Unser ultimativer Leitfaden zum Projektmanagement

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist die Erstellung von Prozessen, Methoden, Werkzeugen, Fähigkeiten und Wissen, um ein bestimmtes Projekt zu erstellen, zu planen und auszuführen. Es ist Beruf, Aufgabe und Branche zugleich. Während die Art des Projektmanagements je nach Kontext stark variiert, ist das oberste Ziel immer, einen großartigen Job zu machen und das nächste großartige Projekt herauszubringen.

Projektmanagement passt in unzählige verschiedene Branchen. Egal, ob Sie im Ingenieurwesen, in der IT, im Bauwesen, im Gesundheitswesen, im Marketing oder in einem anderen Bereich arbeiten, Sie werden wahrscheinlich mit einigen Projektmanagern zusammenarbeiten oder zumindest auf diese treffen.

Die Wahrheit ist, dass der Job eines Projektmanagers unabhängig von der Art des Projekts, an dem er arbeitet, auf die gleichen wesentlichen Aufgaben hinausläuft. Sie müssen die wichtigsten Projektziele festlegen und herausfinden, welche Schritte unternommen werden müssen (egal wie vieleto achieve those goals. Along the way, they keep their teams organized and check quality control to make sure everything is coming along the way it should.

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Was machen Projektmanager?

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Einfach ausgedrückt ist der Projektmanager die wichtigste Person im Projektmanagement-Prozess. Projektmanager zu sein ist aufgrund des Umfangs der Verantwortung, die sie übernehmen, ein zweischneidiges Schwert. Wenn das Projekt ein Erfolg ist, erhalten sie viel Lob und Anerkennung. Wenn jedoch Probleme auftreten, müssen sie oft die Schuld auf sich nehmen und letztendlich eine Lösung finden.

Projektmanager sind immer allen im Projektteam bekannt, da sie letztendlich für das Projekt verantwortlich für das Projekt tragen. Sie nehmen an den wichtigsten Besprechungen teil, treffen schwierige Entscheidungen, überwachen den Fortschritt des Projekts und sorgen dafür, dass alle verschiedenen am Projekt beteiligten Stakeholder zufrieden sind. Keine leichte Aufgabe.

Um genauer zu sagen, was Projektmanager tatsächlich tun betrachten wir ihre täglichen Aufgaben. Bei der Verwaltung eines Projekts muss der Projektmanager die sechs Aspekte von Projekten jederzeit berücksichtigen:

• Umfang
• Zeitplan
• Kosten
• Risiko
• Qualität
• Vorteile

Dies sind genau die Projektbereiche, die Projektmanager bei der Planung und Ausführung berücksichtigen müssen, um sicherzustellen, dass ihr Projekt reibungslos verläuft.

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Die Geschichte des Projektmanagements

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Projektmanagement gibt es schon sehr lange... viel länger als den Begriff Projektmanagement das ist sicher. Sie müssen nur an all die riesigen Projekte denken, die in den letzten paar tausend Jahren durchgeführt und abgeschlossen wurden. Nehmen Sie zum Beispiel die Pyramiden, die Chinesische Mauer, Machu Picchu oder das Kolosseum. Jemand hat diese Projekte gemanagt.

Dennoch begann die moderne Konzeption des Projektmanagements im frühen 20. Jahrhundert. Es gibt einige Debatten darüber, was es ausgelöst hat, aber viele argumentieren, dass die Innovation von Gantt-Diagrammen ein wichtiger Meilenstein war. Das Gantt-Diagramm wurde von Henry Laurence Gantt erfunden, um den Projektfortschritt visuell darzustellen. Gantt-Diagramme wurden erstmals bei großen amerikanischen Projekten wie dem Hoover Dam im Jahr 1931 und dem Interstate Highway Network eingesetzt.

Die 1950er und 60er Jahre gelten weithin als weitere wichtige Epochen, die zum modernen Projektmanagement beigetragen haben. Bekannte Methoden wie die Critical Path Method (CPM) und die Waterfall Method begannen, Gestalt anzunehmen und an Popularität zu gewinnen.

In jüngerer Zeit haben die Entwicklung und Einführung der Agile-Methodik, das Aufkommen professioneller Projektmanagement-Zertifizierungen wie die des Project Management Institute (PMI) und das Wachstum des Internetzeitalters wirklich zum Projektmanagement-Wissen beigetragen und die Branche in den letzten Jahrzehnten auf ihren Kurs gebracht.

