Dirigir una pequeña empresa requiere múltiples responsabilidades.
Necesita gestionar facturas, supervisar proyectos, hablar con los clientes y supervisar el trabajo de su equipo. ¡Agotador!
Pero no se preocupe, el software de gestión para pequeñas empresas facilita estas tareas, liberando su tiempo para expandir su negocio.
De cara a 2025, las funciones impulsadas por la IA están revolucionando la gestión de las pequeñas empresas al proporcionar automatización e información que antes solo eran accesibles para las grandes empresas.
En esta guía, exploraremos las principales herramientas de gestión para pequeñas empresas. Nos centramos en áreas clave como la gestión de proyectos, la contabilidad, la comunicación del equipo y las relaciones con los clientes.
Cómo elegir el mejor software de gestión para su PYME
Elegir el software de gestión adecuado para su pequeña empresa puede resultar abrumador con tantas opciones disponibles. La clave es centrarse en las herramientas que aborden sus necesidades únicas y que ofrezcan la flexibilidad necesaria para crecer con su negocio.
Estos son algunos de los factores que debe tener en cuenta a la hora de realizar su selección:
Herramientas todo en uno
Las plataformas todo en uno cambian las reglas del juego para las pequeñas empresas.
En lugar de pasar entre varias herramientas para CRM, gestión de proyectos, facturación y comunicación, las soluciones todo en uno consolidan estas funciones en una única plataforma.
Esto ahorra tiempo y reduce la molestia de gestionar múltiples suscripciones e integraciones. Una herramienta como Hubspot es un gran ejemplo: centraliza sus operaciones, garantizando una colaboración fluida y una mejor visibilidad del flujo de trabajo.
Al evaluar las herramientas todo en uno:
- Busque soluciones que cubran sus procesos empresariales esenciales.
- Compruebe si la plataforma es fácil de navegar y personalizable.
- Asegúrese de que se integra bien con cualquier herramienta especializada que ya utilice.
Planes de inicio asequibles con opciones escalables
Las pequeñas empresas suelen tener presupuestos ajustados, por lo que el precio es un factor fundamental.
Busque herramientas que ofrezcan pruebas gratuitas o planes de nivel de entrada asequibles con suficientes funciones para empezar.
Por ejemplo, QuickBooks ofrece una gama de opciones de precios adaptadas al tamaño y la complejidad de sus necesidades contables.
Una captura de pantalla de la página de precios de Quickbooks con precios de entrada baratos.
Antes de comprometerse:
- Confirme que no hay cargos ocultos por funciones esenciales como usuarios adicionales o integraciones.
- Compruebe si el software ofrece una versión de prueba gratuita o freemium para probarlo primero.
Herramientas que se adaptan a su pila
El mejor software de gestión se integra a la perfección con las herramientas que ya utiliza, creando un ecosistema unificado que agiliza sus operaciones.
Esto podría ser como conectarse a su CRM, software de contabilidad o plataformas de marketing. Las buenas integraciones ahorran tiempo y reducen el esfuerzo manual.
Esto es lo que debe comprobar:
- Compatibilidad con su pila tecnológica existente, como Slack, o Google Workspace.
- API integradas o mercados de aplicaciones que permiten integraciones personalizadas.
- Intercambio fluido de datos entre herramientas para evitar silos y entradas dobles.
Herramientas creadas para su sector
Si bien muchas soluciones de software de gestión están diseñadas para uso general, las herramientas específicas de la industria pueden ser una mejor opción para ciertas empresas.
Estas herramientas están diseñadas específicamente para lo que necesita en su sector, con funciones especializadas que las herramientas genéricas no tienen.
Al evaluar las herramientas específicas de la industria:
- Busque funciones que aborden sus puntos débiles específicos, como la gestión de servicios de campo, el seguimiento de inventario o la programación de citas.
- Compruebe si la herramienta ofrece informes y análisis centrados en su sector.
