Qu'est-ce que la documentation de projet ?
La documentation de projet est exactement ce que son nom indique. À la base, elle consiste en une collection des documents essentiels qui composent un projet. Cela paraît plutôt simple, non ?
À première vue, la documentation de projet est simple. Pourtant, le volume considérable de paperasse impliqué dans la plupart des projets est souvent intimidant, autant pour les chefs de projet que pour les membres de l'équipe. Combinez cela à une mauvaise organisation et vous obtenez le scénario catastrophe. Un tel projet sera difficile à exécuter et presque impossible à mener au succès.
C'est là que les modèles entrent en jeu. Un modèle de documentation de projet vous rappelle quels documents clés de gestion de projet doivent être réunis, les garde organisés et facilite la collaboration. Voilà pourquoi les équipes de gestion de projet font de plus en plus appel aux modèles de documentation de projet dès le processus d'initiation.
Qui élabore la documentation de projet ?
La documentation de projet se développe au mieux de manière collaborative. Cela dit, ce sont les chefs de projet qui ont le dernier mot pour la valider. Après tout, ce sont eux qui sont responsables du système de gestion du projet, de son processus (et de la documentation de processus), de ses livrables et de ses résultats.
Pour cette raison, une documentation de projet efficace est normalement élaborée par les chefs de projet ou d'autres PMP (professionnels de la gestion de projet) et leurs équipes de projet. Cela se fait parfois en collaboration avec les ressources humaines, les parties prenantes importantes et d'autres parties intéressées lors des phases pertinentes de la documentation de projet.
Qu'est-ce qui rend la documentation de projet si importante ?
L'importance de la documentation de projet intégrée aux outils de gestion de projet ne peut être sous-estimée. Ne commettez pas l'erreur de débutant qui consiste à fuir l'investissement en temps initial qu'exige la documentation de projet, pour finir avec encore plus de travail (mal organisé) sur les bras par la suite. Les chefs de projet chevronnés vantent les mérites de la documentation de projet sur tous les toits. C'est parce qu'il existe plusieurs façons clés dont son utilisation vous aidera, vous et votre équipe :
- Tenir tout le monde informé : La documentation de projet accroît la transparence et veille à ce que toutes les personnes clés travaillant sur un projet restent dans la boucle. C'est particulièrement important pour les parties prenantes qui voudront des mises à jour régulières concernant les échéances, le budget, les livrables et les jalons, mais cela aide aussi les équipes à mieux travailler ensemble. Essayez notre modèle de budget de projet ici.
- Décomposer le projet : Considérés dans leur ensemble, les projets sont incroyablement complexes. La documentation de projet vous permet, à vous et à votre équipe, de décomposer votre projet en phases de planification clés représentées par des documents clés et de les traiter par petites bouchées, pour ainsi dire.
- Rester organisé : Une documentation de projet efficace vous aide à garder une trace des documents dont vous avez besoin et à trier ceux dont vous n'avez pas besoin. Oubliez la perte de documents importants, surtout si vous utilisez un modèle bien conçu.
- Faciliter la collaboration : Lorsque toute votre équipe de projet a accès aux mêmes ressources de documentation logicielle, par exemple, il est facile de travailler de manière collaborative pour attribuer les tâches, travailler efficacement, suivre le processus et rester maître des difficultés à mesure qu'elles surviennent.
Quels sont les éléments clés de la documentation de projet ?
La documentation de projet se présente un peu différemment selon le secteur, l'entreprise et le projet spécifique. Cependant, vous retrouverez une variante des éléments clés suivants dans la grande majorité des documentations de projet.
Nous décrirons chacun des documents clés ci-dessous, mais ils peuvent aussi être classés en 5 phases : Initiation, Planification, Exécution, Contrôle et Conclusion.
Phase 1 : Initiation
La phase d'initiation est la première phase du cycle de vie d'un projet. C'est le moment où un projet donné est formellement approuvé et concrétisé.
Les jalons clés de la Phase 1 comprennent la désignation du chef de projet et des membres de l'équipe de projet, le traitement des questions de faisabilité et de justification, la détermination des objectifs clés du projet et l'élaboration d'une déclaration de portée du projet. Ces sujets sont souvent approfondis lors de la Phase 2 également.
Proposition de projet
La proposition de projet, aussi appelée analyse de rentabilité, est généralement le document qui lance le développement de votre projet. Faites en sorte que votre proposition de projet soit courte et concise. Il vous suffit d'expliquer en quoi consiste votre concept de projet et quel problème il finira par résoudre.
Les modèles de proposition de projet sont généralement rédigés par le chef de projet et/ou le commanditaire du projet.