All dies hat zu einigen wichtigen Entwicklungen für diejenigen geführt, die im 21. Jahrhundert im Projektmanagement arbeiten:

• Ein Projektmanagement-Profi (PMP) zu sein, ist ein akkreditierter, weithin anerkannter Karriereweg mit einer Reihe von Zertifizierungen, Schulungen und Fähigkeiten, die damit verbunden sind.
• Ein Fokus auf Menschen statt auf Produkte. Dies geht Hand in Hand mit der Philosophie hinter der Agile-Methodik. Das Projektmanagement konzentrierte sich früher auf das Physische und das Greifbare, während jetzt das Projektteam und die Endbenutzer priorisiert werden.
• Projektmanagement ist mit dem kontinuierlichen Wachstum des Internetzeitalters ein völlig neues Spiel. Innovation und Technologie haben die Projektmanagement-Welt im Großen und Ganzen verbessert, indem sie Programme, Tools, Software, Kommunikationslösungen und mehr bereitstellen. Sie haben es auch Teammitgliedern ermöglicht, zusammenzuarbeiten, auch wenn sie nicht im selben geografischen Gebiet leben, wodurch Remote-Teams häufiger (und effizienterthan ever.

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Phasen des Projektmanagements

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Es ist allgemein anerkannt, dass es fünf Phasen des Projektmanagements gibt. Diese Phasen bilden zusammen einen allgemeinen Entwurf für den Lebenszyklus eines jeden Projekts von Anfang bis Ende. Sie bieten auch einen Projektentwurf der übergreifenden Schritte, die ein Projektmanager und sein Projektteam unternehmen müssen, um ihr Projekt zu planen, auszuführen und letztendlich zu starten.

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Die 5 Phasen des Projektmanagements sind:

1. Konzeption & Initiierung
2. Definition & Planung
3. Start & Ausführung
4. Leistung & Kontrolle
5. Projektabschluss

Bevor wir Ihnen eine Aufschlüsselung aller fünf Phasen geben, hier ein kleiner Tipp. Wenn Sie mit dem Schreiben eines Projektmanagementdokuments wie einer Projektcharta, a Projektplan or even a Produktanforderungsdokument think about your project in relation to the above phases. They'll provide a great starting point for your document draft and help you get organized.

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Phase 1: Konzeption & Initiierung

Die Konzeptions- und Initiierungsphase eines Projekts ist im Wesentlichen der Zeitpunkt, an dem alles beginnt. Sie, Ihr Kunde und/oder andere wichtige Stakeholder entwickeln eine Idee, spielen mit dieser Idee herum, führen Recherchen und Due Diligence durch und entscheiden letztendlich, ob es sich lohnt, Ihre Projektidee zum Leben zu erwecken oder nicht.

Natürlich sind Konzeptionand Initiierung zwei verschiedene Dinge. Konkret besteht die Konzeptionsphasenormally consists of:

• Nachdenken über und/oder Identifizieren des Projektkonzepts
• Festlegen der übergeordneten Ziele für das Projekt
• Durchführen von Recherchen oder ersten Tests, die als notwendig erachtet werden, um die Grundlage für das Projekt zu legen
• Entwickeln eines Business-Case-Dokuments oder eines ähnlichen Dokuments, um die Durchführbarkeit des Projekts zu bestimmen

Der Konzeptionsschritt endet, sobald die potenziellen Projektbeteiligten dem Projekt grünes Licht geben. Sobald Sie wissen, dass Ihre Idee Realität wird, starten Sie die Initiierungsphase and begin taking steps to get your project started. This is normally done by assembling a Projektcharta, project plan or project initiation document (PID).

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Phase 2: Definition & Planung

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Phase zwei ist ein großes Unterfangen und zweifellos einer der überwältigendsten Schritte im Lebenszyklus eines Projekts. Es beinhaltet die Entwicklung und Überarbeitung einer großenAnzahl von Projektdokumentation. On the bright side, however, if you knock stage two out of the park, you'll have set a very strong foundation for the rest of your project work.

Phase zwei ist bekannt als die Definitions and Planungs stage. It's important because it lays the groundwork for all the steps that will contribute to your project getting done and being successful.

Am Ende der Phase sollte jeder im Projektteam wissen, woran they'll be working on, wann, and warum. This is normally accomplished with the development of a Projektmanagementplans.

Der beste Weg, sich zu organisieren, ist natürlich, sich vollkommen darüber im Klaren zu sein, was Sie zu tun versuchen. Deshalb ist die Zielsetzung in dieser Phase so wichtig. Viele Projektteams verwenden den S.M.A.R.T.-Ziel approach. That is:

• Spezifisch: Seien Sie nicht vage. Beantworten Sie die Fragen wer, was, wann, wo und warum in Bezug auf Ihre Projektmanagementziele
• Messbar: Stellen Sie sicher, dass Sie den Erfolg der Ziele, die Sie sich setzen, messen können. Legen Sie fest, welche Kriterien Sie verwenden werden
• Erreichbar: Bestimmen Sie, was Sie tun müssen, um diese Ziele zu erreichen, und ob Sie dazu in der Lage sind
• Realistisch: Setzen Sie sich nur Ziele, die Sie motiviert sind zu erreichen und die Sie realistisch erreichen können
• Zeitnah: Legen Sie Ziele fest, die Sie in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit erreichen können

Wie bereits erwähnt, gibt es in der Definitions- und Planungsphase viel Papierkram. Projektmanager müssen hier die sechs Phasen von Projekten berücksichtigen und sicherstellen, dass sie alle Grundlagen abdecken, wenn sie die Dinge ins Rollen bringen.

