Crear una base de conocimientos puede sentirse como armar un rompecabezas: desea que cada pieza encaje a la perfección para que la imagen sea clara para todos. En esta guía, obtendrá ocho plantillas probadas en batalla que los escritores técnicos capacitados utilizan para crear documentación nítida. Todos hemos sentido ese momento de alivio cuando encontramos un artículo que resuelve nuestro problema al instante. Eso es exactamente lo que hace una base de conocimientos bien elaborada: convierte la confusión en claridad, ya sea que esté brindando soporte a los clientes o ayudando a su equipo a trabajar de manera más inteligente. Estas plantillas no se tratan solo de coherencia; son su atajo para crear contenido que las personas realmente usan y aprecian. Profundicemos en cada plantilla, comenzando con lo básico y pasando a formatos más especializados. Al final de esta guía, tendrá un conjunto de herramientas completo para crear documentación que funcione.
Plantilla 1: Guía práctica
Una guía práctica es su formato de referencia para guiar a alguien a través de una tarea específica. Es como tener un amigo experto que explique exactamente qué hacer, paso a paso.
Estructura
Título: Start with "How to..." followed by the action, such as "How to Update Your Profile Picture."
Introducción: Briefly explain what the guide covers and why it matters. If there are prerequisites, list them here.
Instrucciones paso a paso
- Pasos numerados: Divida el proceso en pasos claros y secuenciales
- Lenguaje sencillo: Utilice un lenguaje sencillo que cualquiera pueda seguir
- Visual Aids: Include screenshots or images to illustrate steps
Conclusión: Resuma lo que el usuario ha logrado y sugiera guías relacionadas que pueda necesitar a continuación.
Título de ejemplo: Cómo configurar la autenticación de dos factores
Plantilla 2: Guía de solución de problemas
Piense en una guía de solución de problemas como su detective técnico personal, que ayuda a los usuarios a resolver problemas antes de que necesiten ponerse en contacto con el soporte técnico. Aborda los problemas comunes de frente con soluciones prácticas.
Estructura
Título: Be specific about the issue, like "Troubleshooting Payment Processing Errors"
Descripción del problema: Paint a clear picture of what the user might be experiencing, using their own words when possible
Posibles causas: List common reasons for the issue, starting with the most likely culprits
Soluciones
- Comience con soluciones rápidas, luego pase a soluciones más complejas
- Divida cada solución en pasos claros y prácticos
- Include warnings about what not to do when relevant
Recursos adicionales: Dirija a los usuarios a guías relacionadas o canales de soporte si necesitan ayuda adicional
Título de ejemplo: Solución de problemas de problemas de entrega de correo electrónico
Plantilla 3: Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
Piense en las preguntas frecuentes como la guía de referencia rápida de su base de conocimientos: el lugar donde los usuarios encuentran respuestas instantáneas a preguntas comunes sin sumergirse en artículos más largos.
Estructura
Título: Keep it focused, like "Billing FAQs" or "Mobile App FAQ"
Introducción: A quick welcome explaining what questions this FAQ covers
Preguntas y respuestas
- Agrupe preguntas similares
- Utilice preguntas conversacionales que coincidan con la forma en que los usuarios realmente las hacen
- Mantenga las respuestas breves pero completas
- Link to detailed guides when needed
Resumen: Incluya una forma clara de ponerse en contacto con el soporte técnico si su pregunta no está cubierta
Título de ejemplo: Preguntas frecuentes sobre seguridad de la cuenta
Plantilla 4: Guía de inicio
Una guía de inicio es el comité de bienvenida de su producto. Es esa cara amigable que ayuda a los nuevos usuarios a dar sus primeros pasos con confianza, mostrándoles lo suficiente para que se sientan cómodos sin abrumarlos.
