Qu'est-ce qu'un énoncé des travaux (SoW) ?
Un énoncé des travaux (ou SoW) est un outil de gestion de projet important qui décrit les exigences de travail d'un projet. Il aborde les échéanciers, les services et activités spécifiques au projet, les livrables et les informations budgétaires. Un contrat SoW est l'un des premiers documents échangés entre l'entreprise et le client et agit comme un contrat de travail informel.
Que fait un énoncé des travaux ?
Pourquoi les SoW sont-ils importants ? L'utilisation d'un SoW pour votre projet est bénéfique pour de nombreuses raisons. Ils aident les équipes à s'organiser, améliorent la qualité de la communication entre toutes les parties impliquées dans un projet, éclairent d'autres parties de votre processus de planification de projet et vous font même gagner du temps et des ressources.
Néanmoins, l'avantage le plus important qu'offrent les SoW est la transparence qu'ils assurent entre les clients et les entreprises. Le bonheur de ces deux parties est le fondement essentiel de tout projet réussi, et un excellent document SoW est essentiel pour y parvenir.
L'énoncé des travaux garantit que toutes les parties prenantes impliquées dans un projet savent exactement ce qui est inclus dans les limites d'un projet et ce qui ne l'est pas. Cela représente une longueur d'avance sur une proposition de projet et établit des attentes claires pour les livrables du projet, les résultats attendus, les communications et les échéanciers des deux côtés. Cela permet également d'éviter le glissement de portée, ce qui est de la musique aux oreilles de tout chef de projet.
Portée des travaux vs énoncé des travaux
Les énoncés des travaux, les portées des travaux et les plans de projet sont souvent évoqués ensemble, mais ne sont pas tout à fait les mêmes. Pour les deux premiers, l'acronyme SoW est souvent utilisé pour l'un ou l'autre - à tort. Seul l'énoncé des travaux doit être écrit SoW. Afin de rédiger un excellent énoncé des travaux, il est essentiel de connaître les différences entre ces documents importants.
Énoncé des travaux
Comme indiqué, les énoncés des travaux sont des documents détaillés qui présentent tous les différents éléments des projets. Ils comprennent plusieurs sections sur des éléments tels que les livrables, les paiements, les tâches, les objectifs et les échéanciers et sont convenus par les entreprises et les clients.
Portée des travaux
L'énoncé des travaux et la portée des travaux sont parfois utilisés de manière interchangeable et sont tous deux abrégés de manière déroutante en SoW (aux fins du présent article, il fera référence à un énoncé des travaux). Cependant, ils sont un peu différents. Une portée des travaux est une section dans un énoncé des travaux. Il sert un objectif extrêmement important car il définit quel travail est inclus dans la portée de votre projet et ce qui ne l'est pas. Ceci est écrit dans l'énoncé des travaux et est essentiel tant pour l'entreprise que pour le client car il définit exactement ce qui doit être attendu par les deux parties dans le cadre de votre projet.
Plan de projet
Les plans de projet sont également intégrés au mélange lorsque l'on parle d'énoncés des travaux et de portées des travaux. En effet, les deux éléments sont normalement inclus dans les plans de projet. Les plans de projet sont des documents de référence pour l'ensemble des projets. Ils donnent des aperçus clairs et complets de tous les différents aspects des projets tout au long de leur cycle de vie. Le contrat SoW est considéré comme l'une des parties les plus cruciales du plan de projet.
Les SoW sont généralement rédigés avant les plans de projet, ils sont donc souvent utiles pour jeter les bases d'un plan de projet. De plus, les deux documents sont généralement rédigés (ou au moins dirigés) par le chef de projet.
Qui rédige l'énoncé des travaux ?
Comme la plupart des documents de gestion de projet, les SoW sont mieux rédigés en collaboration. Cependant, il y a deux parties principales impliquées : le client ou le fournisseur de services et l'entreprise. Les SoW doivent être approuvés par deux parties avant que le travail sur votre projet ne commence réellement.
Du côté du client ou du fournisseur de services, un SoW en gestion de projet est généralement rédigé par le chef de projet.
Un SoW est généralement la première documentation formelle qu'une entreprise recevra, il est donc important qu'il soit bien fait et fasse bonne impression. Les chefs de projet attribuent souvent différentes parties de leur énoncé des travaux à différents membres de l'équipe en fonction de la situation. C'est idéal car cela donne un document plus collaboratif et approfondi.
Du côté de l'entreprise, les SoW seront probablement examinés et approuvés par plusieurs membres du personnel de haut niveau.
