Es la mitad de un ajetreado lunes por la mañana. Su equipo de marketing está ultimando una campaña.
Sarah, la jefa del equipo, necesita la lista de verificación del último trimestre para asegurarse de que todo esté en línea.
Pero, ¿dónde está? ¿Está en algún lugar de la unidad compartida? ¿O tal vez en un hilo de correo electrónico de hace tres meses?
Para cuando lo localice, ya habrán perdido media hora, lo que hará descarrilar la reunión y dejará a todos frustrados. ¡Argh!
¿Es este un escenario común? Si hay que creer a las estadísticas, los empleados dedican 9,3 horas cada semana solo a buscar y recopilar información.
Entra el salvador de esta historia: wiki privada. Una wiki privada consolida todos los documentos (notas de reuniones, plantillas, guías e informes), lo que permite un acceso rápido y una colaboración fluida en equipo.
En este artículo, le guiaremos a través de la creación de una wiki privada que funcione y eleve a su equipo de falto de recursos a ingenioso en unos pocos clics.
¿Qué es una wiki privada?
Una wiki privada es como tener su propia versión de Wikipedia, pero completamente adaptada a las necesidades de su equipo y accesible solo para aquellos con permiso.
En pocas palabras, no tiene que buscar en varias herramientas o correos electrónicos para obtener la información que desea. Todo se almacena en un solo lugar. Ya no tendrá que llamar a su colega ni dejar mensajes repetitivos en Slack para obtener información.
Por ejemplo, imagine un equipo de desarrollo de software que crea una wiki para documentar los estándares de codificación, los planes de proyecto y las notas de la versión.
Aquí está la wiki privada de Slite:
¿Cuáles son los beneficios de una wiki privada?
¿Los nuevos empleados necesitan plantillas para ejecutar los procesos estándar? ¿Los miembros del equipo están perdiendo el tiempo debido a flujos de trabajo poco claros? ¿Se ha vuelto difícil escalar el conocimiento?
Si está asintiendo con la cabeza a todo esto, necesita una wiki privada.
Estos son cinco beneficios clave de crear una wiki privada.
Facilita el acceso a la información y la colaboración en equipo
“¿Es esta la versión más reciente de nuestra política de RR. HH.?”
“¿Dónde están las notas de la reunión de nuestra última reunión de desarrollo de funciones?”
Una wiki privada ahorra el tiempo dedicado a buscar estas respuestas. Todo está ahí en una sola plataforma.
Por ejemplo, cuando Omnisend comenzó a expandirse rápidamente, se dieron cuenta de que el conocimiento estaba en silos en las cabezas de su equipo de gestión. Necesitaban una forma de documentarlo y hacer que otros al menos lo leyeran.
Se recurrieron a Slite y crearon lo que llaman una “Omnipedia”. El equipo la pobló con canales, colecciones y documentos que todos podían usar. Incluso los nuevos miembros.
¿La mejor parte? Incluso con todos estos datos, navegar a través de la información no tomó tiempo. Su equipo podría usar Ask en Slite para obtener respuestas instantáneas a las preguntas.
Texto alternativo: Ask examina todos los documentos de su wiki para responder a sus preguntas
¿El resultado? Todos sabían cómo se construían las cosas, la lógica detrás de cómo funciona el producto y tenían acceso a información clave como los procesos del departamento, las políticas de RR. HH. y las notas de las reuniones.
Mantiene la información segura
No querrá arriesgarse a filtrar información confidencial.
Una wiki privada no solo almacena toda la información en un solo lugar, sino que su funcionalidad también la almacena de forma segura, otorgando acceso solo a aquellos que lo necesitan.
Por ejemplo, puede limitar el acceso a documentos de inversión importantes solo a aquellos en su equipo de gestión.
Ayuda a la incorporación
Muchas empresas utilizan una wiki privada para fines de incorporación. Se puede diseñar como un paquete de bienvenida, brindando a los nuevos empleados toda la información que necesitan sobre los procesos de trabajo, las políticas de la empresa y las personas.
