Ihre neue Version ist ohne gute Benutzerdokumentation zum Scheitern verurteilt. Die Benutzerdokumentation stellt Ihren Kunden neue Funktionen vor, führt sie in die Erwartungen an Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ein und hilft ihnen, Frustration zu vermeiden. Sie erspart Ihnen auch den Kummer der Kundenfrustration und die Kosten und den Aufwand langer Kundendienstgespräche.
Wenn Sie in der Vergangenheit Probleme mit der Benutzerdokumentation hatten, keine Angst! Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein Benutzerhandbuch schreiben.
Was ist Benutzerdokumentation?
Benutzerdokumentation ist der Inhalt, den Sie dem Endbenutzer zur Verfügung stellen, damit er Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erfolgreicher nutzen kann. Sie enthält Details zur Installation und Verwendung Ihres Produkts und bietet Warnungen vor häufig auftretenden Problemen und deren Vermeidung.
Die Endbenutzerdokumentation ist für Unternehmen, die auf eine erfolgreiche Einführung hoffen, von entscheidender Bedeutung. Klare, prägnante Anleitungen und Handbücher verbessern die Benutzererfahrung und reduzieren Supportanfragen, Beschwerden und negative Bewertungen. Gute Beispiele für Benutzerhandbücher helfen Kunden bei der Behebung häufiger Probleme und der Nutzung neuer Funktionen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
Was sollte in der Benutzerdokumentation enthalten sein?
Diese grundlegenden Komponenten der Benutzerdokumentation sollten in Ihrer Vorlage für die Benutzerdokumentation enthalten sein.
- Einleitung: Ihr Benutzerhandbuch sollte mit einem kurzen Überblick über neue Funktionen beginnen* Erste Schritte: Was muss Ihr Benutzer wissen, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nutzen zu können?* Benutzeroberfläche: Erklären Sie die Benutzeroberfläche mit sorgfältiger Beachtung neuer Funktionen
- Funktionen und Funktionalität: Sagen Sie dem Benutzer, was Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung leistet
- Fehlerbehebung: Bieten Sie Lösungen für Probleme, auf die der Benutzer stoßen könnte
- FAQs: Die Endbenutzerdokumentation sollte eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen enthalten.
- Glossar: Kurze, klare Definitionen aller unbekannten Begriffe, die im Handbuch verwendet werden
- Beispiele und Anwendungsfälle: Geben Sie Ihren Kunden Beispiele dafür, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ihnen helfen kann
- Updates und Versionshinweise: Geben Sie eine Liste aller Updates und wichtigen Informationen zu Releases an
- Support- und Kontaktinformationen: Listen Sie Möglichkeiten auf, wie Endbenutzer Sie für Support oder Hilfe bei der Fehlerbehebung kontaktieren können
Gängige Arten von Benutzerdokumentation
Benutzerhandbücher
Software-Benutzerhandbücher enthalten detaillierte Informationen über Abläufe, Standards und Richtlinien, Funktionalitäten, Anleitungen zur Fehlerbehebung und mehr. Weitere Beispiele für Benutzerhandbücher sind die Handbücher für Ihr Auto, Elektrowerkzeuge und Geräte. Sie decken ein breites Spektrum an Themen ab, darunter Installation, Einrichtung, Verwendung, Fehlerbehebung und Wartung. Benutzerhandbücher richten sich an Anfänger und erfahrene Benutzer, die sich eingehendes Wissen und Anleitungen zur Verwendung eines Produkts oder einer Dienstleistung wünschen.
Benutzerhandbücher
Benutzerhandbücher sind Lehrmaterial, das Ihrem Produkt, Ihrer Dienstleistung oder Ihrem System beiliegt und neuen Benutzern die Funktionsweise erklärt. Diese Beispiele für Benutzerhandbücher sind eine Vorlage für technische Dokumentation, die in der Regel Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps und Best Practices enthält, um Benutzern zu helfen, bestimmte Ziele zu erreichen oder Herausforderungen zu meistern. Smartphones und Tablets werden häufig mit gedruckten oder Online-Benutzerhandbüchern geliefert.
