La comunicación en equipo es el alma de cualquier negocio. Esto es especialmente cierto cuando se trata de equipos remotos. La comunicación eficaz en equipo es necesaria para que los miembros del equipo se sientan conectados, creen una comunidad y colaboren bien. Aún más, la comunicación es indispensable cuando se trata de producir un gran trabajo, alcanzar los objetivos empresariales, entregar los productos a tiempo y contribuir al éxito empresarial a largo plazo.
Let's talk a little bit more about the different components of team communication, why it's so important, and how to harness its power to optimize your remote team's work.
Los diferentes tipos de información
En entornos profesionales, hay dos categorías principales de información: rápida y lenta.
Es importante conocer la diferencia entre ellas porque ambos tipos son importantes a su manera y son adecuados para diferentes contextos. Ambas categorías también requieren que utilices diferentes partes de tu cerebro para procesar la información y comunicarte eficazmente.
Cuando se trata de la gestión de proyectos y las situaciones de trabajo remoto, necesitarás diferentes tipos de soluciones, herramientas y software para hacer frente a los diferentes tipos de información.
Información rápida
La información rápida es similar a la corriente de conciencia de una persona. Suele ser sin filtrar, inmediata y breve. También se asocia con el pensamiento rápido, que está impulsado por las emociones, es instintivo y automático.
La información rápida es el tipo de información que los miembros del equipo reciben a diario. Es esencial para la toma de decisiones regular y la comunicación en el lugar de trabajo. Es información que se proporciona de inmediato y no proviene de un lugar de profunda reflexión.
Piensa en un día de trabajo promedio para ti. Si recibes comunicaciones rápidas de los miembros del equipo en forma de correos electrónicos, chats o foros, es probable que una gran parte de esa información se clasifique como rápida.
Slack es un ejemplo perfecto de un software que ayuda a los miembros del equipo con información rápida. Slack es una herramienta de comunicación perfecta para el lugar de trabajo digital. Su objetivo es ayudar a los equipos virtuales a colaborar y comunicarse mejor.
Debido a que toda la plataforma de Slack es una serie de canales de comunicación, proporciona a los equipos remotos una solución para sus necesidades de información rápida. Los compañeros de trabajo pueden mantenerse organizados mientras se comunican en una plataforma singular cuando tienen cualquier tipo de pensamiento que necesite ser compartido. Slack tiene una amplia gama de funciones de comunicación que van desde chats hasta videollamadas y llamadas de audio que funcionan bien con información rápida.
Información lenta
A todos los efectos, la información lenta es lo opuesto a la información rápida. La información lenta suele ser más larga, más detallada y se basa en un alto grado de reflexión y consideración. La información lenta no es una mejor comunicación, pero es mucho más profunda.
La información lenta se asocia con el pensamiento lento, que es racional, intencional y calculado. No hay nada rápido en el pensamiento lento, requiere tiempo y esfuerzo valiosos.
La información lenta se asocia a menudo con la documentación, los informes y las comunicaciones en profundidad.
La información lenta se utiliza a menudo en comunicaciones importantes y procesos de toma de decisiones. A menudo es la acumulación de información rápida. Por ejemplo, si estás trabajando en un nuevo proyecto, tus ideas comenzarán como información rápida y eventualmente se convertirán en información lenta.
Básicamente, tanto la información lenta como la rápida son estilos de comunicación en equipo necesarios. Necesitarás ambos para comunicarte e intercambiar información bien en cualquier entorno profesional.
Slite es un excelente software para usar para información lenta. Esto se debe a que es un software de gestión de proyectos que se centra en la comunicación y la colaboración en equipo en un contexto de documentación. Facilita el trabajo conjunto para equipos de todas las formas y tamaños, sin importar dónde se encuentren en el mundo.
Slite cree en el poder de la información lenta. Debido a que es una herramienta tan útil para trabajar de forma remota (y también tenemos una configuración de trabajo remoto para nuestro propio equipo), somos grandes defensores del poder del trabajo remoto. Algunos de nuestros hábitos de trabajo remoto encajan perfectamente con el concepto de información lenta:
- Proporciona actualizaciones a tu propio ritmo
- Piensa por separado y sintetiza la información en conjunto
- Ten una fuente central y escrita de la verdad
- Permite tiempo y espacio para reflexionar sobre las ideas
- Favorece la documentación sobre la charla
Diferentes estilos de comunicación
Hay varios estilos de comunicación diferentes que son importantes para que los equipos remotos los tengan en cuenta. Aquí están los cuatro más importantes: pública, privada, asíncrona y síncrona.
