Es ist mitten an einem hektischen Montagmorgen. Ihr Marketingteam stellt gerade eine Kampagne fertig.
Sarah, die Teamleiterin, braucht die Checkliste vom letzten Quartal, um sicherzugehen, dass alles in Ordnung ist.
Aber wo ist sie? Irgendwo im geteilten Drive? Oder vielleicht in einem E-Mail-Thread von vor drei Monaten?
Bis sie sie aufgespürt hat, ist bereits eine halbe Stunde verloren, das Meeting gerät ins Stocken und alle sind frustriert. Argh!
Ist das ein häufiges Szenario? Wenn man den Statistiken glauben darf, verbringen Mitarbeitende 9,3 Stunden pro Woche allein damit, Informationen zu suchen und zusammenzutragen.
Auftritt des Retters dieser Geschichte: das private Wiki. Ein privates Wiki bündelt alle Dokumente (Meeting-Notizen, Vorlagen, Leitfäden und Berichte) und ermöglicht so einen schnellen Zugriff und eine reibungslose Zusammenarbeit im Team.
In diesem Artikel führen wir Sie durch den Aufbau eines privaten Wikis, das funktioniert und Ihr Team mit wenigen Klicks von ratlos zu bestens ausgestattet bringt.
Was ist ein privates Wiki?
Ein privates Wiki ist wie eine eigene Version von Wikipedia, aber vollständig auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten und nur für Personen mit Berechtigung zugänglich.
Einfach gesagt: Sie müssen nicht mehr mehrere Tools oder E-Mails durchforsten, um die gewünschte Information zu finden. Alles ist an einem Ort gespeichert. Schluss damit, Kolleginnen und Kollegen anzurufen oder wiederholt Slack-Nachrichten zu schreiben, um an Informationen zu kommen.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Softwareentwicklungsteam vor, das ein Wiki erstellt, um Coding-Standards, Projektpläne und Release Notes zu dokumentieren.
Hier ist das private Wiki von Slite:
Welche Vorteile hat ein privates Wiki?
Brauchen neue Mitarbeitende Vorlagen, um Standardprozesse auszuführen? Verlieren Teammitglieder Zeit wegen unklarer Arbeitsabläufe? Ist es schwierig geworden, Wissen zu skalieren?
Wenn Sie all diese Fragen mit Ja beantworten, brauchen Sie ein privates Wiki.
Hier sind fünf zentrale Vorteile, die für die Erstellung eines privaten Wikis sprechen.
Erleichtert den Zugang zu Informationen und die Zusammenarbeit im Team
„Ist das die neueste Version unserer HR-Richtlinie?“
„Wo sind die Meeting-Notizen unserer letzten Besprechung zur Feature-Entwicklung?“
Ein privates Wiki spart die Zeit, die man mit der Suche nach diesen Antworten verbringt. Alles befindet sich auf einer einzigen Plattform.
Als Omnisend zum Beispiel begann, schnell zu wachsen, stellte das Unternehmen fest, dass das Wissen in den Köpfen des Managementteams in Silos feststeckte. Es brauchte eine Möglichkeit, es zu dokumentieren und zumindest anderen zugänglich zu machen.
Das Team wandte sich an Slite und erstellte das, was es eine „Omnipedia“ nennt. Das Team füllte sie mit Channels, Collections und Dokumenten, die alle nutzen konnten. Auch neue Mitarbeitende.
Das Beste daran? Selbst mit all diesen Daten kostete das Navigieren durch die Informationen keine Zeit. Das Team konnte Ask in Slite nutzen, um sofort Antworten auf seine Fragen zu erhalten.
Alternativtext: Ask durchsucht alle Dokumente Ihres Wikis, um Ihre Fragen zu beantworten
Das Ergebnis? Alle wussten, wie die Dinge gebaut wurden, verstanden die Logik hinter der Funktionsweise des Produkts und hatten Zugang zu wichtigen Informationen wie Abteilungsprozessen, HR-Richtlinien und Meeting-Notizen.
