Qu'est-ce qu'un rapport de projet ?
Un rapport de projet est un document créé pour une équipe ou une entreprise qui garantit qu'un projet reste sur la bonne voie. Le rapport de projet doit décrire les progrès, les étapes importantes et les obstacles.
Pourquoi un rapport de projet est-il important ?
Les rapports de projet sont un élément essentiel de tout processus de gestion de projet. Il existe quelques documents clés nécessaires à la réussite de l'avancement d'un projet, et un rapport de projet en est sans aucun doute l'un d'entre eux.
Parallèlement à un plan de projet, un rapport de projet a un poids considérable pour justifier les budgets, les membres de l'équipe, les outils et autres ressources. Dans cet article, nous allons explorer l'un des deux types de rapports de projet que tout chef de projet doit être capable de rédiger. Le rapport numéro un est un rapport d'étape de projet en cours ; ce rapport sera nécessaire à plus d'une occasion tout au long de la durée de vie d'un projet et explorera l'avancement global du projet.
Le rapport numéro deux est un rapport d'achèvement de projet ; ce rapport arrive à la fin du projet et résume tout.
Nous avons également fourni un modèle de rapport de projet que vous pouvez adapter à votre projet et au type de rapport de projet dont vous avez besoin.
Un guide complet des rapports de projet
Pourquoi rédiger un rapport de projet en premier lieu ?
Ce rapport est essentiel pour tenir les principaux acteurs au courant - nous allons explorer qui exactement vous devez écrire pour dans le point suivant. Un rapport d'étape de projet est nécessaire pour donner un résumé d'un projet, les changements importants, et pour garder une trace de l'avancement du projet.
Un rapport d'étape de projet ajoute des étapes importantes et des rappels d'objectifs au processus. Sans le rapport, de nombreuses équipes de projet auront du mal à maintenir l'élan sur les projets à long terme.
Qui prépare les rapports de projet ?
Un rapport d'étape de projet est généralement préparé par des personnes internes qui sont impliquées dans son fonctionnement quotidien. Il s'agit généralement de l'équipe de gestion de projet, un ensemble de chefs de projet et de cadres de département ayant une connaissance générale ou spécifique du projet.
À qui s'adresse un rapport d'étape de projet ?
Un rapport de projet devra être rédigé pour différentes personnes ; chaque partie prenante aura besoin d'informations différentes qui sont importantes pour elle - n'oubliez pas cela lorsque vous établirez l'avancement du projet. Il ne s'agit pas d'une situation unique.
Vous pourriez être amené à traiter des informations sensibles qui pourraient nuire aux relations, voire les rompre si elles étaient présentées aux mauvaises personnes. En même temps, vous pourriez diffuser des informations qui ne sont pas pertinentes pour certaines personnes ; en recevant un déluge d'informations, quelqu'un pourrait manquer les données ou les informations qui sont spécifiquement importantes pour lui.
Différentes personnes qui doivent consulter un rapport d'étape de projet en cours :
- Les parties prenantes du projet ont besoin du rapport d'étape pour rester dans la boucle et alignées avec les autres membres de l'équipe
- L'équipe de projet doit connaître l'avancement du projet dans tous les départements et divisions
- Les sponsors du projet utilisent le rapport d'étape du projet pour fournir les conseils et les ressources nécessaires aux équipes et aux gestionnaires
- La direction utilise les rapports d'étape du projet pour se tenir au courant de l'avancement du projet
- L'équipe financière utilise le rapport d'étape du projet pour déterminer les domaines qui nécessitent une allocation de fonds et pour éviter les dépassements de coûts potentiels
- Les entrepreneurs peuvent voir les priorités et les échéanciers du projet et allouer le temps et les ressources en conséquence
- La gestion de projet uses the status report to produce project manager reports on their department's progress
Quand rédiger un rapport d'étape de projet ?
