Comment rédiger une proposition de projet

Qu'est-ce qu'une proposition de projet ?

Une proposition de projet est un plan qui décrit une nouvelle idée/tâche, y compris les détails clés comme les objectifs de votre projet, le calendrier et les ressources dont vous avez besoin. Son objectif principal est de faire approuver le projet par les décideurs. Lorsque vous rédigez une proposition, vous essayez de convaincre les autres que votre projet vaut la peine d'être soutenu. Vous leur montrez comment votre idée fonctionnera et quels avantages elle apportera.

Si vous êtes propriétaire d'une agence, une proposition de projet permet d'éviter :

• De perdre des clients potentiels en raison d'erreurs évitables
• De sous-évaluer les projets et de réduire les bénéfices
• Le glissement de périmètre qui mène à un travail non rémunéré
• Les malentendus avec les clients concernant les livrables
• Les problèmes de trésorerie liés à des calendriers de projet mal planifiés
• Les dommages à la réputation de votre agence causés par des projets ratés
• Les litiges juridiques découlant de termes contractuels vagues

Vous n'êtes pas propriétaire d'une agence ? Une proposition de projet est tout aussi utile pour un employé pour la présentation de projets internes. Elle permet d'éviter :

• Des objectifs de projet imprécis
• Des délais irréalistes
• Des pénuries de ressources
• Des conflits entre collègues sur « qui est censé faire quoi »
• Une mauvaise définition des attentes avec votre supérieur

Dans les deux cas, une proposition de projet solide établit des attentes claires avec toutes les parties prenantes.

5 types de propositions de projet

Propositions de projet sollicitées

Les propositions formellement sollicitées répondent à une demande de proposition (DDP) officielle. Elles sont généralement accompagnées de directives spécifiques. Vous les rédigez lorsque vous répondez à une demande de proposition (DDP) officielle. Votre client ou votre patron vous donnera des directives spécifiques à suivre. Si vous la rédigez bien, vous avez de fortes chances d'obtenir l'approbation. Vous les verrez souvent dans les contrats gouvernementaux ou les grands projets d'entreprise.

Mais, que se passe-t-il si l'autre partie ne fait pas de demande officielle ? Que se passe-t-il si votre client potentiel lâche : « Ça a l'air bien, envoyez-moi une proposition. » à la fin d'un appel de découverte ?

C'est ce qu'on appelle une proposition de projet informelle.

Les propositions sollicitées de manière informelle sont demandées verbalement ou par le biais d'une communication informelle. Elles manquent de règles ou de conditions spécifiques. Vous pourriez recevoir une demande verbale ou un courriel informel demandant ce type de proposition. Vous n'aurez pas de règles claires à suivre, vous devrez donc faire plus de recherches vous-même. Cela peut être délicat, mais avec un bon modèle, vous pouvez y faire face. Cela arrive souvent dans les petites entreprises ou pour les projets internes.

Propositions de projet non sollicitées

Les propositions non sollicitées ne sont demandées par personne, mais sont présentées par vous pour une idée/un projet auquel vous croyez. Elles sont basées sur vos propres idées ou moments « Aha », identifiant un problème, une solution ou une opportunité. Ces propositions ont besoin d'une justification solide pour être approuvées, mais pourraient changer la donne pour votre entreprise.

Les employés, en particulier dans les grandes entreprises, évitent les propositions de projet non sollicitées. Peut-être avez-vous déjà eu une idée comme celle-là.

Voici un exemple de proposition de projet non sollicitée :

Propositions de projet de continuation

Les propositions de continuation sont utilisées lorsqu'un projet entre dans une nouvelle phase ou a besoin de nouvelles ressources.

Vous les utiliserez lorsque votre projet entrera dans une nouvelle phase ou aura besoin de plus de ressources. Vous les rédigez généralement à intervalles réguliers, comme annuellement ou trimestriellement. Elles sont plus faciles à créer car votre projet est déjà en cours. Les projets de recherche à long terme ou les travaux de construction en plusieurs phases nécessitent souvent ces propositions.

Propositions de projet de renouvellement

Une proposition de projet de renouvellement demande de redémarrer un projet terminé. Elles diffèrent des propositions de continuation et utilisent les données du projet précédent pour étayer leur argumentation. Ce type de proposition est courant dans la recherche financée par des subventions ou les initiatives commerciales saisonnières.