Comunicación asíncrona
La comunicación asíncrona es lo que sucede cuando los compañeros de trabajo no están en el mismo lugar y están colaborando en diferentes zonas horarias. También podrían estar trabajando de acuerdo con sus propios horarios en diferentes momentos del día. Cualquiera que sea el caso, el trabajo y la comunicación no ocurren al mismo tiempo.
La comunicación asíncrona es uno de los 5 principios remotos de Slite. We believe that harnessing its power is essential for any remote team. It can actually improve communication by decreasing its frequency and increasing its quality, thoughtfulness, and reflection.
La comunicación asíncrona se asocia frecuentemente con información lenta.
Comunicación síncrona
La comunicación síncrona se refiere a la comunicación que ocurre en tiempo real. Debido a eso, es más típico de los entornos de oficina tradicionales que de las configuraciones de trabajo remoto (o al menos cuando todo el equipo trabaja de acuerdo con el mismo horario en la misma zona horaria).
La comunicación síncrona se asocia a menudo con información rápida. Los ejemplos incluyen mensajes de texto, llamadas telefónicas o herramientas de videoconferencia que se intercambian en vivo.
Comunicación pública
La comunicación pública, a veces denominada comunicación externa, es cuando los miembros del equipo se comunican, pero el público puede acceder a ella.
Hay varios ejemplos comunes de esto. Uno grande sería cualquier tipo de base de conocimientos a la que acceden tanto los empleados como las partes externas (estas bases de conocimientos a menudo actúan como soluciones o foros de servicio al cliente).
Muchos equipos remotos crean documentos con Slite que se considerarían comunicaciones públicas. Esto se debe a que escriben documentos que están disponibles para sus colegas, pero también se pueden compartir externamente a través de un enlace.
Comunicación privada
La comunicación privada, a veces denominada comunicación interna, es cuando los colegas utilizan herramientas de comunicación en equipo a las que solo se puede acceder internamente. Esto se debe a que sus comunicaciones son privadas, confidenciales o no deben ser accesibles al público. Dependiendo de la información que se intercambia, es posible que se necesiten funciones de seguridad para asegurarse de que los mensajes sean extra seguros.
Este tipo de comunicación grupal generalmente se centra en lo profesional y no sería de interés o utilidad para el público externo.
Las cadenas de correo electrónico internas o los chats son ejemplos de comunicaciones privadas. Aunque Slack tiene algunas funciones donde los canales se pueden compartir con otras partes, su software se basa en la idea de la comunicación privada en equipo.
¿Por qué es tan importante la comunicación eficaz en equipo?
Hay varias razones por las que la comunicación interpersonal es tan importante. Ya sea que tu equipo trabaje en un lugar de trabajo digital o juntos en el mismo edificio, mejorar la comunicación en equipo debe ser una prioridad. Después de todo, está estrechamente relacionado con cómo se sienten los miembros del equipo y el éxito general de la empresa.
Profundicemos un poco más en las razones más importantes por las que la comunicación en equipo es tan importante.
Excelente comunicación en equipo...
Une al equipo
En nuestra opinión, la razón más importante por la que la comunicación en equipo es importante es porque une a las personas. Fortalece las relaciones, crea comunidad, contribuye a la formación de equipos y aumenta una sensación general de pertenencia.
Se ha demostrado ampliamente que los equipos muy unidos con comunidades profesionales ricas son más felices en sus entornos de trabajo y tienen un mejor desempeño para arrancar. Por ejemplo, el 54% de los empleados informó que un fuerte sentido de comunidad los mantuvo trabajando en una empresa durante un período de tiempo más largo en un estudio reciente. Otro informe encontró que una buena cultura de empresa aumentó los ingresos en 4 veces.
Básicamente, una mejor comunicación conduce a una comunidad más rica, lo que lleva a lograr los objetivos de la empresa y disfrutar del éxito empresarial.
Hace que las conversaciones difíciles sean más fáciles
Si tu equipo sabe cómo comunicarse bien en situaciones buenas y malas, te hará la vida más fácil. Cada persona pasa por altibajos profesionales. Por lo tanto, si desarrollas una cultura de comunidad saludable y eficaz dentro de tu empresa, será más fácil para los miembros del equipo tener conversaciones difíciles cuando sea necesario.