Einige wichtige Dokumente, die Projektmanager normalerweise in dieser Phase schreiben, sind:

• Eine Projektumfangsdefinition
• Eine Leistungsbeschreibung
• Eine Work Breakdown Structure (WBS)
• Ein erster Projektzeitplan, der wichtige Daten und Meilensteine identifiziert
• Ein Gantt-Diagramm
• Ein Projektbudget
• Eine RACI-Vorlage
• Ein Kommunikationsplan
• Ein Risikomanagementplan

Phase 3: Start & Ausführung‍

In Phase drei zahlt sich all Ihre harte Arbeit aus und Ihr Projekt wird zum Leben erweckt. Die Vorbereitungsphase geht zu Ende und Sie und Ihr Projektteam beginnen, Ihre Pläne in die Tat umzusetzen.

Die Start- und Ausführungsphase beginnt normalerweise mit einem Kick-off-Meeting, bei dem alle Beteiligten festlegen, wie alle beweglichen Teile zusammenkommen, um Ihren Projektstart zu bilden.

Es ist erwähnenswert, dass die Projektausführungsphase normalerweise die längste und anspruchsvollste Phase ist. Es steht viel auf dem Spiel und es gibt viel zu beachten. Aus diesem Grund übernimmt der Projektmanager normalerweise eine Aufsichtsfunktion, während das Projektteam und andere Mitarbeiter Aufgaben ausführen und Ergebnisse erzielen.

Konkret gesagt, finden die folgenden Aktivitäten normalerweise innerhalb der Start- und Ausführungsphase eines Projekts statt:

• Regelmäßige Überprüfungsbesprechungen, um sicherzustellen, dass alles erledigt wird und planmäßig verläuft.
• Konsistente Kommunikation mit dem Projektteam, Kunden/Stakeholdern und anderen Dienstleistern.
• Allgemeines Teammanagement.
• Lösung und Dokumentation aller Probleme, Änderungen, Hindernisse oder wichtigen Ereignisse, die im Zusammenhang mit dem Projekt auftreten.
• Überprüfen, Ausführen und Einhalten des Projektumfangs.
• Überarbeiten und Überwachen des Projektzeitplans und der zugehörigen Meilensteine.
• Schrittweise Ausführung des übergreifenden Projektmanagementplans.

Idealerweise sollte in dieser Phase jeder, der am Projekt beteiligt ist, produktiv arbeiten und sich wohlfühlen. Das Projekt sollte im Einklang mit dem geplanten Zeitrahmen und Budget stehen, Kunden und Stakeholder sollten mit dem Fortschritt zufrieden sein, und Projektmanager und Teams sollten motiviert und positiv über ihre Arbeit denken.

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Phase 4: Leistung & Kontrolle

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In der vierten Phase, auch bekannt als Leistungs- und Kontrollphase, stellen Sie sicher, dass alle Pläne, die Sie in die Tat umgesetzt haben, die gewünschten Ergebnisse erzielen und mit dem Projektmanagementplan übereinstimmen. Grundsätzlich müssen Sie in dieser Phase sicherstellen, dass Sie tatsächlich Fortschritte in Richtung dieser Ziele machen, wenn Sie Pläne erstellt haben, die Ihnen helfen, bestimmte Ziele zu erreichen.

Während sich der Projektmanager in Phase drei oft zurücknimmt und eine eher leitende Rolle übernimmt, werden seine Aufgaben in Phase vier wieder angekurbelt. Dies liegt daran, dass er letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist und alles in seiner Macht Stehende tun muss, um dies zu verwirklichen.

Projektmanager verwenden Key Performance Indicators (KPIs), um die Leistung und den Fortschritt ihres Projekts zu bestimmen. Erinnern Sie sich, als wir über das Setzen von messbaren Zielen in Phase eins gesprochen haben? Nun, deshalb ist das so wichtig. Wenn Sie Kriterien festlegen, die Ihnen helfen, den Erfolg Ihres Projekts frühzeitig zu messen, ist es viel einfacher, zu bestimmen, welche KPIs in dieser Phase verwendet werden sollen.