Tutorials
Tutorials sind interaktive und praktische Lernressourcen, die Benutzer durch den Prozess der Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung führen. Tutorials konzentrieren sich in der Regel auf das Vermitteln grundlegender Konzepte, grundlegender Funktionen und den Einstieg. Tutorials sind ein Beispiel für ein Benutzerhandbuch, das sich in der Regel an Anfänger oder Benutzer richtet, die eine geführte und immersive Lernerfahrung bevorzugen.
Versionshinweise
Eine Vorlage für Versionshinweise dokumentiert die Änderungen, Aktualisierungen und neuen Funktionen, die in verschiedenen Versionen eines Produkts oder einer Dienstleistung eingeführt wurden. Dieser Abschnitt des Endbenutzerdokuments informiert Benutzer über die Verbesserungen, Fehlerbehebungen, Sicherheitspatches und andere wichtige Informationen im Zusammenhang mit Software-Updates. Versionshinweise helfen sowohl technischen als auch nicht-technischen Benutzern, über die neuesten Änderungen und Verbesserungen in Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung auf dem Laufenden zu bleiben.
FAQs (Häufig gestellte Fragen)
FAQs behandeln häufige Bedenken, Zweifel oder Probleme, die bei der Verwendung eines Produkts oder einer Dienstleistung auftreten können. Ihre FAQ sollte sich an Benutzer richten, die schnelle Antworten auf bestimmte Fragen suchen oder Lösungen für häufige Probleme suchen. Vermeiden Sie Fachjargon und halten Sie alle Erklärungen so klar und prägnant wie möglich.
Wie man effektive Benutzerdokumentation schreibt: Schritt für Schritt
1. Definieren Sie die Zielgruppe
Bevor Sie mit dem Schreiben von Benutzerdokumenten beginnen, sollten Sie die demografischen Merkmale, Eigenschaften und Besonderheiten Ihrer Zielbenutzer berücksichtigen. Analysieren Sie ihre Bedürfnisse, Vorlieben und Schwachstellen in Bezug auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung und passen Sie Ihre Texte entsprechend an. Stellen Sie ihnen die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, in einer Sprache, die sie verstehen können.
2. Legen Sie Dokumentationsziele fest
Wenn Sie Benutzerhandbücher erstellen, identifizieren Sie die gewünschten Benutzerergebnisse und erklären Sie klar, wie Ihr Produkt ihnen helfen kann, ihre Ziele zu erreichen.
3. Gliedern Sie die Dokumenthierarchie
Eine logische Gliederung oder ein Inhaltsverzeichnis ist bei der Erstellung von Benutzerhandbüchern unerlässlich. Wenn Sie verwandte Themen und Aufgaben zusammenfassen, erstellen Sie die Reihenfolge und Struktur Ihrer Produktspezifikationsvorlage. Die Gliederung dient als Rahmen, auf dem Sie Ihr Dokument erstellen.
4. Bestimmen der geeigneten Formatierung
Recherchieren Sie die Benutzerpräferenzen, wenn Sie Ihre Software-Dokumentationsvorlage erstellen. Verstehen Sie ihre Lesegewohnheiten, Gerätenutzung und Zugänglichkeitsbedürfnisse und bewerten Sie die Komplexität und den technischen Charakter Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung. Dies wird Ihnen helfen zu bestimmen, ob ein bestimmtes Format besser geeignet ist, um die notwendigen Informationen effektiv zu vermitteln. Bewerten Sie, wie Sie Visualisierungen, Multimedia und interaktive Komponenten effektiv integrieren können. So können beispielsweise Software-Benutzerhandbücher von interaktiver Online-Dokumentation profitieren, während physische Produkte möglicherweise gedruckte Anleitungen erfordern.
5. Schreiben Sie benutzerfreundliche Inhalte
Ihre Benutzeranweisungen sollten unkompliziert und frei von Fachjargon sein. Schreiben Sie in klaren, prägnanten Sätzen und teilen Sie lange Absätze in kürzere auf. Vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe und Akronyme, die Ihren Lesern möglicherweise unbekannt sind. Halten Sie die Dinge einfach.
6. Entwerfen von visuellen Elementen
Wenn Sie Benutzerhandbücher erstellen, sollten Sie Screenshots, Diagramme und Illustrationen einfügen. Visualisierungen sind der beste Weg, um Anweisungen oder Konzepte zu verdeutlichen und Beispiele und Anwendungsfälle aus der Praxis zu liefern. Manchmal sagt ein Bild wirklich mehr als 1.000 Worte.