Cómo llegamos a esta selección
A la hora de elegir el mejor software de gestión para pequeñas empresas, nos centramos en las herramientas que han demostrado su valor en casos de uso reales, tanto dentro de nuestro equipo como en las reseñas de terceros.
Así es como hemos elaborado esta lista:
Probado en batalla: los usamos internamente
Creemos en recomendar herramientas que hemos utilizado personalmente y que nos han resultado eficaces.
Muchas de las plataformas que aparecen en esta guía son aquellas en las que confiamos a diario para gestionar nuestras propias operaciones.
He aquí por qué confiamos en ellos:
- Cada herramienta nos ha ayudado a ahorrar tiempo, reducir errores o mejorar los flujos de trabajo.
- Se han adaptado a nuestras necesidades a medida que hemos crecido, lo que demuestra su capacidad para escalar con las empresas.
- Hemos elegido herramientas que no requieren una curva de aprendizaje pronunciada, lo que las hace ideales para propietarios de pequeñas empresas y equipos.
Reseñas de terceros: validación del mundo real
Además de nuestra experiencia interna, analizamos las reseñas y los comentarios de plataformas como G2, Capterra y Trustpilot para garantizar que estas herramientas ofrecen resultados en diversos sectores y casos de uso.
Lo que analizamos:
- Calificaciones: Las herramientas con puntuaciones consistentemente altas en funcionalidad, soporte y usabilidad obtuvieron los primeros puestos.
- Comentarios: Prestamos mucha atención a los comentarios de los usuarios sobre la aplicación en el mundo real y el ROI.
- Diversidad de casos de uso: Se priorizaron las herramientas que atienden a una amplia gama de industrias y tipos de negocios.
Ahora, exploremos las mejores herramientas de gestión para 2025.
La mejor herramienta de gestión todo en uno: HubSpot
Por qué elegimos HubSpot
HubSpot combina CRM, marketing, ventas y servicio al cliente en una plataforma perfecta.
Lo que distingue a HubSpot es su capacidad para simplificar los flujos de trabajo complejos, al tiempo que ofrece funciones avanzadas que se adaptan a medida que su negocio crece.
Elegimos HubSpot porque:
- Es increíblemente intuitivo, lo que significa que puede empezar rápidamente sin conocimientos técnicos.
- Sus herramientas impulsadas por IA ayudan a automatizar tareas repetitivas como la puntuación de clientes potenciales y los flujos de trabajo de correo electrónico.
- Se integra a la perfección con otras herramientas, creando un ecosistema empresarial unificado.
- Ofrece análisis sólidos, proporcionando información práctica para mejorar las estrategias de marketing y ventas.
Con HubSpot, puede:
- Gestionar las relaciones con los clientes: Realice un seguimiento de cada interacción con los clientes potenciales y los clientes en un CRM unificado, asegurándose de que nada se escape.
- Automatizar las campañas de marketing: Cree flujos de trabajo de correo electrónico personalizados, diseñe páginas de destino y programe publicaciones en redes sociales con facilidad.
- Alinear los equipos de ventas y marketing: Utilice paneles e informes compartidos para mejorar la colaboración e impulsar mejores resultados.
- Obtener información práctica: Realice un seguimiento del rendimiento de las campañas, los correos electrónicos y los esfuerzos de ventas con análisis en tiempo real.
- Simplificar la atención al cliente: Gestione los tickets, automatice las respuestas y mantenga contentos a los clientes con herramientas de soporte integradas.
Precios
El modelo de precios de HubSpot está diseñado para crecer con su negocio. Aquí tiene una visión general de sus planes clave:
- Plan gratuito: Incluye funciones básicas de CRM, marketing por correo electrónico y herramientas de chat en vivo. Perfecto para pequeñas empresas que están empezando.
- Plan de inicio: A partir de 20 $/mes y añade propiedades personalizadas, automatización de correo electrónico y herramientas de marketing adicionales. Ideal para pequeños equipos que buscan expandirse.
