Was ist Projektdokumentation?
Projektdokumentation ist genau das, wonach es sich anhört. Im Grunde besteht sie aus einer Sammlung der wichtigsten Dokumente, aus denen ein Projekt besteht. Klingt ziemlich einfach, oder?
Auf den ersten Blick ist die Projektdokumentation unkompliziert. Die schiere Menge an Papierkram, die mit den meisten Projekten verbunden ist, ist jedoch oft entmutigend für Projektmanager und Teammitglieder gleichermaßen. Kombinieren Sie dies mit schlechter Organisation, und Sie haben den perfekten Sturm geschaffen. Ein solches Projekt wird schwierig durchzuführen und fast unmöglich erfolgreich zu machen sein.
Hier kommen Vorlagen ins Spiel. Eine Projektdokumentationsvorlage erinnert Sie daran, welche wichtigen Projektmanagementdokumente gesammelt werden müssen, hält sie organisiert und erleichtert die einfache Zusammenarbeit. Aus diesem Grund verwenden Projektmanagementteams zunehmend Projektdokumentationsvorlagen ab dem Projektinitiierungsprozess.
Wer stellt die Projektdokumentation zusammen?
Die Projektdokumentation wird am besten gemeinsam entwickelt. Abgesehen davon haben Projektmanager das letzte Wort bei der Genehmigung. Sie sind schließlich für das Managementsystem, den Prozess (und die Prozessdokumentation), die Ergebnisse und die Resultate des Projekts verantwortlich.
Aus diesem Grund wird eine effektive Projektdokumentation normalerweise von Projektmanagern oder anderen PMPs (Projektmanagement-Experten) und ihren Projektteams erstellt. Dies geschieht manchmal in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, wichtigen Stakeholdern und anderen interessierten Parteien in relevanten Phasen der Projektdokumentation.
Warum ist die Projektdokumentation so wichtig?
Die Bedeutung der in Projektmanagement-Tools integrierten Projektdokumentation kann nicht unterschätzt werden. Machen Sie nicht den Anfängerfehler, die anfängliche Zeitinvestition zu scheuen, die die Projektdokumentation erfordert, nur um am Ende mehr (schlecht organisiert) Arbeit auf Ihrem Teller zu haben. Erfahrene Projektmanager loben die Projektdokumentation in den höchsten Tönen. Dies liegt daran, dass es mehrere wichtige Möglichkeiten gibt, wie die Verwendung Ihnen und Ihrem Team helfen wird:
- Alle auf dem Laufenden halten: Die Projektdokumentation erhöht die Transparenz und stellt sicher, dass alle wichtigen Personen, die an einem Projekt arbeiten, auf dem Laufenden bleiben. Dies ist besonders wichtig in Bezug auf Stakeholder, die regelmäßige Updates in Bezug auf Zeitpläne, Budget, Ergebnisse und Meilensteine wünschen, aber es hilft auch Teams, effektiver zusammenzuarbeiten. Probieren Sie hier unsere Projektbudgetvorlage aus.
- Aufschlüsseln: In ihrer Gesamtheit betrachtet sind Projekte unglaublich komplex. Die Projektdokumentation ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, Ihr Projekt in wichtige Projektplanungsphasen zu unterteilen, die durch wichtige Dokumente dargestellt werden, und diese sozusagen in mundgerechten Stücken abzuarbeiten.
- Organisiert bleiben: Eine effektive Projektdokumentation hilft Ihnen, den Überblick über die benötigten Papiere zu behalten und das auszusortieren, was Sie nicht benötigen. Vergessen Sie, wichtige Dokumente aus den Augen zu verlieren, insbesondere wenn Sie eine gut zusammengestellte Vorlage
- Zusammenarbeit einfach machen: Wenn Ihr gesamtes Projektteam beispielsweise Zugriff auf dieselben Software-Dokumentationsressourcen for example, it’s easy to work collaboratively in terms of assigning tasks, working efficiently, tracking process and staying on top of challenges as they come up.
Was sind die Schlüsselelemente der Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation sieht je nach Branche, Unternehmen und spezifischem Projekt etwas anders aus. Sie können jedoch eine Variation der folgenden Schlüsselelemente in der überwiegenden Mehrheit der Projektdokumentation finden.
