Pourquoi un autre rapport d'enquête à la pointe de la technologie ? Même pour la recherche ?
Nous aurions pu rédiger un rapport élogieux sur la "transformation numérique" et l'"efficacité du lieu de travail".
Au lieu de cela, nous avons interrogé plus de 100 travailleurs du savoir dans tous les secteurs pour découvrir une seule vérité :
Combien de temps les équipes perdent-elles réellement à chercher des informations dont elles savent qu'elles existent quelque part ?
Alors que 73 % des entreprises ne savent même pas que des solutions de recherche d'entreprise existent.
Et elles dépensent des milliers de dollars en ajoutant encore plus d'outils SaaS chaque année.
Quelqu'un devait analyser les chiffres pour les cadres supérieurs. Et c'est votre serviteur.
Nous avons interrogé des personnes et même mené des entretiens pour découvrir à quoi ressemble l'expérience de recherche moderne.
Bien que vous puissiez trouver le rapport complet ici, voici un résumé de 10 des conclusions les plus intéressantes que nous avons découvertes. Alors, c'est parti.
Qui avons-nous interrogé
Nous avons demandé à plus de 100 personnes comment elles recherchent des informations professionnelles. Voici qui ils sont.
La plupart des réponses provenaient de moyennes entreprises, celles qui comptent entre 21 et 200 employés. Elles représentaient 44 % de notre enquête. Les grandes entreprises de plus de 200 personnes représentaient 32 %, tandis que les petites équipes de moins de 20 personnes représentaient 24 %. Les habitudes de recherche changent à mesure que les équipes grandissent, nous voulions donc entendre des entreprises à tous les stades.
La composition sectorielle raconte une histoire intéressante. Les équipes des services technologiques et numériques étaient en tête avec 35 % des réponses, suivies des services professionnels avec 25 %. Les équipes des médias et de la création sont arrivées en troisième position avec 18 %, l'industrie et le commerce de détail avec 13 % et l'éducation/les soins de santé ont clôturé la liste avec 9 %. Chaque secteur effectue des recherches différemment, utilise des outils différents et a besoin d'informations différentes.
La moitié de nos répondants travaillent en Europe, un quart en Amérique du Nord, 15 % en Asie et 10 % ailleurs. Les fuseaux horaires sont importants lorsque vous recherchez des réponses : une question rapide à 9 heures du matin à Londres est un message de minuit à Singapour.
Conclusion n° 1 : Les questions rapides ne sont jamais rapides
Voici un paradoxe du lieu de travail : il n'y a plus de question rapide. Ce que les données révèlent est fascinant : nous avons créé un système où l'obtention de réponses a deux prix : le temps passé à chercher et le temps passé à attendre.
Ce qui est particulièrement frappant, c'est la façon dont cela crée une taxe invisible sur la productivité. Pensez-y : lorsque 34 % des travailleurs passent 30 à 60 minutes par jour à attendre des réponses, nous payons deux fois pour chaque information. Le chercheur arrête de travailler pour chercher et celui qui répond arrête de travailler pour aider.
Les équipes mondiales sont encore plus mal loties. Lorsqu'un développeur à Tokyo a besoin d'une réponse de l'équipe produit à Toronto, cette "question rapide" peut se transformer en un délai de 12 heures. Nous avons tellement normalisé ce jeu d'attente que les équipes ne le considèrent même plus comme un problème : elles intègrent simplement des tampons de délai dans leurs projets.
La vraie idée ? En essayant d'être utiles et de répondre à ces questions, nous avons en fait créé un problème plus coûteux que celui que nous essayons de résoudre.
Conclusion n° 2 : La pile d'outils devient dense
Chaque département apporte ses propres favoris : les ventes vivent dans leur CRM, l'ingénierie campe dans GitHub, la conception garde tout dans Figma.