Propositions de projet supplémentaires

Les propositions de projet supplémentaires sont utilisées lorsque vous avez besoin de plus de ressources que ce qui a été demandé initialement. Vous en aurez besoin lorsque vous aurez épuisé vos ressources en cours de projet. Vous demanderez un budget ou des fournitures supplémentaires pour terminer ce que vous avez commencé. Bien que ce ne soit pas idéal, c'est parfois nécessaire. Vous pourriez les utiliser dans des projets technologiques complexes ou lorsque des problèmes inattendus surviennent dans la construction.

Plan d'une proposition de projet : Ventilation et guide étape par étape

Les éléments clés d'une proposition de projet sont la mission, le problème, la solution, la méthodologie, les objectifs, le contexte du projet, le budget, la conclusion, et l'autorisation. L'inclusion d'un « contexte de projet » est cruciale car elle fournit un contexte essentiel sur le problème abordé, décrivant l'historique du problème, son état actuel et la manière dont le projet proposé offre une solution efficace. Nous avons conçu notre modèle de proposition de projet dans le même cadre, vous pouvez le télécharger gratuitement ici.

Examinons chacun de ces éléments en détail :

Mission

La mission est la section décisive de votre proposition de projet, surtout si vous avez plusieurs approbations de la direction.

Si vous voulez rédiger un énoncé de mission qui ne soit pas survolé, apprenez des consultants en gestion.

Les consultants en gestion apprennent le cadre « Et alors ? » pour intituler de manière concise les titres de centaines de diapositives. Le cadre « Et alors ? » vous aide à vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre projet.

Voici comment vous pouvez appliquer le cadre pour rédiger un excellent énoncé de mission :

1. En moins de 10 mots, décrivez votre projet.
2. Demandez-vous : « Et alors ? » Quel est l'impact immédiat de ce projet ?
3. Demandez « Et alors ? » à nouveau. Quel est l'impact plus large sur l'entreprise ou les clients ?
4. Encore une fois, demandez « Et alors ? » Quel est l'avantage ou le changement ultime que ce projet apportera ?
5. Maintenant, combinez ces réponses en un énoncé de mission concis et puissant.

Cette approche vous aide à créer un énoncé de mission qui montre clairement la valeur et le but de votre projet. Il passe des détails spécifiques à la vue d'ensemble, aidant les décideurs à comprendre rapidement pourquoi votre projet est important.

Problème et contexte

Brossez un tableau clair de la situation actuelle et expliquez pourquoi un changement est nécessaire. Lors de la rédaction sur le problème et le contexte, recueillez :

• Des statistiques de soutien provenant de sources de données tierces de confiance
• Des anecdotes/études de cas
• Le coût d'opportunité de ce problème

Des actifs de soutien comme ceux-là renforcent la confiance et vous aident à obtenir l'adhésion des équipes de direction.

Solution

Dans la section Solution, vous énumérez votre plan complet pour résoudre le problème. C'est la partie où vos compétences en pensée critique brillent. C'est pourquoi, allez au-delà des mots et ajoutez des médias !

Jetez un coup d'œil aux riches intégrations dans notre modèle de proposition de projet :

Si vous rédigez une section de solution longue et verbeuse, vous risquez de perdre l'attention de votre public.

Au lieu de cela, rendez la section de solution engageante. Ajoutez un Loom de votre visage, partageant votre écran. Ou, commencez un croquis pour visualiser des parties de votre plan. Vous pouvez faire cela, et bien plus encore avec les intégrations de l'éditeur de Slite. Consultez le hub complet des intégrations ici.

Méthodologie et portée du projet

Décrivez votre plan de match ici. Décomposez les étapes que vous suivrez pour faire de votre solution une réalité. Définissez également ce qui est inclus dans votre projet et ce qui ne l'est pas. Cela permet d'éviter les malentendus et de maintenir votre projet concentré.

Objectifs et ICP

Énumérez ce que vous voulez réaliser. Soyez précis sur vos objectifs et sur la façon dont vous mesurerez le succès. Pensez aux indicateurs clés de performance (ICP) qui montreront si vous êtes sur la bonne voie. Cela montre que vous avez réfléchi à la façon de prouver la valeur de votre projet.

Budget du projet

Décomposez vos coûts comme ceci :

1. Demande de ressources : Énumérez tout ce dont vous avez besoin.
2. Coût : Combien coûte chaque article ?
3. Quantité : Combien en avez-vous besoin ?
4. Sous-total : Quel est le total pour chaque ressource ?
5. Totaux : Additionnez le tout pour montrer le budget total du projet.

Être minutieux ici montre que vous avez fait vos devoirs.

