Qu'est-ce que la documentation de projet ?
La documentation de projet est exactement ce à quoi elle ressemble. Dans sa forme la plus élémentaire, elle consiste en un ensemble de documents essentiels qui composent un projet. Cela semble assez simple, non ?
À première vue, la documentation de projet est simple. Cependant, le volume de paperasse impliqué dans la plupart des projets est souvent intimidant pour les chefs de projet et les membres de l'équipe. Combinez cela avec une mauvaise organisation, et vous avez créé la tempête parfaite. Un tel projet sera difficile à exécuter et presque impossible à mener à bien.
C'est là que les modèles entrent en jeu. Un modèle de documentation de projet vous rappelle les documents clés de gestion de projet qui doivent être collectés, les maintient organisés et facilite la collaboration. C'est pourquoi les équipes de gestion de projet utilisent de plus en plus les modèles de documentation de projet dès le processus de lancement du projet.
Qui élabore la documentation de projet ?
La documentation de projet est mieux élaborée en collaboration. Cela dit, les chefs de projet ont le dernier mot en matière de validation. Ils sont responsables du système de gestion, du processus (et de la documentation du processus), des livrables et des résultats du projet, après tout.
De ce fait, une documentation de projet efficace est normalement élaborée par les chefs de projet ou d'autres PMP (professionnels de la gestion de projet) et leurs équipes de projet. Cela se fait parfois en collaboration avec les ressources humaines, les parties prenantes importantes et d'autres parties intéressées lors des phases de documentation de projet pertinentes.
Pourquoi la documentation de projet est-elle si importante ?
L'importance de la documentation de projet intégrée aux outils de gestion de projet ne peut être sous-estimée. Ne faites pas l'erreur de débutant de fuir l'investissement initial en temps que nécessite la documentation de projet pour finir avec plus de travail (mal organisé) par la suite. Les chefs de projet expérimentés chantent les louanges de la documentation de projet sur tous les toits. En effet, son utilisation vous aidera, vous et votre équipe, de plusieurs manières clés :
- Tenir tout le monde informé : La documentation de projet accroît la transparence et garantit que toutes les personnes clés travaillant sur un projet restent dans la boucle. Ceci est particulièrement important en ce qui concerne les parties prenantes qui souhaiteront des mises à jour régulières concernant les échéanciers, le budget, les livrables et les jalons, mais cela aide également les équipes à travailler ensemble plus efficacement. Essayez notre modèle de budget de projet ici.
- Décomposer : Considérés dans leur intégralité, les projets sont incroyablement complexes. La documentation de projet vous permet, à vous et à votre équipe, de décomposer votre projet en phases clés de planification de projet représentées par des documents clés et de les aborder par petites bouchées, pour ainsi dire.
- Rester organisé : Une documentation de projet efficace vous aide à suivre les documents dont vous avez besoin et à trier ce dont vous n'avez pas besoin. Oubliez l'idée de perdre la trace des documents importants, surtout si vous utilisez un modèle
- Faciliter la collaboration : Lorsque toute votre équipe de projet a accès aux mêmes ressources de documentation logicielle par exemple, il est facile de travailler en collaboration en termes d'attribution des tâches, de travail efficace, de suivi du processus et de maîtrise des défis à mesure qu'ils surviennent.
Quels sont les éléments clés de la documentation de projet ?
La documentation de projet est un peu différente selon le secteur, l'entreprise et le projet spécifique. Cependant, vous pouvez trouver une certaine variation des éléments clés suivants dans la grande majorité de la documentation de projet.
Nous allons décrire chacun des documents clés ci-dessous, mais ils peuvent également être classés en 5 phases : Lancement, Planification, Exécution, Contrôle et Conclusion.
Phase 1 : Lancement
La phase de lancement est la première phase du cycle de vie d'un projet. C'est à ce moment qu'un projet donné est officiellement approuvé et prend vie.
Les jalons clés de la phase 1 comprennent la désignation du chef de projet et des membres de l'équipe de projet, l'examen des questions de faisabilité et de justification, la détermination des objectifs clés du projet et la définition d'un énoncé de la portée du projet. Ces sujets sont souvent approfondis lors de la phase 2 également.
Proposition de projet
La proposition de projet, également appelée analyse de rentabilité, est généralement le document qui lance le développement de votre projet. Gardez votre proposition de projet courte et précise. Il vous suffit d'expliquer quel est le concept de votre projet et quel problème il résoudra en fin de compte.
Les modèles de propositions de projet sont généralement rédigés par le chef de projet et/ou le promoteur du projet.
