Wie man ein Business Requirements Document (BRD) schreibt

Im Jahr 2008 startete Lowe's, der große Einzelhändler für Heimwerkerbedarf, ein 1,4 Milliarden Dollar teures IT-Projekt zur Modernisierung seiner Lieferkette. Drei Jahre später wurde das Projekt abgebrochen, wobei als Hauptgrund für das Scheitern eine „unzureichende Anforderungserhebung“ angeführt wurde. Dieser teure Fehler zeigt, warum klare, detaillierte Geschäftsanforderungen entscheidend sind.

Ein Business Requirements Document (BRD) hilft, solch kostspielige Fehler zu vermeiden. Es ist ein wichtiges Werkzeug für den Projekterfolg, das Teams hilft, Ziele zu verstehen, Erwartungen abzustimmen und effektiv zu planen. Die Verwendung einer Business-Requirements-Dokumentvorlage kann den Prozess weiter rationalisieren, indem sie eine strukturierte Anleitung bietet und wichtige Abschnitte umreißt, wodurch es einfacher wird, umfassende BRDs zu erstellen.

Viele haben Schwierigkeiten, nützliche BRDs zu erstellen. Sie sind oft zu vage, zu komplex oder werden einfach ignoriert. Wenn Sie mit diesem Problem konfrontiert waren, sind Sie nicht allein.

Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, Ihre BRD-Schreibfähigkeiten zu verbessern. Wir werden die Grundlagen behandeln und praktische Tipps geben, um Ihre BRDs effektiver zu gestalten. Wir können zwar keine Perfektion garantieren, aber diese Ideen sollten Ihnen helfen, klarere und nützlichere Dokumente zu erstellen.

Beginnen wir mit einigen praktischen Ratschlägen für bessere BRDs.

Was ist ein BRD?

Ein Business Requirements Document (BRD) ist die Grundlage jedes größeren Geschäftsprojekts. Ein Business Requirements Document beschreibt die übergeordneten geschäftlichen Anforderungen, die Erwartungen der Benutzer und dient als Leitfaden für die Stakeholder, um die Projektabstimmung mit den übergeordneten Geschäftszielen sicherzustellen.

Ein BRD ist im Wesentlichen die Wirtschaftlichkeitsrechnung für Ihr Projekt, geschrieben in einer klaren Sprache, die sowohl Führungskräfte als auch Teammitglieder verstehen können. Er deckt übergeordnete Ziele, Erwartungen und geschäftliche Anforderungen ab, ohne auf technische Details einzugehen.

Warum BRDs wichtig sind

Ein guter BRD hilft auf 4 Arten. Er:

1. Richtet Stakeholder aus
2. Verhindert Missverständnisse
3. Leitet die Entscheidungsfindung während des gesamten Projekts
4. Hilft, die Zustimmung und Ressourcen der Führungsebene zu sichern

Die klare Definition von Geschäftszielen als Teil der Projektdokumentation ist entscheidend. Dies richtet die Projektbeteiligten aus und artikuliert die strategischen Ergebnisse, die von Projekten erwartet werden, wobei die Notwendigkeit hervorgehoben wird, Ziele mit umfassenderen Geschäftszielen und -anforderungen zu verknüpfen.

Ohne einen BRD riskieren Sie Scope Creep, falsch ausgerichtete Erwartungen und verschwendete Ressourcen.

Wann ein BRD verwendet werden sollte

Erstellen Sie Ihren BRD frühzeitig im Projektlebenszyklus - nach der ersten Genehmigung, aber vor der detaillierten Planung oder den technischen Spezifikationen. Dies stellt sicher, dass jeder versteht, was zu tun ist, bevor er entscheidet, wie es zu tun ist.

Eine effektive Geschäftsanalyse ist in dieser Phase entscheidend, um Anforderungen zu identifizieren und zu dokumentieren und so ein klares Verständnis der Kundenbedürfnisse und erfolgreiche Projektergebnisse sicherzustellen.

Denken Sie daran: Obwohl Ihr BRD umfassend ist, sollte er nicht statisch sein. Überprüfen und aktualisieren Sie ihn, während sich Ihr Projekt weiterentwickelt, um ihn relevant und nützlich zu halten.

Als Nächstes werden wir die Schlüsselkomponenten eines effektiven Business Requirements Document untersuchen. Diese Elemente helfen Ihnen, einen BRD zu erstellen, der Ihr Team während des gesamten Projekts sowohl informiert als auch leitet.