Cependant, il y aura généralement un contact qui est le plus impliqué dans le projet et qui assume un rôle de leadership tout au long de la période d'exécution du projet. L'énoncé des travaux ne se limite pas à un seul côté de l'accord commercial.
Quel est le meilleur moment pour rédiger un énoncé des travaux ?
Comme mentionné précédemment, le SoW est un document qui arrive au tout début d'un projet. C'est généralement l'un des premiers documents officiels d'un projet. Il intervient après que vous ayez eu une première réunion avec une entreprise, que vous ayez discuté de certains détails du projet et peut-être même que vous ayez décidé d'un devis.
Cependant, il est utile de garder à l'esprit que les SoW comprennent une bonne quantité de détails. De ce fait, vous devrez vous assurer de discuter de tous les éléments qui entreront dans la rédaction d'un SoW pour l'entreprise avec laquelle vous prévoyez de travailler avant de commencer à le rédiger. Vous devrez peut-être planifier une réunion à cet effet.
Il est conseillé de rédiger, d'écrire, de finaliser et d'envoyer votre énoncé des travaux à l'entreprise avec laquelle vous travaillez dès que possible. Il jettera les bases de nombreux autres documents de projet à l'avenir, alors débarrassez-vous-en rapidement.
Modèle d'énoncé des travaux (SoW) gratuit de Slite
Se lancer dans un énoncé des travaux peut être intimidant, surtout si vous n'avez pas beaucoup d'expérience dans leur rédaction ou si vous lancez un projet particulièrement important. Surtout, vous voulez vous assurer de produire un document clair et de haute qualité qui ne manque aucun élément ou livrable clé.
Heureusement pour vous, Slite est là pour vous aider à développer le SoW parfait pour les besoins de votre projet. Notre modèle d'énoncé des travaux est gratuit et parfait pour que les équipes collaboratives travaillent ensemble. Il est également facile à personnaliser en intégrant tous les éléments dont vous pourriez avoir besoin, y compris des vidéos, des images, des tableaux, des liens vers des documents, des exemples de SoW, et plus encore.
Chez Slite, nous sommes passionnés par l'aide aux équipes de projet pour qu'elles travaillent ensemble au maximum de leurs capacités. Un SoW en affaires est extrêmement important. Que vous ayez besoin de commencer à travailler sur un SoW dès maintenant ou que vous le fassiez dans un avenir proche, assurez-vous de profiter de notre modèle. Une fois que vous avez créé votre SoW, vous pouvez procéder à la rédaction d'une charte de projet et la partager avec les parties prenantes.
Comment rédiger un énoncé des travaux : Guide étape par étape
Les énoncés des travaux peuvent être rédigés différemment pour différentes entreprises et industries, en fonction des besoins de votre entreprise et des objectifs du projet. Il existe cependant des méthodes standard que vous devriez utiliser lors de la rédaction d'un SoW. Les étapes ci-dessous comprennent également certains éléments clés qui devraient se trouver dans un document SoW solide. Le contenu de votre énoncé des travaux est flexible en fonction des besoins de votre projet. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer d'inclure tous les éléments dont vous avez besoin pour refléter les différents aspects de votre projet.
1. Créez un plan pour le SoW
"The outline is the initial part of the statement that identifies it as a statement of work. It includes the title, date, reference number, writer's name, and other necessary details. This section also includes identifying details about your project like the project's name, project manager(s), high-level team members, key service providers, and clients' names.
You can use varying font sizes with the largest for the title. But while font size and weight may vary, for best results you should maintain the same font type."
2. Présentez le projet
Votre SoW devrait commencer par un bref résumé du projet en cours, avec tous les détails principaux couvrant l'échéancier de travail prévu et une liste des parties prenantes et de leurs différents rôles dans le projet. Cette étape est généralement un aperçu qui décrit le contexte et l'approche de votre projet, et établit qui travaillera dessus. Toute information de base pertinente sur le projet peut être mentionnée ici.
3. Définissez les buts et objectifs
Lorsque vous rédigez un énoncé des travaux en gestion de projet, vous avez besoin d'une section détaillée sur les buts et objectifs. Cette section décrit la mission et la vision du projet, indique son objectif final à la fin et énumère les attentes et les livrables finaux.
