Qu'est-ce qu'une Charte de Projet ?
Une charte de projet est un document interne clé qui décrit la portée, les participants et les objectifs d'un projet. Elle contient une liste claire des responsabilités, des rôles et des parties prenantes. Elle est généralement élaborée dès le début du cycle de vie d'un projet et est utilisée comme point de référence tout au long du développement du projet.
Nous savons qu'il existe de nombreux types d'outils de gestion de projet et de documents qui se disputent l'importance. Cependant, si vous devez bien connaître un document de planification de projet, nous vous recommandons vivement la charte de projet. Nous expliquerons dans ce guide pourquoi nous le pensons.
Que fait une Charte de Projet ?
Premièrement, elles autorisent l'existence d'un projet donné. Cela peut sembler étrange, mais un projet n'est pas un projet à moins qu'il ne soit autorisé par les pouvoirs en place.
Deuxièmement, elles fournissent un aperçu des éléments clés d'un projet. Vous ne trouverez pas de détails excessifs dans les chartes de projet, mais elles fournissent des informations concises sur les aspects les plus importants d'un projet. Les détails sont ajoutés et développés dans des documents plus dynamiques par la suite.
En gros, un document de charte de projet de haute qualité agira comme un point d'ancrage pour l'ensemble de votre projet, ce qui en fait un outil incroyablement important.
Maintenant, parlons un peu plus de ce qui différencie une charte de projet des autres documents connexes...
Une Charte de Projet est-elle si importante ?
Il y a tellement de raisons pour lesquelles les documents de charte de projet sont importants, mais les suivantes sont absolument essentielles :
1. La charte de projet est le document qui donne formellement vie à un projet. Cela peut sembler dramatique, mais elle autorise l'existence du projet ainsi que l'équipe de projet à faire ce qu'elle doit faire pour assurer le succès du projet. Ceci est extrêmement important en ce qui concerne la planification, le développement et même les conflits potentiels ultérieurs.
2. Les chartes de projet fournissent une orientation et une concentration essentielles. Elles servent également de documents fondateurs qui sont développés tout au long du cycle de vie d'un projet. Une charte de projet solide constitue une excellente base pour des documents externes plus dynamiques par la suite, notamment les plans de projet, les plans marketing, et ainsi de suite.
Quand devriez-vous élaborer une Charte de Projet ?
Le plus tôt sera le mieux. Sérieusement, un projet ne devrait pas (et techniquement ne peut pas) être démarré tant qu'il n'y a pas une bonne charte de projet en place. Elles arrivent au tout début de l'existence d'un projet, et pour une bonne raison.
Étant donné que les chartes de projet fournissent à la fois une orientation et une autorisation, elles sont essentielles pour franchir les premières étapes de tout projet réussi. La clarté qu'elles facilitent favorise également une compréhension commune et réduit la probabilité de malentendus et de signaux croisés par la suite.
Que contient un document de Charte de Projet ?
Un excellent document de Charte de Projet devrait contenir :
- Informations de base sur le projet : Cette section d'introduction comprend l'évidence, mais elle doit être officiellement notée quelque part. Couvrez des éléments tels que le nom du projet, le commanditaire du projet, le chef de projet, les principales parties prenantes et les membres de l'équipe de projet.
- Exigences générales du projet
- Énoncé des travaux (SOW) : Comme indiqué ci-dessus, l'énoncé des travaux est sans doute l'élément le plus important d'une charte de projet. Il sert de base au développement de la charte. Pensez aux buts et objectifs du projet, aux critères généraux et à l'analyse de rentabilité.
- Activités du projet : Cette section illustrative comprend des éléments tels que le calendrier du projet et les principales étapes.
- Budget initial du projet
- Contraintes, hypothèses, risques et dépendances du projet
- Critères de réussite du projet
- Documents d'autorisation et d'approbation du projet : Ces documents sont souvent inclus dans une forme d'annexe de la charte de projet et peuvent s'appliquer à l'approbation initiale du projet ainsi qu'à l'approbation finale du projet selon la situation.
Notre modèle de charte de projet gratuit
Ne vous laissez pas intimider par les chartes de projet. L'élaboration d'un excellent document de charte de projet utile ne doit pas être une tâche impossible.
Si vous vous sentez dépassé au démarrage, nous vous soutenons. Suivez le modèle ci-dessous et vous ne pouvez pas vous tromper. Vous serez agréablement surpris de voir avec quelle facilité tout se mettra en place et de l'effet positif que votre charte de projet terminée aura sur votre processus de planification et de gestion de projet.
Conseils essentiels pour la charte de projet
1. Travaillez en collaboration
Les chartes de projet sont merveilleuses car elles apportent de la clarté concernant l'orientation du projet. Afin de garantir que tous les acteurs clés soient sur la même longueur d'onde dès le départ et que votre projet soit construit sur une base collaborative, demandez à vos chefs d'équipe de travailler ensemble à l'élaboration de la charte de projet. Vous ne pourrez pas inclure tout le monde, mais assurez-vous d'inclure les chefs de projet, les parties prenantes, les commanditaires du projet et tous les experts clés que vous jugez nécessaires.
2. Restez organisé
Ce conseil peut sembler évident, mais il est trop souvent négligé. Un document de charte de projet n'est d'aucune utilité s'il n'est pas bien organisé. Il doit être facile à lire et à trouver des informations. Assurez-vous que tous les éléments de votre charte de projet sont clairement présentés, utilisez des en-têtes et incluez une table des matières le cas échéant.
