Cómo escribir una propuesta de proyecto

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Una propuesta de proyecto es un plan que describe una nueva idea/tarea, incluidos detalles clave como los objetivos, el cronograma y los recursos que necesita su proyecto. Su propósito principal es obtener la aprobación del proyecto por parte de los responsables de la toma de decisiones. Cuando escribe una propuesta, está tratando de convencer a otros de que vale la pena apoyar su proyecto. Les muestra cómo funcionará su idea y qué beneficios traerá.

Si es propietario de una agencia, una propuesta de proyecto ayuda a evitar:

• Perder clientes potenciales debido a errores evitables
• Fijar precios bajos para los proyectos y recortar las ganancias
• Ampliación del alcance que conduce a trabajo no remunerado
• Malentendidos con los clientes sobre los entregables
• Problemas de flujo de caja derivados de cronogramas de proyectos mal planificados
• Daño a la reputación de su agencia por proyectos fallidos
• Disputas legales derivadas de términos contractuales vagos

¿No es propietario de una agencia? Una propuesta de proyecto es tan útil como un empleado para la presentación interna de proyectos. Ayuda a evitar:

• Objetivos del proyecto poco claros
• Plazos poco realistas
• Escasez de recursos
• Conflictos entre colegas sobre "quién se supone que debe hacer qué"
• Establecimiento de expectativas incorrectas con su gerente

En ambos casos, una propuesta de proyecto sólida establece expectativas claras con todas las partes interesadas.

5 tipos de propuestas de proyectos

Propuestas de proyectos solicitadas

Las propuestas solicitadas formalmente responden a una Solicitud de Propuesta (RFP) oficial. Por lo general, vienen con pautas específicas. Las escribirá al responder a una Solicitud de Propuesta (RFP) oficial. Su cliente o jefe le dará pautas específicas a seguir. Si lo escribe bien, tiene una alta probabilidad de obtener la aprobación. A menudo verá esto en contratos gubernamentales o grandes proyectos corporativos.

Pero, ¿qué pasa si la otra parte no hace una solicitud oficial? ¿Qué pasa si su cliente potencial suelta: "Suena bien, envíeme una propuesta" al final de una llamada de descubrimiento?

Eso es lo que llamaría una propuesta de proyecto informal.

Las propuestas solicitadas informalmente se solicitan verbalmente o mediante comunicación informal. Carecen de reglas o términos específicos. Es posible que reciba una solicitud verbal o un correo electrónico informal solicitando este tipo. No tendrá reglas claras a seguir, por lo que deberá investigar más por su cuenta. Puede ser complicado, pero con una buena plantilla, puede manejarlo. Esto suele ocurrir en empresas más pequeñas o para proyectos internos.

Propuestas de proyectos no solicitadas

Las propuestas no solicitadas no son solicitadas por nadie, sino que usted las presenta para una idea/proyecto en el que cree. Se basan en sus propias ideas o momentos "Aha", identificando un problema, solución u oportunidad. Estas propuestas necesitan una justificación sólida para ser aprobadas, pero podrían cambiar las reglas del juego para su negocio.

Los empleados, especialmente en las grandes empresas, rehúyen las propuestas de proyectos no solicitadas. Tal vez usted también haya tenido una idea como esa.

Aquí hay un ejemplo de una propuesta de proyecto no solicitada:

Propuestas de proyectos de continuación

Las propuestas de continuación se utilizan cuando un proyecto entra en una nueva fase o necesita nuevos recursos.

Utilizará estos cuando su proyecto entre en una nueva fase o necesite más recursos. Por lo general, los escribe de forma regular, como anual o trimestralmente. Son más fáciles de crear porque su proyecto ya está en marcha. Los proyectos de investigación a largo plazo o las obras de construcción multifase a menudo requieren estos.

Propuestas de proyectos de renovación

Una propuesta de proyecto de renovación solicita reiniciar un proyecto terminado. Se diferencian de las propuestas de continuación y utilizan datos del proyecto anterior para presentar su caso. Este tipo es común en la investigación financiada con subvenciones o en iniciativas empresariales de temporada.

Propuestas de proyectos complementarias

Las propuestas de proyectos complementarias se utilizan cuando necesita más recursos de los solicitados inicialmente. Necesitará estos cuando se haya quedado sin recursos a mitad del proyecto. Pedirá presupuesto o suministros adicionales para terminar lo que ha comenzado. Si bien no es lo ideal, a veces son necesarios. Puede utilizar estos en proyectos tecnológicos complejos o cuando surjan problemas inesperados en la construcción.

