Las mejores herramientas y software de gestión de proyectos en 2023

¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos?

Cuando incorporas a un nuevo empleado, es un proyecto en sí mismo. Cuando informas sobre las métricas de la empresa, básicamente estás resumiendo los resultados de los proyectos. ¿Tienes una reunión? Supongo que es para discutir un proyecto. Definir una nueva función o lanzar una campaña de marketing siempre implica la gestión de proyectos. Todo lo que haces en el trabajo es un proyecto, ¿verdad?

Cualquier jefe de proyecto te dirá que una cantidad sorprendente de tareas se incluyen incluso en los proyectos más sencillos. Combina esto con la creciente popularidad de los equipos remotos, los variados intereses de los diversos interesados y miembros del equipo, las nuevas tendencias como el enfoque de gestión de proyectos ágil, los scrums y los métodos de la ruta crítica y las subtareas sobre subtareas... digamos que la gestión de proyectos puede resultar abrumadora, rápidamente.

Ahí es donde entran en juego las aplicaciones y herramientas de gestión de proyectos. Afortunadamente para los jefes de proyecto y los equipos de proyecto por igual, la tecnología ha proporcionado innumerables soluciones innovadoras a los problemas comunes de la gestión de proyectos. Es más fácil que nunca desarrollar sistemas de gestión de proyectos eficientes e intuitivos. Gran parte de ese desarrollo se realiza en línea.

A estas alturas, te estarás preguntando qué tipo de herramientas de gestión de proyectos existen para ayudarte con tus tareas de proyecto. La verdad es que las opciones son casi ilimitadas. Eso dificulta determinar qué te ayudará realmente con tu nuevo proyecto.

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Trabajar con éxito en una idea o colaborar en un proyecto no consiste en mover una tarjeta en un kanban. Conciso y eficiente no significa visual y corto. No tomes atajos, no des por sentado que todo el mundo entenderá tu chat de una línea, tu gráfico o tu base de datos.

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Especialmente en empresas remotas, gestionar mejor tu proyecto consiste en tener una comunicación significativa. Piensa en escribir, dibujar, grabarte en vídeo, compartir el progreso, documentar el trabajo en profundidad y crear. Slite es el lugar número 1 para toda tu comunicación interna, colaboración en proyectos, contratación y mucho más.

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‍Hemos hecho el trabajo preliminar por ti y hemos elaborado una práctica lista de las 12 mejores herramientas de gestión de proyectos que tú y tu equipo deberíais utilizar en 2022. Estas herramientas de gestión de proyectos te ayudarán a abordar incluso los proyectos más complejos, así que echa un vistazo a nuestra lista, prueba las opciones que se ajusten a tu plan de proyecto y maravíllate de lo rápido que harás las cosas.

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1. Slite: Comunicación significativa para gestionar tus proyectos

Si buscas una herramienta fácil de usar que facilite el desarrollo colaborativo de contenidos y el trabajo en equipo a distancia, Slite es imprescindible para ti y tu equipo. Slite actúa como un espacio de trabajo colectivo que permite a equipos grandes y pequeños trabajar juntos sin problemas sin tener que reunirse cara a cara.

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Plantillas colaborativas

Slite es perfecto para usar en una amplia variedad de tipos de proyectos e industrias. También ofrece una variedad de plantillas de proyectos personalizables para ahorrarte tiempo cuando empieces. Constantemente están sacando nuevas plantillas, pero algunas de las categorías de su selección actual incluyen:

• Gestión y documentación de proyectos
• Marketing
• Desarrollo y gestión de productos
• Trabajo a distancia
• Diseño
• Recursos humanos y gestión

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Si estás listo para probar Slite:

• Tenemos un plan gratuito que puedes usar para orientarte
• Para aprovechar al máximo nuestra gama completa de funciones, el plan estándar parte de 8 USD por usuario activo al mes
• También tenemos planes empresariales disponibles previa consulta

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2. Monday.com: Agiliza tus flujos de trabajo

Monday.com es una de las herramientas de gestión de proyectos de propósito general más populares que existen, principalmente rivalizada por Asana. Actúa como un espacio de trabajo digital que permite a los equipos profesionales organizar y gestionar sus flujos de trabajo, tareas, proyectos y colaboración general.

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Fácil de usar

• Todo en tu cuenta de Monday.com está centralizado en un tablero visual principal.
• Empieza desde cero, elige una de sus más de 200 plantillas o selecciona uno de sus más de 30 tipos de columnas.
• Arrastra y suelta para desarrollar tu flujo de trabajo ideal.
• Interfaz hermosa e intuitiva que no requiere ninguna formación especial para usarla.
• Funciona a la perfección en una variedad de dispositivos.
• Tiene aplicaciones disponibles para iOs y Android.

