Amazon crée plus d'écrivains d'affaires prolifiques que les écoles de commerce.
L'écriture chez Amazon est un art, et ce depuis 199x. Toutes les conversations d'affaires importantes chez Amazon. Ces documents seront dans l'un des 3 formats approuvés par l'entreprise - 2 pages, 6 pages, PRFAQ. Puisqu'ils sont écrits dans un style narratif, les 10 premières minutes des réunions Amazon sont réservées à la lecture silencieuse du mémo. Et l'utilisation d'adjectifs/mots évasifs est un grand non-non. Fastidieux ? Bien sûr.
Mais cela fonctionne pour l'entreprise, et l'employé qui écrit minutieusement un minimum de 2 pages sur sa nouvelle idée. Les employés qui adoptent la culture de l'écriture obtiennent des promotions plus rapides, deviennent de meilleurs penseurs. Certains d'entre eux vont même jusqu'à écrire des articles d'opinion prolifiques dans les principales publications commerciales et deviennent des leaders d'opinion sur Linkedin.
Enfin, ils sont promus plus souvent. Les meilleurs communicateurs gravissent plus rapidement les échelons de l'entreprise, car à mesure que vous montez en grade, la quantité de communication dans laquelle vous vous engagez augmente considérablement.
Donc, si vous visez une promotion, améliorez vos compétences en rédaction d'affaires. Commencez à écrire de meilleurs documents. Continuez à lire pour en savoir plus sur ce qu'est une bonne rédaction d'affaires, comment la faire, et un outil d'IA bonus gratuit qui vous aidera à chaque fois.
Qu'est-ce qu'une bonne rédaction d'affaires ?
Une bonne rédaction d'affaires transmet des idées commerciales de la manière la plus simple possible. Habituellement, la rédaction d'affaires est verbeuse, volumineuse et difficile à lire. Sans parler de comprendre.
Si nous devions approfondir, une bonne rédaction d'affaires :
- Est écrite dans un anglais simple et clair, personne n'a besoin de sortir le dictionnaire des synonymes pour comprendre ce que vous essayez de dire.
- Vendez votre solution proposée à votre équipe.
- Répond aux questions « Qu'est-ce qui ne va pas », « Comment le réparer » et « De quoi ai-je besoin de vous pour que cela se produise ».
Plus important encore,
Une bonne rédaction d'affaires fait ressentir quelque chose aux gens.
Une bonne écriture déclenche un flux de dopamine dans les circuits de récompense de votre cerveau. Bill Birchard, le brillant coach en écriture de livres, a découvert qu'une bonne rédaction d'affaires a le pouvoir de nous motiver.
> Une excellente écriture libère des opioïdes qui activent les points chauds de la récompense. Tout comme la bonne nourriture, un bain apaisant ou une étreinte enveloppante, une prose bien exécutée nous fait ressentir du plaisir, ce qui nous donne envie de continuer à lire.
\- Bill Birchard
Un bon livre d'auto-assistance nous motive à apporter des changements concrets à notre vie quotidienne. De même, un bon film sur l'amour nous motive à être de meilleurs partenaires. Et tout comme cela, une rédaction d'affaires efficace nous amène à nous soucier du problème commercial et nous motive à nous impliquer dans sa résolution - en équipe.
Un rituel d'écriture étape par étape pour améliorer votre rédaction d'affaires de 80 %
Nous apprécions les directives d'écriture d'Amazon, mais elles sont un peu exagérées. Leurs règles fonctionnent parce qu'elles sont adaptées à la taille herculéenne de l'entreprise et aux enjeux de la décision.
Mais une petite entreprise n'a pas autant de contexte, d'informations sur l'industrie et le besoin de bien faire du premier coup. Pour eux, la rédaction d'affaires devrait aligner les parties prenantes sur la prochaine étape de la manière la plus courte possible. Avec juste assez de contexte.
Le rituel suivant est basé sur des principes fondamentaux de l'écriture. Il peut être utilisé pour rédiger des lettres commerciales, des rapports, ou des communiqués de presse.
1. Supposez que votre lecteur est pressé
9 fois sur 10, votre lecteur parcourra votre document. Lors d'une journée de travail donnée, il passe d'un appel à l'autre, se stresse à propos de son travail individuel, s'entraide, etc. Il est toujours à la recherche d'un TLDR qui lui donne le plus d'informations possible en un minimum de mots.
Alors, faites une expérience de pensée. Que feriez-vous si vous deviez pré-lire un document avant une réunion qui commence dans 5 minutes ?