Conclusion

Terminez votre proposition de projet en résumant vos points clés. Rappelez-leur pourquoi votre projet vaut la peine d'être poursuivi.

Autorisation

Incluez des espaces pour 2 signatures :

1. Propriétaire du projet : C'est là que vous signerez.
2. Approuvé par : Laissez de la place pour que les décideurs approuvent.

Annexe

Si vous avez des documents ou des détails supplémentaires qui étayent votre argumentation mais ne rentrent pas dans la proposition principale, ajoutez-les ici. L'annexe peut inclure des données ou des citations de devis, des inspirations ou des lectures recommandées.

Vous vous dites peut-être : « Je devrais probablement faire court, n'est-ce pas ? Je vais sauter cette section. »

Mais c'est exactement pourquoi vous devriez avoir une section d'annexe, surtout dans les propositions de projet à enjeux élevés. Avec une section d'annexe, vous montrez la profondeur de votre recherche de manière transparente. Cela signale à vos parties prenantes que votre solution proposée est, en effet, approfondie.

Comment rédiger la meilleure proposition de projet ?

Que vous soyez un professionnel chevronné ou un débutant, savoir comment rédiger une proposition de projet est essentiel pour obtenir l’approbation et le financement. Voici quelques pratiques exemplaires que vous pouvez utiliser pour l’améliorer au maximum.

Étape 1 : Comprendre votre triple contrainte

Il existe un dicton célèbre connu des professionnels du secteur des services de projet :

Bon, rapide et bon marché : choisissez-en deux.

Ce dicton met en évidence le problème fondamental de chaque projet. Il stipule que, pour qu’un projet soit bien exécuté et rapidement, il coûtera cher. S’il est rapide et bon marché, il ne sera pas si bon. En d’autres termes, nous pourrions l’appeler le triangle de la gestion de projet, qui comprend :

Temps, portée et coût

Connaissez votre triple contrainte à chaque étape de votre projet et n’ayez pas peur de l’aborder dans votre proposition. Commencez par définir clairement le temps, la portée et le coût de votre projet. Soyez précis et réaliste. Par exemple : « Ce projet prendra 4 mois, nécessitera une équipe de 6 employés à temps plein et coûtera 75 000 $. » Décomposez chaque élément :

• Temps : Indiquez la date de début, la date de fin et les principaux jalons.
• Portée : Énumérez les livrables spécifiques et ce qui n’est pas inclus.
• Coût : Fournissez une ventilation budgétaire détaillée.

Ce niveau de détail montre que vous avez couvert vos bases. L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet peut vous aider à gérer la triple contrainte en rationalisant les flux de travail, en intégrant divers outils et en fournissant des fonctionnalités telles que des tableaux kanban et des diagrammes de Gantt pour améliorer la planification de projet et la surveillance.

Étape 2 : Rédiger pour votre public

La rédaction de propositions est essentielle pour créer des propositions de projet qui laissent une impression durable sur les clients. Faites des recherches sur vos lecteurs avant de commencer à écrire. S’agit-il d’experts techniques, de cadres ou d’un mélange des deux ? Adaptez votre langage et votre contenu en conséquence :

1. Pour les cadres : Concentrez-vous sur l’impact commercial, le retour sur investissement et l’harmonisation stratégique.
2. Pour les experts techniques : Incluez des spécifications et des méthodologies plus détaillées.
3. Pour un public mixte : Utilisez une approche à plusieurs niveaux. Commencez par des informations de haut niveau et fournissez des détails techniques dans les annexes.

Envisagez de créer plusieurs versions de votre proposition si vous avez des publics très différents.

Étape 3 : Utiliser une lettre de présentation et une table des matières

Tout comme une soumission de livre à un éditeur, personne ne veut plonger dans l’inconnu. Soumettez votre proposition de projet avec une lettre de présentation. Votre lettre de présentation peut être aussi simple que quelques paragraphes par courriel. Cette lettre, associée à une table des matières, aidera votre public à se préparer mentalement à ce qu’il va lire.

Étape 4 : Utiliser les 5 W pour expliquer

Si vous avez des doutes sur la façon d’expliquer quelque chose dans votre proposition de projet, vous pouvez toujours vous fier aux 5 W. Quoi, pourquoi, qui, où, quand—et comment pour faire bonne mesure. Voici ce qu’ils impliquent en détail :

• Quoi : Indiquez clairement ce que vous proposez.
• Pourquoi : Expliquez le besoin ou le problème que vous abordez.
• Qui : Identifiez les principaux intervenants et les membres de l’équipe.
• Où : Précisez les lieux ou les services concernés.
• Quand : Fournissez un échéancier avec les dates clés.
• Comment : Décrivez votre méthodologie ou votre approche.