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Integraciones únicas

También es fácil configurar automatizaciones e integraciones en Monday.com. Algunas de las opciones más populares incluyen:

• Email marketing: Outlook, Gmail
• Gestión de proyectos: Microsoft Teams
• Gestión de archivos: Dropbox, Google Drive, OneDrive
• Aplicaciones de comunicación y mensajería: Slack, Zoom
• Redes sociales: LinkedIn
• Otros: Google Calendar, Zapier, Excel

Por último, pero no menos importante, Monday.com te permite ver tus datos exactamente como quieres... ya sea en un tablero Kanban, calendario, línea de tiempo, diagrama de Gantt, mapa, formulario, carga de trabajo o formato de vista principal.

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Precios

Pruébalo con una prueba gratuita de 14 días. Después de eso, los planes básicos parten de 24 € por usuario al mes y suben hasta 48 € por usuario al mes.

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3. Basecamp: Software de gestión de proyectos con opinión para equipos más pequeños

Basecamp es otra herramienta clásica de gestión de proyectos, pero lo que realmente la diferencia son sus funcionalidades de comunicación. Eso es lo que le ha valido una mención aquí y la hace competitiva con otras soluciones. Combina la gestión de proyectos con la comunicación interna, lo que la hace perfecta para equipos remotos de todo tipo.

Responsabilidad del equipo

Basecamp actúa como un espacio centralizado para los proyectos, equipos y comunicaciones de tu empresa, para que nunca pierdas la pista de ningún documento o información importante. Básicamente, te ayuda a estar al tanto de la planificación de proyectos y mantenerte en contacto. Algunas de las principales herramientas que puedes encontrar en tu página de inicio incluyen un tablón de mensajes, listas de tareas, horarios, documentos y archivos, chats de grupo y registros automáticos. También puedes usar algunas de las integraciones de seguimiento del tiempo de Basecamp si quieres ir un paso más allá.

Si buscas una solución de gestión de proyectos completa e intuitiva para un equipo remoto de cualquier tamaño, Basecamp podría ser perfecta para ti. Tienen una prueba gratuita de 30 días y su plan de pago empieza en 99 $ fijos al mes para usuarios ilimitados.

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Una variedad de herramientas

Algunas de las principales herramientas que puedes encontrar en tu página de inicio incluyen:

• Un tablón de mensajes
• Listas de tareas
• Horarios
• Documentos y archivos
• Chats de grupo
• Registros automáticos

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Precios

Si buscas una solución de gestión de proyectos completa e intuitiva para un equipo remoto de cualquier tamaño, Basecamp podría ser perfecta para ti. Tienen una prueba gratuita de 30 días y su plan de pago empieza en 99 USD fijos al mes para usuarios ilimitados.

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4. Forecast App: Agiliza tus finanzas con IA

Forecast App es otra práctica herramienta de gestión de proyectos, pero esta vez se centra en las finanzas y las operaciones. Forecast está cansado de la misma vieja necesidad de copiar y enviar datos entre diferentes softwares, sistemas y aplicaciones, por lo que tiene la misión de simplificar la gestión de las empresas "desde el presupuesto hasta la factura."

Es una gran herramienta para empresas de cualquier tamaño que necesiten una forma sencilla de controlar sus finanzas y su contabilidad.

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Nuestras funciones favoritas

Forecast App afirma reducir a la mitad el trabajo administrativo, y lo hace absolutamente. Lo hacen posible aprovechando el poder de las automatizaciones basadas en la IA en herramientas innovadoras como:

• Programación automática
• Sugerencias de hojas de horas (cuando los empleados hacen un seguimiento del tiempo, esta aplicación aprende realmente de sus datos)
• Asignación de recursos
• Estimaciones de presupuesto

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La rentabilidad es el rey

Debido a su enfoque financiero, The Forecast App está específicamente diseñada para ayudarte a ti y a tu equipo de proyecto a entregar proyectos rentables. Suena bastante ideal, ¿verdad? Tiene potentes funciones de contabilidad que proporcionan desgloses de ingresos, costes, beneficios y márgenes de beneficio, que se presentan visualmente y son fáciles de digerir... incluso sin una experiencia contable significativa.