- Plan profesional: A partir de 890 $/mes para hasta 2.000 contactos, con automatización avanzada, pruebas A/B y atribución de ingresos multitáctil. Diseñado para empresas en expansión. Nota: Este plan requiere una tarifa de incorporación única de 3.000 $.
Si bien los planes avanzados de HubSpot pueden ser caros, su escalabilidad y funcionalidad lo convierten en una inversión que merece la pena para las empresas en crecimiento.
Comentarios de los usuarios
HubSpot ha recibido buenas críticas de pequeñas y medianas empresas, con 12.253 reseñas en G2 y una calificación media de 4,4 sobre 5. Esto es lo que dicen los usuarios:
El mejor software de contabilidad: Quickbooks
Por qué elegimos QuickBooks Online
QuickBooks Online está diseñado para simplificar las tareas financieras complejas, desde la contabilidad hasta la preparación de impuestos, al tiempo que garantiza que sus registros sean precisos y accesibles.
Elegimos QuickBooks porque:
- Es increíblemente fácil de usar, incluso para aquellos que no tienen amplios conocimientos de contabilidad.
- Ofrece informes sólidos y funciones de presentación de impuestos para mantener sus finanzas en orden.
- Está basado en la nube, lo que le permite trabajar desde cualquier lugar y colaborar con su equipo en tiempo real.
Con QuickBooks Online, puede:
- Sincronizar las transacciones automáticamente: Conecte sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito para obtener actualizaciones en tiempo real y una gestión de transacciones optimizada.
- Enviar facturas y aceptar pagos: Genere fácilmente facturas profesionales y acepte pagos a través de ACH, tarjeta de crédito o cheque en papel.
- Simplificar la preparación de impuestos: Calcule automáticamente el impuesto sobre las ventas y genere informes para una presentación de impuestos sin problemas.
- Pagar a los proveedores de forma eficiente: Utilice QuickBooks Bill Pay para programar pagos ACH o enviar cheques con solo unos clics.
- Rastrear y adjuntar documentación: Adjunte facturas y recibos directamente a las transacciones, eliminando la necesidad de buscar papeleo.
Precios
QuickBooks Online ofrece planes de precios escalonados para adaptarse a empresas de todos los tamaños:
- Inicio simple (19 $/mes): Perfecto para propietarios únicos y pequeños equipos. Incluye el seguimiento de ingresos y gastos, la facturación personalizada y los informes básicos. Viene con acceso para un usuario y un contable.
- Essentials (28 $/mes): Ideal para empresas en crecimiento que necesitan herramientas más avanzadas. Incluye la gestión de facturas, el seguimiento del tiempo de los empleados y la compatibilidad con varias divisas. Permite hasta tres usuarios y un contable.
- Plus (40 $/mes): Para pequeñas empresas que gestionan proyectos e inventario. Incluye todas las herramientas de Essentials, con transacciones recurrentes añadidas, seguimiento de inventario, análisis de la rentabilidad del proyecto y presupuestos. Admite hasta cinco usuarios y un contable.
- Avanzado (76 $/mes): Lo mejor para las empresas en expansión que necesitan soluciones integrales. Añade funciones avanzadas como campos de informes personalizados, permisos de funciones, automatización del flujo de trabajo, reconocimiento de ingresos y copia de seguridad de datos en línea. Admite hasta 25 usuarios y ofrece soporte dedicado.
Cada plan incluye una prueba gratuita de 30 días, lo que le da la oportunidad de probar las funciones y encontrar la que mejor se adapte a su negocio.
Comentarios de los usuarios
Con 3385 reseñas en G2 y una calificación promedio de 4.0 de 5, QuickBooks Online es una opción confiable entre los propietarios de pequeñas empresas. Esto es lo que dicen los usuarios:
La mejor herramienta de gestión del conocimiento: Slite
Por qué elegimos Slite
Slite nos impresionó con su interfaz limpia e intuitiva que fomenta la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los equipos.