Esquema de la propuesta del proyecto: desglose y guía paso a paso

Las partes clave de una propuesta de proyecto son misión, problema, solución, metodología, objetivos, antecedentes del proyecto, presupuesto, conclusión y autorización. Incluir un 'antecedente del proyecto' es crucial, ya que proporciona un contexto esencial sobre el problema que se aborda, describiendo la historia del problema, el estado actual y cómo el proyecto propuesto ofrece una solución eficaz. Hemos diseñado nuestra plantilla de propuesta de proyecto en el mismo marco, puede descargarla gratis aquí.

Veamos cada uno en detalle:

Misión

La misión es la sección decisiva de su propuesta de proyecto, especialmente si tiene varias aprobaciones de C-suite.

Si desea escribir una declaración de misión que no se pase por alto, aprenda de los consultores de gestión.

A los consultores de gestión se les enseña el marco "¿Y qué?" para titular de forma concisa los titulares de cientos de diapositivas. El marco "¿Y qué?" le ayuda a centrarse en los aspectos más importantes de su proyecto.

Aquí le mostramos cómo puede aplicar el marco para escribir una excelente declaración de misión:

1. En menos de 10 palabras, escriba su proyecto.
2. Pregúntese: "¿Y qué?" ¿Cuál es el impacto inmediato de este proyecto?
3. Pregunte "¿Y qué?" de nuevo. ¿Cuál es el impacto más amplio en la empresa o los clientes?
4. Una vez más, pregunte "¿Y qué?" ¿Cuál es el beneficio o cambio final que traerá este proyecto?
5. Ahora, combine estas respuestas en una declaración de misión concisa y poderosa.

Este enfoque le ayuda a crear una declaración de misión que muestre claramente el valor y el propósito de su proyecto. Se mueve de los detalles específicos a la imagen más grande, ayudando a los responsables de la toma de decisiones a comprender rápidamente por qué es importante su proyecto.

Problema y antecedentes

Pinte una imagen clara de la situación actual y por qué es necesario un cambio. Al escribir sobre el problema y los antecedentes, recopile:

• Estadísticas de respaldo de fuentes de datos confiables de terceros
• Anécdotas/estudios de casos
• El costo de oportunidad de este problema

Los activos de respaldo como ese generan confianza y le ayudan a obtener la aceptación de los equipos de liderazgo sénior.

Solución

En la sección Solución, enumere su plan completo para resolver el problema. Esta es la parte donde brillan sus habilidades de pensamiento crítico. ¡Por eso, vaya más allá de las palabras y agregue medios!

Eche un vistazo a las incrustaciones enriquecidas en nuestra plantilla de propuesta de proyecto:

Si escribe una sección de solución larga y prolija, podría perder la atención de su audiencia.

En su lugar, haga que la sección de solución sea atractiva. Agregue un Loom de su rostro, compartiendo su pantalla. O, comience un boceto para visualizar partes de su plan. Puede hacer eso y mucho más con las integraciones del editor de Slite. Consulte el centro completo de integraciones aquí.

Metodología y alcance del proyecto

Describa su plan de juego aquí. Desglose los pasos que seguirá para hacer realidad su solución. Además, defina lo que está incluido en su proyecto y lo que no. Esto ayuda a prevenir malentendidos y mantiene su proyecto enfocado.

Objetivos e indicadores clave de rendimiento

Enumere lo que quiere lograr. Sea específico sobre sus objetivos y cómo medirá el éxito. Piense en los indicadores clave de rendimiento (KPI) que mostrarán si está en el camino correcto. Esto demuestra que ha pensado en cómo demostrar el valor de su proyecto.

Presupuesto del proyecto

Desglose sus costos de esta manera:

1. Solicitud de recursos: enumere todo lo que necesita.
2. Costo: ¿Cuánto cuesta cada artículo?
3. Cantidad: ¿Cuántos necesita?
4. Subtotal: ¿Cuál es el total de cada recurso?
5. Totales: súmelo todo para mostrar el presupuesto total del proyecto.

Ser minucioso aquí demuestra que ha hecho su tarea.

Conclusión

Termine su propuesta de proyecto resumiendo sus puntos clave. Recuérdeles por qué vale la pena seguir su proyecto.

Autorización

Incluya espacios para 2 firmas:

1. Propietario del proyecto: aquí es donde firmará.
2. Aprobado por: deje espacio para que los responsables de la toma de decisiones firmen.

Apéndice

Si tiene documentos o detalles adicionales que respalden su caso pero no encajan en la propuesta principal, agréguelos aquí. El apéndice puede incluir datos o citas de citas, inspiraciones o lecturas recomendadas.