Cela dépend en grande partie de l'échéancier (ou de l'échéancier prévu d'ailleurs) indiqué dans vos rapports de chef de projet. Si votre projet devrait durer quelques années, il est préférable de créer des rapports d'étape trimestriels. Toutefois, si votre projet devrait durer environ six mois à un an, il est recommandé de le faire mensuellement.
Malgré toute l'aide que les rapports d'étape de projet apportent, il est important de se rappeler qu'ils peuvent être assez longs à réaliser. Nous avons fourni un exemple de rapport de projet dans cet article pour vous faciliter la tâche ; cependant, il s'agit toujours d'un processus. C'est pourquoi nous recommandons d'incorporer également un modèle de proposition de projet.
Pour tout le temps qu'un chef de projet consacre à un rapport d'étape, il ne consacre pas ce travail à la gestion de son équipe. Choisissez une période régulière pour remettre le rapport et inscrivez-le dans le calendrier Gantt. Soyez conscient du temps qu'il consomme et essayez de respecter les dates de livraison en temps réel.
Ce faisant, vous gagnerez beaucoup de temps grâce à la communication inutile des différents acteurs. Les questions comme "Quel est l'état de XYZ ?" "Comment se présente le budget pour XYZ pour le projet ?" peuvent toutes attendre le rapport régulier, ce qui permet à l'équipe de se concentrer sur son travail.
Comment rédiger un rapport de projet en 7 étapes
Étape 1 : Définir vos objectifs
Indiquez clairement le but du rapport et expliquez pourquoi il est nécessaire. Définir vos objectifs et fournir des exemples d'objectifs intelligents peut vous aider à rester concentré pendant la rédaction et à maintenir l'engagement et l'information de ceux qui lisent le rapport.
Étape 2 : Ayez votre public à l'esprit
Lors de la rédaction de rapports de projet, adaptez autant que possible le contenu et votre ton à l'auditoire. Utilisez des graphiques percutants et des données importantes pour établir un lien avec les personnes qui liront ce rapport.
Étape 3 : Rédiger le plan
Avant de commencer à écrire, créez d'abord une liste de toutes les sections de votre rapport. Pour plus de détails, consultez la section "Que faut-il inclure dans un état d'avancement du projet" ci-dessous, ou consultez nos modèles de rapport d'étape.
Étape 4 : Première ébauche
Après votre plan et votre analyse, vous pouvez commencer une ébauche. Comme son nom l'indique, elle n'a pas besoin d'être parfaite. Si vous cherchez un outil pour vous aider à rédiger des rapports de projet, essayez notre éditeur de documents.
Étape 5 : Affiner votre analyse
Au fur et à mesure que le temps le permet et que de nouvelles informations arrivent, comblez les lacunes dans les données ou mettez en évidence les problèmes actuels ou potentiels que vous trouvez. Utilisez la section "Constatations" pour vous concentrer sur les valeurs et indiquez clairement les limites de l'analyse.
Étape 6 : Recommander les prochaines étapes
Une fois que vous aurez terminé votre analyse de données, vous serez en mesure de proposer des idées concrètes pour atteindre le résultat mutuellement souhaité du projet. Plus votre analyse et vos conclusions seront solides, plus vos rapports de projet seront crédibles.
Étape 7 : Peaufiner pour la distribution
Avant d'envoyer votre rapport, relisez-le pour vérifier la grammaire, l'orthographe et les fautes de frappe afin que votre document final soit aussi professionnel que possible. Si vous envoyez le rapport dans un courriel de groupe, surveillez la taille du fichier.
Que faut-il inclure dans un rapport d'étape de projet ?
Selon la personne pour laquelle vous rédigez le rapport, cela changera. Cependant, il y a quelques éléments essentiels à inclure pour l'avancement du projet, peu importe qui lit le rapport de projet.