Vous parcourriez les titres, liriez la section de résumé, verriez si elle vous mentionne/crée une dépendance envers vous.
Bien que vous ne puissiez pas le vérifier auprès de vos collègues, ils analysent probablement vos documents de la même manière. Donc, avant d'écrire quoi que ce soit, supposez toujours que plus vous rendrez votre document simple - et court - plus il sera lu.
2. Soyez clair sur la raison pour laquelle vous l'écrivez
Vous devriez être capable de résumer en une phrase la raison pour laquelle vous écrivez un document commercial. Vous devriez avoir une devise interne comme celle-ci avant de commencer à assembler un document :
« Je veux faire comprendre qu'il y a un [problème/opportunité] et que travailler dessus via [votre idée/initiative/processus] peut aider à améliorer [les mesures] de [pourcentage approximatif pour mettre en évidence l'échelle] »
Soit vous avez trouvé une opportunité de faire quelque chose de nouveau, soit d'améliorer quelque chose d'existant. Pour les deux scénarios, vous devez
- Les amener à se soucier du problème
- Leur vendre la solution la plus efficace
- Proposer un plan d'action qui s'attaque de manière préemptive aux objections concernant le budget, la bande passante ou les ressources.
3. Maintenant, pensez à voix haute
Si vous êtes un penseur critique avec une formation minimale en écriture, vous allez adorer cette étape. Certaines personnes excellent dans l'idéation mais sont nulles pour transmettre leurs idées. Ces personnes ont du mal à rédiger de la documentation commerciale car elles passent d'un essai d'explication d'une idée à un souci de savoir dans quelle section/format elle devrait se trouver.
Si c'est votre cas, commencez toujours par ceci.
- Oubliez l'écriture, l'orthographe, la grammaire, etc. Fixez-vous comme objectif d'écrire un document incohérent mais riche en substance.
- Démarrez un nouveau document et vomissez des mots. Chaque nouveau point/argument auquel vous pensez, faites-en une nouvelle puce.
- Faites-le aussi longtemps que possible, au moins jusqu'à avoir rempli une demi-page.
- Allez vous promener ou faites autre chose. Revenez et relisez le document. Les points ont-ils un sens ? Supprimez ceux qui n'en ont pas. Ajoutez d'autres idées si vous êtes inspiré. Vous voyez l'idée.
Une fois que vous avez terminé avec cela, vous avez officiellement terminé la partie réflexion de la communication efficace. La prochaine étape consiste à emballer votre document dans un récit convaincant, puis à le rendre facile à lire.
4. Développez vos pensées en une écriture simple et cohérente
Une fois vos pensées en place, restructurez-les en un récit et développez chaque point.
Pendant que vous faites cela, assurez-vous que votre écriture est simple. C'est essentiel. Tous les guides d'écriture vous conseilleront d'écrire de manière simple.
Mais que signifie simple écriture ? En gros, cela signifie que vous utilisez des phrases courtes, des mots couramment utilisés et des paragraphes courts. Il y a 3 règles spécifiques que vous pouvez suivre pour rendre votre écriture plus « simple »
4.1 Maintenez un ratio de 80/20 entre la voix active et la voix passive.
Les établissements d'enseignement nous apprennent à utiliser le jargon et la voix passive pour rendre le texte plus profond. En réalité, la voix passive rend les phrases plus longues. Et plus difficile à comprendre. Cognitivement, nous sommes biaisés pour comprendre la voix active beaucoup mieux. C'est pourquoi, essayez toujours d'écrire à la voix active.
4.2 Soyez biaisé en faveur des phrases courtes.
Les phrases courtes sont plus faciles à comprendre. Comme celles-ci. Lorsque vous les utilisez en tandem avec des phrases moyennes, la magie opère. Cela s'appelle le rythme.
Les phrases courtes font environ 10 mots. Les phrases moyennes ont 10 à 15 mots. Et les phrases longues ont plus de 20 mots.
Essayez toujours de rester autour de 15 mots ou moins. Vous pouvez raccourcir vos phrases plus longues en supprimant les adverbes, les adjectifs, en substituant des mots difficiles, etc.
4.3 Supprimez les mots difficiles de votre vocabulaire.
Vous serez toujours tenté d'afficher le dernier mot/acronyme que vous avez appris de votre newsletter préférée. Mais il y a de fortes chances que vous puissiez presque toujours utiliser un choix de mots plus simple pour transmettre la même signification.
Voici un exemple.