Einige häufig verwendete KPIs sind:

• Ergebnisse: Werden bestimmte Ergebnisse erzielt? Sind sie zufriedenstellend?
• Gesamtprojektleistung: Inwieweit verläuft das Projekt planmäßig? Wie viele und welche Art von Problemen und/oder Erfolgen gab es? Wie hat sich dies insgesamt auf das Projekt ausgewirkt?
• Aufwand- und Kostenverfolgung: Wie viel Geld und/oder Ressourcen hat dieses Projekt verbraucht? Steht es im Einklang mit dem geplanten Projektbudget? Ist das Projekt auf dem richtigen Weg, um bis zum Fälligkeitsdatum abgeschlossen zu werden?
• Projektziele: Wie schreitet das Projekt in Bezug auf die Ziele des Kunden und/oder der Stakeholder voran? Ist das Projekt im Zeitplan und im Einklang mit dem vereinbarten Budget?

Phase 5: Projektabschluss

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Endlich wird all Ihre harte Arbeit zu Ende gehen und Sie können den Erfolg Ihres Projekts feiern! Sobald Sie in der fünften Phase ankommen, auch bekannt als Projektabschluss oder Projektabschluss, wird Ihr Projekt abgeschlossen sein. Sie und Ihr Team haben alle Projektergebnisse fertiggestellt, die Projektziele erreicht und alle Ihre Aufgaben und ausstehenden Dokumente erledigt. Es ist an der Zeit, sich zu einer gut gemachten Arbeit zu gratulieren.

Dennoch gibt es noch ein paar lose Enden zu verknüpfen und abschließende Aufgaben zu erledigen während der letzten Phase Ihres Projekts. Einige der häufigsten Beispiele sind:

• Beendigung und/oder Abschluss von Verträgen mit allen Freiberuflern oder Auftragnehmern, die Sie für die Arbeit an dem spezifischen Projekt eingestellt haben.
• Abhalten einer Projektabschlussbesprechung, bei der Sie und Ihr Team die Erfolge und Misserfolge des Projekts identifizieren und dabei alle gewonnenen Erkenntnisse berücksichtigen, um sie in Zukunft zu integrieren.
• Anerkennung besonderer Leistungen oder bestimmter Teammitglieder, die wirklich die Extrameile gegangen sind.
• Erstellung eines abschließendenProjektberichts und Projektbudgets.
• Einholen von Feedback und abschließenden Genehmigungen von Kunden und/oder Stakeholdern.
• Zusammenstellung einer Liste aller ausstehenden Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor das Projekt wirklich abgeschlossen werden kann.

Arten von Projektmanagement

Projektmanagement ist ein unglaublich vielfältiges Feld. Für jede verschiedene Art von Projekt, die es gibt, gibt es genauso viele verschiedene Möglichkeiten, sie zu verwalten. Obwohl es keinen richtigen Weg gibt, um an das Projektmanagement heranzugehen, sollten Sie einige der beliebtesten Arten von Projektmanagementmethoden unten in Betracht ziehen.

Nutzenrealisierungsmanagement

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Nutzenrealisierungsmanagement (BRM) ist ein Projektmanagementansatz, der sich auf Ergebnisse oder Vorteile und nicht auf Produkte oder Ergebnisse konzentriert. Es berücksichtigt zuerst die gewünschten Ergebnisse und dann den Prozess. Grundsätzlich arbeiten Projektmanagementteams und ihre Kunden unter diesem Ansatz zusammen, um zu bestimmen, welche Vorteile sie mit ihrem Projekt erreichen wollen und wie der beste Weg ist, dies zu verwirklichen.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, das Risiko in einem Projekt zu reduzieren, sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und eine solide Grundlage für die Messung des Erfolgs im Laufe der Zeit zu schaffen. Dieser Ansatz kann in drei Hauptschritte unterteilt werden:

• Identifizieren Sie die Vorteile und bestimmen Sie, ob das Projekt die beabsichtigten Ergebnisse erzielen kann.
• Führen Sie die Vorteile aus und minimieren Sie gleichzeitig das Risiko und maximieren Sie zukünftige zusätzliche Vorteile.
• Sichern Sie die Vorteile , indem Sie sicherstellen, dass das Projekt diese Vorteile weiterhin erbringt und so lange wie möglich einen Mehrwert schafft.

Critical Chain Projektmanagement

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Critical Chain Projektmanagement (CCPM) ist ein Projektmanagementansatz, der sich stark von traditionelleren Methoden unterscheidet. Es betont die Ressourcen, die zur Fertigstellung eines bestimmten Projekts benötigt werden, über alles andere. Natürlich können sich Ressourcen auf alles beziehen, von Personen über Geld bis hin zu Materialien und Raum. Es berücksichtigt auch ein gewisses Maß an Unsicherheit bei allen Aufgaben und bietet daher Puffer, um sicherzustellen, dass alles pünktlich erledigt wird.