Résumé
Si vous vous demandez comment rédiger un rapport sur un projet, commencez par un résumé. Les brefs aperçus fournissent au lecteur les principaux points à retenir du rapport sans avoir à lire tous les détails du projet. Les résumés sont très utiles pour ceux qui ont besoin d'un aperçu rapide de l'orientation générale du projet sans avoir à se perdre dans une foule de données.
Avancement du projet
Dans le rapport d'étape du projet, l'avancement du projet est suivi à l'aide de mesures réelles. Cela donne un aperçu de l'état et du budget du projet et permet également d'identifier les risques et les problèmes potentiels. Cette approche axée sur les données fournit une rétroaction à la gestion de projet et lui permet d'effectuer des ajustements.
Ressources
Il est important de documenter toutes les ressources que vous aviez prévues dans votre plan de projet. Que vous reste-t-il de disponible ? Qu'avez-vous utilisé et jugé insuffisant ? De quelles ressources avez-vous besoin de plus ? Cela peut inclure des outils de gestion de projet et des ressources physiques comme des logiciels ou un PDF, mais aussi des ressources humaines.
Échéanciers et objectifs
Il est essentiel de donner à chacun un aperçu des échéanciers de votre projet dans ces rapports d'étape, en particulier à ceux qui sont en dehors de votre équipe de projet et qui n'utilisent pas le logiciel de gestion de projet que vous utilisez.
À ce stade, soyez réaliste quant à vos échéanciers, pas optimiste. Reportez-vous à votre calendrier Gantt pour vous aider. Gardez votre optimisme pour les réunions d'équipe afin d'encourager votre équipe de projet à travailler plus efficacement et à respecter les délais. Dans la partie rapport, vous devez être honnête quant à vos échéanciers et à vos livrables, tant en ce qui concerne les objectifs que vous avez atteints ou non que ceux que vous prévoyez de respecter ou non.
De nombreux acteurs plus loin dans la chaîne travailleront sur les informations que vous avez fournies dans cette section des rapports de projet. Il est donc essentiel qu'elles soient exactes afin qu'ils puissent gérer leur charge de travail et être disponibles à la date prévue.
Changements notables
Cela peut varier radicalement, mais il doit s'agir de tout événement notable qui s'est produit et qui ne respecte plus le plan de projet initial. Si vous utilisez des exemples de rapports modifiables pour les projets plutôt qu'un PDF, vous pouvez revenir en arrière et modifier votre plan de projet pour tenir compte des changements.
Cependant, ce n'est pas recommandé. Vous ne pouvez pas garantir que votre équipe se référera continuellement au plan de projet initial une fois qu'elle aura une idée claire de ce qu'elle doit faire pour l'ensemble du projet.
Financement et budgets
Le chef de projet doit utiliser le temps consacré à un rapport d'étape du projet pour rendre compte de son budget. Les compétences en comptabilité sont essentielles à la réussite d'un chef de projet, et la capacité de gérer un budget important sera utile pour gérer le financement global d'un projet.
Dans cette partie du rapport, donnez un aperçu clair des dépenses, des dépenses prévues et mettez en évidence visuellement les endroits où vous étiez au-dessus ou en dessous du budget en temps réel. L'équipe peut en tirer des leçons, non seulement pour les projets futurs, mais aussi pour le rapport d'étape de gestion de projet du mois prochain.
Performance de l'équipe
Utilisez des buts et des objectifs pour déterminer quantitativement si l'équipe fonctionne bien. Ce faisant, il est essentiel de tenir compte des obstacles qu'elle a dû surmonter en cours de route. A-t-elle été confrontée à des circonstances exceptionnelles qui n'étaient pas prévues ? Si oui, comment a-t-elle fait face et réagi à ces défis ?
Gestion des risques
Il s'agit de la dernière partie du rapport d'étape du projet et de l'un des ensembles de compétences les plus importants pour un chef de projet prospère : Gestion des risques. Un chef de projet doit avoir une certaine dose de recul dans son travail quotidien et être en mesure de donner un résumé de tous les risques.