Hält Informationen sicher
Sie möchten nicht riskieren, vertrauliche Informationen preiszugeben.
Ein privates Wiki speichert nicht nur alle Informationen an einem Ort, sondern verwahrt sie durch seine Funktionsweise auch sicher und gewährt nur denjenigen Zugang, die ihn benötigen.
So können Sie zum Beispiel den Zugriff auf wichtige Investitionsunterlagen auf die Mitglieder Ihres Managementteams beschränken.
Unterstützt das Onboarding
Viele Unternehmen nutzen ein privates Wiki für Onboarding-Zwecke. Es lässt sich zu einem Willkommenspaket ausgestalten und gibt neuen Mitarbeitenden alle Informationen, die sie über Arbeitsprozesse, Unternehmensrichtlinien und Personen brauchen.
Alex Wiley, Product Head bei OneUp Sales, sah das Onboarding zum Beispiel als großen Nachteil des fehlenden Dokumentierens. Neue Mitarbeitende wurden in seinem Unternehmen in Aufgaben und Teams geworfen, ohne jeden Kontext dazu, woran sie arbeiteten oder warum.
Die Lösung bestand darin, ein detailliertes privates Wiki auf Slite zu erstellen, dessen einer Schwerpunkt das Onboarding war.
Das Ergebnis, in Alex' Worten: „[Neue Mitarbeitende] haben 30-, 60- und 90-Tage-Pläne. Wir führen ihre Einzelgespräche durch. Wir bekommen in der Regel unglaublich positives Feedback dazu, wie leicht es war, bis zum Ende der ersten Woche alle Informationen zu finden. Sie hatten das Gefühl, das Unternehmen, seine Funktionsweise und die einzelnen Abteilungen verstanden zu haben.“
Macht Wissen skalierbar
Nehmen Sie zum Beispiel Microsoft Teams: Hatten Sie schon einmal Probleme damit, dass Teammitglieder Dokumente aus Ihrer Wissensdatenbank herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen und Sie anschließend mehrere Versionen desselben Dokuments haben? Das kann sehr schnell sehr chaotisch werden.
Mit einem privaten Wiki können Sie problemlos neue Seiten hinzufügen, bestehende aktualisieren und verwandte Inhalte verlinken und so ein sich selbst tragendes Wissens-Ökosystem schaffen. Eines der Dinge, die mir am besten gefallen: Sie können sogar Änderungen nachverfolgen. Wenn ich zum Beispiel zu einer Seite in unserem privaten Wiki bei Slite gehe und etwas fehlt, kann ich problemlos die ältere Version prüfen, um zu sehen, ob es früher vorhanden war.
Hilft bei effektiver Entscheidungsfindung
Die besten Unternehmen, mit denen ich gearbeitet habe, hatten eines gemeinsam: Die Teams arbeiteten nicht in Silos. Informationen zu Marketing und Produkt waren für die Content-Teams problemlos verfügbar. Und umgekehrt. Das half den Teamleitenden, Entscheidungen zu treffen, die auf ein größeres Geschäftsziel ausgerichtet waren.
Ein privates Wiki mit passenden Zugriffskontrollen kann diesen teamübergreifenden Informationsaustausch erleichtern.
Sogar der VP of Engineering bei Omnisend stimmt zu: „Wir ermutigen Teams, offene Channels zu haben. Wir versuchen, keine Informationen voreinander zu verbergen.“
Beispiele für ein privates Wiki aus der Praxis
Ob Sie die Hunderte von Dokumenten in Ihrer Organisation ordnen, einen Onboarding-Prozess für jede Abteilung erstellen oder alles auf einer Plattform zusammenführen möchten: Ein privates Wiki ist der richtige Weg.
Hier sind zwei Beispiele für ein privates Wiki, die Sie inspirieren sollen.
1. Das Teamverzeichnis von Slite
Sie möchten unangenehme Vorstellungen vermeiden und direkt zum schönen Teil kommen?
