Was ist Projektdokumentation?
Projektdokumentation ist genau das, wonach es klingt. Im Kern besteht sie aus einer Sammlung der wesentlichen Dokumente, die ein Projekt ausmachen. Klingt ziemlich unkompliziert, oder?
Auf den ersten Blick ist Projektdokumentation unkompliziert. Allerdings ist die schiere Menge an Papierkram, die bei den meisten Projekten anfällt, für Projektmanager und Teammitglieder gleichermaßen oft einschüchternd. Kombiniert man das mit schlechter Organisation, ist das perfekte Chaos vorprogrammiert. Ein solches Projekt wird schwer umzusetzen und nahezu unmöglich erfolgreich abzuschließen sein.
Hier kommen Vorlagen ins Spiel. Eine Vorlage für Projektdokumentation erinnert dich daran, welche wichtigen Projektmanagement-Dokumente gesammelt werden müssen, hält sie organisiert und erleichtert die Zusammenarbeit. Deshalb setzen Projektmanagement-Teams zunehmend bereits ab dem Projektstart auf Vorlagen für Projektdokumentation.
Wer erstellt die Projektdokumentation?
Projektdokumentation entsteht am besten gemeinschaftlich. Allerdings haben Projektmanager das letzte Wort, wenn es um deren Freigabe geht. Schließlich sind sie für das Managementsystem des Projekts, den Prozess (und die Prozessdokumentation), die Liefergegenstände und die Ergebnisse verantwortlich.
Aus diesem Grund wird eine wirksame Projektdokumentation normalerweise von Projektmanagern oder anderen PMP (Projektmanagement-Fachleuten) und ihren Projektteams erstellt. Dies geschieht in den jeweiligen Phasen der Projektdokumentation manchmal auch in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, wichtigen Stakeholdern und anderen Beteiligten.
Was macht Projektdokumentation so wichtig?
Die Bedeutung der Projektdokumentation, die in Projektmanagement-Tools integriert ist, lässt sich nicht hoch genug einschätzen. Begehe nicht den Anfängerfehler, den anfänglichen Zeitaufwand zu scheuen, den Projektdokumentation erfordert, nur um später noch mehr (schlecht organisierte) Arbeit am Hals zu haben. Erfahrene Projektmanager loben die Projektdokumentation in den höchsten Tönen. Das liegt daran, dass ihr Einsatz dir und deinem Team auf mehrere wichtige Arten hilft:
- Alle auf dem Laufenden halten: Projektdokumentation erhöht die Transparenz und sorgt dafür, dass alle wichtigen Personen, die an einem Projekt arbeiten, im Bilde bleiben. Das ist besonders wichtig für Stakeholder, die regelmäßige Updates zu Zeitplänen, Budget, Liefergegenständen und Meilensteinen wünschen, aber es hilft auch den Teams, effektiver zusammenzuarbeiten. Probiere hier unsere Vorlage für das Projektbudget aus.
- Das Projekt aufschlüsseln: In ihrer Gesamtheit betrachtet sind Projekte unglaublich komplex. Projektdokumentation ermöglicht es dir und deinem Team, dein Projekt in wichtige Planungsphasen aufzuschlüsseln, die durch zentrale Dokumente abgebildet werden, und es sozusagen in mundgerechten Stücken anzugehen.
- Organisiert bleiben: Eine wirksame Projektdokumentation hilft dir, den Überblick über die benötigten Unterlagen zu behalten und auszusortieren, was du nicht brauchst. Vergiss das Verlieren wichtiger Dokumente, vor allem, wenn du eine gut aufgebaute Vorlage verwendest.
- Zusammenarbeit erleichtern: Wenn dein gesamtes Projektteam Zugriff auf dieselben Ressourcen zur Softwaredokumentation hat, lässt sich beispielsweise leicht gemeinschaftlich arbeiten, wenn es darum geht, Aufgaben zuzuweisen, effizient zu arbeiten, den Prozess zu verfolgen und Herausforderungen im Griff zu behalten, sobald sie auftauchen.
Was sind die wichtigsten Elemente der Projektdokumentation?