Podría estar pensando: "Probablemente debería mantenerlo corto, ¿verdad? Me saltaré esta sección".

Pero esa es exactamente la razón por la que debería tener una sección de apéndice, especialmente en propuestas de proyectos de alto riesgo. Con una sección de apéndice, está mostrando la profundidad de su investigación de forma transparente. Señala a sus partes interesadas que su solución propuesta es, de hecho, exhaustiva.

How to write the best project proposal?

Whether you’re a seasoned pro or a beginner, knowing how to write a project proposal is essential for securing approval and funding. There are a few best practices you can use to help make it the best it can be.

Step 1: Understand your triple constraint

There’s a famous saying known by professionals in the project service industry:

Good, fast, and cheap - pick dos.

The saying highlights the core problem of cada proyecto. Afirma que para que un proyecto se ejecute bien y rápido, costará mucho. Si es rápido y barato, no será tan bueno. En otras palabras, podríamos referirnos a él como el triángulo de gestión de proyectos que consta de:

Time, scope, and cost

Know your triple constraint throughout every step of your project and don’t be afraid to address them in your proposal. Start by clearly defining your project’s time, scope, and cost. Be specific and realistic. For example: “This project will take 4 months to complete, require a team of 6 full-time employees, and cost $75,000.” Break down each element:

• Time: Include start date, end date, and major milestones.
• Scope: List specific deliverables and what’s not included.
• Cost: Provide a detailed budget breakdown.

This level of detail shows you’ve covered your bases. Utilizing project management software can help manage the triple constraint by streamlining workflows, integrating various tools, and providing features like kanban boards and Gantt charts to enhance planificación del proyecto y el seguimiento.

Step 2: Write for your audience

Proposal writing is essential to creating project proposals that leave a lasting impression on clients. Research your readers before you start writing. Are they technical experts, executives, or a mix? Tailor your language and content accordingly:

1. For executives: Focus on business impact, ROI, and strategic alignment.
2. For technical experts: Include more detailed specifications and methodologies.
3. For a mixed audience: Use a tiered approach. Start with high-level information and provide technical details in appendices.

Consider creating multiple versions of your proposal if you have very different audiences.

Step 3: Use a cover letter & table of contents

Just like a book submission to an editor, no one wants to dive into the unknown. Submit your project proposal with a cover letter. Your cover letter can be something as simple as a few paragraphs via email. This letter, coupled with a table of contents, will help set your audience up mentally for what they're about to read.

Step 4: Use the 5 W's when explaining

If you're ever in doubt on how to explain something within your project proposal, you can always rely on the 5 W's. What, why, who, where, when—y cómo para mayor seguridad. En detalle, esto es lo que implican:

• What: Clearly state what you're proposing.
• Why: Explain the need or problem you're addressing.
• Who: Identify key stakeholders and team members.
• Where: Specify locations or departments affected.
• When: Provide a timeline with key dates.
• How: Outline your methodology or approach.

By answering these simple questions, you'll be surprised by the information they prompt out of you.

Step 5: Keep it short

Know your limit. You'll have a reader's attention at first, but even the best of writers can only keep that attention for so long. While aiming for brevity, don't sacrifice necessary details. Here's a guideline:

• Executive Summary: 1 page
• Main Proposal: 3-5 pages
• Appendices: As needed, but be judicious
• Use these techniques to keep it concise:
• Bullet points for lists
• Subheadings to break up text
• Visuals to replace lengthy explanations
• Appendices for supporting details

Step 6: Use a template

When in doubt, utiliza una plantilla. Y si no tienes una opción a la que recurrir, crea una lo antes posible.

Project proposals showcase depth of your approach to long-term initiatives. Ideally, your approach should be igualmente exhaustivo para todos tus proyectos.

Imagine if you have a client for a small to medium project.

If you send them a detailed template, they’ll be more likely to appreciate you, have a positive experience, and renew work with you. And potentially for bigger projects too!

Establishing a project proposal template or templates within your organization will help everyone's proposals cover the important bits, as well as manage expectations for readers.

Step 7: Proof your work

We cannot stress this point enough. Get a second pair of eyes, or just rested eyes, on your proposal before you submit it. If you’re using Slite, select the text and click “Improve” from the formatting toolbar.

Post that, you have 3 ways of proof-ing your content in Slite:

1. The custom bar where you can prompt AI to make tweaks as per your discretion
2. AI Formatting para realizar acciones de un solo clic como acortar, simplificar, mejorar el formato, etc.
3. The custom ‘change tone’ menu takes care of errors y puede cambiar el tono de toda tu propuesta para que sea un poco más pulida o conversacional, tú eliges.

