¿Por qué otro informe de encuesta de última generación? ¿Incluso para la búsqueda?
Podríamos haber escrito un informe superficial sobre la "transformación digital" y la "eficiencia en el lugar de trabajo".
En cambio, encuestamos a más de 100 trabajadores del conocimiento en todas las industrias para descubrir una sola verdad:
¿Cuánto tiempo pierden realmente los equipos buscando información que saben que existe en algún lugar?
Cuando el 73% de las empresas ni siquiera saben que existen soluciones de búsqueda empresarial.
Y están gastando miles en agregar aún más herramientas SaaS cada año.
Alguien necesitaba analizar los números para los ejecutivos de C-suite. Y ese soy yo.
Encuestamos a personas e incluso realizamos entrevistas para descubrir cómo es la experiencia de búsqueda moderna.
Si bien puede encontrar el informe completo aquí, este es un resumen de 10 de los hallazgos más interesantes que descubrimos. Entonces, vamos.
A quién encuestamos
Preguntamos a más de 100 personas cómo buscan información laboral. Aquí está quiénes son.
La mayoría de las respuestas provinieron de empresas medianas, aquellas con 21-200 empleados. Representaron el 44% de nuestra encuesta. Las grandes empresas con más de 200 personas representaron el 32%, mientras que los equipos más pequeños con menos de 20 personas cubrieron el 24%. Los hábitos de búsqueda cambian a medida que los equipos crecen, por lo que queríamos saber de empresas en cada etapa.
La combinación de industrias cuenta una historia interesante. Los equipos de tecnología y servicios digitales lideraron con el 35% de las respuestas, seguidos por los servicios profesionales con el 25%. Los equipos de medios y creativos obtuvieron el 18%, los industriales y minoristas el 13% y la educación/atención médica completaron la lista con el 9%. Cada sector busca de manera diferente, utiliza diferentes herramientas y necesita información diferente.
La mitad de nuestros encuestados trabajan en Europa, una cuarta parte en América del Norte, el 15% en Asia y el 10% en otros lugares. Las zonas horarias importan cuando buscas respuestas: lo que es una pregunta rápida a las 9 a. m. en Londres es un mensaje de medianoche en Singapur.
Hallazgo #1: Las preguntas rápidas nunca son rápidas
Aquí hay una paradoja en el lugar de trabajo: ya no existe una pregunta rápida. Lo que revelan los datos es fascinante: hemos creado un sistema donde obtener respuestas tiene dos precios: el tiempo dedicado a buscar y el tiempo dedicado a esperar.
Lo que es particularmente sorprendente es cómo esto crea un impuesto invisible sobre la productividad. Piénselo: cuando el 34% de los trabajadores dedican entre 30 y 60 minutos diarios solo a esperar respuestas, estamos pagando dos veces por cada información. El buscador deja de trabajar para buscar y el que responde deja de trabajar para ayudar.
A los equipos globales les va aún peor. Cuando un desarrollador en Tokio necesita una respuesta del equipo de producto en Toronto, esa "pregunta rápida" puede convertirse en una demora de 12 horas. Hemos normalizado tanto este juego de espera que los equipos ni siquiera lo consideran un problema, simplemente incorporan buffers de demora en sus proyectos.
¿La verdadera conclusión? Al tratar de ser útiles y responder estas preguntas, en realidad hemos creado un problema más costoso que el que estamos tratando de resolver.
Hallazgo #2: La pila de herramientas se está volviendo densa
Cada departamento trae sus propios favoritos: Ventas vive en su CRM, Ingeniería acampa en GitHub, Diseño guarda todo en Figma.
Y no existe una herramienta todo en uno que se adapte a todas las empresas. Es probable que obtenga mejores herramientas SaaS y las implemente en su flujo de trabajo. Y eso está perfectamente bien. El problema es navegación.
Recuerdan haber visto ese documento de estrategia en Notion. ¿O era Google Docs? ¿Tal vez alguien lo dejó caer en Slack?
Hallazgo #3: La tasa de éxito de la búsqueda es alarmantemente baja
Muy pocas personas encuentran lo que necesitan en su primer intento de búsqueda.
El desglose de la tasa de éxito revela:
- Casi siempre (éxito del 81-100%): 11%
- Por lo general (éxito del 61-80%): 33%
- Aproximadamente la mitad del tiempo (éxito del 41-60%): 30%
- A veces (éxito del 21-40%): 28%
- Casi nunca (éxito del 0-20%): 5%
La brecha entre la búsqueda del consumidor y la búsqueda empresarial es marcada: mientras que Google logra una precisión del 95% en la primera página, las búsquedas empresariales internas tienen solo una tasa de éxito del 10% en el primer intento, lo que crea una brecha de rendimiento de 9.5x. Los usuarios rebotan entre herramientas, documentos e hilos de chat, lo que causa efectos dominó en los proyectos y los plazos.