Projektdokumentation sieht je nach Branche, Unternehmen und konkretem Projekt etwas anders aus. Dennoch findest du in der überwiegenden Mehrheit der Projektdokumentationen eine Variante der folgenden wichtigen Elemente.
Wir stellen jedes der zentralen Dokumente weiter unten vor, doch sie lassen sich auch in 5 Phasen einteilen: Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss.
Phase 1: Initiierung
Die Initiierungsphase ist die erste Phase im Lebenszyklus eines Projekts. Hier wird ein bestimmtes Projekt formell genehmigt und ins Leben gerufen.
Zu den wichtigen Meilensteinen in Phase 1 gehören die Bestimmung des Projektmanagers und der Projektteammitglieder, die Klärung von Fragen der Machbarkeit und Begründung, die Festlegung der zentralen Projektziele und die Ausarbeitung einer Erklärung zum Projektumfang. Diese Themen werden oft auch in Phase 2 weiter ausgearbeitet.
Projektvorschlag
Der Projektvorschlag, auch Business Case genannt, ist in der Regel das Dokument, das die Entwicklung deines Projekts in Gang setzt. Halte deinen Projektvorschlag kurz und knapp. Du musst lediglich erklären, worum es bei deinem Projektkonzept geht und welches Problem es letztlich lösen wird.
Vorlagen für Projektvorschläge werden in der Regel vom Projektmanager und/oder dem Projektsponsor verfasst.
Projektauftrag
Der Projektauftrag wird manchmal als der Anker oder Bauplan eines Projekts bezeichnet. Er ist das erste Dokument, das nach der formellen Genehmigung deines Projektvorschlags erstellt wird. Vor allem legt er dein Projektteam sowie die wichtigsten Maßnahmen fest, die nötig sind, um dein Projekt zum Leben zu erwecken. Er deckt außerdem häufig die anfängliche Mittelzuweisung und -genehmigung ab.
Im Grunde sagt dir dein Projektauftrag, wo du startest. Sieh dir hier unsere Vorlage für den Projektauftrag an. Alternativ kannst du für größere Projekte ein Leistungsverzeichnis (Statement of Work, SoW) erstellen, das detaillierter ist als ein Projektauftrag.
Planung
Du hast die formelle Genehmigung für dein neues Projekt erhalten… und nun? Nun, du bist in die zweite Phase des Lebenszyklus deines Projekts eingetreten. Die Planungsphase! Diese Phase ist absolut entscheidend für ein erfolgreiches Projekt. Je mehr Details du zusammenträgst, desto einfacher wird die spätere Ausführung deines Projekts.
Hier werden alle verschiedenen Anforderungen und Maßnahmen, die zur Verwirklichung deines Projekts nötig sind, so umfassend wie möglich beschrieben und dabei dennoch knapp gehalten. Was für eine Herausforderung, oder?
Projektmanagementplan
Mit deinem Projektmanagementplan gehst du wirklich ins Detail, wie dein Projekt zum Leben erweckt wird. Ein Projektmanagementplan kann so kurz oder so lang sein, wie du möchtest, doch er wird wahrscheinlich eines deiner längsten Dokumente sein.
Im Grunde fragst du dich und dein Team: „Welche Schritte müssen wir alle unternehmen, um dieses Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich abzuschließen?“
Es gibt außerdem mehrere Dokumente, die manchmal in Projektplänen enthalten sind, aber auch für sich allein existieren können. Dazu gehören Dokumente wie Projektstrukturpläne (PSP), Personalmanagementpläne und Qualitätssicherungspläne.
Alles in allem kannst du in der Regel darauf zählen, dass Projektmanagementpläne Themen wie Liefergegenstände, Zeitrahmen, Budget, Qualitäts- und Versionskontrolle, Stakeholder und Personal, Kommunikationsrichtlinien und Risikomanagement behandeln.
Projektzeitplan
Dieses Dokument ist ziemlich selbsterklärend, beschreibt aber einen ersten Zeitplan für die Liefergegenstände, Meilensteine und Phasen deines Projekts. Dein Zeitplan wird sich im Laufe des Lebenszyklus deines Projekts wahrscheinlich ändern, doch betrachte diesen Zeitplan als deinen Ausgangspunkt.