Dans le rapport d'étape du projet, donnez un aperçu de tous les risques prévus et essayez de les afficher par niveaux afin que tout lecteur ait une vue d'ensemble claire des risques les plus importants jusqu'aux risques de très bas niveau, et de ce qui peut être fait pour les prévenir. Ayez toujours un plan B et adaptez-le chaque fois qu'un rapport d'étape du projet est créé.
Le rapport de gestion des risques est souvent mieux accompagné d'une réunion d'analyse des risques. Sortez de votre réunion avec des procès-verbaux de réunion détaillés et utilisez les connaissances et le point de vue de votre équipe pour donner un aperçu complet de tous les risques en jeu.
Exemples de rapports de projet
Il existe plusieurs types de rapports de projet. Voici quelques exemples de rapports de projet parmi les types les plus utilisés.
Rapport d'étape du projet
Un rapport d'étape du projet est utilisé pour communiquer l'avancement du projet et pour s'assurer que toutes les parties concernées sont tenues au courant. Les exemples de rapports d'étape du projet comprennent les mises à jour à toutes les parties prenantes au fur et à mesure de l'avancement du projet, les plans de projet modifiés et les notifications de tout problème ou risque qui est survenu.
Rapport de suivi de projet
Les rapports de suivi de projet fournissent des chiffres réels, des mesures et d'autres indicateurs clés de l'avancement du projet. Les exemples de rapports de suivi de projet comprennent des données concernant l'état du projet, les tâches, le rendement de l'équipe, le taux d'achèvement et d'autres mesures dans un rapport complet.
Rapport de performance du projet
Les rapports de performance du projet sont des rapports d'étape du projet plus spécialisés. Les exemples comprennent des aperçus de l'avancement, de l'allocation des ressources et des coûts. Les rapports de performance du projet aident à surveiller l'orientation actuelle du projet et à prévoir son succès. À l'aide des rapports de performance, l'équipe peut résoudre les problèmes qui freinent le projet.
Rapport de santé du projet
Les rapports de santé du projet sont un exemple de rapports de gestion de projet qui aident à cerner les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent, ce qui permet à l'entreprise d'économiser de l'argent, du temps et des ressources. Lorsque les commanditaires et les superviseurs du projet sont informés des risques, ils peuvent ajuster la stratégie en conséquence avant que les problèmes ne se manifestent.
Rapport sommaire du projet
Vous écrivez pour des gens occupés lorsque vous préparez un rapport de gestion de projet. Des exemples de tâches accomplies et de données financières leur permettent de voir rapidement les données importantes, puis d'allouer leur temps aux sections qui les concernent directement. Un rapport sommaire de projet doit mettre en évidence les étapes clés et souligner les tâches à venir.
Rapport de suivi du temps de projet
Les rapports de suivi du temps de projet peuvent aider les chefs de projet à évaluer l'efficacité de leurs équipes et à cerner les points à améliorer. Par exemple, les rapports de projet peuvent indiquer quelles parties du projet nécessitent plus de temps pour être achevées et réaffecter les ressources des problèmes qui nécessitent moins d'heures que prévu.
Pratiques exemplaires pour la rédaction d'un rapport de projet
Vous vous demandez comment rédiger efficacement un rapport sur un projet ? Ne cherchez pas plus loin, nous avons ce qu'il vous faut ! Il y a quelques éléments dont vous devez vous souvenir lorsque vous rédigez un rapport de projet pour vous assurer qu'il est efficace et qu'il soutient la réussite du projet.
Soyez honnête
Savoir comment rédiger des rapports de projet avec succès dépend en grande partie de l'honnêteté.
Il ne sert à rien de cacher des livrables ou de voir la vérité à travers des lunettes roses. Vous ne créez pas une présentation pour convaincre quelqu'un ici ; vous créez un rapport factuel pour vous assurer que tout le monde a un aperçu aussi clair que possible.
