La surcharge d'informations – une norme émergente sur les lieux de travail – fait que les employés se soucient moins du suivi des informations importantes et leur laisse peu d'énergie pour se concentrer sur leur travail réel.
Et les chiffres ne mentent pas. Une enquête montre que 35 % des Américains estiment que le « fardeau de l'information » est trop lourd – réunions interminables, communication interne conflictuelle et temps perdu à rassembler des connaissances dispersées dans différents outils.
Pour lutter contre cette tendance négative, les entreprises se tournent vers un nouveau rôle : le gestionnaire de connaissances.
Qu'est-ce qu'un gestionnaire de connaissances ?
Un gestionnaire de connaissances est un professionnel chargé d'organiser, de partager et de préserver l'intelligence collective d'une entreprise. En termes simples, il facilite le suivi et le partage des informations importantes, ce qui, à son tour, rend les employés plus productifs et permet aux gestionnaires de prendre des décisions plus rapides et meilleures.
Il est fort probable que vous ou quelqu'un d'autre dans votre entreprise ayez porté le chapeau de la gestion des connaissances au moins une fois (et peut-être sans vous en rendre compte !).
Avez-vous déjà accordé aux nouveaux employés l'autorisation de consulter les documents Google de l'entreprise dans le cadre du processus d'intégration ? C'est de la gestion des connaissances.
Avez-vous invité un responsable RH expérimenté dans le passé à inspecter et éventuellement à mettre à jour les directives de comportement au travail ? C'est aussi de la gestion des connaissances.
Au-delà de la gestion des connaissances DIY, quelles compétences un véritable gestionnaire de connaissances possède-t-il ?
Eh bien, ils sont définis par de nombreux traits, mais ce sont essentiellement des personnes qui, avant tout, excellent dans ces deux domaines :
1. Savoir-faire technique : De nombreux gestionnaires de connaissances à qui nous avons parlé ont commencé leur carrière en tant que rédacteurs techniques, puis se sont progressivement améliorés dans l'organisation de l'information (c'est-à-dire l'architecture de l'information) et ont finalement développé le savoir-faire technique pour gérer et exploiter les bases de connaissances. Ils maîtrisent les outils logiciels, les bases de données et, idéalement, les systèmes de gestion de contenu pertinents
2. Compétences générales : Au-delà des compétences techniques, un gestionnaire de connaissances possède de solides compétences interpersonnelles et de communication, qui sont toutes deux nécessaires pour créer un environnement de travail positif. Ils sont capables d'établir des relations, de collaborer, sont adaptables et possèdent d'excellentes compétences organisationnelles.
Excellent ! Vous connaissez maintenant les responsabilités d'un gestionnaire de connaissances et ce qui les rend si précieux. Cela soulève une question importante : comment décider quand et s'il faut embaucher un GC ?
Quel est le bon moment pour embaucher un gestionnaire de connaissances ?
Le « bon » moment pour embaucher un gestionnaire de connaissances est lorsque la mauvaise architecture de l'information amène les employés à poser des questions répétitives. Des questions comme « Où puis-je trouver la dernière version des politiques de l'entreprise ? », « Comment puis-je partager mon nouveau processus ou ma nouvelle découverte avec l'équipe ? » ou « Qui est responsable de la mise à jour de la base de connaissances de notre entreprise ? ».
Parfois, les gestionnaires essaient de résoudre ce problème en adoptant des outils de niveau entreprise tout-en-un qui dispersent par inadvertance les connaissances plus qu'elles ne le sont déjà et accentuent encore la courbe d'apprentissage.
Dans les deux cas, un GC peut intervenir et consolider les données non organisées dans un centre d'information centralisé, et ce n'est qu'un des avantages de l'embauche d'un GC.
Explorons d'autres grands avantages que les gestionnaires de connaissances apportent.
Les avantages d'avoir un gestionnaire de connaissances
Vous avez lu plus tôt que la marque d'un excellent gestionnaire de connaissances est une combinaison de savoir-faire technique et de compétences générales. Lorsque les deux se rejoignent, un GC est capable de :
- Organiser et faciliter l'accès facile à l'information : Knowledge managers can create processes and systems such as a central hub for storing and accessing knowledge. They also ensure that employees—irrespective of experience and designation—can access these systems to find the answers they need.
- Améliorer la collaboration d'équipe : Once a company’s knowledge base becomes accessible by less tech savvy employees, team members can communicate and collaborate on projects that require shared understanding. As collaboration improves, the organization starts to see less redundant and duplicate work.
- Fluidifier le processus d'intégration : Grâce aux informations pertinentes et aux ressources d'apprentissage facilement disponibles, la courbe d'apprentissage s'aplatit et les nouvelles recrues peuvent démarrer en trombe. Il a été démontré que des pratiques d'intégration efficaces aident les employés à devenir plus confiants et augmentent les taux d'engagement anywhere from 20 to 40%!
- Préserver les connaissances institutionnelles : Without a knowledge manager or management systems in place, each time a key employee leaves, institutional knowledge or processes used to preserve such knowledge depart with them. A knowledge manager knows how to document and preserve valuable expertise so the company doesn't have to start from scratch.
- Soutenir l'apprentissage continu : Le rôle des GC n'est pas seulement de trier et d'organiser les documents de l'entreprise ; il se concentre également sur la promotion d'une culture de l'innovation en encourageant les employés à discuter et à partager leurs connaissances. Le résultat est un environnement favorable où les PME partagent leurs idées, les employés de niveau débutant apprennent des membres expérimentés de l'équipe et tout le monde progresse ensemble.