Profi-Tipp: Stelle sicher, dass der Zeitplan, den du festlegst, realistisch ist. Verpflichte dich nicht zu Fristen, von denen du weißt, dass dein Team sie nicht einhalten kann!
Finanzplan
Dies ist ein weiteres recht selbsterklärendes Dokument, doch es besteht im Wesentlichen aus einem voraussichtlichen Budget für dein Projekt. Es deckt oft Themen wie Mittelbeschaffung und -zuweisung, Verträge, Finanzprozesse und sogar die prognostizierte Kapitalrendite (ROI) ab.
Da dieses Dokument zur Planungsphase gehört, handelt es sich in der Regel um das anfängliche oder prognostizierte Budget. Manchmal gibt es in der Ausführungs- oder Steuerungsphase ein weiteres Finanzdokument in Form eines Budget-Trackers.
Phase 3: Ausführung
Manchmal als Umsetzungsphase bezeichnet, ist Phase 3 der Zeitpunkt, an dem deine gesamte Planung endlich in die Tat umgesetzt wird. Dein Team wechselt vom Vorbereitungsmodus dazu, konkrete Maßnahmen tatsächlich umzusetzen.
Die Ausführungsphase ist oft die längste Phase, da sie mit den ehrgeizigsten Zielen einhergeht. Dein fertiges Produkt, was auch immer das sein mag, entsteht im Verlauf dieser Phase. Wie aufregend!
Risiken- und Problemprotokoll
Ein Risiken- und Problemprotokoll ist ein wichtiges Risikomanagement-Tool. Es besteht aus einem Protokoll, das dir hilft, den Überblick über auftretende Projektprobleme sowie über mögliche künftige Risiken am Horizont zu behalten. In der Regel sind folgende Informationen enthalten:
- ID-Nummer
- Ereignistyp (z. B. Risiko oder Problem)
- Ereignisdatum
- Beschreibung
- Erforderliche Maßnahme
- Verantwortlicher
- Status
- Priorität (optional)
Manche Risikoregister werden mit Excel erstellt, während andere einfache Listen sind.
RAID-Protokolle werden manchmal anstelle von Risiken- und Problemprotokollen verwendet. RAID steht für: Risiken (Risks), Annahmen (Assumptions), Probleme (Issues) und Abhängigkeiten (Dependencies).
Projektstatusbericht
Je nach deinem Kommunikationsplan musst du den verschiedenen Personen, die an deinem Projekt arbeiten, regelmäßige Statusberichte liefern. Diese können aus Updates für Stakeholder, wöchentlichen Reviews oder Abteilungs-Updates bestehen.
Unabhängig vom Zweck besteht dieser Abschnitt aus einer Sammlung von Dokumenten, die über den Fortschritt deines Projekts berichten. Das ist besonders wichtig, weil es alle Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus auf demselben Stand hält. Projektstatusberichte können sogar genutzt werden, um Aufgaben und nächste Schritte zuzuweisen.
Projektkommunikationsplan
Ähnlich wie Projektstatusberichte legt dein Projektkommunikationsplan Richtlinien dafür fest, wie du und dein Projektteam während der Zusammenarbeit kommunizieren werdet. Wirksame Kommunikation ist im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung.
Dieser Abschnitt unterscheidet sich von Projektstatusberichten, denn anstatt den Projektfortschritt festzuhalten, legt dein Kommunikationsplan dar, wie genau die Kommunikation ablaufen wird. Das umfasst die konkreten Kommunikationsmethoden, die Kommunikationshäufigkeit und die Kontaktdaten.
Dieser Abschnitt konzentriert sich oft auf die Kommunikation mit Stakeholdern, ist aber auch für dein Projektteam wichtig. Wenn dein Projekt beispielsweise über einen etablierten Workflow auf Slite verfügt, sollte das hier angegeben werden.
Phase 4: Steuerung
Die Steuerungsphase wird manchmal als Teil der Ausführungsphase betrachtet, doch die beiden lassen sich auch trennen.
