Vous êtes plongé jusqu'au cou dans un projet et le moment est venu de tenir tout le monde au courant de l'avancement.
Voici le rapport d'avancement : votre laissez-passer pour garder l'équipe alignée et les parties prenantes satisfaites. Un véritable joyau de votre documentation de projet.
Créer des rapports d'avancement consiste à décrire les difficultés du projet et à fournir des éclairages pour la planification future. Documenter les obstacles dans un rapport d'avancement permet aux responsables de suivre les tâches terminées, d'examiner les retards et d'ajuster les calendriers du projet en conséquence.
Mais qu'est-ce qui compose exactement un bon rapport d'avancement ? Et comment en faire moins une corvée et davantage un outil puissant ?
C'est ce que nous sommes là pour découvrir.
Pourquoi les rapports d'avancement sont-ils importants ?
Les rapports d'avancement sont importants parce qu'ils responsabilisent tout le monde, tout en donnant à votre manager une visibilité en temps réel sur l'avancement du projet.
Mais pourquoi un « rapport » est-il important pour cela ? Voici 3 raisons plus profondes pour lesquelles les rapports d'avancement améliorent la responsabilisation :
- Vous êtes plus susceptible de rester maître de vos tâches lorsque vous savez que vous devrez rendre compte de votre avancement.
- Les parties prenantes adorent la transparence, et les rapports d'avancement leur offrent une vision claire de la situation.
- Ils aident à repérer les problèmes tôt. En examinant régulièrement les rapports d'avancement, vous pouvez détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent de gros casse-têtes.
Les rapports d'avancement quotidiens résument les tâches accomplies dans la journée, les difficultés rencontrées et l'avancement global vers des objectifs plus larges, favorisant la clarté et la responsabilisation dans la gestion de projet.
Considérez votre rapport d'avancement comme un bilan de santé régulier pour votre projet.
Ce n'est peut-être pas la partie la plus passionnante de votre travail, mais elle peut vous épargner bien des ennuis par la suite.
Qu'est-ce qui compose un rapport d'avancement complet ?
Un rapport d'avancement doit décrire trois choses : votre plan, comment son avancement se déroule, et si vous avez rencontré des problèmes qui nécessitent de l'aide. (Nous parlons plus en détail de la méthodologie PPP ici)
Utiliser des modèles de rapport d'avancement peut aider à structurer vos rapports et à visualiser les données plus efficacement.
Voici comment les rédiger tous :
Aperçu du « plan » du projet
Commencez par un bref rappel de ce dont le projet est question. Voyez cela comme le segment « Précédemment dans... » au début d'une série télé. Restez court et concis : juste assez pour rafraîchir la mémoire de chacun.
Avancement
La section avancement doit informer la personne qui examine le projet de ce qui a déjà été fait, de ce qui vient ensuite, et si vous avez rencontré des blocages d'exécution.
Les rapports d'avancement hebdomadaires jouent un rôle crucial pour faciliter la communication entre les managers et les membres de l'équipe, en permettant de réfléchir aux réalisations et de planifier les tâches futures.
Réalisations : le moment de se vanter (un peu)
La sur-communication est sous-estimée. C'est ici que vous pouvez montrer ce que vous avez accompli depuis le dernier rapport. Avez-vous atteint un jalon majeur ? Résolu un problème épineux ? Fait enfin fonctionner ce bout de code capricieux ? Indiquez-le ici. Soyez précis et quantifiez quand vous le pouvez. Au lieu de « Bons progrès réalisés », essayez « 3 fonctionnalités majeures sur 5 terminées ».
Tâches à venir : la suite
Donnez un aperçu de ce qui arrive dans la prochaine phase du projet. Cela aide à définir les attentes et montre que vous avez un plan. Astuce de pro : utilisez la fonction liste de tâches de Slite ici pour créer une liste claire et exploitable.
Difficultés : la partie moins agréable
Aucun projet n'est un long fleuve tranquille en permanence. Utilisez cette section pour mettre en évidence les obstacles que vous avez rencontrés. Mais ne vous contentez pas d'énumérer les problèmes : expliquez comment vous les abordez. Cela montre que vous êtes proactif et évite que les parties prenantes ne paniquent.
Souvenez-vous, l'objectif est de donner une image claire et honnête de la situation. Pas besoin de romans : gardez chaque section concise et droit au but.