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Actualizaciones en tiempo real

Por último, las funcionalidades de gestión de proyectos de Forecast ayudan a mantener todo organizado a lo largo del camino. Mantenerse al tanto de todos los aspectos de tu proyecto es muy fácil, hasta los hitos, las dependencias, los entregables, las tareas y las subtareas. Todo se actualiza automáticamente y en tiempo real, por lo que siempre tendrás acceso a información actualizada y a un progreso preciso del proyecto.

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Precios

¿Suena atractivo? La aplicación Forecast requiere un poco de formación y tiempo para dominarla, pero puedes reservar una demostración o registrarte para una prueba gratuita para probar las aguas. Después de eso, sus planes de pago range between 27 and 46 EUR per seat, per month.

Sólo tienen 4 años y ya se utilizan en más de 40 países de todo el mundo, por lo que este recién llegado a la gestión de proyectos es uno a tener en cuenta.

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5. ProofHub: Planificación de proyectos sencilla y eficaz

ProofHub se comercializa como un software de planificación de proyectos todo en uno. Te guste o no, ProofHub es una plataforma sencilla que tiene integraciones y funciones limitadas. Todo esto se hace intencionadamente, ya que su objetivo es que los nuevos usuarios no tengan una curva de aprendizaje cuando empiecen a utilizar el software.

Básicamente, si quieres una solución de gestión de proyectos que no sea demasiado complicada o que no tengas que dedicar mucho tiempo a familiarizarte con ella, esta podría ser la aplicación perfecta para ti.

Ideal para autónomos

La simplicidad de ProofHub lo hace perfecto para autónomos y pequeños equipos, pero también se puede utilizar eficazmente para empresas de todos los tamaños. También es asequible, con una prueba gratuita disponible y planes de pago a partir de 45 USD al mes con usuarios ilimitados.

En cuanto a funcionalidades, ProofHub tiene todos los elementos básicos de la gestión de proyectos. Actúa como un espacio de trabajo centralizado donde puedes colocar las listas de tareas, los flujos de trabajo, los diagramas de Gantt, los documentos, los archivos, los horarios e incluso los chats de tu proyecto.

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Las funcionalidades esenciales que realmente necesitas

En cuanto a funcionalidades, ProofHub tiene todos los elementos básicos de la gestión de proyectos. Actúa como un espacio de trabajo centralizado donde puedes colocar:

• Listas de tareas
• Flujos de trabajo
• Diagramas de Gantt
• Documentos
• Archivos
• Horarios
• Chats

Precios

Lo mejor de todo es que ProofHub es muy asequible, con una prueba gratuita disponible y planes de pago a partir de 45 USD al mes con usuarios ilimitados.

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6. Airtable: Bases de datos fáciles de usar

En esencia, Airtable es una hermosa unión entre una hoja de cálculo y una base de datos. Te permite organizar prácticamente cualquier tipo de información con la apariencia fácilmente digerible de una hoja de cálculo. Sin embargo, su funcionalidad sube de nivel, ya que también funciona como una base de datos interactiva.

Utiliza Airtable para todo, desde la organización de la información del proyecto hasta los datos internos de la empresa, la información de clientes y CRM (gestión de relaciones con los clientes) e incluso ideas antiguas y sencillas.

Antes de que te sientas intimidado, esto no es tan complicado como parece. De hecho, tiene una interfaz de usuario fácil de usar y es una forma increíblemente poderosa de organizar la información.

Mantiene tus datos ordenados y organizados

• En Airtable, una base de datos singular se conoce como base.
• Las bases de Airtable son únicas porque se pueden personalizar con una amplia variedad de tipos de campos, como listas de verificación, menús desplegables, niveles de prioridad, fechas de vencimiento, notas, enlaces a tareas asociadas y archivos adjuntos de arrastrar y soltar.
• Las bases también se pueden ver en un formato de cuadrícula más tradicional (muy parecido a una hoja de Excel), así como en opciones de calendario y galería más interactivas.
• También existe la posibilidad de agrupar y organizar tus datos.

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Facilidad para compartir datos

Airtable también es fácil de conectar con tus aplicaciones web favoritas y tiene una API potente. Esto te permite a ti y a tu equipo compartir información sin esfuerzo entre bases y aplicaciones externas. Algunas aplicaciones populares tienen integraciones integradas. Sin embargo, también puedes utilizar Zapier, Workato, Integromat o Automate.io para integrar y crear automatizaciones para más de 1000 otras aplicaciones web.

Algunas de las integraciones más populares incluyen:

• Gestión de proyectos: Asana, Basecamp, Trello
• Almacenamiento de archivos: Dropbox, Google Drive, Box
• Aplicaciones de comunicación y mensajería: Slack
• Marketing por correo electrónico: Mailchimp, Gmail
• Redes sociales: ​Facebook, LinkedIn, YouTube, Twitter​​, Instagram
• Procesamiento de pagos: ​Stripe​​​

Airtable funciona muy bien en todos los navegadores y sistemas operativos, con aplicaciones móviles disponibles para dispositivos Mac y Android.