Estructura
Título: "Getting Started with [Your Product]" or "Your First Steps with [Service Name]"
Introducción
- Lo que aprenderán a hacer
- Cuánto tiempo suele tardar
- What they'll need to start
Pasos de configuración - Comience con la creación o instalación de la cuenta
- Concéntrese en las características imprescindibles
- Include screenshots of key screens
Primeras acciones - Guíelos a través de su primera tarea importante
- Destaque las trampas comunes que debe evitar
- Celebrate small wins along the way
Próximos pasos: Diríjalos a funciones intermedias o guías relacionadas
Título de ejemplo: Comenzando con nuestro panel de análisis
Plantilla 5: Mejores prácticas
Las guías de mejores prácticas son sus consejos internos, el tipo de consejo que convierte a los principiantes en usuarios avanzados. Ayudan a las personas a evitar errores comunes y a obtener más valor de su producto desde el principio.
Estructura
Título: Frame it as a benefit, like "Best Practices for Faster Workflow in [Product]"
Introducción: Highlight why these practices matter and what results users can expect
Prácticas básicas
- Comience cada consejo con un verbo de acción
- Explique el razonamiento detrás de cada práctica
- Incluya ejemplos reales de la práctica en acción
- Add tips from power users when relevant
Implementación: Muestre cómo poner estas prácticas en uso diario
Título de ejemplo: Mejores prácticas para la colaboración remota en equipo
Plantilla 6: Notas de la versión
Las notas de la versión mantienen a sus usuarios al tanto de las actualizaciones del producto, convirtiendo los cambios potencialmente confusos en mejoras emocionantes que querrán probar.
Estructura
Título: "Release Notes - Version X.X" or "What's New in [Month Year] Update"
Descripción general: Quick summary of the major changes
Nuevas características
- Nombre y describa cada nueva adición
- Incluya cómo acceder y usar las nuevas funciones
- Add visual examples where helpful
Mejoras - Enumere las actualizaciones significativas de las funciones existentes
- Destaque las mejoras de rendimiento
- Mention fixed issues
Instrucciones de actualización: Pasos claros para acceder a la nueva versión
Título de ejemplo: Notas de la versión - Versión 2.3: Nuevas herramientas de colaboración
Plantilla 7: Glosario
Un glosario convierte la jerga compleja en inglés sencillo, lo que ayuda a todos a hablar el mismo idioma. Es el diccionario personal de su base de conocimientos, que hace que los términos técnicos sean accesibles para todos los usuarios.
Estructura
Título: "Glossary" or "[Product/Industry] Terms Explained"
Introducción: Brief welcome explaining how to use the glossary
Lista de términos
- Organice alfabéticamente para facilitar el escaneo
- Defina los términos en un lenguaje sencillo y conversacional
- Incluya variaciones comunes o términos relacionados
- Add examples showing the term in context
Navegación: Agregue enlaces de salto a diferentes secciones para glosarios más largos
Título de ejemplo: Términos de la plataforma de marketing explicados
Plantilla 8: Documento de política y procedimiento
Las políticas y los procedimientos pueden no ser emocionantes, pero son esenciales. Esta plantilla le ayuda a presentar pautas importantes con claridad sin adormecer a los lectores.
Estructura
Título: Be direct: "[Topic] Policy" or "How to [Procedure Name]"
Introducción: Quick overview of why this policy matters
Pautas
- Indique cada punto de política claramente
- Explique el razonamiento detrás de las reglas clave
- Incluya ejemplos del procedimiento correcto
- Note any exceptions to the rules
Cumplimiento - Describa cómo es el éxito
- Explique las consecuencias de forma natural
- Provide support resources
Contacto: Instrucciones claras para preguntas o aclaraciones
Título de ejemplo: Pautas de uso aceptable para los recursos de la empresa
Conclusión
Ahí lo tiene: ocho plantillas que convierten la información compleja en artículos claros y utilizables de la base de conocimientos. Recuerde, la mejor documentación se siente como una conversación útil en lugar de una conferencia. Utilice estas plantillas como punto de partida y luego ajústelas para que coincidan con la voz de su equipo y las necesidades de sus usuarios. Mantenga su escritura clara, su tono amigable y su enfoque en ayudar a los usuarios a tener éxito. Después de todo, un gran artículo de la base de conocimientos es aquel que deja a los lectores diciendo: "¡Ah, ahora lo entiendo!"