Por ejemplo, Alex Wiley, jefe de producto de OneUp Sales, vio la incorporación como una gran desventaja de la falta de documentación. Los nuevos empleados en su empresa fueron arrojados a tareas y equipos sin ningún contexto de en qué estaban trabajando o por qué.
La solución fue crear una wiki privada detallada en Slite, uno de sus enfoques es la incorporación.
El resultado, en palabras de Alex, “[Los nuevos empleados] tienen planes de 30, 60, 90 días. Organizamos sus reuniones individuales. Generalmente recibimos comentarios increíblemente positivos sobre lo fácil que fue encontrar toda la información al final de la primera semana. Sintieron que entendían la empresa y cómo funcionaba y los departamentos individuales".
Hace que el conocimiento sea escalable
Tome Microsoft Teams; por ejemplo, ¿alguna vez ha tenido problemas con los miembros del equipo que descargan, editan y vuelven a cargar documentos en su base de conocimiento y luego tienen varias versiones del mismo documento? Puede volverse realmente desordenado, muy rápido.
Con una wiki privada, puede agregar fácilmente nuevas páginas, actualizar las existentes y vincular contenido relacionado, creando un ecosistema de conocimiento autosostenible. Una de las cosas que más me gusta es que incluso puede rastrear los cambios. Por ejemplo, si voy a una página en nuestra wiki privada en Slite y falta algo, puedo verificar fácilmente la versión anterior para ver si estaba allí antes.
Ayuda con la toma de decisiones eficaz
Las mejores empresas con las que he trabajado tenían una cosa en común: los equipos no trabajaban en silos. La información sobre marketing y producto estaba fácilmente disponible con los equipos de contenido. Y viceversa. Esto ayudó a los jefes de equipo a tomar decisiones que se alineaban con un objetivo comercial más amplio.
Una wiki privada con controles de acceso adecuados puede facilitar este intercambio de información entre equipos.
Incluso el vicepresidente de ingeniería de Omnisend está de acuerdo: “Estamos animando a los equipos a tener canales abiertos. Estamos tratando de no ocultar información el uno al otro”.
Ejemplos de la vida real de una wiki privada
Ya sea que esté buscando organizar los cientos de documentos en su organización, crear un proceso de incorporación para cada departamento u obtener todo en una sola plataforma, una wiki privada es el camino a seguir.
Aquí hay dos ejemplos de wiki privada para inspirarse.
1. El directorio del equipo de Slite
¿Quiere evitar presentaciones incómodas e ir directamente a la parte divertida?
Creamos una wiki privada en Slite, donde los nuevos miembros pueden aprender sobre las personas con las que trabajarán.
Cada fila de la tabla contiene un enlace al documento de presentación del miembro del equipo. Así es como se ve para Christophe Pasquier, nuestro CEO.
Nuestros compañeros de equipo dan formato a su artículo de presentación como quieran, pero generalmente contiene detalles sobre los estilos de trabajo, la vida familiar, los pasatiempos y los intereses.
¿Qué puede aprender de este ejemplo de wiki privada?
- Las wikis privadas no tienen que ser todo trabajo, trabajo y trabajo. Puede mostrar la cultura, los valores y las personas de su equipo. Haga que el proceso de incorporación sea atractivo.
- En lugar de hacer que sus wikis sean todo texto, incorpore elementos como tablas, imágenes e incluso videos cortos.
- No agregue todo en un solo documento. Cree subdocumentos o documentos vinculados. Por ejemplo, podríamos agregar la presentación de cada miembro a la página de inicio. En cambio, consideramos la experiencia del usuario y creamos enlaces fáciles para que las personas pudieran saltar a la presentación que querían.
2. Notas del curso sobre matemáticas discretas
Esta wiki contiene todos los conceptos importantes en un curso de dos semestres sobre matemáticas discretas.
Todo está correctamente vinculado para que los estudiantes puedan pasar fácilmente de un concepto a otro concepto relacionado.
¿Qué puede aprender de este ejemplo de wiki privada?
- Las wikis privadas no son solo para uso del equipo. Puede crear una wiki personal donde anote información importante, notas y estructuras de procesos. Es como tener un cerebro que realmente recuerda todas las cosas importantes.
