La sobrecarga de información, una norma emergente en los lugares de trabajo, está haciendo que los empleados se preocupen menos por el seguimiento de la información importante y les deja con poca energía para concentrarse en sus trabajos reales.
Y los números no mienten. Una encuesta muestra que el 35% de los estadounidenses sienten que la "carga de información" es demasiado alta: reuniones interminables, comunicación interna conflictiva y tiempo perdido recopilando conocimiento disperso en diferentes herramientas.
Para combatir esta tendencia negativa, las empresas están recurriendo a un nuevo rol: el gestor de conocimiento.
¿Qué es un gestor de conocimiento?
Un gestor de conocimiento es un profesional responsable de organizar, compartir y preservar la inteligencia colectiva de una empresa. En pocas palabras, facilitan el seguimiento y el intercambio de información importante, lo que, a su vez, hace que los empleados sean más productivos y permite a los gerentes tomar decisiones mejores y más rápidas.
Es muy probable que tú u otra persona en tu empresa haya usado el sombrero de gestión del conocimiento al menos una vez (¡y tal vez sin darse cuenta!).
¿Alguna vez has otorgado a los nuevos empleados permiso de visualización a los documentos de Google de la empresa como parte del proceso de incorporación? Eso es gestión del conocimiento.
¿Has invitado en el pasado a un miembro sénior de RR. HH. a inspeccionar y posiblemente actualizar las directrices de comportamiento en el lugar de trabajo? Eso también es gestión del conocimiento.
Dejando a un lado la gestión del conocimiento de bricolaje, ¿qué habilidades tiene un verdadero gestor de conocimiento?
Bueno, se definen por muchos rasgos, pero son esencialmente personas que, por encima de todo, sobresalen en estos dos dominios:
1. Conocimientos técnicos: Muchos gestores de conocimiento con los que hemos hablado comenzaron sus carreras como redactores técnicos, luego mejoraron progresivamente en la organización de la información (es decir, la arquitectura de la información) y finalmente desarrollaron los conocimientos técnicos para gestionar y aprovechar las bases de conocimiento. Son competentes con las herramientas de software relevantes, las bases de datos e, idealmente, los sistemas de gestión de contenido
2. Habilidades blandas: Más allá de las habilidades técnicas, un gestor de conocimiento tiene fuertes habilidades interpersonales y de comunicación, ambas necesarias para crear un ambiente de trabajo positivo. Son capaces de construir relaciones, colaborar, son adaptables y poseen excelentes habilidades organizativas.
¡Excelente! Ahora conoces las responsabilidades de un gestor de conocimiento y lo que los hace tan valiosos. Esto plantea una pregunta importante: ¿cómo decidir cuándo y si contratar a un KM?
¿Cuándo es el momento adecuado para contratar a un gestor de conocimiento?
El momento "adecuado" para contratar a un gestor de conocimiento es cuando una mala arquitectura de la información hace que los empleados hagan preguntas repetitivas. Preguntas como "¿Dónde puedo encontrar la última versión de las políticas de la empresa?", "¿Cómo comparto mi nuevo proceso o descubrimiento con el equipo?" o "¿Quién es responsable de actualizar la base de conocimiento de nuestra empresa?".
A veces, los gerentes intentan resolver este problema adoptando herramientas integrales de nivel empresarial que, sin darse cuenta, dispersan el conocimiento más de lo que ya está y profundizan aún más la curva de aprendizaje.
En ambos escenarios, un KM puede intervenir y consolidar los datos desorganizados en un centro de información centralizado, y ese es solo uno de los beneficios de contratar a un KM.
Exploremos otros grandes beneficios que los gestores de conocimiento aportan.
Los beneficios de tener un gestor de conocimiento
Leíste antes que el sello distintivo de un gran gestor de conocimiento es una combinación de conocimientos técnicos y habilidades blandas. Cuando ambos se unen, un KM puede:
- Organizar y facilitar el acceso fácil a la información: Knowledge managers can create processes and systems such as a central hub for storing and accessing knowledge. They also ensure that employees—irrespective of experience and designation—can access these systems to find the answers they need.
- Mejorar la colaboración en equipo: Once a company’s knowledge base becomes accessible by less tech savvy employees, team members can communicate and collaborate on projects that require shared understanding. As collaboration improves, the organization starts to see less redundant and duplicate work.
- Suavizar el proceso de incorporación: Con información relevante y recursos de aprendizaje disponibles, la curva de aprendizaje se aplana y los nuevos empleados pueden comenzar a trabajar de inmediato. Las prácticas de incorporación efectivas han demostrado ayudar a los empleados a tener más confianza y aumentar las tasas de participación anywhere from 20 to 40%!
- Preservar el conocimiento institucional: Without a knowledge manager or management systems in place, each time a key employee leaves, institutional knowledge or processes used to preserve such knowledge depart with them. A knowledge manager knows how to document and preserve valuable expertise so the company doesn't have to start from scratch.