Dans la prochaine partie, nous verrons comment structurer toutes ces informations dans Slite pour rendre votre rapport facile à lire et à mettre à jour.
Structurer votre rapport d'avancement dans Slite
Maintenant que vous savez quoi inclure, parlons de la façon de tout présenter dans Slite. Un rapport bien structuré est plus facile à rédiger, à lire et à mettre à jour. Voici comment faire travailler Slite pour vous :
Il est essentiel d'adresser vos rapports au chef de projet, qui joue un rôle clé dans la communication et la supervision du projet, notamment en validant les rapports et en comprenant le jargon spécialisé utilisé par l'équipe technique.
Utilisez des modèles de rapport d'avancement, ou créez-en un
Commençons par le commencement : créez un modèle ou utilisez le nôtre. Il est gratuit et il ressemble à ceci :
Ainsi, vous ne repartez pas de zéro à chaque fois. Dans Slite, vous pouvez facilement configurer un modèle avec toutes les sections dont nous avons parlé plus haut. Une fois qu'il est en place, dupliquez-le simplement pour chaque nouveau rapport. Et voilà : la moitié du travail est déjà faite.
La hiérarchie des titres est votre meilleure alliée
Utilisez les styles de titre de Slite pour créer une structure claire. Vos sections principales (Aperçu du projet, Réalisations, etc.) peuvent être en H2, avec les sous-sections en H3.
L'utilisation de sous-titres divise le contenu de façon thématique, ce qui améliore l'expérience de lecture. C'est aussi pratique car, dans Slite, vous pourrez réduire ou développer chacune de ces sections comme ceci :
Cela rend non seulement votre rapport soigné mais aussi très parcourable. C'est indispensable pour un long document avec plusieurs parties prenantes. Pourquoi ? Votre manager est peut-être déjà au courant de votre avancement et veut seulement consulter vos blocages. De même, le directeur des opérations souhaite peut-être juste l'avancement de haut niveau pour vérifier que tout va bien.
Et si vous voulez maximiser la lisibilité, ajoutez une table des matières. Modifiez la mise en page et cliquez sur « afficher la table des matières » pour obtenir une table des matières fixe et cliquable présentée dans la barre latérale droite.
Sympa, non ?
Utilisez les listes généreusement
Pour des sections comme les Réalisations et les Tâches à venir, les listes à puces ou numérotées sont vos meilleures alliées. Elles sont faciles à parcourir et à mettre à jour. De plus, la fonction case à cocher de Slite est parfaite pour suivre l'avancement des tâches à venir.
Les tableaux pour gagner
Quand il s'agit d'indicateurs clés, rien ne vaut un bon tableau. La fonction tableau de Slite vous permet de créer des présentations de données nettes et faciles à lire. Vous pouvez même colorer les cellules pour mettre en évidence les informations importantes.
Intégrez des liens vers tous les fichiers de travail
Vous avez une feuille de calcul détaillée ou un tableau de projet à inclure ? Utilisez la fonction d'intégration de Slite pour l'amener directement dans votre rapport. Pour les informations moins cruciales, vous pouvez utiliser des liens afin de garder votre rapport épuré tout en donnant accès aux détails supplémentaires.
Restez cohérent
Quelle que soit la structure que vous choisissez, tenez-vous-y. La cohérence d'un rapport à l'autre permet à chacun de trouver rapidement les informations dont il a besoin.
À quelle fréquence devez-vous faire un rapport ?
Vous maîtrisez donc la structure de votre rapport. Mais à quelle fréquence devez-vous envoyer ces mises à jour ? Eh bien, cela dépend. (N'adorez-vous pas cette réponse ?)
Un rapport mensuel offre un instantané complet des réalisations et des domaines à améliorer, fournissant des données essentielles et une vue d'ensemble de l'avancement du projet. De plus, les rapports d'avancement trimestriels jouent un rôle crucial pour examiner et évaluer les réalisations et les revers sur une période de trois mois, en garantissant que les indicateurs clés de performance et les objectifs sont atteints.
Décortiquons cela :
Les facteurs du « ça dépend »
- Durée du projet : un sprint de deux semaines pourrait nécessiter des mises à jour quotidiennes. Un projet d'un an ? Probablement pas.
- Préférences des parties prenantes : certains veulent connaître le moindre détail. D'autres veulent juste les points saillants.
- Phase du projet : vous pourriez faire un rapport plus fréquemment pendant les phases critiques et moins pendant les périodes plus calmes.
