Cómo ejecutar una planificación de sprint eficaz

Imagine you’re running point on your first major project – a website redesign, and you’ve decided to set a four-week sprint. But now, a major question looms over you:

“How to get started?” If you fail to answer this, your next meeting will result in a bunch of confused faces, chaos, and no results.

La planificación de sprints es un paso clave en la gestión ágil de proyectos. Establece el escenario de cómo se desarrollará el proyecto y cómo el equipo trabajará para lograr el objetivo.

Aquí está su guía práctica para hacer que la planificación de sprints sea eficiente, significativa e incluso agradable 👀

Antes de la reunión

Tomemos de nuevo nuestro ejemplo de un proyecto de rediseño de un sitio web.

Esto es lo que debe considerar antes de entrar en la sala de reuniones con un plan:

Refinamiento del backlog

La preparación comienza con el propietario del producto refinando el backlog. En términos más sencillos, significa dividir las tareas amplias en elementos claros y prácticos.

Por ejemplo, en lugar de "mejorar la navegación", el backlog podría enumerar tareas como "crear un mapa del sitio" o "rediseñar el menú del encabezado". Refinar el backlog reduce la ambigüedad, asegurando que el equipo sepa exactamente en qué trabajar.

Estimación de puntos de historia

A continuación, el equipo aborda la estimación de puntos de historia. Asignan niveles de esfuerzo a cada tarea, como una historia de 5 puntos para implementar un diseño de página de inicio y una historia de 2 puntos para escribir la copia de la página de inicio. Estas estimaciones ayudan a priorizar las tareas y asegurar que la carga de trabajo del sprint sea realista.

Comprobación de la capacidad del equipo

Most PMs don’t have a contingency plan when team members lack the capacity to take on a large project.

For instance, if a developer is on vacation, you should select fewer stories for the sprint. Now, you can avoid overcommitting and reduce the risk of unfinished work.

Una vez que presente todo esto en su reunión, el equipo entenderá claramente sus objetivos y apreciará los plazos realistas y las cargas de trabajo equilibradas.

Configure su plan de sprint

Now that you have clarity on executing your sprint, it’s time to map it out to your team members. Every scrum team needs these folks to run the show:

1. Product Owner

El propietario del producto inicia la reunión presentando los objetivos comerciales generales y el valor específico que pretenden entregar en el sprint. Destacan las tareas priorizadas del backlog del producto, explicando cómo cada una contribuye al objetivo del sprint.

For instance, in a website redesign, the product owner might emphasize user engagement metrics, such as reducing bounce rates or increasing time on the site, and outline tasks like creating a new homepage layout or integrating interactive elements. Their input provides context and direction, ensuring the team understands the "why" behind the "what."

2. Scrum Master

The scrum master then facilitates the discussion, ensuring the meeting stays on track, and all voices are heard. This involves guiding the team through conversations about the scope of the sprint goal, addressing any potential challenges, and fostering collaboration.

Por ejemplo, en nuestro contexto de un rediseño, el scrum master podría animar al equipo de desarrollo a expresar sus preocupaciones sobre el ancho de banda o las dependencias, como esperar los wireframes finalizados del equipo de diseño. También se aseguran de que el equipo no se comprometa en exceso fomentando una planificación realista y entregables alcanzables.

3. Equipo de desarrollo

El equipo de desarrollo juega un papel crucial en la segunda mitad de la reunión, donde se sumergen en la ejecución. Evalúan las tareas presentadas por el propietario del producto, estimando el esfuerzo y la complejidad, e identifican su capacidad para el sprint.

Podrían delinear tareas como codificar la página de inicio rediseñada, probar la capacidad de respuesta en todos los dispositivos y optimizar los tiempos de carga. El equipo colabora para dividir el objetivo del sprint en elementos prácticos y asigna responsabilidades basadas en las fortalezas y la experiencia individuales.

Si su equipo es remoto, es imperativo documentar sus procesos and ensure they have the necessary context.

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Ejecución de la sesión

La planificación de sprints normalmente comienza con una reunión estructurada donde el equipo colabora para establecer objetivos claros y planes prácticos para el próximo sprint. Esta reunión suele tener un tiempo limitado, que dura una o dos horas, dependiendo de la complejidad y la duración del sprint.

La sesión se divide en fases distintas para asegurar un flujo suave de discusión y alineación entre todos los miembros del equipo.

Así es como se ve una sesión de sprint típica:

Establecer el objetivo del sprint

El objetivo del sprint define lo que el equipo pretende lograr durante el sprint. Proporciona una dirección clara y mantiene a todos enfocados en el resultado.

Para un rediseño de un sitio web, el objetivo podría ser mejorar la usabilidad de la página de inicio para reducir la tasa de rebote. Puede establecer un objetivo SMART como:

"Nuestro objetivo este sprint es rediseñar la página de inicio para reducir la tasa de rebote del 50% al 40%. El enfoque estará en crear un diseño más limpio, optimizar los tiempos de carga y asegurar la capacidad de respuesta móvil."