- Apoyar el aprendizaje continuo: El papel de los KM no es solo ordenar y organizar los documentos de la empresa; también se centra en fomentar una cultura de innovación animando a los empleados a discutir y compartir sus conocimientos. El resultado es un entorno de apoyo donde los SME comparten sus conocimientos, los empleados de nivel junior aprenden de los miembros del equipo experimentados y todos suben de nivel juntos.
Dado lo impactante que puede ser un gestor de conocimiento para cualquier organización, ¿tiene sentido no contratar uno de inmediato? Sí, en bastantes casos, puedes retrasar la incorporación de un KM.
¿Está bien no contratar a un gestor de conocimiento?
Está bien retrasar la contratación de un KM (pero no la gestión del conocimiento en sí) en estas circunstancias:
- Operas en equipos pequeños y unidos: En términos generales, las empresas con menos de 300-500 empleados pueden arreglárselas sin un gestor de conocimiento siempre que there’s a well-established knowledge base and management practices and/or tools in place.
- Compartir ideas e información es parte de la cultura de la empresa: There’s an active knowledge sharing cultureeven without a KM at the helm, an example of which is when team members routinely share ideas and best practices via channels like Slack, Loom, and emails.
- Hay restricciones presupuestarias: Las finanzas no te permiten contratar a un KM dedicado.
Mientras estamos en el tema de las finanzas, ¿cuánto puedes esperar pagar a un gestor de conocimiento cualificado?
El coste de contratar a un gestor de conocimiento en 2024
El rango salarial para los gestores de conocimiento depende de factores como la ubicación, los años de experiencia y la industria. La siguiente tabla muestra el salario promedio para los gestores de conocimiento en 2024 según la ubicación:
Región
Rango salarial promedio
Cómo los gestores de conocimiento apoyan a diferentes equipos
Las siguientes son algunas formas en que los KM apoyan a diferentes equipos comerciales y operativos.
A. Recursos Humanos
Un gestor de conocimiento se asegura de que los equipos de RR. HH. sigan cumpliendo con las regulaciones de la industria, lo cual es particularmente importante en industrias como las finanzas y la atención médica.
B. Gestión de proyectos
Los gestores de conocimiento estandarizan las prácticas de documentación y crean wikis de la empresa para catalogar proyectos pasados. Además, ayudan a los gestores de proyectos a analizar proyectos anteriores para abordar posibles desafíos. A medida que pasa el tiempo, este conocimiento acumulado agiliza los flujos de trabajo e impulsa el éxito del proyecto.
C. Atención al cliente
Los gestores de conocimiento desarrollan una base de conocimiento integral que incluye artículos de solución de problemas, tutoriales en vídeo y chatbots para ayudar a los agentes de atención al cliente a resolver problemas comunes de los clientes rápidamente, lo que en última instancia mejora las tasas de satisfacción del cliente.
D. Desarrollo de productos
Dado que los KM son analistas de datos de corazón, pueden proporcionar información sobre la investigación de UX/UI y la competencia al equipo de desarrollo de productos que les permite crear productos y servicios que el usuario final realmente quiere.
Alternativas a la contratación de un gestor de conocimiento
Te tomas en serio la gestión del conocimiento, pero contratar a un KM dedicado no es una opción en este momento. ¿Hay alternativas? Sí. A medida que más y más empresas se dan cuenta de la importancia de la gestión del conocimiento, están aprovechando el software propietario o basado en la nube para cosechar los beneficios de KM sin contratar a un gestor dedicado, al menos, eso es lo que dice la teoría.
Como un equipo distribuido globalmente, hemos aprendido de primera mano que la herramienta de gestión del conocimiento adecuada marca la diferencia. Las características principales de Slite están diseñadas específicamente para este propósito: desde capacidades de búsqueda potentes que muestran información relevante al instante, hasta plantillas personalizables que estandarizan la documentación en todos los equipos, hasta páginas anidadas que mantienen la información relacionada organizada y accesible. Nuestra estructura wiki permite a los equipos construir una base de conocimiento viva y activa que evoluciona con su organización.
La clave es elegir una herramienta que haga que el intercambio de conocimientos se sienta natural y sin esfuerzo. Cuando tu solución de gestión del conocimiento encaja perfectamente en el flujo de trabajo de tu equipo, encontrarás que la gente realmente quiere documentar y compartir lo que sabe.
Conclusión
¿Te encuentras en reuniones que podrían haber sido correos electrónicos? Bueno, esos correos electrónicos podrían haber sido documentos en tu base de conocimiento y un gestor de conocimiento hace exactamente eso. La descripción de su trabajo podría mencionar la escritura y la gestión de documentos, pero su impacto es:
Menos reuniones, menos cadenas de correo electrónico inútiles y más trabajo profundo
Esto, en pocas palabras, es lo que hace que los gestores de conocimiento sean tan valiosos, independientemente de la industria en la que operen.
No es por presumir, pero estamos muy orgullosos de lo que Slite tiene para ofrecer. Es una solución de gestión del conocimiento que ha ayudado a miles de usuarios a documentar, gestionar y encontrar conocimiento fácilmente con el tiempo. No pretende ser una herramienta de productividad todo en uno; hay muchas opciones excelentes en el mercado para eso.
Pero si la gestión del conocimiento es tu principal preocupación, intenta probar Slite.