Personen, die an der Erstellung eines BRD beteiligt sind

Die Erstellung eines Business Requirements Document (BRD) ist eine Teamleistung, die verschiedene Stakeholder zusammenbringt, die jeweils ihr Fachwissen einbringen, um sicherzustellen, dass das Dokument umfassend und genau ist. Hier ist ein Blick auf die wichtigsten beteiligten Akteure:

• Business-Analysten: Diese Fachleute stehen im Mittelpunkt der Dokumentation von Geschäftsanforderungen. Sie arbeiten mit Stakeholdern durch Interviews, Umfragen und Workshops zusammen, um detaillierte Informationen zu sammeln. Ihre Rolle ist entscheidend, um geschäftliche Anforderungen in klare, umsetzbare Anforderungen zu übersetzen.
• Projektmanager: Sie überwachen das gesamte Projekt und stellen sicher, dass der BRD mit den Zielen und dem Umfang des Projekts übereinstimmt. Projektmanager koordinieren zwischen verschiedenen Teams und halten das Projekt auf Kurs.
• Stakeholder: Dies sind die Einzelpersonen oder Gruppen, die ein begründetes Interesse am Ergebnis des Projekts haben. Ihr Input und ihr Feedback sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der BRD ihren Bedürfnissen und Erwartungen entspricht.
• Fachexperten (SMEs): SMEs liefern spezialisiertes Wissen zu bestimmten Aspekten des Projekts, wie z. B. technische oder funktionale Anforderungen. Ihre Erkenntnisse helfen, einen detaillierteren und genaueren BRD zu erstellen.
• Projektsponsoren: In der Regel leitende Angestellte, Projektsponsoren bieten strategische Ausrichtung und Unterstützung. Sie stellen sicher, dass das Projekt mit den übergeordneten Zielen und Vorgaben der Organisation übereinstimmt, und ihre Zustimmung ist entscheidend, um Ressourcen und Unterstützung zu sichern.

Durch die Einbeziehung dieser Schlüsselakteure können Sie einen BRD erstellen, der abgerundet, genau und auf Ihre Geschäftsziele ausgerichtet ist.

Sieben Komponenten eines BRD

Ein gutes Business Requirements Document (BRD) erzählt eine klare, überzeugende Geschichte über den Zweck und das Potenzial Ihres Projekts. Hier sind die wesentlichen Komponenten:

1. Zusammenfassung: Ein kurzer Überblick, der schnell das Wesentliche Ihres Projekts vermittelt.
2. Projektziele: Spezifische, messbare Ziele, die an den Geschäftswert gebunden sind.
3. Projektumfang: Definieren Sie, was enthalten ist und was nicht, um Scope Creep zu verhindern.
4. Geschäftsanforderungen: Die spezifischen Bedürfnisse, die Ihr Projekt erfüllen muss, um erfolgreich zu sein. Es ist entscheidend, zwischen geschäftlichen und funktionalen Anforderungen zu unterscheiden, da geschäftliche Anforderungen die übergeordneten Ziele und Motivationen hinter einem Projekt definieren, während funktionale Anforderungen die spezifischen Funktionen detailliert beschreiben, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind.
5. Wichtige Stakeholder: Personen mit einem begründeten Interesse am Ergebnis Ihres Projekts.
6. Projektbeschränkungen: Einschränkungen in Bezug auf Budget, Zeit, Ressourcen oder Technologie.
7. Kosten-Nutzen-Analyse: Erwartete Kosten im Vergleich zu erwarteten Vorteilen.

Diese Komponenten beantworten Schlüsselfragen: *Was machen wir?*Warum? Wer ist beteiligt? Was brauchen wir, um erfolgreich zu sein?

Ihr BRD ist mehr als nur Papierkram. Es ist ein Werkzeug, um Ihr Team auszurichten, Ressourcen zu sichern und Ihr Projekt auf Erfolg vorzubereiten. Als Nächstes werden wir jede Komponente im Detail untersuchen und Ihnen zeigen, wie Sie sie effektiv gestalten.

Schreiben eines BRD: Ein Leitfaden

Hier ist eine Aufschlüsselung der wichtigsten Abschnitte in einem Business Requirements Document (BRD) und was in jedem Abschnitt enthalten sein sollte:

Ein Business Requirement Document (BRD) ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder ein klares Verständnis der Ziele, Anforderungen und des Umfangs des Projekts haben, was letztendlich zur erfolgreichen Durchführung des Projekts beiträgt.