Selección de historias

A continuación, el equipo selecciona historias de usuario del backlog para incluir en el sprint. Estas historias deben alinearse con el objetivo del sprint y dividirse en tareas prácticas.

De acuerdo con el objetivo que establecimos, el backlog contendría historias como "Diseñar un nuevo diseño de página de inicio", "Implementar la capacidad de respuesta móvil" y "Optimizar las imágenes para un tiempo de carga más rápido."

Planificación de la capacidad

Lo último que querría es sobrecargar a los miembros de su equipo con demasiadas tareas hasta el punto en que el resultado no esté a la altura. La planificación de la capacidad asegura que el equipo tenga suficiente ancho de banda para completar las historias seleccionadas durante el sprint. Esto significa revisar la disponibilidad, las habilidades y las dependencias.

Un desarrollador está de baja por dos días, y el equipo de control de calidad destaca la necesidad de más tiempo para probar la compatibilidad entre navegadores.

Compromisos del equipo

Finalmente, el equipo revisa las historias seleccionadas y se compromete a completarlas durante el sprint. Este es un proceso colaborativo donde todos están de acuerdo en lo que es alcanzable.

Después de las discusiones, el equipo acuerda enfocarse en el rediseño de la página de inicio y diferir las características menos críticas para el próximo sprint.

Cómo se desarrollará el sprint

• Inicio: El sprint comienza con una comprensión clara del objetivo y las tareas que se completarán. El equipo utiliza herramientas como Jira o Trello para rastrear el progreso y organizar las tareas en columnas (Por hacer, En progreso, En revisión, Hecho).
• Reuniones diarias: Puede organizar reuniones cortas para discutir el progreso, abordar los obstáculos y recalibrar los esfuerzos si es necesario. Por ejemplo, si el diseñador encuentra retrasos debido a requisitos poco claros, el equipo podría ajustar el cronograma o priorizar tareas alternativas.
• Puntos de control a mitad de sprint: Para el punto medio del sprint, los componentes críticos como los wireframes de la página de inicio y la codificación inicial deben estar completos. El equipo revisa el progreso para asegurar que están en camino de cumplir con el objetivo del sprint.
• Pruebas e iteración: Hacia el final del sprint, las tareas completadas se someten a pruebas. Cualquier error o comentario identificado se aborda de inmediato. Por ejemplo, el especialista en control de calidad podría encontrar que el botón de llamada a la acción se superpone al texto en pantallas más pequeñas, lo que requiere una solución rápida.
• Revisión del sprint: Al final del sprint, el equipo presenta la página de inicio rediseñada a las partes interesadas, recopilando comentarios tanto sobre los entregables como sobre el proceso.
• Retrospectiva: El equipo realiza una retrospectiva del sprint para reflexionar sobre lo que salió bien, lo que no, y cómo mejorar. Por ejemplo, podrían notar que comenzar las pruebas de control de calidad antes en el sprint podría ayudar a evitar correcciones de última hora en el futuro.

Documentación necesaria para un sprint exitoso

Una buena documentación del proyecto es clave para un sprint exitoso. Si sus documentos son confusos, incompletos y desordenados, podría significar un desastre para su progreso.

Aquí hay una lista de documentos que necesitaría para asegurar una navegación fluida durante el sprint:

1. Un alcance del proyecto que describa claramente el propósito y el objetivo del proyecto
2. Si desea rastrear cómo progresa cada sprint, puede mantener un informe de estado del proyecto para mantener a todos informados sobre lo que hay que hacer
3. Si uno de los miembros de su equipo se va de baja y quiere pasar sus tareas a otro miembro, un documento de entrega de tiempo libre sería útil para evitar confusiones.
4. Su equipo de desarrollo debe anotar e informar los errores durante el proyecto, y ahí es donde una plantilla de control de calidad puede ayudar.
5. Y finalmente, cuando sus equipos finalmente hayan terminado los sprints, ¡tómese un respiro y celebre! Pero también mantenga un documento de retrospectiva del sprint al finalizar el proyecto.

Ahora sé lo que está pensando: "Maldita sea, eso es un montón de documentos. Mantenerlos sería un dolor."

Pero si está usando Slite? ¡La documentación nunca podría ser más fácil! Gracias a Slite, puede consolidar y administrar toda la avalancha de documentos en una ubicación conveniente.

Pero, ¿qué pasa si los miembros de su equipo quieren hacer ediciones de última hora? No se preocupe porque Slite es una herramienta de colaboración primero. Su equipo puede editar juntos en tiempo real sin demoras. Además, nuestro editor de IA puede ayudarle a formatear sus documentos, agregar diagramas y fragmentos de código sin los problemas de formato desordenados (mirándote a ti, Google Docs 👀).

¿Quiere saber la mejor parte? Es ridículamente fácil de usar, por lo que su equipo no tiene que temer aprender otra herramienta compleja en su pila.