Wir werden jedes der wichtigsten Dokumente im Folgenden umreißen, aber sie können auch in 5 Phasen unterteilt werden: Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss.
Phase 1: Initiierung
Die Initiierungsphase ist die erste Phase im Lebenszyklus eines Projekts. Dies ist der Zeitpunkt, an dem ein bestimmtes Projekt formell genehmigt und zum Leben erweckt wird.
Zu den wichtigsten Meilensteinen in Phase 1 gehören die Festlegung des Projektmanagers und der Projektteammitglieder, die Behandlung von Fragen der Machbarkeit und Rechtfertigung, die Festlegung der wichtigsten Projektziele und die Erstellung eines Projektumfangs. Diese Themen werden auch in Phase 2 weiter ausgeführt.
Projektvorschlag
Der Projektvorschlag, auch bekannt als Business Case, ist in der Regel das Dokument, das Ihre Projektentwicklung in Gang setzt. Halten Sie Ihren Projektvorschlag kurz und bündig. Sie müssen lediglich erklären, was Ihr Projektkonzept ist und welches Problem es letztendlich lösen wird.
Projektvorschlagsvorlagen werden in der Regel vom Projektmanager und/oder dem Projektsponsor verfasst.
Projektauftrag
Der Projektauftrag wird manchmal als Anker oder Blaupause eines Projekts bezeichnet. Es ist das erste Dokument, das nach der formellen Genehmigung Ihres Projektvorschlags erstellt wird. Am wichtigsten ist, dass es Ihr Projektteam sowie die wichtigsten Maßnahmen festlegt, die erforderlich sind, um Ihr Projekt zum Leben zu erwecken. Es deckt auch oft die anfängliche Mittelzuweisung und -genehmigung ab.
Grundsätzlich sagt Ihnen Ihr Projektauftrag, wo Sie anfangen. Sehen Sie sich hier unsere Projektauftragsvorlage an. Alternativ können Sie für größere Projekte eine Leistungsbeschreibung (SoW), which is more detailed than a project charter.
Planung
Sie haben die formelle Genehmigung für Ihr neues Projekt erhalten… was nun? Nun, Sie sind in die zweite Phase des Lebenszyklus Ihres Projekts eingetreten. Die Planungsphase! Diese Phase ist für ein erfolgreiches Projekt von entscheidender Bedeutung. Je mehr Details Sie sammeln, desto einfacher wird die spätere Ausführung Ihres Projekts.
Hier werden alle verschiedenen Projektanforderungen und -maßnahmen, die erforderlich sind, um Ihr Projekt zum Leben zu erwecken, so umfassend wie möglich umrissen, während die Dinge dennoch prägnant gehalten werden. Wie wäre es mit einer Herausforderung?
Projektmanagementplan
Mit Ihrem Projektmanagementplan gehen Sie wirklich ins Detail, wie Ihr Projekt zum Leben erweckt wird. Ein Projektmanagementplan kann so kurz oder so lang sein, wie Sie möchten, aber er wird wahrscheinlich eines Ihrer längsten Dokumente.
Grundsätzlich fragen Sie sich und Ihr Team: „Welche Schritte müssen wir unternehmen, um dieses Projekt vom Anfang bis zum Ende erfolgreich abzuschließen?“
Es gibt auch mehrere Dokumente, die manchmal in Projektplänen enthalten sind, aber auch für sich allein existieren können. Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsstrukturpläne (WBS), Personalmanagementpläne und Qualitätssicherungspläne.
Alles in allem können Sie sich in der Regel darauf verlassen, dass Projektmanagementpläne Themen wie Ergebnisse, Zeitrahmen, Budget, Qualität und Versionskontrolle, Stakeholder und Personal, Kommunikationsrichtlinien und Risikomanagement behandeln.
Projektzeitplan
Dieses Dokument ist ziemlich selbsterklärend, aber es umreißt einen ersten Zeitplan für die Ergebnisse, Meilensteine und Phasen Ihres Projekts. Ihr Zeitplan wird sich im Laufe des Lebenszyklus Ihres Projekts wahrscheinlich ändern, aber betrachten Sie diesen Zeitplan als Ihren Ausgangspunkt.
Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen erstellte Zeitplan realistisch ist. Legen Sie keine Fristen fest, von denen Sie wissen, dass Ihr Team sie nicht einhalten kann!
Finanzplan
Dies ist ein weiteres ziemlich selbsterklärendes Dokument, aber es besteht im Wesentlichen aus einem erwarteten Budget für Ihr Projekt. Es behandelt oft Themen wie Mittelbeschaffung und -zuweisung, Verträge, Finanzprozesse und sogar den prognostizierten Return on Investment (ROI).
Da sich dieses Dokument in der Planungsphase befindet, handelt es sich in der Regel um das anfängliche oder prognostizierte Budget. Manchmal gibt es in der Ausführungs- oder Kontrollphase ein weiteres Finanzdokument in Form eines Budget-Trackers.
Phase 3: Ausführung
Manchmal auch als Implementierungsphase bezeichnet, ist Phase 3 der Zeitpunkt, an dem Ihre gesamte Planung endlich in die Tat umgesetzt wird. Ihr Team wechselt vom Vorbereitungsmodus zum tatsächlichen Umsetzen konkreter Maßnahmen.
Die Ausführungsphase ist oft die längste Phase, da sie mit den höchsten Zielen einhergeht. Ihr fertiges Produkt, was auch immer das sein mag, wird in dieser Phase geformt. Wie aufregend!
Risiko- & Problemprotokoll
Ein Risiko- und Problemprotokoll ist ein wichtiges Instrument des Risikomanagements. Es besteht aus einem Protokoll, das Ihnen hilft, den Überblick über Projektprobleme zu behalten, die auftreten, sowie über potenzielle zukünftige Risiken am Horizont. Die folgenden Informationen sind in der Regel enthalten:
- ID-Nummer
- Ereignistyp (z. B. Risiko oder Problem)
- Ereignisdatum
- Beschreibung
- Erforderliche Maßnahme
- Verantwortlicher
- Status
- Priorität (optional)
Einige Risikoregister werden mit Excel erstellt, während andere einfache Listen sind.
RAID-Protokolle werden auch manchmal anstelle von Risiko- & Problemprotokollen verwendet. RAID steht für: Risiken, Annahmen, Probleme & Abhängigkeiten.
Projektstatusbericht
Abhängig von Ihrem Kommunikationsplan müssen Sie verschiedenen Personen, die an Ihrem Projekt arbeiten, regelmäßige Statusberichte zukommen lassen. Diese können aus Stakeholder-Updates, wöchentlichen Überprüfungen oder Abteilungs-Updates bestehen.
Was auch immer der Zweck ist, dieser Abschnitt besteht aus einer Sammlung von Dokumenten, die über den Fortschritt Ihres Projekts berichten. Dies ist besonders wichtig, da es alle Beteiligten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts auf dem gleichen Stand hält. Projektstatusberichte können sogar verwendet werden, um Aufgaben und nächste Schritte zuzuweisen.
Projektkommunikationsplan
Ähnlich wie bei Projektstatusberichten legt Ihr Projektkommunikationsplan Richtlinien fest, wie Sie und Ihr Projektteam während der Zusammenarbeit kommunizieren werden. Effektive Kommunikation ist im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung.
Dieser Abschnitt unterscheidet sich von Projektstatusberichten, da Ihr Kommunikationsplan, anstatt den Projektfortschritt festzulegen, genau festlegt, wie die Kommunikation ablaufen wird. Dies umfasst spezifische Kommunikationsmethoden, Kommunikationsfrequenz und Kontaktinformationen.
Dieser Abschnitt konzentriert sich oft auf die Kommunikation mit Stakeholdern, ist aber auch für Ihr Projektteam wichtig. Wenn Ihr Projekt einen etablierten Workflow auf Slite hat, sollte dies hier angegeben werden.
Phase 4: Kontrolle
Die Kontrollphase wird manchmal als Teil der Ausführungsphase betrachtet, aber die beiden können auch getrennt werden.