Es una excelente herramienta para crear, compartir y gestionar el conocimiento organizacional. También, por sus respuestas instantáneas impulsadas por IA y sus sólidas integraciones con herramientas como Google Drive, Slack y Zapier.
Con Slite, puedes:
- Crear y compartir conocimiento sin esfuerzo: utiliza herramientas de edición, comentarios y colaboración en tiempo real para construir una base de conocimiento centralizada.
- Agilizar la comunicación del equipo: comparte notas, documentos y actualizaciones al instante con tu equipo, reduciendo la necesidad de enviar correos electrónicos de ida y vuelta.
- Aprovechar las funciones impulsadas por IA: utiliza la asistencia de IA para la creación de contenido y las respuestas instantáneas a las consultas del equipo.
- Mejorar la organización: gestiona documentos ilimitados con un panel de gestión del conocimiento y análisis del espacio de trabajo dedicados.
Precios
Slite ofrece planes asequibles diseñados para satisfacer las diferentes necesidades de los equipos:
- Estándar (10 $/mes por miembro): perfecto para equipos pequeños que escalan el intercambio de conocimientos. Las funciones incluyen respuestas instantáneas y asistencia del editor impulsadas por IA, análisis de documentos y espacios de trabajo, integración con Google Drive, Slack, Zapier y más.
- Premium (15 $/mes por miembro) Ideal para empresas que requieren seguridad avanzada y gestión de usuarios. Las funciones incluyen un dominio personalizado para documentos públicos, SSO de OpenID y aprovisionamiento de usuarios, y más.
Comentarios de los usuarios
Slite tiene una calificación promedio de 4.6 de 5 en G2, lo que demuestra su popularidad entre los equipos.
El mejor sistema telefónico para pymes: Allô
Por qué elegimos Allô
Allô es un sistema telefónico diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas. Destaca por combinar funciones de telefonía esenciales con herramientas impulsadas por IA para ayudarte a gestionar las llamadas de forma profesional y eficiente.
Lo que hace que Allô cambie las reglas del juego es su enfoque de prioridad móvil y su interfaz fácil de usar con una potente automatización, lo que permite a las empresas mantenerse conectadas sobre la marcha y convertir clientes potenciales incluso cuando no están disponibles.
Elegimos Allô porque:
- Ofrece resúmenes de llamadas generados por IA y transcripción de correo de voz, lo que te ahorra tiempo y mejora la eficiencia del seguimiento.
- El asistente virtual de IA puede gestionar llamadas, responder preguntas frecuentes y reservar citas, actuando como un recepcionista 24 horas al día, 7 días a la semana.
- Su precio es sencillo, sin tarifas ocultas, lo que lo hace ideal para empresas de todos los tamaños.
- Tiene prioridad móvil, lo que significa que puedes gestionar llamadas, mensajes e integraciones directamente desde tu teléfono inteligente.
Con Allô, puedes:
- Separar las llamadas personales y profesionales: obtén un número de teléfono comercial dedicado para mantener tu línea personal privada.
- Aprovechar las funciones de IA: utiliza herramientas como la grabación de llamadas, la transcripción de correo de voz y los resúmenes de llamadas generados por IA para una mejor organización y participación del cliente.
- Automatizar las interacciones con las personas que llaman: permite que el asistente virtual de IA gestione las preguntas frecuentes, reserve citas y proporcione información comercial clave a las personas que llaman.
- Personalizar tu flujo de llamadas: adapta la forma en que se enrutan y responden las llamadas para que se adapten a las necesidades específicas de tu negocio.