En répondant à ces questions simples, vous serez surpris par les informations qu’elles vous feront sortir.

Étape 5 : Faire court

Connaissez vos limites. Vous aurez l’attention d’un lecteur au début, mais même les meilleurs écrivains ne peuvent la conserver que pendant un certain temps. Tout en visant la concision, ne sacrifiez pas les détails nécessaires. Voici une ligne directrice :

• Résumé : 1 page
• Proposition principale : 3 à 5 pages
• Annexes : Au besoin, mais avec discernement
• Utilisez ces techniques pour rester concis :
• Puces pour les listes
• Sous-titres pour diviser le texte
• Des éléments visuels pour remplacer les longues explications
• Annexes pour les détails justificatifs

Étape 6 : Utiliser un modèle

En cas de doute, utilisez un modèle. Et si vous n’avez pas d’option de prédilection, créez-en une dès que possible.

Les propositions de projet mettent en valeur la profondeur de votre approche des initiatives à long terme. Idéalement, votre approche devrait être tout aussi approfondie pour tous vos projets.

Imaginez que vous avez un client pour un projet de petite à moyenne envergure.

Si vous lui envoyez un modèle détaillé, il sera plus susceptible de vous apprécier, d’avoir une expérience positive et de renouveler son travail avec vous. Et potentiellement pour des projets plus importants aussi !

L’établissement d’un modèle ou de modèles de proposition de projet au sein de votre organisation aidera les propositions de chacun à couvrir les éléments importants, ainsi qu’à gérer les attentes des lecteurs.

Étape 7 : Relire votre travail

Nous ne saurions trop insister sur ce point. Demandez à une deuxième paire d’yeux, ou simplement à des yeux reposés, de jeter un coup d’œil à votre proposition avant de la soumettre. Si vous utilisez Slite, sélectionnez le texte et cliquez sur « Améliorer » dans la barre d’outils de mise en forme.

Après cela, vous avez 3 façons de relire votre contenu dans Slite :

1. La barre personnalisée où vous pouvez demander à l’IA d’apporter des modifications à votre discrétion
2. Menu Mise en forme IA pour effectuer des actions en un seul clic, comme raccourcir, simplifier, améliorer la mise en forme, etc.
3. Le menu personnalisé « changer de ton » s’occupe des erreurs et peut changer le ton de l’ensemble de votre proposition pour qu’elle soit un peu plus soignée ou conversationnelle, à votre choix.

Étape 8 : Référencer vos points

Une bonne proposition de projet n’hésite pas à utiliser des images ou d’autres points de données pour étayer ce que vous dites. Témoignages de clients, plaintes de clients, analyses d’utilisateurs, quelle que soit votre raison d’être derrière votre proposition de projet ; assurez-vous qu’elle découle de décisions éclairées plutôt que de sentiments. Vous êtes plus susceptible de la faire approuver de cette façon.

Voici comment nous avons référencé des points dans une proposition :

Étape 9 : Discuter du problème fondamental et de son état actuel

Lorsque vous discutez du problème que vous avez cerné, assurez-vous de couvrir son état actuel et les raisons pour lesquelles il nuit à votre entreprise avant de proposer une solution. Ce faisant, vous permettez au lecteur de voir la situation dans son ensemble, il peut alors déterminer si votre projet devrait être une priorité plus importante si le problème nuit actuellement à la réputation de l’entreprise.

Étape 10 : Décrire les avantages pour le client

Quel que soit le domaine de l’entreprise sur lequel votre projet proposé se concentre, à un moment donné, votre projet profitera à vos clients actuels ou à de nouveaux clients. Qu’il s’agisse d’une incidence directe sur eux, comme une tarification inclusive. Ou, s’il s’agit de quelque chose qui, à son tour, aura une incidence sur eux, comme l’optimisation d’un processus interne. Assurez-vous de souligner le comment et le pourquoi, peu importe à quel point ils en bénéficieront. Ce faisant, vous mettez l’accent sur votre client et ajoutez une plus grande valeur à votre projet.