Wir haben bei Slite ein privates Wiki erstellt, in dem neue Mitarbeitende die Personen kennenlernen können, mit denen sie zusammenarbeiten werden.
Jede Zeile in der Tabelle enthält einen Link zum Vorstellungsdokument des jeweiligen Teammitglieds. So sieht es bei Christophe Pasquier, unserem CEO, aus.
Unsere Teammitglieder gestalten ihren Vorstellungsartikel, wie sie möchten, aber er enthält in der Regel Details zu Arbeitsweisen, Familienleben, Hobbys und Interessen.
Was können Sie aus diesem Beispiel für ein privates Wiki lernen?
- Private Wikis müssen nicht nur aus Arbeit, Arbeit und nochmals Arbeit bestehen. Sie können die Kultur, die Werte und die Menschen in Ihrem Team in den Vordergrund stellen. Gestalten Sie den Onboarding-Prozess ansprechend.
- Statt Ihre Wikis nur aus Text bestehen zu lassen, binden Sie Elemente wie Tabellen, Bilder und sogar kurze Videos ein.
- Packen Sie nicht alles in ein einziges Dokument. Erstellen Sie Unterdokumente oder verknüpfte Dokumente. Wir hätten zum Beispiel die Vorstellung jedes Mitglieds direkt auf der Startseite ergänzen können. Stattdessen haben wir an die Nutzererfahrung gedacht und einfache Links erstellt, damit die Leute zur gewünschten Vorstellung springen konnten.
2. Kursnotizen zur diskreten Mathematik
Dieses Wiki enthält alle wichtigen Konzepte eines zweisemestrigen Kurses zur diskreten Mathematik.
Alles ist sauber miteinander verknüpft, sodass die Studierenden leicht von einem Konzept zu einem anderen, verwandten Konzept wechseln können.
Was können Sie aus diesem Beispiel für ein privates Wiki lernen?
- Private Wikis sind nicht nur für den Teameinsatz gedacht. Sie können ein persönliches Wiki erstellen, in dem Sie wichtige Informationen, Notizen und Prozessstrukturen festhalten. Es ist, als hätten Sie ein Gehirn, das sich tatsächlich an all das Wichtige erinnert.
- Machen Sie den Nutzern die Navigation leicht. Die Startseite dieses Wikis beschreibt seinen Zweck und wie Nutzer nach Konzepten suchen können.
- Die interaktive Graph-Ansicht zeigt den aktuellen Artikel und seine Verbindungen zu anderen. Nutzer können zu jedem verbundenen Artikel springen, indem sie einfach in der Ansicht auf den Knoten klicken.
Wie Sie in 7 Schritten ein privates Wiki aufbauen, mit Slite
Private Wikis sind nicht länger schwer einzurichten. Sie brauchen keine Kenntnisse in javascript, CSS, PHP, HTML, RSS-Feeds oder Syntax (haben wir etwas vergessen?), wie es früher einmal der Fall war.
Heute sind private Wikis eine Art Plug-and-Play-Einrichtung.
Es gibt viele Wiki-Tools da draußen: MediaWiki, DokuWiki, TiddlyWiki, Wikidot, Fandom und Confluence, um nur einige zu nennen. Für dieses Tutorial bleiben wir jedoch bei dem, was wir kennen, und verwenden Slite.
1. Erstellen Sie Ihr Slite-Konto
Zuerst müssen Sie Ihr Konto erstellen. Das ist kostenlos und Sie können der Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen. Verwenden Sie Google, Slack, Apple ID oder Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, um sich zu registrieren. Erzählen Sie uns ein wenig über sich und Ihr Team. Und schon kann es losgehen.
2. Nutzen Sie unseren Wiki Generator oder starten Sie bei null
Brainstormen Sie und sammeln Sie Ideen dazu, was Ihr Wiki enthalten sollte.
Wenn Sie ein Wiki für Ihre gesamte Organisation erstellen möchten, können Sie einen allgemeinen Channel (mit internen Prozessen, Richtlinien, HR-Richtlinien und Unternehmenswerten), Abteilungs-Channels (Engineering, Produkt, Finanzen, Marketing und Operations) und einen Team-Channel (der die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten beleuchtet) anlegen.