Et il n'existe pas d'outil tout-en-un qui convienne à toutes les entreprises. Vous êtes tenu d'obtenir de meilleurs outils SaaS et de les mettre en œuvre dans votre flux de travail. Et c'est parfaitement bien. Le problème est la navigation.
Ils se souviennent avoir vu ce document de stratégie dans Notion. Ou était-ce Google Docs ? Peut-être que quelqu'un l'a déposé dans Slack ?
Conclusion n° 3 : Le taux de réussite de la recherche est alarmant
Très peu de personnes trouvent ce dont elles ont besoin lors de leur première tentative de recherche.
La répartition du taux de réussite révèle :
- Presque toujours (81-100 % de réussite) : 11 %
- Habituellement (61-80 % de réussite) : 33 %
- Environ la moitié du temps (41-60 % de réussite) : 30 %
- Parfois (21-40 % de réussite) : 28 %
- Presque jamais (0-20 % de réussite) : 5 %
L'écart entre la recherche grand public et la recherche d'entreprise est frappant : alors que Google atteint une précision de 95 % sur la première page, les recherches internes d'entreprise n'ont qu'un taux de réussite de 10 % à la première tentative, ce qui crée un écart de performance de 9,5 fois. Les utilisateurs passent d'un outil à l'autre, d'un document à l'autre et d'un fil de discussion à l'autre, ce qui a des répercussions sur les projets et les délais.
Conclusion n° 4 : Six défis universels de la recherche persistent
Les travailleurs du savoir sont confrontés à des obstacles constants, quelle que soit la taille ou le secteur de l'entreprise. Les principaux défis sont les suivants :
Un élément essentiel qui manque est le rôle de gestionnaire des connaissances. Alors que les entreprises désignent des responsables pour les ventes, les événements et d'autres fonctions, l'expérience de recherche manque souvent de supervision dédiée. Cet écart devient particulièrement important face à de multiples défis qui nécessitent plus que de simples solutions technologiques. Les gestionnaires des connaissances remplissent trois fonctions essentielles :
- Contrôle : Ils organisent et valident le flux d'informations, transformant les données dispersées en actifs de connaissances fiables.
- Contexte : En tant qu'architectes de l'information, ils aident les équipes à comprendre comment les différents éléments de connaissance s'interconnectent.
- Chimie : Ils créent des ponts entre les silos d'informations en établissant des vocabulaires partagés et des méthodes d'accès cohérentes.
Conclusion n° 5 : Une mauvaise recherche a un impact sur l'ensemble de l'entreprise
Les coûts commerciaux d'une recherche inadéquate vont bien au-delà du simple inconvénient :
L'impact est double : d'abord dans la recherche elle-même, puis dans le temps de récupération.
Avec une perte de productivité de 45 % et une frustration de 18 %, 63 % des problèmes de recherche affectent directement le potentiel de la main-d'œuvre. L'impact sur les revenus est plus profond : les retards de clients (15 %) et les délais non respectés (9 %) signifient que près d'un quart des échecs de recherche affectent les relations externes.
Combiné aux 11 % consacrés au travail en double, les organisations paient en fait les employés pour recréer des solutions qui existent déjà.
Ce qui apparaît comme un simple problème d'outillage se révèle être une urgence commerciale, affectant à la fois les opérations internes et les relations avec les clients.
Conclusion n° 6 : La sécurité reste une question importante
Bien que les équipes soient désireuses de trouver de meilleures solutions de recherche, les préoccupations en matière de sécurité restent le principal obstacle. Le rapport décompose les principaux obstacles :
Préoccupations secondaires :
- 12,7 % - Exigences de conformité
- 10 % - Risques d'intégration de tiers
Les équipes souhaitent une recherche unifiée dans toutes les sources de données, du stockage en nuage aux lecteurs locaux en passant par les outils tiers. Mais elles ont besoin de contrôles de confidentialité inviolables, de limites d'accès basées sur les rôles et de pistes d'audit. Le marché est clair : la sécurité doit passer en premier, et non en dernier.