Dominar el arte de las conversaciones difíciles también tiene otros beneficios para las empresas, como mayores niveles de retención de empleados. Por ejemplo, imagina que uno de los miembros de tu equipo está distraído en el lugar de trabajo y no está rindiendo bien. Sin embargo, todavía crees que tienen potencial y quieres mantenerlos en el equipo.
Si sabes cómo tener una conversación difícil de una manera saludable, podrás compartir críticas constructivas que sean realmente útiles y que probablemente produzcan resultados positivos.
Construye un estilo de comunicación consistente
Fomentar una comunicación eficaz en el equipo dentro de tu empresa también construye un estilo de comunicación consistente dentro de tu lugar de trabajo. Esto es importante porque permite a los miembros del equipo entenderse mejor y saber qué esperar en términos de cómo se intercambia la información en su entorno profesional.
Por ejemplo, la forma en que las personas se comunican en las interacciones individuales versus la comunicación grupal varía considerablemente. Un estilo de comunicación consistente puede ayudar a los miembros del equipo a sentirse más cómodos en ambos entornos, especialmente si son introvertidos, tímidos o no han estado en el equipo durante mucho tiempo.
Con el tiempo, incluso podrías crear pautas de comunicación para la correspondencia y la comunicación escrita para ayudar a mantener a todos en la misma página.
Un estilo de comunicación consistente es especialmente importante para los equipos remotos porque no pueden confiar en la comunicación sutil y no verbal de la misma manera que los equipos en persona.
La relación entre la comunicación y el rendimiento
La razón más importante por la que la comunicación en el equipo es tan importante es porque está directamente relacionada con el rendimiento del equipo. Esencialmente, cuando un equipo se comunica mejor, están en la misma página y colaboran mejor. A su vez, esto significa que tienen un mejor desempeño y producen mejores resultados.
Para ilustrar la importancia de una comunicación eficaz en el equipo y su relación con el rendimiento, echa un vistazo a las siguientes estadísticas:
- El 86% de los empleados y ejecutivos citan la falta de comunicación o colaboración como causa de los fracasos en el lugar de trabajo.
- Las empresas y organizaciones que se comunican eficazmente son 4.5 veces más propensas a retener a los mejores empleados.
- La productividad de los empleados aumenta entre un 20 y un 25% en las organizaciones donde los empleados se sienten conectados.
- Las organizaciones con programas eficaces de cambio y comunicación tienen 3.5 veces más probabilidades de superar a sus pares.
Cómo mejorar la comunicación en el equipo
Hay varias maneras de mejorar la comunicación en el equipo en tu lugar de trabajo. Aquí están algunas de nuestras formas favoritas de hacerlo aquí en Slite:
Concéntrate en la colaboración
La comunicación y la colaboración están inextricablemente unidas. Cuanto más unan sus mentes los equipos, colaboren de manera significativa e intercambien ideas, más se evaporarán sus problemas de comunicación y mejorarán sus relaciones laborales.
Slite ha ayudado a millones de equipos a colaborar porque nos apasiona ayudar a las personas a compartir y organizar el conocimiento escrito. Hemos visto a demasiados equipos perder trabajo valioso en hilos de mensajería o desviarse del camino debido a interrupciones repetidas.
Realmente creemos que la comunicación y la colaboración van de la mano y son la clave para ayudar a los equipos a prosperar y alcanzar su máximo potencial juntos.
Envía menos correos electrónicos y realiza menos reuniones
Mucha gente podría escuchar "mejorar la comunicación en el equipo", y pensar que enviar más correos electrónicos y realizar más reuniones de equipo sería una buena solución para eso. Eso no podría estar más lejos de la realidad.
Aunque los correos electrónicos y las reuniones son formas de comunicación útiles en las situaciones adecuadas, probablemente no van a ayudar a las habilidades de comunicación de tu equipo en general. Creemos en un enfoque de "menos es más" cuando se trata de equipos de alto rendimiento. Básicamente, te comunicas con menos frecuencia con información más rica y de mayor calidad.
Slite tiene una variedad de funciones que te permiten reducir la comunicación general mientras priorizas lo que es absolutamente esencial. Por ejemplo, es fácil crear actas de reuniones. Esto puede proporcionar un poco de tiempo cara a cara de calidad sin tener que tomarse el tiempo para organizar una reunión a menos que sea realmente importante.