CCPM ist etwas schwierig zu verstehen, wenn Sie es noch nie zuvor verwendet haben. Um die Dinge klarer zu machen, kann es in eine Reihe von Schritten unterteilt werden:

• Identifizieren Sie Ihren kritischen Pfad (oft mit Work Breakdown Structures), indem Sie eine Liste aller Ihrer wichtigsten Ergebnisse und Projektaufgaben erstellen. Achten Sie darauf, diejenigen hervorzuheben, die am wichtigsten oder zeitaufwändigsten sind.
• Notieren Sie sich alle vorhersehbaren Einschränkungen Ihrer Ressourcen.
• Konzentrieren Sie Ihr Team auf einzelne Aufgaben und vermeiden Sie Multitasking.
• Reduzieren Sie die geschätzte Zeit, die Sie für Ihre Projektlieferung benötigen, um die Hälfte, um Verzögerungen zu vermeiden und die Motivation zu steigern.
• Implementieren Sie Zeitpuffer, um Unsicherheiten zu berücksichtigen.
• Entwickeln Sie ein detailliertes Projektmodell.

Earned Value Management

Earned Value Management (EVM) ist ein Projektmanagementansatz, bei dem es vor allem um die Projektleistung geht. Aus diesem Grund ist es eine großartige Technik, wenn Sie eine gründliche Projektprognose und -überwachung wünschen. Es stützt sich auch stark auf quantitative Daten. Wenn also Zahlen und Objektivität Ihr Spiel sind, werden Sie EVM lieben. Die NASA verwendet größtenteils NVM, if that's any indication.

Earned Value Management funktioniert so gut aufgrund seines systematischen Ansatzes. Es bestimmt, wie gut Ihr Projekt läuft, indem es die Abweichungen zwischen der abgeschlossenen Arbeit und der Arbeit, die noch bevorsteht, betrachtet. Es bewertet den Projekterfolg auch anhand der Projektbasislinie, des Kostenmanagements und des Projektzeitplans.

EVM ist möglicherweise nicht für jedes Projekt geeignet, aber diejenigen, die es verwenden, lieben es, weil es eine hervorragende Leistungsverfolgung bietet, die Kommunikation und Transparenz mit Stakeholdern fördert, das Risiko reduziert und zu einem hohen Maß an Verantwortlichkeit führt.

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Iteratives und inkrementelles Projektmanagement

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Im Laufe der Jahre haben sich verschiedene Arten von iterativen und inkrementellen Projektmanagementansätzen entwickelt, nämlich Agiles Projektmanagement, die dynamische Systementwicklungsmethode und extremes Projektmanagement. Dies zeigt nur die Popularität dieses Ansatzes in der heutigen Zeit.

Iteratives und inkrementelles Projektmanagement unterteilt im Wesentlichen komplexe, risikoreiche und groß angelegte Projekte in eine Reihe von Mini-Projekten, die auf Zeit oder Aufgabe basieren. Dieser Ansatz ist beliebt, da traditionellere phasenweise Ansätze nicht als gut geeignet für groß angelegte Projekte mit mehreren Unternehmen angesehen werden. Es wird davon ausgegangen, dass sie zu viele bewegliche Teile und sich ändernde Anforderungen haben, um mit den klassischen Projektphasen kompatibel zu sein.

Die breite Akzeptanz dieses Ansatzes ist sinnvoll, da Projekte immer komplexer werden, da sie Remote-Parteien und Unternehmen auf der ganzen Welt zusammenarbeiten lassen.

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Projektmanagementmethoden

Innerhalb der Vielfalt der Projektmanagementtypen gibt es auch eine breite Palette verschiedener Methoden, die von Projektteammitgliedern auf der ganzen Welt verwendet werden. Dies sind wichtige Werkzeuge, also lassen Sie uns etwas tiefer in sie eintauchen.

Agile

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Die agile Methodologie ist derzeit eine der am weitesten verbreiteten Methoden in der Projektmanagementwelt. Sie besteht darin, ein Projekt in überschaubarere Aufgaben zu unterteilen, die in bestimmten Zeiträumen erledigt werden sollen.

Es macht seinem Namen alle Ehre, weil es genau das sein soll: agil. Es gibt Teams die Werkzeuge, die sie benötigen, um schnell die Richtung zu ändern. Es ist beliebt, weil es als kompatibel mit komplexen Projekten gilt, Arbeit schnell erledigt, sich hervorragend für das Änderungsmanagement eignet und eine einfache Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen ermöglicht.

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Wasserfall

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Die Wasserfall-Methodologie ist einer der traditionellsten Projektmanagementprozesse überhaupt. Sie unterscheidet sich von der agilen Methodologie, da sie linear ist und die Möglichkeit großer Änderungen im Projektplan nicht berücksichtigt. Sie unterteilt ein Projekt im Wesentlichen in aufeinanderfolgende Abschnitte. Dann arbeiten die Teammitglieder an einem Abschnitt nach dem anderen und beginnen erst mit dem nächsten Abschnitt, wenn der vorherige abgeschlossen ist.