Restez honnête tout au long de vos rapports, donnez des chiffres exacts (n'arrondissez pas vers le haut ou vers le bas) et ne vous excusez pas. Restez critique.
Donnez autant d'informations que possible
Cela relève de votre jugement, mais plus il y a d'informations pertinentes, mieux c'est. Un chef de projet aura une vue d'ensemble fantastique d'un projet et de son état actuel. Pour cette raison, il est la meilleure personne pour rédiger un rapport d'étape du projet.
Cependant, un chef de projet ne devrait pas avoir peur de laisser les membres de l'équipe remplir des parties du rapport s'ils ont une meilleure vue d'ensemble d'une tâche particulière au sein du projet. Attribuez différentes sections du rapport de projet à différents membres de l'équipe, puis examinez tout avant de soumettre le rapport.
Écrivez clairement
Des compétences en rédaction claires et concises sont essentielles pour s'assurer que votre rapport de projet est compris. Ne considérez pas le rapport d'étape du projet comme quelque chose que vous devez simplement faire et livrer.
Relisez-le, assurez-vous qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe ou d'erreurs de grammaire. Vous serez surpris de ce que le pouvoir d'une virgule peut faire. Vous voyez ? Assurez-vous que la lecture de votre rapport est aussi fluide que vos compétences en gestion de projet.
Célébrez le succès
Pour toutes les erreurs, les risques et les problèmes que vous signalez dans votre rapport d'étape du projet, il est essentiel de documenter vos succès. Un projet est une montagne russe. Il y aura des hauts et des bas, des spirales et des retournements. Déterminez lesquels d'entre eux sont des victoires et célébrez-les.
En célébrant le succès, vous remonterez le moral de l'équipe de projet et rappellerez au chef de projet ce qui a été accompli jusqu'à présent.
Écrivez pour des extraterrestres
Un exemple de rapport de chef de projet approprié sera accessible à un large public. Vous rédigerez un plan de projet pour de nombreuses personnes, dont beaucoup n'auront pas été directement exposées à votre équipe, à votre entreprise ou à la ou aux tâches à accomplir. Quand nous disons écrire pour des extraterrestres, nous voulons dire écrire pour quelqu'un qui n'a aucune idée de ce qui se passe.
Même les abréviations ou les présomptions les plus simples peuvent être interprétées comme quelque chose d'entièrement différent par quelqu'un d'autre. Ne laissez aucune place à l'erreur ou à l'incompréhension.
N'ayez pas peur d'utiliser des éléments visuels
Le support visuel est fantastique pour faire valoir votre point de vue ou afficher l'information plus clairement dans un rapport d'étape du projet. Les aides visuelles peuvent briser la monotonie du rapport s'il y a beaucoup de texte, ce qui sera un soulagement bienvenu pour les yeux de tout lecteur.
On dit qu'une image vaut mille mots et pour une bonne raison, si vous avez du mal à faire valoir votre point de vue, alors cherchez-en un exemple en ligne. Utilisez des éléments visuels comme exemple à l'appui de ce que vous dites.
Automatisez les processus lorsque vous le pouvez
Bien que chaque projet ait son propre paysage, vous pouvez être surpris de la quantité de choses que vous pouvez automatiser dans votre processus de rapport. Apprenez à tirer le meilleur parti des feuilles de calcul Excel et des intégrations d'outils pour voir comment vous pouvez remplir ou remplir automatiquement les données dans votre rapport de projet.
Ce sont ces petits trucs qui vous feront gagner du temps qui rendront votre rapport de projet plus efficace et plus attrayant à l'avenir.
Un modèle de rapport de projet
Utilisez cet exemple de rapport de projet comme point de départ pour vos rapports de projet. Adaptez-le aux besoins de votre entreprise et de votre projet et partagez-le avec les bonnes personnes pour vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie.