Hallazgo #4: Seis desafíos de búsqueda universales persisten
Los trabajadores del conocimiento enfrentan obstáculos constantes independientemente del tamaño o la industria de la empresa. Los principales desafíos son:
Un elemento crítico que falta es el rol de Knowledge Manager. Si bien las empresas asignan propietarios para ventas, eventos y otras funciones, la experiencia de búsqueda a menudo carece de una supervisión dedicada. Esta brecha se vuelve particularmente significativa cuando se enfrentan múltiples desafíos que requieren más que solo soluciones tecnológicas. Los Knowledge Managers cumplen tres funciones vitales:
- Control: Curan y validan el flujo de información, transformando datos dispersos en activos de conocimiento confiables.
- Contexto: Como arquitectos de la información, ayudan a los equipos a comprender cómo se interconectan las diferentes piezas de conocimiento.
- Química: Crean puentes entre silos de información estableciendo vocabularios compartidos y métodos de acceso consistentes.
Hallazgo #5: La búsqueda deficiente crea un impacto en toda la empresa
Los costos comerciales de una búsqueda inadecuada se extienden mucho más allá de la mera inconveniencia:
El impacto es doble: primero en la búsqueda en sí, luego en el tiempo de recuperación.
Con un 45% de pérdida de productividad y un 18% de frustración, el 63% de los problemas de búsqueda afectan directamente el potencial de la fuerza laboral. El impacto en los ingresos es más profundo: los retrasos de los clientes (15%) y los plazos incumplidos (9%) significan que casi una cuarta parte de las fallas de búsqueda afectan las relaciones externas.
Combinado con el 11% gastado en trabajo duplicado, las organizaciones están pagando efectivamente a los empleados para que recreen soluciones que ya existen.
Lo que aparece como un mero problema de herramientas se revela como una emergencia comercial, que afecta tanto las operaciones internas como las relaciones con los clientes.
Hallazgo #6: La seguridad sigue siendo una gran pregunta
Si bien los equipos están ansiosos por mejores soluciones de búsqueda, las preocupaciones de seguridad siguen siendo el principal obstáculo. El informe desglosa las barreras clave:
Preocupaciones secundarias:
- 12.7% - Requisitos de cumplimiento
- 10% - Riesgos de integración de terceros
Los equipos quieren una búsqueda unificada en cada fuente de datos, desde el almacenamiento en la nube hasta las unidades locales y las herramientas de terceros. Pero necesitan controles de privacidad férreos, límites de acceso basados en roles y pistas de auditoría. El mercado es claro: la seguridad debe ser lo primero, no lo último.
Hallazgo #7: Los trabajadores del conocimiento tienen 5 problemas con la búsqueda
Los equipos no solo se quejan pasivamente, sino que tienen una visión precisa de cómo debería ser la búsqueda eficaz en el lugar de trabajo.
La lista de prioridades está encabezada por la necesidad de una interfaz centralizada, lo que refleja la frustración de cambiar constantemente entre plataformas. La precisión de la búsqueda sigue como la segunda mejora más crucial, destacando que encontrar información no se trata solo de tener un único cuadro de búsqueda, sino de obtener resultados relevantes.
La velocidad emerge como la tercera prioridad, con los trabajadores esperando un rendimiento de búsqueda de grado de consumidor en sus herramientas empresariales. La demanda de mejores opciones de filtrado y mejores integraciones completa la lista de deseos, lo que demuestra que los equipos necesitan tanto precisión como amplitud en sus capacidades de búsqueda.
Los niveles de satisfacción actuales pintan una imagen sombría del status quo, con casi tres cuartas partes de los trabajadores expresando insatisfacción con su configuración de búsqueda. Esta insatisfacción se ve agravada por la fragmentación de las herramientas: el malabarismo diario entre múltiples plataformas que obliga a los trabajadores a recordar no solo lo que están buscando, sino dónde podrían haberlo guardado.
A medida que las herramientas especializadas continúan proliferando, este desafío de fragmentación solo se intensificará.
Hallazgo #8: La gente incluso sabe lo que quiere de la búsqueda empresarial
Los que están usando la búsqueda empresarial tampoco están perfectamente contentos. Hay algunas mejoras que necesitan lo antes posible:
La IA está transformando fundamentalmente las expectativas de búsqueda en el lugar de trabajo. Los trabajadores del conocimiento esperan asistencia inteligente en el procesamiento y la utilización de la información. El cambio es de la búsqueda pasiva a la inteligencia activa, donde los sistemas no solo recuperan, sino que interpretan y sugieren.