- Taille de l'équipe : les équipes plus grandes pourraient avoir besoin de points plus fréquents pour rester alignées.
En fonction de ces facteurs, choisissez l'une des 4 fréquences de rapport d'avancement les plus courantes.
Trouvez votre rythme
- Quotidien : pour les projets courts et intenses ou pendant les phases critiques. Gardez ces rapports ultra-brefs.
- Hebdomadaire : un bon réglage par défaut pour la plupart des projets. Suffisant pour tenir tout le monde informé sans le submerger.
- Bimensuel : fonctionne bien pour les projets plus longs avec un rythme régulier.
- Mensuel : pour les projets de longue durée ou les vues d'ensemble de haut niveau.
Prenez une décision et engagez-vous sur l'un de ces calendriers, puis communiquez-le à toutes les parties prenantes du projet.
La zone idéale
Vous visez ce point d'équilibre où vous tenez tout le monde informé sans passer tout votre temps à rédiger des rapports. Si vous recevez beaucoup de questions « Où en est-on sur X ? » entre les rapports, vous devriez peut-être augmenter la fréquence. Si vos rapports sont accueillis par un silence radio, vous en faites peut-être trop.
La cohérence avant la fréquence
Quelle que soit la fréquence que vous choisissez, tenez-vous-y. Des mises à jour régulières créent un rythme sur lequel votre équipe et vos parties prenantes peuvent compter. Utilisez la fonction de rappel de Slite pour vous notifier quand c'est l'heure du rapport.
Mises à jour rapides vs rapports détaillés
Envisagez un mélange de mises à jour rapides et informelles (pensez à des points sous forme de puces dans un doc Slite) et de rapports formels plus détaillés. Cela vous donne le meilleur des deux mondes : une communication fréquente sans la fatigue des rapports.
Souvenez-vous, l'objectif est de maintenir la circulation de l'information sans alourdir le projet. Trouvez un rythme qui fonctionne pour vous, votre équipe et vos parties prenantes.
Bonnes pratiques pour rédiger un rapport d'avancement
Nous allons clore ce guide avec quelques bonnes pratiques pour créer vos rapports d'avancement et les introduire dans le flux de travail de votre équipe.
Que vous prépariez un rapport d'avancement d'entreprise, un rapport d'avancement de recherche ou tout autre type : voici 13 conseils pour le faire vraiment se démarquer :
1. Utilisez des données
Quand vous le pouvez, utilisez toujours des données pour mettre en évidence l'avancement ou son absence. Réfléchissez aux moyens de générer des données avec les outils de rapport d'avancement dont vous disposez et de les présenter de façon claire ; essayez toujours de montrer la progression vers l'objectif principal.
2. Utilisez des supports visuels si nécessaire
N'ayez pas peur d'appuyer la remise de votre rapport avec des visuels comme des organigrammes. Inutile de gaspiller des paragraphes de texte pour expliquer une situation que vous pouvez expliquer avec une capture d'écran. Rédiger un rapport d'avancement ne consiste pas seulement à transmettre des informations, mais aussi à amener le lecteur à assimiler vos progrès sur un projet. S'il y a des points de blocage, vos supports visuels les rendent plus faciles à identifier.
3. Soyez transparent
La transparence est inestimable si vous voulez que votre structure de reporting soit productive et contribue positivement à avancer. Faites comprendre au personnel que les rapports d'avancement exigent de la transparence. Personne n'a besoin de se cacher derrière du remplissage ni d'essayer d'embellir l'état d'un rapport par peur de mal paraître. Traitez chaque projet tel qu'il est. Pas besoin de pièces de remplissage ni d'informations grossièrement inutiles. Si votre rapport est trop court et qu'il n'y a pas assez de détails pour créer un document de rapport d'avancement solide, vous pouvez demander un délai ou simplement remettre votre document tel quel. Tant que vous restez honnête et que vous rédigez de façon appropriée, vous aurez accompli votre travail avec succès.
4. Assurez-vous que tout est daté
Les échéances, les dates de rapport, les livraisons de tâches, tout. Plus tôt dans cet article, nous avons mentionné que ces rapports d'avancement de projet seraient la colonne vertébrale des recherches pour tout projet similaire à venir dans l'entreprise. Si vous datez tout, quelqu'un peut explorer les systèmes pour extraire les métriques dont il pourrait avoir besoin aux bonnes dates, et mieux comprendre les outils et les talents dont l'entreprise disposait à ce moment précis.