Charte de projet
La charte de projet est parfois appelée point d'ancrage ou plan d'un projet. C'est le premier document qui est compilé après que votre proposition de projet a reçu une approbation formelle. Plus important encore, elle établit votre équipe de projet ainsi que les actions clés nécessaires pour donner vie à votre projet. Elle couvre également souvent l'allocation et l'autorisation initiales du financement.
En gros, votre charte de projet vous indique votre point de départ. Consultez notre modèle de charte de projet ici. Vous pouvez également créer un énoncé des travaux (SoW), which is more detailed than a project charter.
Planification
Vous avez obtenu l'approbation officielle de votre nouveau projet… et maintenant ? Eh bien, vous êtes entré dans la deuxième phase du cycle de vie de votre projet. La phase de planification ! Cette phase est absolument essentielle à la réussite d'un projet. Plus vous recueillez de détails, plus l'exécution éventuelle de votre projet sera facile.
Ici, toutes les différentes exigences et actions du projet nécessaires pour donner vie à votre projet sont décrites aussi complètement que possible, tout en gardant les choses succinctes. Comment ça, pour un défi ?
Plan de gestion de projet
Avec votre plan de gestion de projet, vous entrez vraiment dans le vif du sujet de la façon dont votre projet prendra vie. Un plan de gestion de projet peut être aussi court ou aussi long que vous le souhaitez, mais il sera probablement l'un de vos documents les plus longs.
En gros, vous vous demandez, à vous et à votre équipe : « Quelles sont toutes les étapes que nous devrons suivre pour mener à bien ce projet, du début à la fin ? »
Il existe également plusieurs documents qui sont parfois inclus dans les plans de projet, mais qui peuvent également exister seuls. Il s'agit notamment de documents tels que les structures de répartition du travail (SRT), les plans de gestion des ressources humaines et les plans d'assurance qualité.
Dans l'ensemble, vous pouvez généralement compter sur les plans de gestion de projet pour aborder des sujets tels que les livrables, le calendrier, le budget, la qualité et le contrôle des versions, les parties prenantes et le personnel, les politiques de communication et la gestion des risques.
Calendrier du projet
Ce document est assez explicite, mais il décrit un calendrier initial pour les livrables, les jalons et les phases de votre projet. Votre calendrier changera probablement tout au long du cycle de vie de votre projet, mais considérez ce calendrier comme votre point de départ.
Conseil de pro : Assurez-vous que le calendrier que vous établissez est réaliste. Ne vous engagez pas à respecter des délais que vous savez que votre équipe ne pourra pas respecter !
Plan financier
Il s'agit d'un autre document assez explicite, mais il s'agit essentiellement d'un budget prévu pour votre projet. Il couvre souvent des sujets tels que l'approvisionnement et l'allocation des fonds, les contrats, les processus financiers et même le retour sur investissement (RSI) prévu.
Étant donné que ce document se trouve dans la phase de planification, il s'agit généralement du budget initial ou prévu. Il existe parfois un autre document financier dans la phase d'exécution ou de contrôle sous la forme d'un outil de suivi du budget.
Phase 3 : Exécution
Parfois appelée phase de mise en œuvre, la phase 3 est le moment où toute votre planification est enfin mise en action. Votre équipe passera du mode de préparation à la mise en œuvre concrète d'actions.mise en œuvre concrète d'actions.
La phase d'exécution est souvent la phase la plus longue car elle s'accompagne des objectifs les plus ambitieux. Votre produit fini, quel qu'il soit, sera formé tout au long de cette phase. Comme c'est excitant!
Journal des risques et des problèmes
Un journal des risques et des problèmes est un outil clé de la gestion des risques. Il s'agit d'un journal qui vous aide à suivre les problèmes de projet qui surviennent ainsi que les risques futurs potentiels à l'horizon. Les informations suivantes sont généralement incluses:
- Numéro d'identification
- Type d'événement (risque ou problème, par exemple)
- Date de l'événement
- Description
- Action requise
- Propriétaire
- Statut
- Priorité (optionnel)
Certains registres de risques sont créés avec Excel, tandis que d'autres sont de simples listes.
Les journaux RAID sont également parfois utilisés à la place des journaux des risques et des problèmes. RAID signifie : Risques, hypothèses, problèmes & Dépendances.
Rapport d'étape du projet
Selon votre plan de communication, vous devrez fournir des rapports d'étape réguliers aux différentes personnes travaillant sur votre projet. Il peut s'agir de mises à jour des parties prenantes, d'examens hebdomadaires ou de mises à jour des services.