Por último, pero no menos importante, los planes se pueden pagar mensual o anualmente. Airtable tiene un plan gratuito de características esenciales, así como una variedad de planes de pago para elegir según tus necesidades.

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Precios

Airtable es una gran herramienta para empresas de cualquier tamaño, pero las empresas más grandes con mucha información y partes móviles para organizar verán los beneficios más drásticos. Tienen un plan gratuito destinado a individuos o aquellos que están comenzando, con planes de pago que oscilan entre 10 y 20 USD por puesto al mes.

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7. Github: Desarrollo de software avanzado

Una plataforma de desarrollo increíblemente poderosa utilizada por codificadores, desarrolladores y empresas de todo el mundo. Cuenta con funcionalidades como codificación colaborativa, participación en proyectos de código abierto, automatizaciones, seguridad, aplicaciones cliente, gestión de proyectos y administración de equipos/comunidades.

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8. Zoho Projects: Colabora y comunícate con tu equipo de proyecto

Si ya utilizas otros productos de la familia Zoho, podría valer la pena echarle un vistazo. Zoho Projects es una herramienta popular de gestión de proyectos de propósito general que ayuda con la planificación, el seguimiento del tiempo, la elaboración de informes y la colaboración general del equipo.

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9. Linear: Agiliza la gestión de incidencias

‍Linear está diseñado para ejecutar tus proyectos en ciclos. Inicialmente diseñado para el seguimiento de errores e incidencias, está hecho a medida para "usuarios avanzados" que disfrutan haciendo el trabajo a través de atajos. Desglosas proyectos complejos en una serie de tareas y tienes una visión general del desarrollo global del mismo.

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10. Smartsheet: Trabajo dinámico y sin problemas

‍Un software que actúa como una plataforma de ejecución de trabajo de extremo a extremo. Smartsheet tiene como objetivo ayudar a tu organización a lograr más aumentando la eficacia y alineando a las personas con la tecnología. Es una herramienta dinámica utilizada por los líderes de la industria y se esfuerza por ser tan dinámica como el mundo en el que vivimos.

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11. Jira: Seguimiento de incidencias y proyectos combinado

‍Jira fue diseñado inicialmente como un rastreador de errores e incidencias, pero desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta eficaz de gestión del trabajo. Hoy en día se utiliza en toneladas de casos de uso diferentes, que se extienden desde la gestión de proyectos hasta el desarrollo de software, la gestión de productos y la gestión de tareas.

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12. Clickup: Aumentando la productividad

‍Una plataforma de gestión de proyectos que se centra en la gestión de tareas, tanto si formas parte de un equipo pequeño como de una gran organización. Nos encanta la interfaz de usuario elegante e intuitiva de Clickup.

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¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?

Es muy difícil definir la herramienta de gestión de proyectos, especialmente hoy en día, ya que es un término muy flexible. En su forma más básica, una herramienta de gestión de proyectos es cualquier cosa que ayude a los gestores de proyectos o a los equipos de proyecto a organizar y gestionar las diversas tareas que intervienen en un proyecto determinado. Hoy en día, las herramientas de gestión de proyectos suelen estar basadas en línea.

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¿Para qué se utilizan las herramientas de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a gestionar una amplia variedad de tareas del proyecto. Como se ha señalado anteriormente, la tecnología moderna ha impulsado la innovación y ha proporcionado a los profesionales de la gestión de proyectos y a los miembros del equipo una gama increíblemente diversa de opciones. Sin embargo, algunas de las tareas y elementos más populares que los gestores de proyectos utilizan herramientas y aplicaciones para ayudar son:

• Planificación de proyectos, programación y gestión del tiempo
• Seguimiento del tiempo
• Gestión de la cartera
• Delegación de tareas y gestión de tareas
• Presupuestos, facturación y finanzas generales
• Trabajo en equipo y colaboración en equipo
• Reuniones y comunicación
• Documentación del proyecto y gestión de archivos
• Gestión general de recursos, asignación de recursos y supervisión
• Supervisión, evaluación y valoración de proyectos

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4 razones por las que necesitas utilizar una herramienta de gestión de proyectos

Como puedes ver, hay una gran cantidad de herramientas de gestión de proyectos a tu disposición. Si aún no te hemos convencido de que las herramientas y el software de gestión de proyectos son absolutamente indispensables para el proceso general de gestión de proyectos, considera lo siguiente.