Zusammenfassung

Schreiben Sie eine kurze Übersicht, die:

1. Den Hauptzweck des Projekts angibt
2. Die wichtigsten Vorteile zusammenfasst
3. Auf einer Seite oder weniger bleibt
4. Eine klare, jargonfreie Sprache verwendet

Beispiel

"Projekt Phoenix wird einen KI-Chatbot für den Kundenservice implementieren, mit dem Ziel, die Reaktionszeiten zu verkürzen, die Zufriedenheitswerte zu verbessern und die Supportkosten zu senken."

Projektziele

Listen Sie 3-5 spezifische, messbare Ziele auf:

1. Verknüpfen Sie jedes mit einem Geschäftsziel
2. Machen Sie sie spezifisch und messbar
3. Fügen Sie einen Zeitrahmen hinzu

Beispiele

• Steigern Sie die Online-Verkaufsconversion von 2 % auf 3 % bis zum 4. Quartal 2024
• Reduzieren Sie die Kundenabwanderung von 5 % auf 3 % innerhalb von 12 Monaten nach dem Start
• Erreichen Sie eine Verfügbarkeit von 98 % für die neue Plattform im ersten Monat

Projektumfang

Geben Sie Folgendes klar an:

1. Was im Projekt enthalten ist
2. Was nicht enthalten ist
3. Alle Projektphasen, falls zutreffend

Beispiel

"Projekt beinhaltet:

• KI-Chatbot-Entwicklung
• CRM-Systemintegration
• Mitarbeiterschulung

Beinhaltet nicht:

• Überarbeitung des Kundenserviceportals
• Integration von Messaging-Apps von Drittanbietern"

Geschäftsanforderungen

Listen Sie die wichtigsten Bedürfnisse auf, die das Projekt erfüllen muss:

1. Konzentrieren Sie sich darauf, was getan werden muss, nicht wie
2. Seien Sie klar und spezifisch
3. Priorisieren Sie die Anforderungen

Es ist wichtig, zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen zu unterscheiden. Während sich funktionale Anforderungen auf wesentliche Systemfunktionen konzentrieren, beziehen sich nicht-funktionale Anforderungen auf Qualitätsmerkmale und Usability-Faktoren, die die Benutzererfahrung verbessern.

Beispiele

• Reduzieren Sie die durchschnittliche Reaktionszeit auf unter 5 Minuten
• Der Chatbot muss 80 % der häufigsten Anfragen ohne menschliches Zutun bearbeiten
• Integration mit bestehender Kundendatenbank für personalisierte Antworten

Wichtige Stakeholder

Liste relevanter Parteien:

1. Nennen Sie ihre Rollen
2. Notieren Sie sich ihren Grad der Beteiligung
3. Erwähnen Sie, wie sich das Projekt auf sie auswirkt

Projektbeteiligte spielen eine entscheidende Rolle in verschiedenen Phasen der Projektdokumentation und -ausführung. Ihre Beteiligung ist unerlässlich, um den Datenschutz, die Ausrichtung auf die Geschäftsziele, die Dokumentenvalidierung und die Definition des Projektumfangs sicherzustellen.

Beispiele

• Sarah Johnson, VP of Customer Experience: Projektsponsor, überwacht die KPIs des Kundenservice
• Mark Lee, IT-Direktor: Verwaltet die technische Implementierung, weist IT-Ressourcen zu

Projektbeschränkungen

Liste bekannter Einschränkungen:

1. Budget
2. Zeitplan
3. Ressourcen
4. Technologie

Beispiele

• Budget: 500.000 $ für das Geschäftsjahr 2024
• Zeitplan: Start bis Q3 2024
• Ressourcen: Aktuelles IT-Team an der Kapazitätsgrenze
• Technologie: Muss mit der bestehenden Oracle-Datenbank kompatibel sein

Kosten-Nutzen-Analyse

Geben Sie eine grundlegende Aufschlüsselung an:

1. Liste der wichtigsten Kosten
2. Schätzen Sie die wichtigsten Vorteile
3. Fügen Sie nicht-finanzielle Vorteile hinzu

Beispiel

• Kosten: etwas Text
  • Entwicklung: 400.000 $
  • Jährliche Wartung: 50.000 $
• Vorteile: etwas Text
  • Geschätzte jährliche Einsparungen bei den Supportkosten: 2 Mio. $
  • Prognostizierte Umsatzsteigerung: 1,5 Mio. $/Jahr
  • Erwartete Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Denken Sie daran, dass ein BRD ein Arbeitsdokument ist. Möglicherweise müssen Sie es überarbeiten, wenn die Projektdetails klarer werden.