Obwohl die Wasserfall-Methodologie in den letzten Jahren an Popularität verloren hat, wird sie immer noch als effektiv für unkomplizierte Projekte angesehen, die mit einem detaillierten, unveränderlichen Plan und einem linearen Zeitplan kompatibel sind.

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Scrum

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Die Scrum-Projektmanagement-Methodologie passt in den breiten Rahmen des agilen Ansatzes. Daher bietet sie die gleichen Vorteile wie Geschwindigkeit, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an Veränderungen. Sie besteht darin, ein Projekt in sehr kurze Phasen zu unterteilen, die als SprintsAs you can infer from the name, things move quickly. Teams meet daily in order to discuss the tasks they're currently working on and solve any problems that come up.

Teams, die die Scrum-Methodologie verwenden, sind klein und werden von einem Leiter geführt, der als Scrum Master

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Shape-up/Zyklen

Der Shape-up- oder Zyklenansatz ist eine dynamische Methodologie, die derzeit vom Slite's project team. It's based on Basecamp's shape-up approach and runs in cycles that last for six weeks, with the last two weeks of every cycle being reserved for planning and regrouping.

Teams sind in Produkt-Squads gruppiert, die sich um primäre Produktbereiche drehen. Jedes Squad ist autonom, arbeitet aber mit dem Rest des Teams zusammen und tauscht Best Practices aus. Sie haben auch mindestens ein Mitglied, das ein Designer ist, sowie zwei Entwickler. Die Squads priorisieren ihre Arbeit basierend auf Herausforderungen, vor denen entweder ihre Kunden oder ihr Unternehmen stehen. Sie verwenden ihre Pitches, um Probleme zu definieren und lose Lösungen zu identifizieren. Schließlich beginnen sie, auf dieses Ziel hinzuarbeiten und es zu verwirklichen.

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Erstellen Sie eine Projektmanagement-Zeitleiste

Wie Sie eine Projektmanagement-Zeitleiste zusammenstellen, hängt von Ihren Projektanforderungen und dem von Ihnen bevorzugten Projektmanagementansatz ab. Eine Art Zeitleiste ist jedoch für die meisten Projektpläne oder Projektcharter unerlässlich. Nichtsdestotrotz gibt es ein paar wichtige Schritte, die Sie beachten sollten, die die Erstellung einer ausgezeichneten Projektzeitleiste erheblich erleichtern werden:

• Schreiben Sie Ihren Projektumfang: Bevor Sie eine genaue Zeitleiste für Ihr Projekt entwickeln, ist es wichtig, dass Sie genau wissen, was in den Rahmen Ihres Projekts fällt und was nicht. Dafür ist Ihr Projektumfangdokument da. Wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen, schauen Sie sich diese kostenlose Projektumfangvorlage an.
• Bestimmen Sie wichtige Ergebnisse: Dies geschieht normalerweise durch das Schreiben eines Arbeitsstrukturplan-Dokuments (WBS), das Ihr Projekt in kleinere Teile zerlegt.
• Zerlegen Sie die Dinge noch weiter: Nachdem Sie Ihre Ergebnisse bestimmt haben, gehen Sie einen Schritt weiter und zerlegen Sie sie in Aufgaben und Unteraufgaben. Fragen Sie sich: "Was muss ich alles tun, um dieses Ergebnis zu erzielen?"
• Berücksichtigen Sie Abhängigkeiten: Abhängigkeiten beeinflussen, wie Ihr Projekt durchgeführt wird. Es sind im Grunde Dinge, die passieren müssen, um mit bestimmten Aufgaben beginnen zu können.
• Schätzen Sie die Zeit. Berücksichtigen Sie Ihre Aufgabenliste und bestimmen Sie, wie lange Sie benötigen, um sie zu erledigen. Vermeiden Sie es, in Ihren Schätzungen übermäßig optimistisch oder übermäßig konservativ zu sein.
• Identifizieren Sie die Ressourcenverfügbarkeit: Am Ende des Tages benötigen Sie Ressourcen, um Ihr Projekt abzuschließen. Ressourcen können alles sein, von Mitarbeitern über Ausrüstung bis hin zu Technologie.
• Notieren Sie wichtige Meilensteine: Dies wird Ihnen helfen, Ihren Fortschritt zu verfolgen und Ihr Team motiviert zu halten.
• Bringen Sie alles in einer erstaunlichen Projektzeitleiste zusammen.

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Projektmanagement-Tools

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die in jedem Werkzeugkasten eines Projektmanagers verfügbar sind. Die Optionen sind endlos, aber wir sind etwas detaillierter auf einige der bekanntesten Projektmanagement-Tools eingegangen, die es gibt. Einige von ihnen sind so weit verbreitet, dass sie zu bekannten Namen geworden sind und die Entwicklung der Projektmanagementbranche selbst geprägt haben.