Charte de projet
La charte de projet est parfois désignée comme l'ancre ou le plan directeur d'un projet. C'est le premier document compilé après l'approbation formelle de votre proposition de projet. Plus important encore, elle établit votre équipe de projet ainsi que les actions clés nécessaires pour concrétiser votre projet. Elle couvre aussi souvent l'allocation et l'autorisation initiales des fonds.
En substance, votre charte de projet vous indique d'où vous partez. Consultez notre modèle de charte de projet ici. Sinon, pour les projets plus importants, vous pouvez créer un énoncé des travaux (SoW), qui est plus détaillé qu'une charte de projet.
Planification
Vous avez obtenu l'approbation formelle de votre nouveau projet… et maintenant ? Eh bien, vous êtes entré dans la deuxième phase du cycle de vie de votre projet. La phase de planification ! Cette phase est absolument cruciale pour la réussite d'un projet. Plus vous collectez de détails, plus l'exécution finale de votre projet sera facile.
Ici, toutes les différentes exigences et actions nécessaires pour concrétiser votre projet sont décrites de la manière la plus exhaustive possible, tout en restant concises. Voilà un beau défi, non ?
Plan de gestion de projet
Avec votre plan de gestion de projet, vous entrez vraiment dans les détails concrets de la façon dont votre projet va voir le jour. Un plan de gestion de projet peut être aussi court ou aussi long que vous le souhaitez, mais ce sera probablement l'un de vos documents les plus longs.
En substance, vous vous demandez, à vous-même et à votre équipe : « Quelles sont toutes les étapes que nous devrons franchir pour mener à bien ce projet, du début à la fin ? »
Il existe aussi plusieurs documents qui sont parfois inclus dans les plans de projet, mais qui peuvent aussi exister à part. Il s'agit de documents comme les structures de découpage du projet (WBS), les plans de gestion des ressources humaines et les plans d'assurance qualité.
En somme, vous pouvez généralement compter sur les plans de gestion de projet pour aborder des sujets comme les livrables, le calendrier, le budget, la qualité et le contrôle des versions, les parties prenantes et le personnel, les politiques de communication et la gestion des risques.
Calendrier du projet
Ce document est plutôt explicite, mais il décrit un calendrier initial pour les livrables, les jalons et les phases de votre projet. Votre échéancier évoluera probablement tout au long du cycle de vie de votre projet, mais considérez ce calendrier comme votre point de départ.
Astuce de pro : Assurez-vous que le calendrier que vous établissez est réaliste. Ne vous engagez pas sur des échéances que vous savez que votre équipe ne pourra pas tenir !
Plan financier
Voici un autre document assez explicite, mais il consiste essentiellement en un budget prévisionnel pour votre projet. Il couvre souvent des sujets comme l'obtention et l'allocation des fonds, les contrats, les processus financiers et même le retour sur investissement (ROI) projeté.
Comme ce document fait partie de la phase de planification, il s'agit généralement du budget initial ou prévisionnel. Il existe parfois un autre document financier dans la phase d'exécution ou de contrôle, sous la forme d'un suivi de budget.
Phase 3 : Exécution
Parfois appelée phase de mise en œuvre, la Phase 3 est le moment où toute votre planification est enfin mise en action. Votre équipe passera du mode préparation à la mise en œuvre concrète des actions.
La phase d'exécution est souvent la plus longue car elle s'accompagne des objectifs les plus ambitieux. Votre produit fini, quel qu'il soit, prendra forme tout au long de cette phase. Quelle aventure !
Journal des risques et des problèmes
Un journal des risques et des problèmes est un outil clé de gestion des risques. Il consiste en un registre qui vous aide à garder une trace des problèmes du projet qui surviennent ainsi que des risques futurs potentiels à l'horizon. Les informations suivantes y figurent généralement :
- Numéro d'identification
- Type d'événement (risque ou problème, par exemple)
- Date de l'événement
- Description
- Action requise
- Responsable
- Statut
- Priorité (optionnel)
Certains registres des risques sont créés avec Excel, tandis que d'autres sont de simples listes.
Les journaux RAID sont aussi parfois utilisés à la place des journaux des risques et des problèmes. RAID signifie : Risques, Hypothèses (Assumptions), Problèmes (Issues) et Dépendances.
Rapport d'état du projet
Selon votre plan de communication, vous devrez fournir des rapports d'état réguliers aux différentes personnes travaillant sur votre projet. Ceux-ci peuvent consister en des mises à jour pour les parties prenantes, des bilans hebdomadaires ou des mises à jour de service.