5. Incluez les objectifs de l'entreprise et du service
Si vos rapports d'avancement sont destinés à un usage inter-services, il est alors utile de partager les objectifs que vous, personnellement, ou votre service, poursuivez. Vérifiez bien ce que vous pouvez et ne pouvez pas partager avec les ressources humaines si vous avez un doute. Ce faisant, vous donnerez au lecteur une meilleure compréhension de votre logique et de vos actions.
6. Abordez les problèmes et les progrès
Chaque rapport est une plateforme pour aborder les problèmes et les progrès. Lorsque vous rédigez des rapports d'avancement, lancez les conversations grâce au contenu que vous fournissez et posez toutes les questions auxquelles vous aimeriez que le lecteur réponde. Écrivez sur un ton cordial, formel et neutre.
Astuce : votre lecteur est là pour vous aider, quel que soit son rôle dans l'entreprise ; vous serez surpris des idées innovantes que vous pouvez obtenir d'autres services. 💡
7. Partagez-le judicieusement
Réfléchissez bien à qui doit voir ce document, en particulier les commentaires spéciaux du rapport d'avancement ajoutés par un superviseur de haut niveau. Cela concerne-t-il plus que la direction ? Peut-être que d'autres services, voire des parties prenantes externes comme des organismes de financement, tireront profit de la lecture de ce rapport. Essayez d'identifier ceux qui ont besoin du rapport avant de le rédiger, puis partagez-le afin que chacun y ait facilement accès.
8. Structurez le stockage
Vous pouvez stocker les rapports, sans problème. Réfléchissez toutefois à l'architecture autour de votre système de stockage des rapports. Essayez de construire une carte pour guider les gens à travers les rapports et leur mode de stockage. Vous voulez que les gens trouvent un rapport rapidement.
Déterminez ce qu'une personne doit rechercher pour rendre compte de l'avancement d'un projet à tout moment, ou le chemin qu'elle doit suivre. Ce processus fera gagner beaucoup de temps à l'avenir et permettra aux employés d'utiliser les rapports à tout moment, pas seulement lorsqu'ils sont remis pour la première fois. C'est terminé !
9. Ajoutez un appel à l'action
C'est une excellente occasion d'obtenir une aide immédiate pour le lecteur ou vos supérieurs. Les appels à l'action sont utiles en cas d'incertitudes, de confusions ou de problèmes avec le projet. Ceux-ci pourraient inclure une différenciation des tâches, des jalons peu clairs ou un manque de fonds. Un appel à l'action pourrait consister à demander au supérieur de fournir des éclaircissements ou des retours dans un e-mail ou un canal de communication. Vous pourriez aussi demander une révision du budget ou tout ce dont votre équipe pourrait avoir besoin pour mener le projet à bien jusqu'à son achèvement. Notez que lorsque vous rédigez un rapport d'avancement, vous devez tout de même limiter l'usage des appels à l'action aux nécessités extrêmes.
10. Mobilisez tout le monde
Consultez toujours les membres de votre équipe lorsque vous travaillez sur des rapports d'avancement. Si vous êtes le chef d'équipe, vous pouvez inviter chacun à contribuer et à soumettre des rapports informels de son avancement personnel sur les jalons du projet. Si vous êtes un membre de l'équipe chargé de la rédaction du rapport d'avancement, vous pourriez contacter chacun individuellement pour recueillir son apport.
L'une des meilleures façons de rédiger un rapport d'avancement solide est d'inclure les aperçus personnels des membres de l'équipe qui font avancer le projet. Cela n'est peut-être pas vraiment possible avec des calendriers de rapport fréquents, comme les rapports quotidiens et hebdomadaires, mais avec des échéances plus longues, les membres de l'équipe sont inestimables pour le processus.
11. Abandonnez la voix passive
Soyons honnêtes : beaucoup de vos supérieurs n'ont pas le temps de lire tous les rapports qui leur parviennent. Utiliser beaucoup la voix passive en rédigeant un rapport d'avancement réduit la lisibilité et, la plupart du temps, le lecteur ne s'investira pas dans le contenu.
Au lieu d'écrire : « Nous avons reçu de notre manager l'instruction de relancer le jalon... »
Vous pouvez écrire : « Notre manager nous a demandé de relancer le jalon... »
Si vous avez du mal à reformuler l'une des phrases,
- Sélectionnez la phrase
- Cliquez sur « Améliorer » dans la barre d'outils de mise en forme
- Sélectionnez « Simplifier le langage » et eurêka !