Ratschläge zum Schreiben Ihres BRD

Nachdem wir nun die Hauptabschnitte eines BRD behandelt haben, möchte ich Ihnen einige praktische Ratschläge geben, die auf meiner Erfahrung basieren. Folgendes habe ich als hilfreich empfunden:

1. Halten Sie es einfach. Sie schreiben für eine Vielzahl von Stakeholdern, von denen nicht alle mit dem technischen Jargon vertraut sind. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine einfache Sprache.
2. Seien Sie spezifisch. Vage Anforderungen führen zu Missverständnissen. Wenn Sie Wörter wie „verbessern“ oder „erweitern“ verwenden, fragen Sie sich, ob Sie diese Verbesserung quantifizieren können.
3. Arbeiten Sie zusammen. Schreiben Sie Ihren BRD nicht isoliert. Sprechen Sie mit Stakeholdern, Teammitgliedern und Endbenutzern. Ihr Input ist von unschätzbarem Wert und hilft Ihnen, Versäumnisse zu vermeiden. Die Verwendung des Business Analysis Body of Knowledge (BABOK) kann entscheidend sein, um Geschäfts-, Stakeholder- und Produktanforderungen effektiv zu erfassen und zu kategorisieren.
4. Verwenden Sie Visualisierungen. Wenn ein Bild mehr als tausend Worte sagt, kann Ihnen ein gutes Diagramm oder eine gute Tabelle viel Schreibarbeit ersparen. Erwägen Sie die Verwendung von Flussdiagrammen, Mindmaps oder sogar einfachen Tabellen, um komplexe Ideen zu veranschaulichen.
5. Priorisieren Sie. Nicht alle Anforderungen sind gleich wichtig. Geben Sie deutlich an, welche ein Muss und welche ein Nice-to-have sind. Dies wird bei der Entscheidungsfindung im späteren Verlauf des Projekts helfen.
6. Überprüfen und überarbeiten Sie. Ihr erster Entwurf wird nicht perfekt sein, und das ist in Ordnung. Geben Sie ihn an wichtige Stakeholder weiter und seien Sie offen für Feedback. Ein BRD ist ein lebendiges Dokument, das sich entwickeln kann und sollte.
7. Denken Sie langfristig. Konzentrieren Sie sich zwar auf die unmittelbaren Bedürfnisse, berücksichtigen Sie aber auch, wie sich dieses Projekt in die langfristige Strategie Ihres Unternehmens einfügt. Dies kann dazu beitragen, das Projekt zu rechtfertigen und zukünftige Entscheidungen zu leiten. Stellen Sie sicher, dass es an die OKRs Ihres Unternehmens anknüpft.

Rolle der Business Analysten

Business Analysten (BAs) spielen eine zentrale Rolle bei der Erstellung eines Business Requirements Document (BRD). Ihre Verantwortlichkeiten gehen über die bloße Dokumentation hinaus; sie stellen sicher, dass die Geschäftsanforderungen des Projekts gründlich verstanden und klar formuliert werden. Hier ist, wie sie dazu beitragen:

• Anforderungen erfassen und dokumentieren: BAs verwenden verschiedene Techniken wie Stakeholder-Interviews, Umfragen und Workshops, um Geschäftsanforderungen zu erfassen. Sie dokumentieren diese Anforderungen klar und strukturiert und stellen sicher, dass sie für alle Stakeholder verständlich sind.
• Anforderungen analysieren und priorisieren: Nach der Erfassung analysieren BAs die Anforderungen, um sicherzustellen, dass sie mit den Zielen und dem Umfang des Projekts übereinstimmen. Sie priorisieren diese Anforderungen basierend auf ihrer Bedeutung und ihren Auswirkungen auf das Projekt.
• Den BRD entwickeln und pflegen: BAs sind für die Erstellung des BRD verantwortlich und stellen sicher, dass er während des gesamten Projektlebenszyklus korrekt und aktuell bleibt. Sie überprüfen und überarbeiten das Dokument regelmäßig, wenn neue Informationen verfügbar werden.
• Mit Stakeholdern zusammenarbeiten: BAs arbeiten eng mit Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt werden. Sie erleichtern die Kommunikation zwischen Stakeholdern und dem Projektteam und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Anleitung und Unterstützung bieten: BAs unterstützen das Projektteam, indem sie Geschäftsanforderungen klären und sicherstellen, dass das Team die Projektziele versteht. Sie helfen, Geschäftsanforderungen in technische Spezifikationen zu übersetzen und so die Kluft zwischen Geschäft und Technologie zu überbrücken.

Im Wesentlichen stellen Business Analysten sicher, dass der BRD eine echte Widerspiegelung der Geschäftsanforderungen ist und dass das Projekt einen Mehrwert für das Unternehmen liefert.