Der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, dass sich die Ausführungsphase stärker auf die Umsetzung von Projektprozessen konzentriert, während sich die Kontrollphase auf die Beobachtung dieser Prozesse und die Vornahme von Änderungen konzentriert, wenn diese auftreten.
Beide Phasen profitieren natürlich von einer guten Dokumentation.
Änderungsanforderungen & -management
Dies ist der wichtigste Abschnitt in der Kontrollphase eines jeden Projekts und nimmt oft die Form eines Protokolls an. Wann immer eine Änderung am ursprünglichen Projektplan vorgenommen werden muss, sollte diese angefordert und im Änderungsmanagementbereich erfasst werden.
Die folgenden Informationen werden in der Regel angegeben:
- ID-Nummer
- Vorgeschlagene Änderung
- Grund für die vorgeschlagene Änderung
- Zeitplan
- Verantwortlicher
Phase 5: Abschluss
Endlich! Wir haben die letzte Phase des Lebenszyklus Ihres Projekts erreicht und sind sicher, dass das Ergebnis ein voller Erfolg sein wird.
Diese Phase konzentriert sich auf den Abschluss Ihres aktuellen Projekts, blickt aber auch auf zukünftige Projekte. Am wichtigsten ist, dass Sie alle Ergebnisse und Ihr fertiges Produkt präsentieren. Dies ist jedoch auch eine großartige Gelegenheit, abschließende Besprechungen mit Ihrem Projektteam und den Stakeholdern zu führen sowie darüber nachzudenken, was während des Projekts gut gelaufen ist und was in Zukunft verbessert werden könnte.
Eine effektive Reflexion wird Ihre Projektdokumentations- und -managementprozesse weiter rationalisieren und zu mehr Erfolg bei Ihren zukünftigen Bemühungen führen.
Projektabschlussdokument
Auch bekannt als Projektabschlussdokument, schließt ein Projektabschlussdokument Ihr Projekt formell ab. Hurra! Genau wie der Projektvorschlag muss dieses Dokument vom Projektmanager, Sponsor und den relevanten Stakeholdern geprüft und genehmigt werden.
Diese Art von technischer Dokumentation fasst normalerweise zusammen, was das Projekt erreicht und/oder produziert hat, alle bemerkenswerten großen Erfolge oder Schwierigkeiten und Probleme oder Aufgaben nach dem Projekt, die angegangen werden müssen.
Gibt es noch etwas, das ich hinzufügen sollte?
Wie bereits erwähnt, sieht jede Projektdokumentation je nach Branche, Unternehmen und Projektkontext etwas anders aus.
Die oben genannten Elemente machen die wesentlichen Bestandteile der allgemeinen Projektdokumentation aus, aber unsere Liste ist nicht erschöpfend. Es gibt viele andere Arten von Dokumenten, die Sie je nach Bedarf integrieren können, wie z. B.:
- Personalmanagementplan: Dieses Dokument ist manchmal als Teil des Managementplans eines Projekts enthalten. Ein HR-Managementplan umreißt Richtlinien in Bezug auf Personalbesetzung, Verträge, Schulung und andere HR-Angelegenheiten.
- Qualitätssicherungsplan: Ebenfalls oft im Rahmen des Managementplans eines Projekts enthalten, umreißt ein Qualitätssicherungs- oder QS-Plan die Protokolle und Prozesse, die eingerichtet werden, um die Qualität des fertigen Produkts sicherzustellen.
- Testplan: Ein Master-Testplandokument ist normalerweise Teil der Kontrollphase eines Projekts und bestimmt Protokolle und Prozesse dafür, wie Ihr Produkt getestet wird. Es ist im Wesentlichen ein Entwurf für alle Produkttests, die während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts stattfinden, und ist besonders wichtig in der Software- und IT-Branche.
- Register für gewonnene Erkenntnisse: Ein Register für gewonnene Erkenntnisse ist Teil der Abschlussphase eines Projekts. Es dient als zusätzliches Projektabschlussdokument, das Projektmanager und ihre Teams dazu auffordert, über die Erfolge und Nachteile ihres abgeschlossenen Projekts nachzudenken. Der Zweck dieses Dokuments ist es, in Zukunft ein verbessertes Projektmanagement anzustreben!