Esta evolución trae tanto oportunidad como urgencia. Por un lado, la IA promete cerrar la brecha de larga data entre las experiencias de búsqueda del consumidor y la empresa. Los sistemas inteligentes pueden comprender el contexto, reconocer patrones y ofrecer resultados cada vez más relevantes. Pueden mostrar no solo coincidencias exactas, sino contenido conceptualmente relacionado que los humanos podrían pasar por alto.
Hallazgo #9: La adopción de la búsqueda empresarial está en un punto de inflexión
El hallazgo anterior proviene de los pocos que conocen las herramientas de búsqueda empresarial.
El 73% de las organizaciones no tienen una herramienta de búsqueda empresarial.
Del 27% que sí usa soluciones de búsqueda empresarial, usan esto:
- El 31% usa Super by Slite
- El 15% usa Glean
- El 8% usa Guru
- El resto están dispersos en varias soluciones
Hallazgo #10: La gente pierde tiempo buscando. Todos los días.
Piénselo: una hoja de precios aquí, una especificación de producto allá... los mismos documentos, las mismas respuestas, repetidamente. Esta repetición se acumula.
Desglosemos el costo real:
Paso 1: Pérdida de tiempo semanal El trabajador promedio dedica 3.2 horas cada semana buscando información.
Paso 2: Pérdida de tiempo anual (por persona) Hay 52 semanas en un año. Entonces, el tiempo perdido anual por persona es: 3. 2 horas/semana * 52 semanas/año = 166.4 horas/año Eso es más de 166 horas por año dedicadas a volver a encontrar las mismas cosas. Para decirlo de otra manera, asumiendo una semana laboral de 40 horas durante un mes de cuatro semanas (40 horas/semana* 4 semanas/mes= 160 horas/mes) ¡eso es más de un mes completo de trabajo perdido en búsquedas redundantes!
Paso 3: Impacto en todo el equipo (equipo de 50) Ahora, considere un equipo de 50 empleados. El tiempo total perdido se convierte en: 166.4 horas/año/persona * 50 personas = 8320 horas/año Eso es un asombroso 8,320 horas perdidas en todo el equipo anualmente.
Paso 4: Empleados perdidos equivalentes Para comprender la magnitud, convirtamos eso en empleados de tiempo completo. Un año laboral estándar es de 40 horas/semana * 52 semanas/año = 2080 horas/año. Por lo tanto, el tiempo perdido es equivalente a: 8320 horas / 2080 horas/año/empleado = 4 empleados En otras palabras, es como tener cuatro empleados de tiempo completo que no hacen absolutamente nada más que buscar cosas que el equipo ya sabe.
La mayoría de estas búsquedas son de documentos que existían, se encontraron antes y de alguna manera volvieron a caer en el vacío digital. La información estaba allí; simplemente se volvió a perder.
Resumen: es triste, en realidad.
Cuando 9 de cada 10 primeras búsquedas fallan y el 81% de las personas tienen que interrumpir a sus colegas para obtener ayuda, estamos ante un sistema roto.
Las organizaciones están viendo un impacto del 45.5% en la productividad, retrasos en el servicio al cliente y equipos que crean soluciones alternativas desordenadas solo para hacer su trabajo.
Por eso exactamente es importante 2025.
Estamos en el mismo punto de inflexión que vimos con el almacenamiento en la nube en 2010 y el chat en equipo en 2015. Solo el 27% de las empresas tienen herramientas de búsqueda adecuadas, y las que sí las tienen están viendo resultados dramáticos.
Agorapulse redujo sus solicitudes de información en un 90%. Nedap transformó la forma en que los nuevos empleados encuentran información.
Sí, las empresas necesitan herramientas que sean seguras (la principal preocupación para el 30% de las organizaciones), que funcionen en todas las plataformas y que utilicen la IA de manera inteligente. Pero lo que es más importante, deben darse cuenta de que en el lugar de trabajo distribuido actual, encontrar información es esencial para la forma en que trabajan los equipos.
Hemos identificado cinco señales de advertencia claras:
- Equipos que hacen las mismas preguntas repetidamente
- Documentos en la sombra que se multiplican en las unidades
- Interrupciones constantes para las ubicaciones de los documentos
- Información dispersa en las herramientas sin una única fuente de verdad
- Empleados que acaparan archivos localmente por ansiedad de búsqueda.
La solución requiere tres pasos claros.
Primero, calcule el costo real, no solo el tiempo perdido buscando, sino el impacto salarial y las decisiones retrasadas.
En segundo lugar, invierta en la gestión del conocimiento mediante la construcción de una arquitectura de información y una gobernanza adecuadas.
Finalmente, elija una tecnología de búsqueda que funcione en todas las plataformas y ofrezca una precisión real.
La forma actual de trabajar está costando a las empresas tanto tiempo como confianza. Debe solucionarse, incluso en su organización.
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