Precios
Allô mantiene los precios simples y transparentes, ofreciendo dos planes escalables:
- Starter Plan ($19/month per number):
Perfect for solo entrepreneurs or small teams starting with professional telephony. Features include one local or toll-free phone number per user, greeting message and voicemail transcription,c all recording and AI-generated summaries - Business Plan ($34.99/month for 3 users):
Designed for growing businesses that need advanced features and more user access.
Features include 1,000 outbound minutes, virtual AI assistant for 24/7 call handling, integration with 1,000+ tools (e.g., CRMs, spreadsheets)
Comentarios de los usuarios
Allô ha recibido buenas críticas de los propietarios de negocios que elogian su facilidad de uso, sus funciones avanzadas y su capacidad para mejorar la comunicación.
La mejor herramienta de comunicación en equipo: Slack
Por qué elegimos Slack
Slack es la plataforma de comunicación de referencia para equipos de todos los tamaños, ya que proporciona una forma perfecta de colaborar, compartir archivos y mantenerse conectado.
Sus sólidas integraciones la convierten en algo más que una herramienta de mensajería: es un centro centralizado para la productividad.
Elegimos Slack porque:
- Simplifica la comunicación al organizar las conversaciones en canales, lo que facilita la búsqueda de lo que necesitas.
- Sus integraciones con herramientas como Google Drive, Zoom y Trello agilizan los flujos de trabajo y mantienen todo en un solo lugar.
- Funciones como los hilos, las notificaciones personalizables y las sugerencias impulsadas por IA garantizan que los equipos sigan siendo productivos sin sentirse abrumados.
- La adaptabilidad de Slack lo hace perfecto tanto para entornos de trabajo en la oficina como remotos.
Con Slack, puedes:
- Organizar la comunicación en canales: crea espacios dedicados para proyectos, equipos o temas para mantener las discusiones enfocadas y transparentes.
- Integrar sin problemas con tu flujo de trabajo: utiliza las integraciones de Slack con más de 2400 aplicaciones, incluidas Google Drive, Trello y Zoom, para agilizar los procesos.
- Reducir la dependencia del correo electrónico: reemplaza los interminables hilos de correo electrónico con conversaciones en tiempo real, lo que facilita la búsqueda de información y la actuación en consecuencia.
Precios
Slack ofrece planes flexibles para adaptarse a empresas de todos los tamaños:
- Starter (gratis): ideal para equipos pequeños o aquellos que son nuevos en Slack. Las funciones incluyen 10 integraciones de aplicaciones, reuniones de audio y video 1:1, un espacio de trabajo y más.
- Pro ($8.75/user/month): Perfect for small teams needing more collaboration power.
Features include, Unlimited message history, and app integrations, group audio and video meetings, and more. - Business+ ($15/user/month): Tailored for larger teams needing advanced features.
Features include SAML-based single sign-on (SSO), data exports for all messages, and more.
Comentarios de los usuarios
Slack tiene más de 33,704 reseñas en G2, con una calificación promedio impresionante de 4.5 de 5, lo que demuestra su popularidad entre los equipos de todo el mundo.
El mejor software de gestión de documentos: Google Drive
Google Drive, como parte de Google Workspace, ofrece una facilidad de uso sin igual, funciones de colaboración sólidas y una integración perfecta con otras herramientas.
Es la solución perfecta para las empresas que necesitan una plataforma segura basada en la nube para almacenar, compartir y gestionar documentos.
Elegimos Google Drive porque:
- Proporciona una colaboración sin esfuerzo con la edición en tiempo real en Google Docs, Sheets y Slides.
- Su integración con Gmail y Google Calendar hace que la programación y la comunicación sean intuitivas.
- Las funciones de IA, como el asistente Gemini, añaden capacidades avanzadas para la productividad y la búsqueda.
Con Google Drive, puedes:
- Almacenar y acceder a archivos en cualquier lugar: mantén tus documentos seguros en la nube con 30 GB a 5 TB de almacenamiento por usuario, según el plan.
- Colaborar en tiempo real: trabaja simultáneamente en documentos con los miembros del equipo, proporcionando comentarios y sugerencias sin problemas de control de versiones.