Étape 11 : Livrables et ICP

Soyez stratégique lorsque vous fixez des objectifs pour votre nouveau projet. L’utilisation de diverses idées de propositions de projet peut aider à améliorer les aspects esthétiques et fonctionnels de votre proposition. Essayez de vous concentrer sur les objectifs SMART pour vous assurer que vos ICP couvrent tout et mettent en valeur les progrès du projet. De plus, il est essentiel de détailler les qualifications et l’expertise de votre équipe de projet pour établir la confiance avec les intervenants.

Assembler votre proposition de projet

Maintenant que nous avons passé en revue toutes les étapes de la création d’une excellente proposition de projet, parlons de la façon de la faire vraiment fonctionner pour vous.

Considérez votre proposition comme plus qu’un simple moyen d’obtenir une approbation. C’est en fait un outil puissant pour l’ensemble de votre projet. Lorsque vous l’écrivez, inspirez-vous de ce que vous avez appris des projets passés. Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui aurait pu être mieux ? Utilisez ces idées pour renforcer votre nouvelle proposition.

N’ayez pas peur de voir grand. Votre proposition devrait couvrir l’ensemble de la portée de votre projet, pas seulement les étapes immédiates. Cette réflexion d’ensemble peut vraiment impressionner les décideurs.

Rappelez-vous tous ces détails que nous avons dit d’inclure ? Ils ne sont pas là que pour faire joli. Le travail que vous consacrez à la recherche et à la planification maintenant portera ses fruits tout au long de votre projet. Même si certaines informations ne se retrouvent pas dans la proposition finale, il est toujours utile de les avoir.

Voici un conseil : pensez à mentionner un logiciel de documentation de projet dans votre proposition, surtout si votre équipe n’en utilise pas déjà. Un bon logiciel peut vous aider à tout garder sur la bonne voie dès le premier jour. Si vous n’êtes pas sûr de l’inclure, allez-y et mettez-le dedans - vous pouvez toujours le retirer plus tard si nécessaire.

Une fois que vous avez le feu vert, votre proposition peut vous aider dans les prochaines étapes, comme la création d’une charte de projet ou d’un énoncé des travaux. Vous avez déjà fait beaucoup de réflexion, alors utilisez-la !

En fin de compte, une proposition bien rédigée fait double emploi. Elle vous aide à obtenir l’approbation et vous prépare au succès à mesure que vous avancez. Alors, prenez votre temps, soyez minutieux et créez une proposition qui brille vraiment. Votre futur vous remerciera lorsque le projet se déroulera sans heurts.

N’oubliez pas que l’objectif n’est pas seulement d’obtenir un « oui », mais de préparer le terrain pour un projet réussi. Grâce aux conseils que nous avons abordés, vous êtes en bonne voie d’y parvenir. Bonne chance avec votre proposition !

Vous voulez réussir encore plus la documentation de projet ? Essayez Slite.

Slite offre une gamme de modèles conçus pour rationaliser votre processus de documentation de projet. Voici quelques modèles clés que vous trouverez :

• Modèle de proposition de projet : Parfait pour mettre en pratique tous les conseils de cet article.
• Modèle de charte de projet : Idéal pour définir la portée, les objectifs et les intervenants du projet.
• Modèle de notes de réunion : Gardez une trace des discussions et des décisions importantes.
• Modèle d’échéancier de projet : Visualisez les principaux jalons et échéances de votre projet.
• Modèle d’évaluation des risques : Cernez et planifiez les risques potentiels du projet.

Ce qui rend Slite idéal pour la documentation de projet :

• Interface propre et sans distraction : Concentrez-vous sur votre contenu sans encombrement inutile.
• Collaboration en temps réel : Travaillez en collaboration avec votre équipe, en voyant les changements au fur et à mesure qu’ils se produisent.
• Organisation puissante : Utilisez des canaux et des pages imbriquées pour que tout soit en ordre.
• Partage facile : Partagez des documents avec les intervenants à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation.
• Intégrations : Connectez-vous à des outils comme Slack, Trello et Google Drive pour un flux de travail harmonieux.

Mais ne vous contentez pas de nous croire sur parole. Nous avons intégré l’éditeur en direct de Slite ci-dessous afin que vous puissiez découvrir par vous-même son interface utilisateur simple et épurée.

Essayez-le : créez un aperçu de projet rapide ou notez quelques notes de réunion. Vous verrez à quel point Slite peut être intuitif et convivial pour tous vos besoins en matière de documentation de projet.

Avec Slite, vous n’obtenez pas seulement un outil de documentation, vous obtenez un outil de documentation utilisé par les agences du monde entier pour partager la documentation de projet collaborative avec vos clients ou tout autre intervenant externe.

Curieux ? Commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui ici.

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