Étant donné l'impact qu'un gestionnaire de connaissances peut avoir sur toute organisation, est-il judicieux de ne pas en embaucher un immédiatement ? Oui, dans quelques cas, vous pouvez retarder l'arrivée d'un GC à bord.
Est-il acceptable de ne pas embaucher de gestionnaire de connaissances ?
Il est acceptable de retarder l'embauche d'un GC (mais pas la gestion des connaissances elle-même) dans les circonstances suivantes :
- Vous travaillez dans de petites équipes soudées : En général, les entreprises de moins de 300 à 500 employés peuvent se débrouiller sans gestionnaire de connaissances à condition there’s a well-established knowledge base and management practices and/or tools in place.
- Le partage d'idées et d'informations fait partie de la culture d'entreprise : There’s an active knowledge sharing cultureeven without a KM at the helm, an example of which is when team members routinely share ideas and best practices via channels like Slack, Loom, and emails.
- Il existe des contraintes budgétaires : Les finances ne vous permettent pas d'embaucher un GC dédié.
Puisque nous parlons de finances, combien pouvez-vous vous attendre à payer un gestionnaire de connaissances qualifié ?
Le coût de l'embauche d'un gestionnaire de connaissances en 2024
L'échelle salariale des gestionnaires de connaissances dépend de facteurs tels que l'emplacement, les années d'expérience et l'industrie. Le tableau ci-dessous indique le salaire moyen des gestionnaires de connaissances en 2024 en fonction de l'emplacement :
Région
Échelle salariale moyenne
Comment les gestionnaires de connaissances soutiennent différentes équipes
Voici quelques façons dont les GC soutiennent différentes équipes commerciales et opérationnelles.
A. Ressources humaines
Un gestionnaire de connaissances veille à ce que les équipes des RH restent conformes aux réglementations de l'industrie, ce qui est particulièrement important dans les industries comme la finance et les soins de santé.
B. Gestion de projet
Les gestionnaires de connaissances normalisent les pratiques de documentation et créent des wikis d'entreprise pour cataloguer les projets passés. De plus, ils aident les chefs de projet à analyser les projets précédents pour relever les défis potentiels. Au fil du temps, ces connaissances accumulées rationalisent les flux de travail et favorisent la réussite des projets !
C. Soutien à la clientèle
Les gestionnaires de connaissances développent une base de connaissances complète qui comprend des articles de dépannage, des tutoriels vidéo et des agents conversationnels pour aider les agents du service à la clientèle à résoudre rapidement les problèmes courants des clients, ce qui améliore en fin de compte les taux de satisfaction de la clientèle.
D. Développement de produits
Puisque les GC sont des analystes de données dans l'âme, ils sont en mesure de fournir à l'équipe de développement de produits des informations sur la recherche UX/UI et la concurrence qui leur permettent de créer des produits et des services que l'utilisateur final veut vraiment.
Solutions de rechange à l'embauche d'un gestionnaire de connaissances
Vous prenez la gestion des connaissances au sérieux, mais l'embauche d'un GC dédié n'est pas une option pour le moment. Existe-t-il des solutions de rechange ? Oui. De plus en plus d'entreprises réalisent l'importance de la gestion des connaissances et tirent parti de logiciels propriétaires ou basés sur le nuage pour récolter les avantages de la GC sans embaucher de gestionnaire dédié, du moins, c'est ce que dit la théorie.
En tant qu'équipe répartie à l'échelle mondiale, nous avons appris de première main que le bon outil de gestion des connaissances fait toute la différence. Les principales fonctionnalités de Slite sont conçues spécifiquement à cet effet : des puissantes capacités de recherche qui font surface instantanément les informations pertinentes aux modèles personnalisables qui normalisent la documentation entre les équipes, en passant par les pages imbriquées qui permettent de garder les informations connexes organisées et accessibles. Notre structure wiki permet aux équipes de créer une base de connaissances vivante et respirante qui évolue avec leur organisation.
La clé est de choisir un outil qui rend le partage des connaissances naturel et sans effort. Lorsque votre solution de gestion des connaissances s'intègre parfaitement au flux de travail de votre équipe, vous constaterez que les gens veulent réellement documenter et partager ce qu'ils savent.
Conclusion
Vous vous retrouvez dans des réunions qui auraient pu être des courriels ? Eh bien, ces courriels auraient pu être des documents dans votre base de connaissances et un gestionnaire de connaissances fait exactement cela. Sa description de poste pourrait mentionner la rédaction et la gestion de documents, mais son impact est le suivant :
Moins de réunions, moins de chaînes de courriels inutiles et plus de travail en profondeur
Voilà, en résumé, ce qui rend les gestionnaires de connaissances si précieux, quel que soit le secteur dans lequel ils évoluent.
Sans vouloir nous vanter, nous sommes très fiers de ce que Slite a à offrir. Il s'agit d'une solution de gestion des connaissances qui a aidé des milliers d'utilisateurs à documenter, gérer et trouver facilement des connaissances au fil du temps. Il ne prétend pas être un outil de productivité tout-en-un : il existe de nombreuses options intéressantes sur le marché pour cela.
Mais si la gestion des connaissances est votre principale préoccupation, essayez Slite.