Step 8: Reference your points

A good project proposal doesn't shy away from images, or other data points to back up what you're saying. Customer testimonials, customer complaints, user analytics, whatever your reasoning is behind your project proposal; make sure it's coming from informed decisions rather than feelings. You're more likely to get it approved that way.

Here’s how we referenced points in a proposal:

Step 9: Discuss the core problem and its current state

When discussing the problem you've identified, make sure you cover its current state and why that's failing your business before you offer a solution. By doing so, you allow the reader to see the bigger picture, they can then decipher if your project should be a larger priority if the problem is currently damaging the company's reputation.

Step 10: Outline client benefits

No matter what area of the business your proposed project focuses on, at some point, your project will benefit your current customers or new clients. Whether it’s directly affecting them like inclusive pricing. Or, is something that will, in turn, affect them like optimizing an internal process. Be sure to highlight the how and why—no matter how far down the line they will benefit. By doing so, you bring a focus on your customer and add greater value to your project.

Step 11: Deliverables and KPIs

Be strategic when goal setting for your new project. Using various project proposal ideas can help enhance the aesthetic and functional aspects of your proposal. Try to focus on SMART goals to ensure your KPIs cover everything and properly showcase the project’s progress. Additionally, detailing the qualifications and expertise of your project team is crucial for building trust and confidence with stakeholders.

Putting your project proposal together

Now that we've gone through all the steps of creating a great project proposal, let's talk about how to make it really work for you.

Think of your proposal as more than just a way to get approval. It's actually a powerful tool for your whole project. When you're writing it, draw on what you've learned from past projects. What went well? What could have gone better? Use these insights to strengthen your new proposal.

Don't be afraid to think big. Your proposal should cover the whole alcance de tu proyecto, no sólo los pasos inmediatos. Esta forma de pensar en grande puede impresionar realmente a los que toman las decisiones.

Remember all those details we talked about including? They're not just for show. The work you put into researching and planning now will pay off throughout your project. Even if some information doesn't make it into the final proposal, it's still valuable for you to have.

Here's a tip: consider mentioning documentación del proyecto en tu propuesta, especialmente si tu equipo aún no utiliza ninguno. Un buen software puede ayudar a mantener todo en el buen camino desde el primer día. Si no estás seguro de si debes incluirlo, adelante y ponlo - siempre puedes quitarlo más tarde si es necesario.

Once you get the green light, your proposal can help you with next steps like creating a project charter or a Declaración de Trabajo. Ya has pensado mucho, ¡así que utilízalo!

In the end, a well-crafted proposal does double duty. It helps you get approval and sets you up for success as you move forward. So take your time, be thorough, and create a proposal that really shines. Your future self will thank you when the project is running smoothly.

Remember, the goal isn't just to get a 'yes' - it's to set the stage for a successful project. With the tips we've covered, you're well on your way to doing just that. Good luck with your proposal!

Want to nail project documentation even more? Try Slite.

Slite offers a range of templates designed to streamline your project proceso de documentación del proyecto. Aquí tienes algunas plantillas clave que encontrarás:

• Project Proposal Template: Perfect for putting all the tips from this article into action.
• Project Charter Template: Ideal for defining project scope, objectives, and stakeholders.
• Meeting Notes Template: Haz un seguimiento de las discusiones y decisiones importantes.
• Project Timeline Template: Visualize your project's key milestones and deadlines.
• Risk Assessment Template: Identify and plan for potential project risks.

What makes Slite great for project documentation:

• Clean, distraction-free interface: Focus on your content without unnecessary clutter.
• Real-time collaboration: Work together with your team, seeing changes as they happen.
• Powerful organization: Use channels and nested pages to keep everything in order.
• Easy sharing: Share documents with stakeholders inside or outside your organization.
• Integrations: Connect with tools like Slack, Trello, and Google Drive for a seamless workflow.

But don't just take our word for it. We've embedded Slite's live editor below so you can experience its simple, uncluttered UI firsthand.

Give it a try - create a quick esquema rápido del proyecto o anota algunas notas de la reunión. Verás lo intuitivo y fácil de usar que puede ser Slite para todas tus necesidades de documentación del proyecto.

With Slite, you're not just getting a documentation tool - you’re getting a documentation tools used by agencies worldwide to share collaborative project documentation with your clients, or any other external stakeholders.

Curious? Start your free trial today aquí.

‍