7. Stellen Sie Lesbarkeit und Zugänglichkeit sicher
Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Benutzerhandbuch einfach zu navigieren und zu durchsuchen ist. Der Inhalt sollte für Benutzer mit Behinderungen zugänglich und für verschiedene Geräte und Bildschirmgrößen optimiert sein.
Berücksichtigen Sie Lokalisierung und Übersetzung
Wenn Sie Benutzerdokumentation in verschiedenen Sprachen oder für ein Produkt mit einem breiten Anwendungsbereich erstellen, sollten Sie die Dokumentationslokalisierung in Betracht ziehen, um Ihre Kunden besser zu bedienen.
8. Überprüfen und testen Sie die Dokumentation
Wenn Sie Ihre Benutzerdokumente fertiggestellt haben, lesen Sie sie sorgfältig auf Grammatik-, Rechtschreib- und Formatierungsfehler Korrektur. Sie möchten, dass Ihre Benutzerdokumentation professionell aussieht und einen einheitlichen Stil und einheitliches Format aufweist. Führen Sie Usability-Tests mit repräsentativen Benutzern durch, damit Sie Bereiche der Verwirrung identifizieren können. Sie können dieses Benutzerfeedback verwenden, um vor der Veröffentlichung des endgültigen Handbuchs notwendige Überarbeitungen vorzunehmen.
Wichtige Kriterien für die Erstellung von Benutzerdokumentation
Klar und leicht verständlich
Wenn Sie Benutzerhandbücher erstellen, verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie Fachjargon oder komplexe Terminologie. Benutzerhandbücher enthalten viele komplexe Informationen. Sie müssen sie in überschaubare Abschnitte unterteilen, die Benutzer verstehen können.
Strukturiert und organisiert
Um Ihr Benutzerhandbuch organisiert zu halten, verwenden Sie Überschriften, Unterüberschriften und Abschnitte, um eine klare Informationshierarchie zu erstellen. Fassen Sie verwandte Themen zusammen und verwenden Sie eine einheitliche Formatierung und einen einheitlichen Stil. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Inhaltsverzeichnis oder einen Index bereitstellen, damit Benutzer die gesuchten Informationen finden können.
Für Benutzer leicht zugänglich
Es ist eine gute Idee, Benutzerhandbücher in mehreren Formaten und Kanälen zu erstellen. Zusätzlich zu Ihrer Online-Dokumentation sollten Sie auch Offline-Versionen wie PDFs oder gedruckte Handbücher haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anleitungen auf Desktops, Tablets und Mobilgeräten lesbar sind und dass sie die Standards und Richtlinien für Barrierefreiheit erfüllen.
Visuelle Hilfsmittel
Wenn Sie ein Benutzerhandbuch erstellen, fügen Sie visuelle Elemente wie Screenshots, Diagramme, Illustrationen und Videos hinzu. Visualisierungen sind eine großartige Möglichkeit, schriftliche Anweisungen zu ergänzen und visuelle Hinweise zu geben, die Benutzern helfen, komplizierte Konzepte zu verstehen.
Suchbarkeit
Ihr Benutzerhandbuch sollte eine Suchfunktion innerhalb der Dokumentation implementieren, damit Benutzer schnell bestimmte Informationen finden können. Es sollte einen Index oder ein Glossar mit Begriffen enthalten, um Benutzern beim Auffinden relevanter Themen zu helfen. Verwenden Sie Schlüsselwörter, relevante Metadaten und Suchmaschinenoptimierung, um wichtige Konzepte und Begriffe besser auffindbar zu machen.
Benutzerzentrierter Ansatz
Konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse, Ziele und Schwachstellen der Benutzer, wenn Sie Ihr Benutzerhandbuch schreiben. Versuchen Sie, Benutzerfragen zu antizipieren und sie proaktiv in einer Sprache zu beantworten, die sie verstehen können. Geben Sie Beispiele aus dem wirklichen Leben, Anwendungsfälle und Szenarien an, damit sich Benutzer mit dem Inhalt identifizieren können.
Regelmäßige Aktualisierungen und Wartung
Ihre Benutzerdokumentation muss auf dem neuesten Stand gehalten werden. Sie sollten einen Prozess für die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentation einrichten, um sicherzustellen, dass sie korrekt und relevant bleibt. Fördern Sie das Feedback der Benutzer und integrieren Sie Benutzervorschläge oder gemeldete Probleme in die Dokumentation.