Quel qu'en soit l'objectif, cette section consiste en une collection de documents qui rendent compte de l'avancement de votre projet. C'est particulièrement important car cela maintient toutes les personnes impliquées sur la même longueur d'onde tout au long du cycle de vie du projet. Les rapports d'état du projet peuvent même servir à attribuer des tâches et à définir les prochaines étapes.
Plan de communication du projet
À l'instar des rapports d'état du projet, votre plan de communication du projet établit les règles concernant la façon dont vous et votre équipe de projet communiquerez en travaillant ensemble. Une communication efficace est vitale dans la gestion de projet.
Cette section diffère des rapports d'état du projet car, au lieu d'établir l'avancement du projet, votre plan de communication expose exactement comment la communication se déroulera. Cela englobe les méthodes de communication spécifiques, la fréquence de communication et les coordonnées des contacts.
Cette section porte souvent sur la communication avec les parties prenantes, mais elle est importante pour votre équipe de projet également. Si votre projet dispose d'un flux de travail établi sur Slite, par exemple, cela devrait être indiqué ici.
Phase 4 : Contrôle
La phase de contrôle est parfois considérée comme faisant partie de la phase d'exécution, mais les deux peuvent aussi être séparées.
La principale différence entre elles est que la phase d'exécution se concentre davantage sur la mise en action des processus du projet, tandis que la phase de contrôle se concentre sur l'observation de ces processus et l'apport de modifications à mesure qu'elles surviennent.
Les deux phases bénéficient d'une bonne documentation, naturellement.
Demandes de modification et gestion du changement
C'est la section la plus importante de la phase de contrôle de tout projet et elle prend souvent la forme d'un journal. Chaque fois qu'une modification doit être apportée au plan de projet initial, elle doit être demandée et consignée dans la section de gestion du changement.
Les informations suivantes sont généralement fournies :
- Numéro d'identification
- Modification proposée
- Raison de la modification proposée
- Échéancier
- Responsable
Phase 5 : Conclusion
Enfin ! Nous avons atteint la dernière phase du cycle de vie de votre projet et nous sommes certains que le résultat sera un franc succès.
Cette phase porte sur la clôture de votre projet actuel, mais elle se tourne aussi vers les projets futurs. Plus important encore, vous présentez tous les livrables et votre produit fini. Cependant, c'est aussi une excellente occasion de tenir des réunions finales avec votre équipe de projet et les parties prenantes, ainsi que de réfléchir à ce qui s'est bien passé pendant le projet et à ce qui pourrait être amélioré à l'avenir.
Une réflexion efficace rationalisera davantage vos processus de documentation et de gestion de projet et mènera à un succès accru dans vos projets futurs.
Document de revue de projet
Aussi appelé document de clôture de projet, un document de revue de projet conclut formellement votre projet. Bravo ! Tout comme la proposition de projet, ce document devra être examiné et approuvé par le chef de projet, le commanditaire et les parties prenantes concernées.
Ce type de documentation technique résume normalement ce que le projet a accompli et/ou produit, les grandes réussites ou difficultés notables et les problèmes ou tâches post-projet qui doivent être traités.
Y a-t-il autre chose que je devrais inclure ?
Comme mentionné précédemment, toute documentation de projet se présente un peu différemment selon le secteur, l'entreprise et le contexte du projet.
Les éléments susmentionnés constituent les essentiels d'une documentation de projet générale, mais notre liste n'est pas exhaustive. Il existe de nombreux autres types de documents que vous pouvez intégrer selon vos besoins, comme :
- Plan de gestion des ressources humaines : Ce document est parfois inclus dans le plan de gestion d'un projet. Un plan de gestion des RH décrit les lignes directrices relatives au personnel, aux contrats, à la formation et à d'autres questions RH.
- Plan d'assurance qualité : Souvent inclus lui aussi dans le périmètre du plan de gestion d'un projet, un plan d'assurance qualité ou plan AQ décrit les protocoles et processus qui seront mis en place pour garantir la qualité du produit fini.
- Plan de test : Un document de plan de test principal fait normalement partie de la phase de contrôle d'un projet et détermine les protocoles et processus de la façon dont votre produit sera testé. C'est essentiellement un plan directeur pour tous les tests de produit qui auront lieu tout au long du cycle de vie de votre projet et il est particulièrement important dans les secteurs du logiciel et de l'informatique.
- Registre des leçons apprises : Un registre des leçons apprises fait partie de la phase de conclusion d'un projet. Il sert de document de clôture de projet supplémentaire qui incite les chefs de projet et leurs équipes à réfléchir aux succès et aux écueils de leur projet achevé. Le but de ce document est de viser une meilleure gestion de projet à l'avenir !