Wie der BRD zu Ihren bestehenden Dokumenten passt

Ihr Business Requirements Document (BRD) ist nur ein Teil des Puzzles der Projektdokumentation. Die Softwareentwicklung spielt eine entscheidende Rolle bei der Projektdurchführung und dem Dokumentationsmanagement und stellt sicher, dass klar definierte Anforderungen während des gesamten Softwareentwicklungslebenszyklus erfüllt werden. Lassen Sie mich erklären, wie es sich auf andere wichtige Dokumente bezieht, denen Sie möglicherweise begegnen:

Functional Requirements Document (FRD)

Während Ihr BRD umreißt, was Sie erreichen wollen, beschreibt das FRD im Detail, wie Sie es tun werden. Es ist die technischere Iteration des BRD. Zum Beispiel:

• BRD: „Wir müssen die Kundenreaktionszeit auf unter 5 Minuten reduzieren.“
• Business-Requirements-Dokumente sind entscheidend für die Verwaltung und Straffung von Projekten mit hoher Wirkung, insbesondere im Technologiesektor.
• FRD: „Das System wird KI verwenden, um häufige Anfragen innerhalb von 30 Sekunden zu kategorisieren und automatisch zu beantworten.“

Benutzer- und Produktanforderungen

Diese Dokumente zoomen auf bestimmte Aspekte:

• Benutzeranforderungen konzentrieren sich darauf, was Ihre Endbenutzer benötigen.
• Produktanforderungen beschreiben die spezifischen Funktionen, die Ihr Produkt haben sollte.
• Beide sollten mit den Zielen in Ihrem BRD übereinstimmen.

Die richtigen Dokumente auswählen

Sie benötigen nicht immer alle diese Dokumente. Hier ist eine einfache Anleitung:

Für ein kleines Projekt reicht möglicherweise ein BRD aus.

Für ein komplexes technisches Projekt benötigen Sie wahrscheinlich einen BRD und ein FRD.

Für die Entwicklung neuer Produkte sollten Sie alle vier Arten verwenden.

Mein Rat?

Erstellen Sie keine Dokumente nur um ihrer selbst willen. Verwenden Sie nur das, was Sie benötigen, um die Ziele und Anforderungen Ihres Projekts klar zu kommunizieren. Und denken Sie daran, dass diese Dokumente zusammenarbeiten und sich nicht widersprechen sollten.

Wenn Sie diese Dokumente schreiben, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen. Der Input aus verschiedenen Perspektiven hilft Ihnen, eine umfassendere und genauere Dokumentation zu erstellen.

Letztendlich geht es bei einer guten Dokumentation um klare Kommunikation und nicht darum, einer starren Vorlage zu folgen. Verwenden Sie diese Dokumente als Werkzeuge, um Ihrem Team zu helfen, die Ziele Ihres Projekts zu verstehen und zu erreichen.

Machen Sie Ihren BRD leistungsfähiger

Sie haben also die Grundlagen Ihres BRD verstanden. Gute Arbeit! Lassen Sie uns nun darüber sprechen, wie Sie dieses Dokument wirklich zum Glänzen bringen können.

Wir bei Slite glauben daran, dass sich die Arbeit weniger wie Arbeit anfühlen soll. Dazu gehört auch das Erstellen und Verwalten Ihrer BRDs. Hier sind einige Funktionen, die unserer Meinung nach einen großen Unterschied machen:

1. Sofort einsatzbereite Vorlagen: Starten Sie Ihren BRD mit einer Struktur, die einfach Sinn macht.
2. Ein Ort für alle Dokumente: Bewahren Sie alles an einem Ort auf. Keine „Wo habe ich diese Datei gespeichert?“-Momente mehr.
3. Zeitreisen für Dokumente: Sehen Sie, wie sich Ihr BRD entwickelt hat. Nützlich für die Situationen, in denen man sich fragt: „Moment mal, wer hat das geändert?“

Wir haben Slite so entwickelt, dass es die Art von Tool ist, die wir selbst verwenden möchten. Es wurde entwickelt, um Ihnen das Leben zu erleichtern, damit Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können – wie z. B. das Erreichen dieser Projektanforderungen.

Egal, ob Sie ein BRD-Neuling oder ein erfahrener Profi sind, gute Tools können Ihnen helfen, klarere und effektivere Dokumente zu erstellen. Und das bedeutet reibungslosere Projekte und zufriedenere Teams. Melden Sie sich noch heute für Slite an. Probieren Sie uns aus!