- Facilite la navegación a los usuarios. La página de inicio de esta wiki describe su propósito y cómo los usuarios pueden buscar conceptos.
- La vista de gráfico interactivo muestra el artículo actual y sus conexiones con otros. Los usuarios pueden saltar a cualquier artículo conectado simplemente haciendo clic en el vértice a través de la vista.
Cómo construir una wiki privada en 7 pasos, con Slite
Las wikis privadas ya no son difíciles de configurar. No necesita conocimientos de javascript, CSS, PHP, HTML, fuentes RSS o sintaxis (¿nos perdimos algo?), como era el caso en el pasado.
Hoy en día, las wikis privadas son un tipo de configuración de complemento y reproducción.
Hay muchas herramientas wiki por ahí: MediaWiki, DokuWiki, TiddlyWiki, Wikidot, Fandom y Confluence, por nombrar algunas. Sin embargo, nos quedaremos con lo que sabemos para este tutorial y usaremos Slite.
1. Crea tu cuenta de Slite
Primero, necesitas crear tu cuenta. Es gratis y puedes seguir las instrucciones paso a paso. Usa Google, Slack, Apple ID o tu correo electrónico del trabajo para registrarte. Cuéntanos un poco sobre ti y tu equipo. Y listo.
2. Usa nuestro Generador de Wiki o empieza desde cero
Haz una lluvia de ideas y recopila ideas sobre lo que debería incluir tu wiki.
Si buscas crear una wiki para toda tu organización, puedes tener un canal general (que incluya procesos internos, directrices, políticas de RR. HH. y valores de la empresa), canales departamentales (ingeniería, producto, finanzas, marketing y operaciones) y un canal de equipo (que arroje luz sobre los diferentes roles y responsabilidades).
¿Te parece abrumador? No te preocupes. Simplemente dirígete a nuestro Generador de Wiki, responde algunas preguntas y deja que la IA haga su magia.
Por ejemplo, así es como lo usé para crear una wiki para mi agencia de marketing digital ficticia.
Luego pude revisar el resultado, agregar/eliminar secciones y finalizar la estructura.
Consejo profesional: Incluye a los jefes de tu equipo/departamento en este paso para no perderte canales y procesos clave.
3. Rellena tu wiki con contenido
Si tienes contenido existente, puedes importarlo desde herramientas como Notion o Confluence, o incluso subir documentos desde tu dispositivo.
Lo que hice fue recurrir a la biblioteca de plantillas completa y probada de Slite.
Una vez que tuve una estructura preliminar de cada documento, comencé a jugar con el editor WYSIWYG de Slite para agregar contenido. Créeme, es tan simple como escribir / en el editor y desbloquear todas las posibilidades, ya sea agregar imágenes, tablas, video o incrustar desde una pila tecnológica existente.
¿La mejor parte? Nada está escrito en piedra. Pude agregar contenido preliminar a cada documento y luego modificarlo en el futuro. Con un fácil seguimiento de los cambios y la opción de restaurar versiones anteriores, sé que toda mi información siempre estará disponible para un fácil acceso.
Lectura relacionada: La anatomía de un gran documento
4. Enlaza páginas relacionadas
Una de las cosas que diferencia a una wiki privada es su fácil navegación y su enfoque de organización único. Esto es posible gracias al interenlazado. En lugar de documentos desconectados en diferentes carpetas, puedes enlazar páginas relacionadas y animar a los usuarios a pasar más tiempo en tu wiki.
Por ejemplo, enlaza a las directrices de edición en la “Lista de verificación lista para publicar”
En Slite, puedes enlazar fácilmente a otro documento usando el comando @.
Incluso puedes convertir un enlace de documento en una tarjeta de documento pasando el ratón por encima del enlace, seleccionando el menú de tres puntos y haciendo clic en “Vista de tarjeta”.
Añade una descripción a la tarjeta de documento para que los usuarios entiendan lo que obtendrán cuando hagan clic en ella.