Kanban-Board

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Ein Kanban-Board ist ein Projektmanagement-Tool, das die Visualisierung von Workflows ermöglicht. Tatsächlich bedeutet das Wort Kanbanvisuelles Signal auf Japanisch. Sie können entweder digital oder physisch sein und bestehen aus Spalten und Karten, die den Projektfortschritt widerspiegeln. Sie werden auch häufig in agilen Methoden verwendet.

Im Großen und Ganzen lassen sich Kanban-Boards in fünf Hauptkomponenten unterteilen: visuelle Signale, Spalten, Work-in-Progress-Limits, Commitment-Punkte und Lieferpunkte.

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Aufgabenliste

Die Verwendung von Aufgabenlisten als Projektmanagement-Tools mag offensichtlich erscheinen, aber sie sind wirklich unschätzbare Kollaborationstools. Verwenden Sie sie für das allgemeine Aufgabenmanagement: Schreiben Sie alle Ihre ausstehenden Aufgaben auf, organisieren Sie sich, delegieren Sie Arbeit und überwachen Sie den Fortschritt. Manchmal reicht nur eine To-Do-Liste aus.

Das Schreiben einer Aufgabenliste kann so einfach sein wie das Schreiben einiger Notizen mit Stift und Papier, aber wenn Sie die Dinge auf die nächste Stufe heben möchten, probieren Sie eine Dokumenten-Kollaborationssoftware wie Slite, um alle Ihre Informationen organisiert und sicher an einem Ort aufzubewahren.

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Gantt-Diagramm

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Wie im Abschnitt zur Geschichte des Projektmanagements erläutert, sind Gantt-Diagramme im Projektmanagement so weit verbreitet, dass sie maßgeblich zur Entwicklung der Branche selbst beigetragen haben.

Einfach ausgedrückt, helfen sie, Aufgaben in Bezug auf die Zeit zu visualisieren. Sie sind am hilfreichsten, um die Start- und Endpunkte verschiedener Aufgaben sowie die Aufgaben zu beurteilen, die an einem bestimmten Tag oder einer bestimmten Woche anstehen. Sie veranschaulichen auch, welche Projektaufgaben es gibt und wer daran arbeitet. Gantt-Diagramme sind besonders hilfreich im Stakeholder-Management und zur Förderung der Transparenz.

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Projektkalender

Zu guter Letzt wird nichts Ihr Team so organisiert und Ihre Projektziele so auf Kurs halten wie ein Projektkalender. Ein großartiger Projektkalender enthält alle wichtigen Ereignisse, Meilensteine und Fristen Ihres Projekts. Er sollte auf Ihre Projektzeitleiste abgestimmt sein und kann sogar verwendet werden, um Informationen zu Humanressourcen wie Urlaub, Arbeitszeiten und Urlaubszeiten widerzuspiegeln.

Die meisten Projektmanagement-Software wie Asana verfügen über großartige Kalenderfunktionen, aber viele Teams verwenden auch Google Kalender erfolgreich.

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Projektmanagement-Softwarevorlagen

Selbst bei den einfachsten Projekten fallen viele Dokumenttypen an. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein, mit Projektmanagementvorlagen zu arbeiten, um etwas Zeit zu sparen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie gerade erst anfangen oder keine früheren Beispiele zur Verfügung haben.

Glücklicherweise stehen Ihnen unzählige kostenlose Projektmanagementvorlagen zur Verfügung. Slite bietet unzählige kostenlose Projektmanagement-Tools und Vorlagen zur Auswahl. Wir haben nur einige unserer Top-Picks zusammengestellt, die für Ihre Projekte nützlich sein könnten.

Projektberichtsvorlage

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Projektumfangvorlage

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Projektplanvorlage

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Neue Geschäfts-Projektberichtsvorlage

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Software-Design-Dokumentationsvorlage

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Welche Fähigkeiten sollte ein Projektmanager haben?

Wenn Sie über eine Karriere im Projektmanagement nachdenken, sind Sie wahrscheinlich neugierig auf die Fähigkeiten, die Ihr zukünftiger Arbeitgeber möglicherweise sucht. Hier ist eine Auswahl der wichtigsten Fähigkeiten, die Projektmanager unbedingt haben müssen, laut dem Project Management Institute oder PMI.