Quel que soit le but, cette section consiste en une collection de documents qui rendent compte de l'avancement de votre projet. Ceci est particulièrement important car cela permet à toutes les personnes impliquées de rester sur la même longueur d'onde tout au long du cycle de vie du projet. Les rapports d'étape du projet peuvent même être utilisés pour attribuer des tâches et les prochaines étapes.
Plan de communication du projet
Semblable aux rapports d'étape du projet, votre plan de communication du projet établit des politiques concernant la façon dont vous et votre équipe de projet communiquerez tout en travaillant ensemble. Une communication efficace est essentielle dans la gestion de projet.
Cette section diffère des rapports d'étape du projet, car au lieu d'établir l'avancement du projet, votre plan de communication expose exactement comment la communication se fera. Cela englobe les méthodes de communication spécifiques, la fréquence de la communication et les coordonnées.
Cette section se concentre souvent sur la communication avec les parties prenantes, mais elle est également importante pour votre équipe de projet. Si votre projet a un flux de travail établi sur Slite, par exemple, cela doit être indiqué ici.
Phase 4 : Contrôle
La phase de contrôle est parfois considérée comme faisant partie de la phase d'exécution, mais les deux peuvent également être séparées.
La principale différence entre les deux est que la phase d'exécution se concentre davantage sur la mise en œuvre des processus du projet, tandis que la phase de contrôle se concentre sur l'observation de ces processus et sur l'apport de modifications au fur et à mesure qu'ils surviennent.
Les deux phases bénéficient naturellement d'une bonne documentation.
Demandes de changement et gestion des changements
Il s'agit de la section la plus importante de la phase de contrôle de tout projet et prend souvent la forme d'un journal. Chaque fois qu'une modification doit être apportée au plan de projet initial, elle doit être demandée et enregistrée dans la section de gestion des modifications.
Les informations suivantes sont généralement fournies:
- Numéro d'identification
- Changement proposé
- Raison du changement proposé
- Chronologie
- Propriétaire
Phase 5 : Conclusion
Enfin! Nous avons atteint la phase finale du cycle de vie de votre projet et nous sommes sûrs que le résultat sera un succès retentissant.
Cette phase se concentre sur la clôture de votre projet actuel, mais elle se tourne également vers les projets futurs. Plus important encore, vous présentez tous les livrables et votre produit fini. Cependant, c'est également une excellente occasion de mener des réunions finales avec votre équipe de projet et les parties prenantes, ainsi que de réfléchir à ce qui s'est bien passé pendant le projet et à ce qui pourrait être amélioré à l'avenir.
Une réflexion efficace rationalisera davantage votre documentation de projet et vos processus de gestion et conduira à un succès accru dans vos projets futurs.
Document d'examen de projet
Également connu sous le nom de document de clôture de projet, un document d'examen de projet conclut officiellement votre projet. Hourra! Tout comme la proposition de projet, ce document devra être examiné et approuvé par le chef de projet, le commanditaire et les parties prenantes concernées.
Ce type de documentation technique résume normalement ce que le projet a accompli et/ou produit, tous les grands succès ou difficultés notables et les problèmes ou tâches post-projet qui doivent être résolus.
Y a-t-il autre chose que je devrais inclure?
Comme mentionné précédemment, toute la documentation du projet est un peu différente selon l'industrie, l'entreprise et le contexte du projet.
Les éléments susmentionnés constituent les éléments essentiels de la documentation générale du projet, mais notre liste n'est pas exhaustive. Il existe de nombreux autres types de documents que vous pouvez intégrer en fonction de vos besoins, tels que:
- Plan de gestion des ressources humaines : Ce document est parfois inclus dans le cadre du plan de gestion d'un projet. Un plan de gestion des RH décrit les lignes directrices relatives à la dotation en personnel, aux contrats, à la formation et à d'autres questions de RH.
- Plan d'assurance qualité : Également souvent inclus dans le cadre du plan de gestion d'un projet, un plan d'assurance qualité ou d'AQ décrit les protocoles et les processus qui seront mis en place pour garantir la qualité du produit fini.
- Plan de test : Un document de plan de test principal fait normalement partie de la phase de contrôle d'un projet et détermine les protocoles et les processus pour la façon dont votre produit sera testé. Il s'agit essentiellement d'un plan pour tous les tests de produits qui auront lieu tout au long du cycle de vie de votre projet et est particulièrement important dans les secteurs des logiciels et de l'informatique.
- Registre des leçons apprises : Un registre des leçons apprises fait partie de la phase de conclusion d'un projet. Il sert de document de clôture de projet supplémentaire qui invite les chefs de projet et leurs équipes à réfléchir sur les succès et les inconvénients de leur projet terminé. Le but de ce document est de s'efforcer d'améliorer la gestion de projet à l'avenir!