Erweiterte Tipps für die Erstellung professioneller Benutzerdokumentation
Entwickeln Sie Benutzer-Personas
User personas help you create a user manual with documentation tailored to specific user needs, preferences, and skill levels. Analyze the specific tasks users need to accomplish with your product or service
Verwenden Sie ein Content-Management-System (CMS)
A CMS can streamline the content creation process, facilitate collaboration among team members, and provide version control for efficient updates.
Verwenden Sie einen Styleguide
Your user documentation should maintain consistency in writing, formatting, and terminology.
Implementieren Sie einen Feedback-Loop
Establish a mechanism for users to provide feedback directly within the documentation, such as feedback forms, comments sections, or embedded surveys in the user guides.
Erstellen Sie interaktive Dokumentation
User guides that include interactive tutorials, guided tours, or interactive demos provide active engagement for users actively and result in a more immersive learning experience.
Ermöglichen Sie eine Community-basierte Dokumentation
A community-driven documentation model where users can contribute their insights, tips, and troubleshooting solutions helps distribute the workload and fosters a sense of collaboration and community.
Integrieren Sie Support-Kanäle
Channels like chat support, email support, or community forums can give you quick access to user concerns and provide valuable information to your sales, engineering, and marketing teams.
Warum Unternehmen Benutzerdokumentation erstellen sollten
Verbessern Sie die Benutzererfahrung
Die Endbenutzerdokumentation hilft neuen Benutzern zu verstehen, wie sie ein Produkt oder eine Dienstleistung effektiv nutzen können. Dies verbessert die Benutzererfahrung, reduziert Verwirrung und erhöht die Benutzerzufriedenheit.
Reduzieren Sie Supportanfragen
Ein klares und prägnantes Benutzerhandbuch hilft Benutzern, Antworten auf ihre Fragen zu finden und Probleme selbst zu beheben. Dies erleichtert das Leben der Kundendienstteams und ermöglicht es ihnen, sich auf komplexere oder spezialisiertere Anfragen zu konzentrieren.
Steigern Sie die Produktakzeptanz
Gut geschriebene Benutzerhandbücher vermitteln potenziellen Kunden ein besseres Verständnis der Fähigkeiten Ihres Produkts. Und weil sie neuen Benutzern die Dinge erleichtern, führen sie auch zu besseren Bewertungen und Mundpropaganda.
Steigern Sie die Benutzerproduktivität
Gute Software-Benutzerhandbücher ermöglichen es Benutzern, ein Produkt oder eine Dienstleistung effizienter und produktiver zu nutzen. Und je produktiver diese Benutzer sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Kunden in Zukunft wieder kaufen.
Bauen Sie Vertrauen und Glaubwürdigkeit auf
Eine qualitativ hochwertige Endbenutzerdokumentation zeigt, dass sich Ihr Unternehmen für den Erfolg und den Support seiner Kunden einsetzt. Bei der Wahl zwischen Ihnen und Ihren Mitbewerbern kann eine gut gestaltete Benutzerdokumentation den Unterschied zwischen dem Gewinn oder dem Verlust eines Kunden ausmachen.
Unterstützen Sie die Skalierbarkeit
Nachdem Sie Benutzerdokumente erstellt haben, können diese Dokumente einfach weitergegeben und von einer größeren Benutzerbasis abgerufen werden. Dies stellt sicher, dass jeder Benutzer unabhängig von seinem Standort oder seiner Zeitzone Zugriff auf genaue und standardisierte Informationen hat.
Beginnen Sie mit der Erstellung robuster Benutzerdokumentation mit Slite
Ein Endbenutzerdokument ist die erste Einführung Ihres Kunden in Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung und legt den Grundstein für die fortlaufende Nutzung durch Ihren Kunden. Es ist wichtig, die bestmögliche Benutzerdokumentation zu haben, und der beste Weg, um zu lernen, wie man effektive Dokumentation erstellt, ist durch Übung. Die Vorlagen von Slite können Ihnen einen Rahmen bieten, der sicherstellt, dass Sie alle notwendigen Daten in einem Format zusammenführen, dem neue Benutzer leicht folgen können.