Errores comunes y soluciones

Ningún sprint viene sin su buena dosis de caos. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta y administrar al planificar su sprint:

1. Patrones de compromiso excesivo

La mayoría de los proyectos fuera de curso comienzan con un compromiso excesivo irreflexivo. Esto suele suceder cuando la alta dirección está dando vueltas sobre su cabeza

Entonces, ¿cómo se come el elefante? Simple, tómelo un bocado a la vez. Sus equipos pueden mantenerse realistas enfocándose en entregables más pequeños y manejables y priorizando las tareas de alto impacto.

2. Requisitos poco claros

Las historias de usuario vagas o incompletas pueden descarrilar el progreso durante un sprint.

Claro, puede convocar una reunión y decir: "Oye, rediseñemos nuestro sitio web", pero ¿qué significa realmente?

La falta de especificidad puede dejar al equipo inseguro sobre si priorizar el atractivo visual, la optimización del rendimiento o las mejoras de navegación.

Para abordar esto, implemente una Definición de Listo (DoR), asegurando que todas las historias de usuario estén completamente desarrolladas antes de que comience la planificación. Los requisitos deben ser detallados y prácticos. Debería:

• Crear un alcance de trabajo extenso
• Obtener la aceptación de las partes interesadas
• Exportar directamente el alcance del trabajo como tareas -> subtareas -> sub-subtareas
• Asignar ejecutores y revisores
• Ser lo más granular posible para asegurar que no se pierda nada.

Por ejemplo, "rediseñar la página de inicio" se puede aclarar como "crear un nuevo diseño enfocado en simplificar la navegación y agregar una sección de héroe, con wireframes entregados para el Día 2." La colaboración temprana con las partes interesadas también ayuda a refinar las prioridades y alinear los esfuerzos.

3. Dependencias faltantes

Las dependencias faltantes o incompletas, como los activos de diseño o las aprobaciones de terceros, pueden detener el progreso durante un sprint.

La solución es rastrear las dependencias para asegurar que todas las entradas requeridas estén preparadas antes de que comience el sprint. Establecer plazos para las dependencias al menos un sprint antes permite a los equipos trabajar sin interrupciones.

4. Baja participación

Low engagement is when team members remain silent or show minimal involvement during sprint planning. It often happens because a single person dominates the conversation and there is no structured method for ensuring everyone’s voice is heard.

You can fix this by rotating facilitators promote different perspectives. Using this round-robin format ensures active participation from each team member. Explicitly inviting everyone to share ideas, discuss risks, and commit to tasks helps create a sense of ownership.

Planificación de sprints para equipos remotos

Planificar un sprint es fácil cuando está cara a cara. Puede plantear rápidamente puntos y resolver problemas acercándose al escritorio de su compañero de equipo. Pero, ¿qué pasa si es un equipo remoto?

En Slite, somos un equipo remoto con personas reunidas de más de 10 países diferentes. Usamos Linear y Slite para planificar juntos (más sobre nuestra configuración aquí)

Dado que hemos sido remotos desde el principio, hemos aprendido a clavar lentamente nuestra comunicación y colaboración. ¿Qué marcó la diferencia? Nuestras propias mejores prácticas:

Aquí hay algunas mejores prácticas que puede seguir para evitar confusiones y estrés innecesarios:

Utilice herramientas de colaboración virtual de manera efectiva: Para un rediseño de un sitio web, configurar un proyecto lineal para clasificar tareas como "Backlog", "En progreso" y "Revisión" ayuda a mantener a todos en el camino. Los diseñadores y desarrolladores pueden usar Figma para la colaboración en tiempo real y las revisiones de diseño durante todo el sprint. Así es como colaboran nuestros equipos de diseño e ingeniería.

Priorice la preparación previa a la reunión: Antes de la sesión de planificación del sprint, comparta los elementos del backlog con el equipo a través de Slack.

Proporcione detalles específicos como "Finalizar los wireframes de navegación móvil" o "Probar las mejoras de velocidad de la página de inicio" para asegurar que todos estén preparados y alineados.

En Slite, tenemos documentos de reunión recurrentes y las personas reciben automáticamente un ping unas horas/días antes de la llamada para completar el documento.

Establezca protocolos de comunicación claros: Durante la planificación del sprint, decida una hora fija para las reuniones diarias, como las 10 a.m. EST en Zoom. Además, acuerde que los bloqueadores se marcarán en un canal de Slack dedicado para asegurar una resolución rápida y mantener a todos informados.

Y, si no quiere molestar repetidamente a sus compañeros de equipo con las mismas preguntas, ¡puede usar nuestra función Ask!

También puede integrarlo con Slack o agregarlo a su navegador como una extensión de Chrome.

Planifique sus sprints con las herramientas adecuadas hoy mismo

La planificación de sprints no tiene por qué ser aburrida. Cuando tiene los procesos y la pila tecnológica adecuados, puede ejecutar sus sprints como una máquina bien engrasada.

Si desea aprender cómo optimizar la planificación de sprints con una mejor gestión del conocimiento, inicie una prueba gratuita con Slite hoy 🎉