la personnalisation des sites intranet.
Principales caractéristiques:
- Intégration profonde avec Microsoft 365
- Gestion avancée des documents
- Nombreuses options de personnalisation
- Fonctionnalités de sécurité robustes, faisant partie des solutions d'entreprise de Microsoft
Workvivo
Workvivo se positionne comme une plateforme d'expérience employé qui va au-delà des fonctionnalités traditionnelles de l'intranet. Il se concentre sur l'engagement social, avec des fonctionnalités telles que les flux sociaux, les shoutouts et la reconnaissance des employés, ce qui peut grandement améliorer la culture d'entreprise et la satisfaction des employés. Workvivo prend en charge divers types de contenu, y compris les podcasts et la diffusion en direct, ce qui plaît à diverses préférences des utilisateurs.
Principales caractéristiques:
- Fonctionnalités d'intranet social comme les flux et les shoutouts
- Prend en charge le contenu multimédia, y compris la diffusion en direct
- Intégrations avec des outils comme Slack et MS Teams
- Application mobile pour une meilleure accessibilité et un meilleur engagement
Chaque plateforme offre des atouts uniques pour différents besoins organisationnels. Que vous ayez besoin d'une personnalisation approfondie, d'un design convivial, d'une personnalisation basée sur l'IA ou d'un engagement social, il existe une solution d'intranet CMS pour vous. Tenez compte de facteurs tels que l'infrastructure informatique, l'adoption par les utilisateurs et les fonctionnalités spécifiques qui correspondent à vos objectifs lors du choix d'une plateforme.
L'avenir: les intranets CMS basés sur l'IA
L'IA change la façon dont les organisations gèrent et partagent le contenu interne via les intranets CMS. Les fonctionnalités d'IA améliorent l'efficacité, la personnalisation et l'engagement en automatisant les tâches, en améliorant la recherche et en offrant des expériences personnalisées. L'IA aide les intranets à fournir des recommandations de contenu basées sur les préférences des utilisateurs, augmentant ainsi l'engagement et la satisfaction. L'IA fournit également des analyses précieuses sur les performances du contenu, aidant à affiner la stratégie.
L'adoption de l'architecture CMS headless influence les intranets en séparant la création de contenu de la façon dont il est présenté. Cela permet de partager le contenu sur différentes plateformes et appareils de manière cohérente. L'accent mis sur la conception mobile-first répond à l'utilisation croissante des appareils mobiles au travail, améliorant l'accessibilité et l'engagement du contenu pour une main-d'œuvre diversifiée.
De plus, l'intégration de contenu vocal et multimodal rend les intranets plus conviviaux. Les utilisateurs peuvent interagir avec le contenu en utilisant le langage naturel, ce qui rend la communication numérique plus naturelle.
La sécurité et la confidentialité sont également renforcées dans les intranets CMS avec une authentification et un cryptage robustes pour protéger les données et accroître la confiance des utilisateurs. Les plateformes CMS deviennent plus conviviales en matière d'intégration, se connectant à divers outils et services tiers pour améliorer le flux de travail et les capacités de l'intranet.
Pour l'avenir, les intranets CMS basés sur l'IA façonnent totalement l'avenir des espaces de travail numériques. En adoptant ces tendances, les organisations peuvent créer des intranets qui sont non seulement engageants et efficaces, mais aussi super sécurisés, répondant à tous les besoins de leurs équipes. Chez Slite, notre plateforme vise à adopter ces tendances, donnant à votre organisation les outils nécessaires pour stimuler la communication et le travail d'équipe grâce à l'IA et à d'autres technologies intéressantes. Essayez Slite dès aujourd'hui et jetez un coup d'œil à l'avenir des intranets CMS.