3. Soyez concis et précis
Les détails sont ce qui transforme une charte de projet moyenne en une excellente charte de projet. Nous l'avons dit une fois et nous le répéterons... les chartes de projet devraient répondre aux questions, pas les susciter. Assurez-vous de fournir à votre lecteur tous les détails clés qu'il doit connaître sur votre projet. Ne parlez pas vaguement ; fournissez des informations spécifiques et mesurables.
Exemple : Si l'un des objectifs de votre projet est de capitaliser sur la présence de votre entreprise sur les médias sociaux, pensez : 'Nous utiliserons notre présence sur les médias sociaux sur la plateforme X pour faire X, Y et Z afin d'atteindre X.'
Ce conseil offre un avantage supplémentaire... réfléchir à des détails précis aide souvent à étoffer les idées et à séparer les bonnes des mauvaises.
4. Utilisez un modèle de charte de projet de haute qualité
Nous n'allons pas mentir, l'élaboration de votre premier document de charte de projet peut être une tâche ardue. Il y a beaucoup de choses à garder à l'esprit et peu de place à l'erreur. S'il s'agit de votre première charte de projet (ou si vous voulez simplement un peu d'aide supplémentaire), votre vie sera beaucoup plus facile en utilisant une modèle de charte de projet de haute qualité. Si vous vous sentez toujours perdu, vous pouvez également rechercher des exemples de chartes de projet pour plus d'inspiration.
5. Soyez transparent et demandez l'approbation en cours de route
Si vous êtes un chef d'équipe travaillant sur un document de charte de projet, c'est le moment d'exprimer vos préoccupations et vos idées sur l'orientation du projet. Ne soyez pas timide ; être transparent, poser des questions et partager des idées devrait absolument être une priorité à ce stade. Les chartes de projet servent de base à des projets entiers et il est de plus en plus compliqué d'apporter des modifications par la suite. Assurez-vous que toutes les voix sont entendues au fur et à mesure que le développement se poursuit et demandez des commentaires et une approbation continus avant de mettre en place le produit fini.
Conseil de pro 💡 : Organisez des réunions de rétroaction, en personne ou par vidéoconférence. Parfois, les modifications de documents et les échanges de courriels ne suffisent pas. Les commentaires authentiques doivent être discutés en face à face, même numériquement.
Les chartes de projet sont vos amies
Comme vous pouvez le constater, il n'y a aucune raison de craindre les documents de charte de projet. En fait, les chartes de projet sont vos amies. Elles sont concises, vous aident à vous organiser, vous donnent une orientation et mettent toute votre équipe de projet sur la même longueur d'onde dès le départ.
Faites-nous confiance, il vaut absolument la peine d'investir un peu de temps dans l'assemblage d'un document de charte de projet exceptionnel au début de votre processus de planification de projet. Vous disposerez d'une ressource inestimable à laquelle vous pourrez vous référer tout au long du développement de votre projet.
Lorsque vous commencez à élaborer votre propre documentation de projet, assurez-vous de vous référer à cette ressource si vous avez des questions ou si vous avez besoin de conseils. Nous aimons voir des projets collaboratifs se réaliser et réussir !
Quelle est la différence entre une charte de projet, un énoncé des travaux (SOW) et un plan de projet ?
Peu importe votre familiarité avec l'ensemble des connaissances en gestion de projet (PMBOK), le jargon de l'institut de gestion de projet (PMI) ou les outils de gestion de projet en général, ces termes peuvent facilement être confondus. Bien qu'ils soient similaires, il y a quelques différences clés à retenir. Prenons un moment pour les clarifier :
- Proposition de projet :
A proposition de projet vient en premier. Elle est destinée à persuader les parties prenantes en expliquant pourquoi le projet devrait être réalisé. - Charte de projet :
A charte de projet is a document that formalizes a specific project's existence. It authorizes the initiation of a given project, as well as team members to start working on it. Project charter documents are also internal, short documents that are most often seen at the beginning of a project's lifecycle. - Énoncé des travaux (SOW) : Les chartes de projet et les énoncés des travaux sont comme le beurre de cacahuète et la confiture... vous ne pouvez pas avoir l'un sans l'autre. Les énoncés des travaux viennent généralement avant les chartes de projet et servent de base à celles-ci. Les SOW fournissent normalement un aperçu de la portée du projet, business needs, deliverables, and measurable project objectives and criteria.
- Plan de projet : Les plans de projet arrivent plus tard. Considérez une charte de projet comme la première étape du processus de planification de projet... si tout se passe bien, les chartes de projet se transforment en plans de projet au fur et à mesure de leur progression dans leurs calendriers et cycles de vie de projet. Les plans de projet sont des documents plus dynamiques que les chartes de projet ; ils sont normalement mis à jour fréquemment et sont souvent utilisés à la fois en interne et en externe.
Bonne nouvelle, la conception de Slite vous aide à construire une structure simple pour favoriser des contributions réfléchies sur les projets. Construisez Slite comme vous en avez besoin et concentrez-vous sur la réalisation de vos projets, tout en vous assurant que chaque information est facile à trouver.
Qui élabore les chartes de projet ?
Les chartes de projet sont normalement assemblées par une combinaison de chefs de projet, de professionnels de la gestion de projet (PMP), de membres de l'équipe de projet, de principales parties prenantes et de commanditaires de projet. En gros, tout le monde
Étant donné que les chartes de projet sont élaborées au tout début du processus de planification de projet, celui qui agit en tant qu'initiateur du projet (généralement la personne qui paie la majeure partie du projet) demande leur formation. Ensuite, celui qui a l'autorité de chef de projet (généralement le chef de projet) devient responsable de l'activation des ressources organisationnelles à sa disposition pour tout mettre en place dans un document formel.