Conclusion n° 7 : Les travailleurs du savoir ont 5 problèmes avec la recherche
Les équipes ne se contentent pas de se plaindre passivement : elles ont une vision précise de ce à quoi devrait ressembler une recherche efficace sur le lieu de travail.
La liste des priorités est dominée par la nécessité d'une interface centralisée, reflétant la frustration liée au passage constant d'une plateforme à l'autre. La précision de la recherche suit en tant que deuxième amélioration la plus cruciale, soulignant que la recherche d'informations ne consiste pas seulement à avoir une seule zone de recherche, mais à obtenir des résultats pertinents.
La vitesse apparaît comme la troisième priorité, les travailleurs s'attendant à des performances de recherche de qualité grand public dans leurs outils d'entreprise. La demande de meilleures options de filtrage et d'intégrations améliorées complète la liste de souhaits, montrant que les équipes ont besoin à la fois de précision et d'étendue dans leurs capacités de recherche.
Les niveaux de satisfaction actuels brossent un tableau sombre du statu quo, avec près des trois quarts des travailleurs qui se disent insatisfaits de leur configuration de recherche. Cette insatisfaction est aggravée par la fragmentation des outils, le jonglage quotidien entre plusieurs plateformes qui oblige les travailleurs à se souvenir non seulement de ce qu'ils recherchent, mais aussi de l'endroit où ils pourraient l'avoir stocké.
À mesure que les outils spécialisés continuent de proliférer, ce défi de la fragmentation ne fera que s'intensifier.
Conclusion n° 8 : Les gens savent même ce qu'ils attendent de la recherche d'entreprise
Ceux qui utilisent la recherche d'entreprise ne sont pas non plus parfaitement satisfaits. Voici quelques améliorations dont ils ont besoin dès que possible :
L'IA transforme fondamentalement les attentes en matière de recherche sur le lieu de travail. Les travailleurs du savoir s'attendent à une assistance intelligente dans le traitement et l'utilisation des informations. Le passage se fait d'une recherche passive à une intelligence active, où les systèmes ne se contentent pas de récupérer, mais interprètent et suggèrent.
Cette évolution apporte à la fois des opportunités et une urgence. D'une part, l'IA promet de combler l'écart de longue date entre les expériences de recherche grand public et d'entreprise. Les systèmes intelligents peuvent comprendre le contexte, reconnaître les modèles et fournir des résultats de plus en plus pertinents. Ils peuvent faireSurface non seulement les correspondances exactes, mais aussi le contenu conceptuellement lié que les humains pourraient manquer.
Conclusion n° 9 : L'adoption de la recherche d'entreprise est à un point de bascule
La conclusion ci-dessus provient des quelques personnes qui connaissent les outils de recherche d'entreprise.
73 % des organisations n'ont pas d'outil de recherche d'entreprise.
Parmi les 27 % qui utilisent des solutions de recherche d'entreprise, voici ce qu'ils utilisent :
- 31 % utilisent Super by Slite
- 15 % utilisent Glean
- 8 % utilisent Guru
- Le reste est dispersé dans diverses solutions
Conclusion n° 10 : Les gens perdent du temps à chercher. Tous les jours.
Pensez-y : une feuille de prix ici, une spécification de produit là... les mêmes documents, les mêmes réponses, à plusieurs reprises. Cette répétition s'additionne.
Décomposons le coût réel :
Étape 1 : Perte de temps hebdomadaire Le travailleur moyen passe 3,2 heures chaque semaine à chercher des informations.
Étape 2 : Perte de temps annuelle (par personne) Il y a 52 semaines dans une année. Ainsi, le temps perdu par personne chaque année est de : 3,2 heures/semaine * 52 semaines/an = 166,4 heures/an C'est plus de 166 heures par an passées à retrouver les mêmes choses. En d'autres termes, en supposant une semaine de travail de 40 heures sur un mois de quatre semaines (40 heures/semaine * 4 semaines/mois = 160 heures/mois), c'est plus d'un mois complet de travail perdu à cause de recherches redondantes !