Énoncé de l'objectif
Un ou deux paragraphes suivant la section des objectifs sont consacrés à l'établissement de l'objectif du projet. L'énoncé de l'objectif décrit pourquoi le projet est intéressant, nécessaire ou utile. Il s'écarte légèrement du ton formel du projet et peut être rédigé dans une expression passionnée, représentant les aspirations du client pour le sprint prévu.
4. Énumérez et affinez les exigences du projet
Un énoncé des travaux approprié comprend tout ce qui est nécessaire pour mener à bien le projet, y compris les fonds, la main-d'œuvre et les autres ressources. Assurez-vous que les nécessités pour chaque sous-tâche sont décrites en détail pour éviter toute confusion ultérieure.
5. Spécifiez la portée des travaux
La portée des travaux is an extremely important milestone in SoW writing. When writing a statement of work, you must outline the resources to be allocated to each milestone, including people, funds, equipment, and time. This sets the tone for the project plan and outlines all the tasks, bits of work, divisional assignments, milestones, and core activity phases involved in executing the project. All currently estimable bits of work regarding the project should be included.
Generally, this section of the statement is a well-outlined establishment of what work will be done by the team, as well as how the work will be done. This is especially key because it helps avoid the dreaded scope creep.
Structure de répartition du travail (WBS)
The scope of work is often mis-thought to be the WBS, but they are not necessarily the same. In a statement of work, the WBS format can be used several times within the scope of work to represent a hierarchy of tasks that break down a project into smaller, more manageable parts. It's sometimes called a task breakdown or work breakdown.
6. Estimez l'échéancier et les étapes
Choisir ces dates et obtenir la conformité de l'équipe peut être difficile. Préparez l'échéancier du document SoW en collaboration avec les commentaires des membres de l'équipe et incluez une flexibilité (si possible) pour les changements de plan. Joignez des dates de début et de fin à chaque tâche et étape, mais ne fixez pas d'échéanciers déraisonnables, sinon l'ensemble du plan échouera. Des informations sur les principaux livrables et les objectifs du projet sont également décrites.
Cette section est parfois stylisée comme une section de période d'exécution. Elle peut également inclure des références à la planification des paiements.
7. Inclure des informations sur le budget et les conditions de paiement
Les problèmes de budget surviennent souvent, alors ne mâchez pas vos mots lorsque vous rédigez un énoncé des travaux. Soulignez l'importance des paiements à temps et indiquez les échéanciers de paiement pour chaque étape, tâche et période. Soyez clair sur les conséquences pour les équipes qui ne réalisent pas les étapes importantes lorsque les paiements sont dus, mais assurez-vous d'abord d'obtenir l'approbation de vos supérieurs. Fournissez également un aperçu des méthodes de paiement : il est préférable d'avoir une option de collecte qui est ensuite répartie en interne aux membres de l'équipe.
8. Critères d'acceptation
Il s'agit généralement d'une section brève mais bien définie qui décrit un ensemble d'exigences spécifiques à satisfaire pour que le projet soit considéré comme réussi. Ces points peuvent être présentés sous forme de liste à puces, de tableau d'informations, d'infographies modélisées et d'autres méthodes. Il s'agit d'une partie solide du contrat d'énoncé des travaux où les deux parties conviennent que l'achèvement du projet peut être lancé si les points décrits dans cette section sont satisfaits.
Protocole de clôture du projet
Cette section est une description de la façon dont le projet sera finalement conclu, ainsi que des résultats attendus. Dans le document d'énoncé des travaux, le protocole de clôture doit exprimer les détails des événements ou des activités qui peuvent entourer la fin du projet afin d'éviter les conflits de part et d'autre à l'avenir.
9. Recueillir les signatures
Commencez votre page de signature de l'énoncé des travaux par une ligne qui décrit la nature contraignante de l'accord. Laissez des emplacements pour le chef de projet, les parties prenantes et le client avec le nom de chaque personne et un emplacement pour la signature de la date de signature des travaux ci-dessous.
10. Autres éléments de soutien
Les autres composantes des contrats d'énoncé des travaux comprennent :
• Toutes les exigences spéciales, ressources, ou spécifiques conditions générales.
• General communication.
• Critères de modification de l'énoncé des travaux (it's best to account for this before it happens).
• Any documents d'autorisation.