Version complexe : « Notre produit exploite une technologie de pointe pour optimiser le débit et l'évolutivité des cadres de traitement de données, améliorant ainsi considérablement l'efficacité opérationnelle. »
Version simplifiée : « Nous simplifions les opérations en utilisant les dernières technologies pour améliorer la vitesse des cadres de traitement de données. »
Ces 3 règles à elles seules corrigeront la plupart de vos écrits. Et si vous voulez les corriger, utilisez un outil comme Hemingway. Il mettra en évidence les phrases longues et les mots difficiles afin que vous puissiez les corriger. De plus, il vous donne une analyse de lisibilité de haut niveau de votre contenu.
Par exemple, voici l'analyse de lisibilité du contenu du blog jusqu'au paragraphe ci-dessus :
Hemingway vous aide à analyser gratuitement la lisibilité de votre écriture
5. Relisez-le le lendemain
Prenez toujours 6 à 12 heures avant de modifier votre première ébauche. Ce délai vous aide à revoir le doc avec un regard neuf. C'est à ce moment-là que vous relisez et modifiez.
> Je finis probablement par jeter un quart de ce que j'écris dans la première ébauche d'un chapitre de livre. Même si j'essaie de bien réfléchir à ce que je veux dire avant d'écrire, il faut quand même voir comment les concepts se présentent sur la page pour décider s'ils méritent d'y rester.
\- Cal Newport
Pendant que nous écrivons, nous faisons appel à la pensée convergente. Nous nous laissons emporter par notre chaîne de pensée incohérente et nous partons dans tous les sens. Cela reste acceptable lorsque l'on écrit de la fiction, des essais ou des articles exploratoires sur les tendances émergentes. Mais l'information redondante est un péché dans l'écriture commerciale. Elle fait perdre du temps et envoie vos collègues sur les mêmes tangentes inutiles, si vous ne les supprimez pas.
6. Facultatif - Ajouter un appel à l'action (CTA)
Votre doc doit indiquer à chaque lecteur exactement ce que vous attendez de lui avec ces informations. Cela peut prendre la forme d'étapes suivantes ou de suggestions, mais c'est un élément crucial.
Si vous êtes une entreprise en pleine croissance qui cherche à réduire le nombre de réunions, c'est un must. Mais si vous écrivez des docs comme point de départ d'une discussion interdépartementale plus large, un CTA peut paraître un peu impoli. Alors, prenez une décision.
Et 5 conseils d'écriture commerciale avancés pour passer de bon à brillant.
Les conseils de la section précédente transformeront votre communication commerciale. Mais si vous voulez atteindre le top 1 % des rédacteurs commerciaux dans le monde, faites ceci.
Conseil n° 1 - Minimisez les déclarations générales et les mots faibles.
N'écrivez pas :
"Notre service clientèle est excellent."
Écrivez plutôt :
"89 % des clients interrogés évaluent notre service clientèle comme 'très satisfait', avec un score de satisfaction moyen de 4,8 sur 5 basé sur plus de 5 000 réponses. Cela nous classe n° 1 en matière de satisfaction clientèle parmi nos 5 principaux concurrents."
Au lieu de l'adjectif vague "excellent", cet exemple utilise des données et des pourcentages spécifiques pour étayer l'affirmation concernant la qualité du service clientèle. Le fait de fournir le contexte du classement des concurrents renforce également l'affirmation avec des faits. Ce niveau de détail donne au lecteur des preuves tangibles plutôt qu'une déclaration générale ambiguë.
Conseil n° 2 - Anticipez les objections
N'écrivez pas :
"Notre nouvelle politique sera meilleure pour les employés."
Écrivez plutôt :
"Certains peuvent penser qu'une heure de début plus matinale est moins pratique. Cependant, les données montrent que le nouveau quart de travail de 9 heures permet un environnement de travail plus productif. Les employés peuvent profiter des heures plus calmes du matin, et des études font état d'une augmentation de la production de 10 à 15 % grâce à des débuts plus matinaux."
Conseil n° 3 - Faites en sorte que cela se lise comme une histoire
N'écrivez pas :
"Nous avons mis à jour nos offres, ce que les clients ont apprécié."
Écrivez plutôt :
"Lorsque des groupes de discussion ont exprimé le désir de nouvelles fonctionnalités, notre équipe s'est mise en action. Les ingénieurs produits ont ajouté les options A et B, qui étaient demandées depuis longtemps. Les spécialistes du marketing ont créé une campagne sociale très réussie basée sur les mises à niveau. En l'espace de 2 mois, 83 % des utilisateurs avaient essayé les nouvelles fonctionnalités et les abonnements ont augmenté de 20 %."