Der wesentliche Unterschied zwischen ihnen besteht darin, dass sich die Ausführungsphase stärker auf die Umsetzung der Projektprozesse konzentriert, während sich die Steuerungsphase auf die Beobachtung dieser Prozesse und auf Anpassungen konzentriert, sobald sie nötig werden.
Beide Phasen profitieren naturgemäß von einer guten Dokumentation.
Änderungsanträge und Änderungsmanagement
Dies ist der wichtigste Abschnitt in der Steuerungsphase eines jeden Projekts und nimmt oft die Form eines Protokolls an. Sobald eine Änderung am ursprünglichen Projektplan vorgenommen werden muss, sollte sie beantragt und im Abschnitt zum Änderungsmanagement festgehalten werden.
In der Regel werden folgende Informationen angegeben:
- ID-Nummer
- Vorgeschlagene Änderung
- Grund für die vorgeschlagene Änderung
- Zeitplan
- Verantwortlicher
Phase 5: Abschluss
Endlich! Wir haben die letzte Phase des Lebenszyklus deines Projekts erreicht und sind sicher, dass das Ergebnis ein voller Erfolg sein wird.
Diese Phase konzentriert sich auf den Abschluss deines aktuellen Projekts, blickt aber auch auf künftige Projekte. Vor allem präsentierst du alle Liefergegenstände und dein fertiges Produkt. Allerdings ist dies auch eine großartige Gelegenheit, abschließende Besprechungen mit deinem Projektteam und den Stakeholdern abzuhalten sowie darüber nachzudenken, was während des Projekts gut gelaufen ist und was sich künftig verbessern ließe.
Wirksame Reflexion wird deine Prozesse der Projektdokumentation und des Projektmanagements weiter optimieren und zu größerem Erfolg bei deinen künftigen Vorhaben führen.
Projektabschlussbericht
Auch als Projektabschlussdokument bekannt, schließt ein Projektabschlussbericht dein Projekt formell ab. Hurra! Genau wie der Projektvorschlag muss dieses Dokument vom Projektmanager, dem Sponsor und den relevanten Stakeholdern geprüft und genehmigt werden.
Diese Art von technischer Dokumentation fasst normalerweise zusammen, was das Projekt erreicht und/oder hervorgebracht hat, etwaige nennenswerte große Erfolge oder Schwierigkeiten sowie Probleme oder Aufgaben nach Projektabschluss, die angegangen werden müssen.
Gibt es noch etwas, das ich einbeziehen sollte?
Wie bereits erwähnt, sieht jede Projektdokumentation je nach Branche, Unternehmen und Projektkontext etwas anders aus.
Die genannten Elemente bilden die allgemeinen Grundlagen der Projektdokumentation, doch unsere Liste ist nicht erschöpfend. Es gibt viele weitere Arten von Dokumenten, die du je nach Bedarf einbinden kannst, etwa:
- Personalmanagementplan: Dieses Dokument wird manchmal als Teil des Managementplans eines Projekts aufgenommen. Ein Personalmanagementplan beschreibt Richtlinien rund um Personalbesetzung, Verträge, Schulungen und andere Personalangelegenheiten.
- Qualitätssicherungsplan: Ebenfalls oft im Rahmen des Managementplans eines Projekts enthalten, beschreibt ein Qualitätssicherungs- oder QA-Plan die Protokolle und Prozesse, die eingeführt werden, um die Qualität des fertigen Produkts zu gewährleisten.
- Testplan: Ein Master-Testplan-Dokument ist normalerweise Teil der Steuerungsphase eines Projekts und legt die Protokolle und Prozesse fest, nach denen dein Produkt getestet wird. Es ist im Grunde ein Bauplan für sämtliche Produkttests, die während des Lebenszyklus deines Projekts stattfinden, und ist besonders in der Software- und IT-Branche wichtig.
- Lessons-Learned-Register: Ein Lessons-Learned-Register ist Teil der Abschlussphase eines Projekts. Es dient als zusätzliches Projektabschlussdokument, das Projektmanager und ihre Teams dazu anregt, über die Erfolge und Schwachstellen ihres abgeschlossenen Projekts nachzudenken. Der Zweck dieses Dokuments besteht darin, künftig ein besseres Projektmanagement anzustreben!