Étape 3 : Impact à l'échelle de l'équipe (équipe de 50 personnes) Maintenant, considérez une équipe de 50 employés. Le temps total perdu devient : 166,4 heures/an/personne * 50 personnes = 8320 heures/an C'est un nombre stupéfiant de 8 320 heures perdues chaque année par l'équipe.
Étape 4 : Employés perdus équivalents Pour comprendre l'ampleur, convertissons cela en employés à temps plein. Une année de travail standard est de 40 heures/semaine * 52 semaines/an = 2080 heures/an. Par conséquent, le temps perdu équivaut à : 8320 heures / 2080 heures/an/employé = 4 employés En d'autres termes, c'est comme avoir quatre employés à temps plein qui ne font absolument rien d'autre que de chercher des choses que l'équipe connaît déjà.
La plupart de ces recherches concernent des documents qui existaient, qui ont été trouvés auparavant et qui ont en quelque sorte glissé dans le vide numérique. L'information était là, elle s'est juste perdue à nouveau.
Résumé - C'est triste, vraiment.
Lorsque 9 recherches sur 10 échouent et que 81 % des personnes doivent interrompre leurs collègues pour obtenir de l'aide, nous sommes face à un système défaillant.
Les organisations constatent une baisse de productivité de 45,5 %, des retards dans le service à la clientèle et des équipes qui créent des solutions de contournement désordonnées juste pour faire leur travail.
C'est exactement pourquoi 2025 est important.
Nous sommes au même tournant que celui que nous avons connu avec le stockage en nuage en 2010 et la messagerie d'équipe en 2015. Seulement 27 % des entreprises disposent d'outils de recherche appropriés, et celles qui en disposent constatent des résultats spectaculaires.
Agorapulse a réduit ses demandes d'informations de 90 %. Nedap a transformé la façon dont les nouveaux employés trouvent des informations.
Oui, les entreprises ont besoin d'outils sécurisés (la principale préoccupation de 30 % des organisations), qui fonctionnent sur toutes les plateformes et qui utilisent l'IA intelligemment. Mais surtout, elles doivent se rendre compte que dans le lieu de travail distribué d'aujourd'hui, la recherche d'informations est essentielle à la façon dont les équipes travaillent.
Nous avons identifié cinq signes avant-coureurs clairs :
- Les équipes posent les mêmes questions à plusieurs reprises
- Les documents fantômes se multiplient sur les lecteurs
- Interruptions constantes pour les emplacements des documents
- Informations dispersées dans les outils sans source unique de vérité
- Les employés stockent des fichiers localement par crainte de la recherche.
La solution nécessite trois étapes claires.
Tout d'abord, calculez le coût réel, non seulement le temps perdu à chercher, mais aussi l'impact sur les salaires et les décisions retardées.
Deuxièmement, investissez dans la gestion des connaissances en mettant en place une architecture de l'information et une gouvernance appropriées.
Enfin, choisissez une technologie de recherche qui fonctionne sur toutes les plateformes et offre une réelle précision.
La façon de travailler actuelle coûte aux entreprises à la fois du temps et de la confiance. Il faut y remédier, même dans votre organisation.
Si vous en avez assez de payer pour une mauvaise recherche…
Écoutez, nous connaissons tous la chanson. Vous avez besoin d'une réponse rapide, alors vous consultez Slack. Puis Drive. Puis votre base de connaissances. Peut-être que vous envoyez un message à quelques personnes. 20 minutes plus tard, vous êtes toujours en train de reconstituer des fragments de ce qui aurait dû être une réponse simple.
C'est pourquoi nous avons créé Super. Il connecte Slite, Linear, Slack, Drive et tous vos outils quotidiens en un seul système intelligent.
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