Conseil n° 4 - Allez au-delà des mots, ajoutez des éléments visuels
N'écrivez pas seulement :
"Notre nouveau processus permet de gagner du temps."
Incluez également un organigramme du processus en 10 étapes, en soulignant les 2 étapes redondantes qui ont été supprimées.
Conseil n° 5 - Faites confiance à quelqu'un pour relire votre travail.
Tous les écrivains professionnels ont un éditeur. La plupart des remerciements de livres commencent par louer l'éditeur d'avoir supporté l'écrivain et d'avoir transformé son œuvre en un produit fini.
Demandez à un collègue de relire vos docs avant d'en envoyer un important. En général, ils remarquent des choses que vous ne pouvez tout simplement pas voir, même si vous devenez très bon. Idéalement, vous devriez avoir un très grand respect pour cette personne afin de prendre son feedback au sérieux.
C'est pourquoi la plupart des grandes œuvres d'écriture commerciale prennent du temps. La lenteur est intégrée à la rigueur du processus. Même si vous avez déjà une idée géniale articulée dans votre tête, vous aurez quand même besoin de temps pour la peaufiner, la formater, vérifier l'orthographe et les fautes de frappe, et ce n'est qu'à ce moment-là que vous pourrez la publier.
Existe-t-il donc un moyen de créer une excellente écriture commerciale en très peu de temps ?
Vous pouvez utiliser l'IA pour transformer vos notes brutes en documentation commerciale, car c'est un excellent correcteur orthographique et relecteur. Il existe deux façons de procéder.
Méthode 1 - Utiliser le formateur de documents magique de Slite
Le formateur de documents gratuit de Slite transforme vos notes en un document cohérent, facile à lire et bien formaté. Voici comment cela fonctionne :
Étape 1 : Rendez-vous sur ce lien.
Étape 2 : Collez votre contenu et cliquez sur 'Obtenir un doc formaté'
Vous n'y croyez pas ?
Pour cet exemple, nous avons demandé à chatGPT de créer un résumé du livre "Getting Things Done" et voici le résultat que nous avons obtenu !
Le formateur de documents magique de Slite en action
Voici une brève liste de tout ce que le formateur de documents magique fait à votre contenu :
- Vous donne accès à des modèles dès le départ pour les documents de travail quotidiens
- Corrige tous les types de fautes d'orthographe et de grammaire.
- Ajoute des sous-titres à votre contenu.
- Met en gras les phrases importantes pour mettre en évidence les points clés.
- Maintient un ton professionnel.
- Donnez votre résultat gratuitement en quelques secondes. Traditionnellement, il faudrait au moins 20 à 30 minutes à la plupart des professionnels pour effectuer le type de modification effectué par Magical Document Formatter en un éclair.
Méthode 2 - Demander manuellement à ChatGPT de développer votre contenu
La deuxième façon de procéder est de donner vos notes à chatGPT et, un par un, de lui demander de :
- Développer les points
- Simplifier le vocabulaire et les phrases
- Les restructurer en un [type de document que vous préparez. Ex : Un plan, une proposition, etc.]
- Remettre en forme le contenu pour augmenter la lisibilité en ajoutant des sauts de paragraphe et des titres
Conseil de pro : Au lieu de donner toutes les instructions dans un seul message, donnez les instructions une par une. Les LLM ont du mal avec les processus en plusieurs étapes. Ils ont tendance à oublier des étapes ici et là tout le temps. Une meilleure façon de procéder est de donner une instruction, de la réitérer jusqu'à ce que vous soyez satisfait et ensuite seulement, de passer à l'étape suivante.
Dernier mot - vous ne cesserez de vous améliorer si vous vous entraînez
Mark Twain a dit cette phrase célèbre : "Je n'ai pas eu le temps d'écrire une lettre courte, alors je vous en ai écrit une longue à la place." Les écrivains vivent et respirent par cette citation. Bien écrire, c'est prendre beaucoup d'informations, en faire une histoire, puis la condenser. C'est difficile.
Comme toute autre compétence difficile, vous pouvez améliorer votre écriture commerciale si vous vous entraînez. Mais contrairement à la plupart des autres compétences, il y a un effet cumulatif. Vos réunions seront moins nombreuses. Vos collègues vous respecteront davantage. Vous aurez un esprit plus critique. Vous aurez plus d'opportunités.
Mais tout commence par votre simple habitude d'écrire.