- Mejorar la productividad con la IA: utiliza el asistente Gemini para gestionar tareas, generar información y agilizar los flujos de trabajo.
Precios
Google Drive está disponible a través de Google Workspace, que ofrece planes escalables para adaptarse a las diferentes necesidades empresariales:
- Business Starter (7.20 $ por usuario/mes): ideal para equipos pequeños que comienzan con la colaboración basada en la nube. Las funciones incluyen 30 GB de almacenamiento agrupado por usuario, aplicación Gemini: asistente de IA con seguridad de nivel empresarial y más.
- Business Standard (14.40 $ por usuario/mes): perfecto para equipos en crecimiento que necesitan más almacenamiento y funciones de video avanzadas. Las funciones incluyen todo lo incluido en Starter, además de 2 TB de almacenamiento agrupado por usuario, reuniones de video de 150 participantes con grabación y cancelación de ruido, creación de video impulsada por IA y más.
- Business Plus (20 $ por usuario/mes): diseñado para equipos más grandes que requieren seguridad y gestión mejoradas. Las funciones incluyen 5 TB de almacenamiento agrupado por usuario, reuniones de video de 500 participantes con seguimiento de asistencia y más.
Comentarios de los usuarios
Google Workspace, que incluye Google Drive, cuenta con 42,663 reseñas en G2 con una calificación promedio de 4.6 de 5, lo que destaca su confiabilidad y satisfacción del usuario.
La mejor herramienta de gestión de proyectos: Trello
Por qué elegimos Trello
Trello destaca como una herramienta de gestión de proyectos intuitiva y versátil, perfecta para pequeñas empresas y equipos que gestionan múltiples proyectos.
Su sistema visual basado en tarjetas simplifica la organización de tareas, el seguimiento del progreso y la colaboración perfecta entre los equipos.
Elegimos Trello porque:
- Ofrece una interfaz sencilla, lo que la hace accesible incluso para usuarios no técnicos.
- Trello se integra con varias aplicaciones, incluidas Google Drive, Slack y Jira, para agilizar la gestión de proyectos.
- Funciones como las listas de verificación avanzadas, los Power-Ups y la información impulsada por IA ayudan a las empresas a escalar de manera eficiente.
Con Trello, puedes:
- Organizar proyectos visualmente: utiliza tableros, tarjetas y listas para crear una descripción general de las tareas, los plazos y las responsabilidades.
- Colaborar en tiempo real: asigna tareas, comparte actualizaciones y comunícate sin problemas entre equipos y dispositivos.
- Personalizar los flujos de trabajo: añade Power-Ups para funciones como vistas de calendario, integraciones e informes avanzados.
- Aprovechar la inteligencia de Atlassian: utiliza herramientas de IA para resumir actualizaciones, priorizar tareas y mejorar la eficiencia.
Precios
Trello ofrece planes para diferentes tamaños de equipo y requisitos, desde el uso gratuito hasta las funciones avanzadas para equipos más grandes:
- Free ($0/month): Ideal for individuals or small teams managing simple projects.
Includes 10 MB file upload limit per file, assignee and due dates, mobile app access. - Estándar (5 $/mes por usuario, facturado anualmente): perfecto para equipos pequeños que necesitan funciones de colaboración avanzadas. Incluye listas de verificación avanzadas, campos personalizados y un límite de carga de archivos de 250 MB por archivo.
- Premium (10 $/mes por usuario, facturado anualmente): diseñado para equipos que requieren diversas vistas de proyectos y seguridad avanzada. Incluye vistas de calendario, cronología, tabla, panel de control y mapa, e información impulsada por IA.
Comentarios de los usuarios
Trello está muy bien valorado, con 13,639 reseñas en G2 y una puntuación de 4.4 de 5, lo que refleja su usabilidad y eficacia en la gestión de proyectos.