Desarrolla una excelente documentación de procesos
Si quieres que tu equipo se comunique y funcione correctamente, necesitarás tener una excelente documentación de procesos.
Slite se trata de documentación de alta calidad, y una gran razón para eso es porque creemos que la documentación permite que la comunicación fluya más fácilmente.
En primer lugar, cuando los empleados saben que su equipo de alto funcionamiento tiene una gran documentación, ahorrarán mucho tiempo. No tendrán que preocuparse por hacer preguntas repetitivas o compartir información porque sabrán que todo lo que necesitan se puede encontrar en un repositorio central.
También creemos que una excelente documentación puede mejorar la comunicación porque anima a todo el equipo a desarrollar e intercambiar información lenta.
Esta cita de nuestro artículo sobre información lenta lo dice todo:
"La colaboración es un tema interminable que mucha gente afirma resolver, pero una cosa es segura: animar a tu equipo a escribir las cosas lentas e importantes, organizarlas y compartirlas es el mejor lugar para empezar."
Cultiva una sensación de calma
Realmente creemos que una comunicación eficaz en el equipo proviene de un entorno de trabajo tranquilo. Como hemos mencionado, comunicarse más no es necesariamente comunicarse mejor. La sobrecarga de comunicación puede llevar a que los miembros del equipo se sientan abrumados con notificaciones, alertas, chats en vivo y más. Este tipo de entorno se siente como una batalla cuesta arriba y no permite a los trabajadores trabajar, reflexionar y compartir comunicaciones significativas.
Para mejorar la comunicación en el equipo y evitar los desafíos de la comunicación, asegúrate de que tus empleados se sientan tranquilos y concentrados durante su jornada laboral. Dales el tiempo y el espacio que necesitan para crear su mejor trabajo y compartirlo cuando estén listos.
Esto no solo producirá mejores resultados en general, sino que también fomentará actitudes productivas y alegres, una mejor retención de empleados, ideas innovadoras y acceso a talento global deseable. Es de sentido común.
Cómo saber si los miembros de tu equipo están sufriendo de una mala comunicación
Si quieres determinar si tu equipo profesional está sufriendo de una mala comunicación, busca las siguientes señales de alerta y considera su efecto en cómo tu equipo interactúa entre sí:
- ¿Los miembros del equipo están sujetos a muchas reuniones diarias inesperadas, notificaciones, llamadas e interrupciones?
- ¿Los miembros del equipo son vigilados de cerca y microgestionados, o se les da el tiempo y el espacio para pensar, reflexionar y producir su mejor trabajo?
- ¿Los miembros del equipo confían en el lenguaje corporal y la comunicación implícita para compartir sus pensamientos, o son explícitos e intencionales con su lenguaje?
- ¿Los miembros del equipo trabajan exclusivamente con información rápida, o hay un equilibrio entre lo rápido y lo lento?
- ¿Es fácil para los miembros del equipo acceder a la información que necesitan en todo momento?
- ¿Son accesibles otros miembros del equipo? ¿Es fácil ponerse en contacto con otros?
Cómo hacer que la comunicación eficaz sea parte de la cultura de tu equipo remoto
Para hacer que la comunicación eficaz sea parte de la cultura de tu organización, es importante que implementes diferentes canales y herramientas que ayuden a la interacción del equipo y permitan que su colaboración florezca.
Como mencionamos anteriormente en el artículo, diferentes herramientas y software serán apropiados para diferentes tipos de comunicación e información (recuerda la distinción entre rápido vs. lento).
No es por presumir, pero Slite es una herramienta de comunicación que se especializa en mejorar la comunicación en el equipo y la cultura de la empresa en general. Nos apasiona ayudar a los equipos remotos a colaborar mejor. Logramos esto dándoles una plataforma intuitiva donde pueden compartir ideas, guardar conocimiento y trabajar juntos en cualquier momento.
Por ejemplo, Muxu.Muxu usó Slite para crear una cultura de comunicación transparente. Querían una solución de comunicación que permitiera a sus empleados encontrar la información que necesitan con facilidad en cualquier momento. Ahora, todos sus datos son fácilmente buscables, recuperables y descubribles para todos los miembros de su equipo. Si quieres aprender más sobre las mejores prácticas de Muxu.Muxu en Slite, haz clic aquí para la historia completa.
Si estás interesado en probar Slite como una solución de comunicación para tu equipo, haz clic aquí para probarlo. Tenemos un plan gratuito que puedes usar sin compromiso.