Nos meilleurs conseils pour créer un énoncé des travaux efficace
Développez-le en collaboration
Comme nous l'avons mentionné, les meilleurs énoncés des travaux sont élaborés ensemble. Si vous êtes chef de projet, ne faites pas l'erreur d'essayer de rédiger l'ensemble du document vous-même. Bien que vous en soyez capable, vous n'obtiendrez pas le meilleur résultat. Si vous voulez vraiment produire un excellent énoncé des travaux, assurez-vous d'exploiter la puissance de toute votre équipe de projet. Par exemple, si un membre spécifique de l'équipe ou un sous-comité travaille sur la portée du projet, assurez-vous qu'il définit également la portée aux fins de votre énoncé des travaux. Cela assurera la cohérence et l'exactitude de la rédaction de l'énoncé des travaux, et veillera également à ce que tout le travail ne repose pas sur les épaules d'une seule personne.
Utilisez des modèles pour vous aider à démarrer
Avouons-le, la rédaction d'un énoncé des travaux peut être intimidante. Il prépare le terrain pour l'ensemble de votre projet, vous devez donc vous assurer de ne manquer aucune tâche ni aucun livrable, ni de déformer quoi que ce soit. C'est aussi généralement le premier document formel qui est échangé entre l'entreprise et le client, et il peut même servir d'outil de gestion des contrats en jetant les bases d'un accord-cadre de services ou d'un contrat, le cas échéant.
Afin de vous donner une pause au démarrage, utilisez un modèle d'énoncé des travaux. Il vous donnera des conseils, vous fournira une orientation et vous présentera même un format à partir duquel vous pourrez vous développer.
Trouvez le juste équilibre entre le spécifique et l'ouvert
Si vous nous le demandez, l'une des parties les plus difficiles de la rédaction d'un excellent énoncé des travaux est de trouver le juste équilibre entre le détail et la longueur. Étant donné que votre plan d'énoncé des travaux peut être inclus dans un document volumineux (comme un plan de projet), il est conseillé de le garder aussi concis que possible. Quelques pages sont idéales lorsque cela est possible.
Cependant, comme vous l'avez probablement remarqué dans notre section sur les éléments de l'énoncé des travaux, il y a beaucoup de choses à couvrir dans un énoncé des travaux. Vous devrez inclure un degré relativement élevé de description et de détails sur les produits ou services en développement. Pour cette raison, la rédaction d'un énoncé des travaux concis ne doit pas sacrifier l'inclusion de détails ou d'informations clés relatifs à votre projet.
Utilisez un langage clair et concis
Dans la grande majorité des cas, un grand nombre de personnes liront votre énoncé des travaux. Les projets complexes impliquent des équipes de personnes importantes possédant une expertise dans différents domaines, et bon nombre d'entre elles seront probablement chargées d'examiner et d'approuver votre accord d'énoncé des travaux.
Pour cette raison, assurez-vous d'écrire clairement et de manière concise dans votre énoncé des travaux. Utilisez un langage que vous savez qu'une variété de personnes de différents secteurs seraient en mesure de comprendre. Sinon, il semble que votre documentation soit rédigée de manière confuse et manque d'accessibilité.
Tenez compte des modifications futures
Les projets sont dynamiques ; ils passent par de nombreuses phases, évolutions et exigences de projet différentes avant d'être finalement conclus. Vous pouvez presque garantir que la première version de votre document d'énoncé des travaux ne sera pas la dernière, quel que soit le temps que vous consacrez à son élaboration (un autre avantage de l'utilisation d'un logiciel pour vous aider à le rédiger).
Afin de faire face à ce défi avant qu'il ne survienne, prenez le temps d'établir des critères pour la modification de votre énoncé des travaux avec votre client. Cela vous protégera contre les erreurs de communication à l'avenir et vous assurera que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les exigences de travail.
N'oubliez pas de relire et de modifier
Enfin, un énoncé des travaux est une sorte de contrat informel. Pour cette raison, l'une de vos tâches les plus importantes lors de sa rédaction est de vous assurer que votre version finale est impeccable. Cela signifie qu'elle doit refléter la version la plus récente d'informations de haute qualité et être exempte de toute erreur d'orthographe ou de formatage (cela peut changer en fonction des normes de l'industrie). Assurez-vous de demander à plusieurs paires d'yeux différentes de relire et de modifier votre énoncé des travaux.
Vous êtes prêt à vous lancer dans votre énoncé des travaux
Que vous soyez sur le point de commencer à rédiger un énoncé des travaux ou que vous en ayez un en préparation à l'avenir, nous espérons que ce guide vous a aidé à vous orienter dans la bonne direction. N'oubliez pas que vous pouvez utiliser un énoncé des travaux de projet de différentes manières pour profiter à votre équipe professionnelle et vous assurer de réaliser un projet réussi une fois que tout sera dit et fait. Le travail impliqué dans la rédaction de votre énoncé des travaux au départ en vaudra la peine à long terme.