12. Gardez une longueur optimale
Une ligne délicate à respecter.
Si votre rapport d'avancement est anormalement court, personne ne vous prendra au sérieux. S'il est trop long, vous pouvez être sûr que vos managers ne le liront pas.
Il serait vraiment douloureux de passer autant de temps à travailler sur un rapport d'avancement long et détaillé pour le voir seulement survolé puis abandonné ; en plus, ce n'est tout simplement pas efficace.
Il est important de garder la longueur de votre rapport raisonnable. Si vous pouvez faire tenir tout ce que vous avez à rapporter sur une page, allez-y. Cela dépend aussi de la fréquence du rapport. S'il s'agit d'un rapport d'avancement quotidien, gardez-le aussi court qu'une demi-page. Un rapport hebdomadaire peut être plus long, les rapports trimestriels peuvent faire quelques pages, tandis que le rapport annuel est le seul pour lequel il est logique d'avoir plusieurs pages dans le document.
En règle générale, au début de chaque rapport, envisagez d'ajouter une section « Résumé ».
13. Relisez et corrigez toujours
Évidemment. Il est important de maintenir d'excellents standards d'écriture pour communiquer efficacement et impressionner vos lecteurs. Personne n'aimera lire un rapport truffé d'erreurs grammaticales et typographiques.
Relisez toujours votre rapport au moins deux fois ou utilisez simplement l'option « Corriger la grammaire et l'orthographe » de Slite. Slite corrigera toutes les coquilles de votre contenu.
Profitez du reporting d'avancement avec Slite
Slite n'est pas un simple outil de documentation de projet, c'est une plateforme de collaboration riche en fonctionnalités.
Slite dispose de tonnes de modèles préconçus formidables pour toutes les activités de gestion de projet. Notre modèle de rédaction de rapport d'avancement enlèvera assurément la corvée et l'ennui inutile de la mise à jour des statuts, quelle que soit la fréquence. Il est disponible en téléchargement gratuit lorsque vous vous inscrivez sur notre application, et vous devriez apprécier les nouvelles fonctionnalités utiles de nos modèles.
Voici quelques-unes des choses les plus géniales à aimer chez Slite :
1. Les collections de docs
Organiser des documents peut vite tourner au désordre. Slite dispose d'une fonction de collection de docs très pratique, qui les empile en listes bien organisées et codées par couleur, sans la moindre place pour un encombrement agaçant de la barre latérale. Nous proposons une fonction de filtrage et de tri facile, des fonctions de cyclage et d'intégration rapides, et vous pouvez référencer vos docs partout dans l'application.
Vous pouvez aussi les organiser en types de colonnes et choisir différentes vues pour chaque équipe ! Le doc est une fonction vraiment utile lorsque vous rédigez un rapport d'avancement. Tous les documents pertinents pour le projet en cours peuvent être facilement triés et référencés dans votre rapport.
2. Une gamme d'outils de collaboration très utiles
C'est pourquoi Slite est une véritable bouffée d'air frais. Slite dispose d'une large gamme de fonctionnalités très utiles et d'outils supplémentaires pour faciliter la collaboration au sein de votre équipe :
- Outils de communication
- Réactions rapides
- Intégrations de docs pour les rapports d'avancement
- Mise en forme du texte enrichi
- Fonction de citation et de réponse
3. Une vaste gamme d'intégrations
L'intégration d'applications externes de Slite vous permet d'importer directement des documents depuis des applications comme Google Docs ou Evernote. Aucun tracas à passer d'un doc à l'autre. Les intégrations de Slite prennent aussi en charge des applications comme Slack, Google Drive, Miro, Pitch, Github et des applications de réseaux sociaux.
Si les détails dont vous avez besoin pour rédiger votre rapport d'avancement sont stockés dans une autre application, Slite en facilite la récupération de façon simple et directe.
Gérez le reporting d'avancement avec Slite
Si vous cherchez à intégrer un rapport d'avancement dans le calendrier de travail de votre équipe, nous avons déjà fait le gros du travail pour vous. Utilisez le modèle de rapport d'avancement gratuit de Slite et développez-le. Nous espérons que vous repartirez de ce guide parfaitement équipé pour introduire le reporting d'avancement dans votre entreprise et commencer à profiter de ce formidable processus, en continuant à faire de grandes choses.