5. Configura los roles y los derechos de acceso
Es posible que desees mantener tu wiki privada accesible para el equipo, pero algunas secciones, como los registros de nómina o las evaluaciones del desempeño de los empleados, pueden requerir acceso restringido. Además, es posible que desees evitar ediciones no autorizadas, como cambios en las directrices de la marca.
Con Slite, puedes:
- Mantener tus wikis privadas o públicas
- Establecer permisos de documento sobre quién puede editar, comentar y eliminar información
- Restringir el acceso a permisos de solo lectura
- Conceder acceso limitado a socios externos
- Evitar ediciones accidentales activando la función “Proteger la edición”
- Establecer permisos en cascada para personalizar los permisos en cada nivel de la jerarquía de documentos
- Cambiar los roles de usuario en cualquier momento
6. Pide comentarios
Un reto mayor que hacer una wiki es asegurar que tu equipo realmente la use. Esto solo puede ocurrir cuando tu wiki privada es genuinamente útil. Por eso recomendamos involucrar a tu equipo antes de que finalices la wiki.
Pídeles que contribuyan y compartan sus comentarios.
Puedes animarlos a dejar comentarios en línea en el documento. Es similar a añadir comentarios en un Documento de Google. Los compañeros de equipo pueden mencionarse entre sí, filtrar comentarios, resolverlos, ver hilos resueltos y eliminar comentarios.
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7. Rastrea la actividad de los empleados y el rendimiento de la wiki
¿Cómo compruebas si tu wiki se está utilizando realmente? ¿O qué partes de la wiki nunca se utilizan y se pueden archivar?
Para rastrear esto, necesitas medir cada actividad que ocurre en tu wiki. En Slite, proporcionamos “Análisis de uso” que muestran la tasa de adopción, el número de documentos creados, la tasa de búsquedas que conducen a un documento, el porcentaje de personas que usan 'AskX' y los principales escritores y lectores de tu equipo.
Esta información puede revelar ideas que puedes usar para impulsar el rendimiento de la wiki.
Mejores prácticas para mantener una wiki privada
Haz que su información sea accesible
No dejes que tu equipo pase por 10 pasos para encontrar la información que quiere. AskX de Slite acepta preguntas y revisa todos tus documentos para obtener una respuesta. Incluso puedes usar las extensiones AskX Chrome y Slack para obtener respuestas a las consultas sin abrir tu wiki privada.
Así es como se ve en acción.
Texto alternativo: Extensión de Chrome AskX que te da respuestas dondequiera que estés
¿La mejor parte? Puedes obtener respuestas a tus preguntas en el idioma que prefieras. Slite hará la traducción por ti.
Lectura relacionada: Siete formas sorprendentes en que los equipos realmente usan AskX
Céntrate en un gran diseño
No aburras a tus lectores. Haz que tu wiki se vea atractiva usando elementos de diseño como resaltados, imágenes, fragmentos de código, citas en bloque y sugerencias.
Texto alternativo: Diseño simple y hermoso de nuestro documento wiki
Cuanto más hermosa se vea tu wiki, más inclinada estará la gente a leerla.
Escribe de forma concisa
Imagina que te están respondiendo a tu pregunta. ¿Quieres leer párrafos largos? ¿O frases cortas combinadas con viñetas que se puedan hojear? Lo segundo, ¿verdad?
Apégate a frases cortas y precisas. Piénsalo como si estuvieras tomando notas. Intenta evitar cualquier jerga que pueda confundir a tu lector.
¿Quieres convertir tu documento aburrido en uno atractivo en pocos segundos? Prueba el Formateador de Documentos de Slite.
Ve más allá del texto
Evita usar texto si puedes transmitir la misma información a través de un visual. En Slite, nos encanta usar bocetos para expresar nuestras ideas.
Siempre ordena tus documentos
La información precisa y actualizada es clave para una gran wiki. Archiva los documentos no utilizados y establece recordatorios de caducidad para los documentos que requieren actualizaciones periódicas, como los manuales de la empresa y los PNT.
¿Listo para empezar hoy mismo con tu wiki privada? Sumérgete directamente, regístrate rápidamente gratis y empieza a utilizar las plantillas de Slite para ayudar a tus equipos a hacer un trabajo real.