Assurez-vous de garder ce guide à portée de main pour vous y référer à tout moment et commencez avec un modèle d'énoncé des travaux lorsque vous êtes prêt à partir. Bonne rédaction !
Pourquoi utiliser un logiciel pour vous aider à élaborer votre énoncé des travaux
Il existe de nombreuses façons dont les différents logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à élaborer votre énoncé des travaux. C'est parce qu'ils :
Augmentent la collaboration
Votre équipe est probablement composée d'une variété de personnes différentes qui soutiendront votre travail de différentes manières. Ils ont sans aucun doute tous des forces et des faiblesses individuelles qui aideront à mener à bien votre projet. Étant donné qu'une équipe travaillera sur votre projet tout au long de son cycle de vie, une équipe devrait participer à l'élaboration de votre contrat d'énoncé des travaux.
Les logiciels comme Slite facilitent la création de documents en collaboration
Lors de la rédaction d'un énoncé des travaux, il est optimal que vos informations et votre documentation soient stockées dans un espace spécialisé et sécurisé auquel les membres de l'équipe peuvent facilement accéder et sur lequel ils peuvent travailler à tout moment.
Ceci est particulièrement important pour les équipes à distance ou les équipes de projet dont les membres vivent dans des fuseaux horaires différents, mais est également bénéfique même si vous rencontrez régulièrement vos collègues en personne. Quel que soit l'endroit où vous vous trouvez, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet convivial pour la collaboration vous fait gagner du temps dans la rédaction de l'énoncé des travaux et vous permet de donner la priorité uniquement aux réunions en personne les plus essentielles.
Vous aident, vous et votre équipe, à vous organiser
Lorsque vous travaillez sur un projet, il y a toujours une quantité presque infinie de travail à faire. La façon la plus simple de s'assurer que tout ce travail est effectué de manière opportune et de haute qualité est de s'assurer que votre équipe de projet est organisée. La création d'un énoncé des travaux dans la gestion de projet, en particulier dans les grands projets, peut être un test solide de l'organisation, de la coopération et de la coordination de l'équipe.
L'utilisation d'un logiciel pour vous aider à rédiger un énoncé des travaux et d'autres documents de projet est essentielle pour vous assurer que votre équipe est organisée et que votre projet réussi sera terminé selon le calendrier. Vos documents définiront clairement les différents éléments de votre projet, afin que les membres de l'équipe sachent sur quoi ils sont censés travailler. Ils pourront également s'y référer comme guide s'ils s'égarent.
Vous permettent d'accéder à d'autres outils et solutions de gestion de projet
Même les projets les plus simples nécessitent une large gamme de documents. L'énoncé des travaux n'est que la pointe de l'iceberg. Pour cette raison, l'utilisation d'une plateforme qui peut vous aider à rédiger votre énoncé des travaux et d'autres documents peut vous faciliter grandement la vie tout au long de votre projet.
Slite dispose d'une large gamme d'outils et de modèles de gestion de projet différents qui peuvent répondre à tous les besoins de votre projet. Quel que soit le type de document de projet que vous devez créer, nous avons quelque chose pour vous.
Conservez votre travail dans un endroit central et facilement accessible
Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet, vous pouvez oublier d'avoir à envoyer des documents dans les deux sens. Les meilleurs logiciels de gestion de projet vous permettent de conserver votre travail stocké dans un espace de travail central en ligne où il est accessible de presque partout à tout moment. Votre énoncé des travaux et d'autres documents peuvent également être mis à jour et travaillés en temps réel, de sorte que votre équipe de projet aura toujours accès aux informations les plus récentes.
Ajoutez des éléments riches à votre document
Enfin, les logiciels de gestion de projet vous permettent d'ajouter divers éléments à vos énoncés des travaux et à d'autres documents. Vous pouvez faire bien plus que d'ajouter du simple texte et des images comme sur Google Docs.
Si vous utilisez Slite pour travailler sur vos projets, vous aurez les éléments suivants à votre disposition :
-Checklists & bulleted lists
-Images
-Tables
-Quotes
-Hints
-Code snippets
-Document links & file attachments
-Sketches
-Videos
-Tables of contents
-Sample statement of work and other management documents with the template
Nous fournissons également une variété d'intégrations que vous pouvez utiliser comme Draw.io, Google Maps, Google Drive, GitHub, Youtube, et plus encore.