• Allgemeines Management, Führungs- und soziale Kompetenzen im Zusammenhang mit Richtung, Vision, Coaching, Mentoring und Karriereentwicklung, gesundem Urteilsvermögen, Problem- und Konfliktlösung, Entscheidungsfindung, Verhandlung, Kommunikation und Teambildung
• Grundlegende Projektmanagementfähigkeiten & Kenntnisse der Projektmanagement-Tools und -Techniken (in accordance with the Project Management Body of Knowledge or PMBOK guide)
• Lebenszyklusmanagement
• Spezifische Branchenkenntnisse je nach Kontext
• Allgemeine Erfahrung mit der Verwaltung von Ergebnissen, Zeitplänen und/oder Meilensteinen, der Führung von Teams, der Organisation effizienter Arbeitsprozesse, der Definition von Anforderungen und Zeitplänen sowie der Projektstrategie
• Persönlichkeitsmerkmale wie Flexibilität, Selbstvertrauen, Engagement, Aufgeschlossenheit, gesunder Menschenverstand, Vertrauenswürdigkeit und Kreativität
• Große Fähigkeiten im Personalmanagement
• Projektmanagementerfahrung ist ein Vorteil
• Projektmanagement-Profi oder ein PMP-Zertifikat ist ein Vorteil

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Ist Projektmanagement ein guter Karriereweg?

Abhängig von Ihren Karrierezielen, Ihrer Persönlichkeit, Ihrer Berufserfahrung und Ihren Fähigkeiten kann Projektmanagement ein ausgezeichneter Karriereweg für Sie sein.

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Vorteile einer Karriere im Projektmanagement:

• Relativ hohe Gehälter
• Hohe Nachfrage
• Flexibilität und Abwechslung in Ihren Arbeitstagen
• Dynamisches, schnelllebiges Arbeitsumfeld
• Ein sozialer Job, bei dem Sie mit vielen verschiedenen Arten von Menschen zusammenarbeiten

Nachteile einer Karriere im Projektmanagement sind:

• Lange Arbeitszeiten
• Stressige Arbeitssituationen
• Ausgleich vieler verschiedener Verantwortlichkeiten
• Viel Verantwortung
• Sie arbeiten möglicherweise nicht immer an Projekten, für die Sie sich begeistern
• Sie müssen möglicherweise schwierige Entscheidungen treffen und "der Bösewicht" sein

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Wie beginne ich eine Karriere im Projektmanagement?

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Ohne Zweifel ist Projektmanagement eine aufregende Karriere mit viel Potenzial für Wachstum, Abwechslung und Chancen. Wenn Sie denken, dass dies der richtige Job für Sie sein könnte, gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um loszulegen.

Denken Sie zunächst darüber nach, ob der Karriereweg im Projektmanagement der richtige für Sie ist. Es könnte sich lohnen, sich an Projektmanager zu wenden, die Sie kennen oder in Ihrer Gemeinde arbeiten, um sich mit ihnen zu unterhalten. Man weiß nie, vielleicht werden sie sogar zu einem Mentor für Sie. Sie können auch versuchen, eine Lernplattform oder eine andere Online-Ressource zu durchsuchen, um mehr über die Branche zu erfahren.

Als nächstes kommt die Ausbildung. Es gibt eine Vielzahl von Wegen, die Sie in Bezug auf die Projektmanagementausbildung einschlagen können, und einer ist nicht unbedingt besser als der andere. Viele Projektmanager absolvieren fachfremde Universitätsabschlüsse und steigen später in die Projektmanagementwelt ein. Andere beginnen von Anfang an mit der Projektmanagementlaufbahn. Einige wechseln aus einer anderen Branche ins Projektmanagement, wenn sie bereits in ihrem Berufsleben etabliert sind. Was auch immer Sie wählen, wissen Sie, dass es eine gute Idee ist, irgendwann eine Projektmanagementzertifizierung zu erwerben.

Es gibt viele verschiedene Arten von Projektmanagementprogrammen. Der Goldstandard ist das Project Management Professional oder PMP-Zertifizierung des Project Management Institute PMI. Dies ist jedoch nicht die einzige Option. Es gibt auch die Prince2 Sixth Edition-Zertifizierung, which was developed in the United Kingdom, as well as other choices like the Scrum-Zertifizierungen.

Das Wichtigste, was Sie auf Ihrem Weg zum Projektmanager erlangen können, ist Erfahrung. Wenn Sie einen der oben aufgeführten Projektmanagementkurse belegen, werden Sie dort viele relevante Erfahrungen sammeln. Sie können jedoch auch in anderen Jobs oder sogar Hobbys großartige Projektmanagementerfahrungen sammeln. Werfen Sie einfach einen Blick auf die Liste der oben aufgeführten wünschenswerten Fähigkeiten; viele davon können in verschiedenen Kontexten geübt werden.

Bevor wir die Dinge abschließen, geben wir Ihnen noch ein paar Tipps. Erstens, wenn Sie eine Karriere im Projektmanagement anstreben, ist es eines der besten Dinge, die Sie tun können, einen großartigen Mentor zu finden, der Sie unterstützt. Zweitens, sammeln Sie so viel Erfahrung wie möglich und arbeiten Sie an so vielen Projekten wie möglich. Drittens, stellen Sie sicher, dass Sie wirklich mit allen in diesem Artikel erwähnten Methoden, Tools, Ansätzen und Fähigkeiten vertraut werden.