1. Mejorar la colaboración

Planificar, ejecutar y lanzar un proyecto exitoso realmente requiere un pueblo. Project teams are usually composed of people from a variety of different departments, companies, and even industries. They often don’t have the same schedules or even live in the same place since the rise in popularity of remote work.

Este contexto hace que las herramientas de gestión de proyectos sean absolutamente esenciales porque ayudan a los equipos de proyecto a colaborar mejor. Ayudan con la programación y la comunicación, mantienen a todos responsables y al día, proporcionan calendarios y cronogramas dinámicos y garantizan que nadie ni nada se quede en el camino.

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2. Ayudarte a mantenerte organizado

Nothing produces piles of documentation and paperwork quite the way project management does. In order to ensure that you stay organized, keep track of all your files, and are able to share them with just a few clicks, you should absolutely be using a project management tool.

Muchos equipos de gestión de proyectos están perdiendo tiempo y energía valiosos enviando documentos de un lado a otro por correo electrónico y buscando en sus dispositivos información perdida. Este problema se puede evitar por completo si utilizas una gran herramienta de gestión de proyectos, como una plantilla de informe de proyecto. They ensure that all your important files are safety stored in a central, accessible place.

Nuestras herramientas de gestión de proyectos favoritas incluso tienen excelentes características adicionales como el control de versiones, procesos de revisión fáciles y funcionalidades de búsqueda robustas.

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3. Evitar la desviación del alcance

Ah, la temida desviación del alcance. Absolutamente ningún equipo de gestión de proyectos en la faz de la tierra quiere estar haciendo trabajo extra sin compensación. Una de las mejores maneras de asegurarte de que tu proyecto va según lo previsto (y de que solo estás trabajando en lo que se supone que debes estar trabajando) is by using a project management tool.

Durante las fases iniciales de tu proyecto, introduce todos sus diferentes elementos en tu software de gestión de proyectos. Esto asegurará que tengas todas tus tareas pendientes claramente establecidas en un solo lugar. Esto garantiza que tu equipo de proyecto sabrá en qué debe estar trabajando, así como en lo que no debe estar trabajando.

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4. Delegar el trabajo de forma eficaz

Last, project management tools are a project manager’s best friend. This is because it makes it easy for them to delegate work to other members on their team. Team members will usually be notified with an alert, a notification, or an email, and will immediately be made aware of what they should be working on.

Este beneficio también es útil cuando estás dando la bienvenida a nuevas personas a tu equipo de proyecto o contratando a un autónomo para una tarea específica. El uso de una herramienta de gestión de proyectos facilita ponerlos al día y comunicarles los detalles específicos de su trabajo.

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¿Qué debo buscar en una herramienta de gestión de proyectos?

What makes a project management tool perfect for you and your team will depend largely on your specific needs. Nevertheless, here are a few key features that you should absolutely consider when you’re browsing tools and software:

1. Herramientas basadas en la nube y de estilo SaaS (software como servicio), que garantizan la seguridad y el fácil acceso al tiempo que evitan la tediosa instalación y las actualizaciones.
2. Control de versiones que permite que varias personas trabajen en el mismo documento a la vez, pero que aún permite la revisión de versiones y ediciones anteriores.
3. Accesibilidad. Si estás gestionando un equipo grande con diferentes niveles de antigüedad, esto es especialmente clave. Controlar los permisos y los niveles de acceso de diferentes personas dentro de tu herramienta de gestión de proyectos es muy conveniente.
4. Interfaz fácil de usar:En pocas palabras, tu herramienta de gestión de proyectos debe verse bien y funcionar bien. En general, debe ser fácil de navegar y no requerir ninguna habilidad especial para hacerlo.
5. Compatibilidad en diferentes dispositivos y navegadores: elige una herramienta de gestión de proyectos que funcione bien en dispositivos móviles, de escritorio y tabletas. También ten en cuenta si solo funciona en Google Chrome o si también se puede acceder a ella en otros navegadores.
6. Integraciones: si ya estás utilizando una herramienta que te encanta, comprueba si tu posible herramienta de gestión de proyectos tiene integraciones listas para usar para facilitarte la vida.
7. Hace todo lo que necesitas que haga: Esto puede parecer obvio, pero es importante. Haz una lista de todas las características que idealmente necesitarías en una herramienta de gestión de proyectos para que haga todo. Entonces, busca una herramienta que proporcione al menos la mayoría de ellas. Cuantas menos herramientas tengas en marcha, más fácil será tu vida.

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