Klingt das überwältigend? Keine Sorge. Gehen Sie einfach zu unserem Wiki Generator, beantworten Sie ein paar Fragen und lassen Sie die KI ihre Magie wirken.
So habe ich ihn zum Beispiel genutzt, um ein Wiki für meine fiktive Digitalmarketing-Agentur zu erstellen.
Anschließend konnte ich das Ergebnis prüfen, Abschnitte hinzufügen/löschen und die Struktur finalisieren.
Profi-Tipp: Beziehen Sie Ihre Team-/Abteilungsleitungen in diesen Schritt ein, damit Sie keine wichtigen Channels und Prozesse übersehen.
3. Füllen Sie Ihr Wiki mit Inhalten
Wenn Sie bereits Inhalte haben, können Sie diese aus Tools wie Notion oder Confluence importieren oder Dokumente sogar von Ihrem Gerät hochladen.
Ich habe mich an die umfassende, bewährte Vorlagenbibliothek von Slite gewandt.
Sobald ich eine vorläufige Struktur für jedes Dokument hatte, begann ich, mit dem WYSIWYG-Editor von Slite zu spielen, um Inhalte hinzuzufügen. Glauben Sie mir, es ist so einfach wie das Tippen des / im Editor, um alle Möglichkeiten freizuschalten, sei es das Hinzufügen von Bildern, Tabellen, Videos oder das Einbetten aus einem bestehenden Tech-Stack.
Das Beste daran? Nichts ist in Stein gemeißelt. Ich konnte jedem Dokument vorläufige Inhalte hinzufügen und sie später anpassen. Dank der einfachen Nachverfolgung von Änderungen und der Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen, weiß ich, dass all meine Informationen immer verfügbar und leicht zugänglich sein werden.
Verwandte Lektüre: Die Anatomie eines großartigen Dokuments
4. Verlinken Sie verwandte Seiten
Eines der Dinge, die ein privates Wiki auszeichnen, sind seine einfache Navigation und sein einzigartiger Organisationsansatz. Möglich wird das durch die Verlinkung. Statt unverbundener Dokumente in verschiedenen Ordnern können Sie verwandte Seiten verlinken und Nutzer dazu animieren, mehr Zeit in Ihrem Wiki zu verbringen.
Verlinken Sie zum Beispiel in der „Bereit-zum-Veröffentlichen-Checkliste“ auf die Redaktionsrichtlinien.
In Slite können Sie mit dem @-Befehl problemlos auf ein anderes Dokument verlinken.
Sie können einen Dokumentlink sogar in eine Dokumentkarte verwandeln, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Link fahren, das Drei-Punkte-Menü auswählen und auf „Card View“ klicken.
Fügen Sie der Dokumentkarte eine Beschreibung hinzu, damit Nutzer verstehen, was sie erwartet, wenn sie darauf klicken.
5. Konfigurieren Sie Rollen und Zugriffsrechte
Vielleicht möchten Sie Ihr privates Wiki für das Team zugänglich halten, aber manche Abschnitte, wie Gehaltsabrechnungen oder Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitenden, erfordern womöglich einen eingeschränkten Zugriff. Außerdem möchten Sie vielleicht unbefugte Bearbeitungen verhindern, etwa Änderungen an den Markenrichtlinien.
Mit Slite können Sie:
- Ihre Wikis privat oder öffentlich halten
- Dokumentberechtigungen festlegen, wer Informationen bearbeiten, kommentieren und löschen darf
- Den Zugriff auf reine Leseberechtigungen beschränken
- Externen Partnern eingeschränkten Zugriff gewähren
- Versehentliche Bearbeitungen vermeiden, indem Sie die Funktion „Bearbeitung schützen“ aktivieren
- Kaskadierende Berechtigungen festlegen, um die Berechtigungen auf jeder Ebene der Dokumenthierarchie anzupassen
- Nutzerrollen jederzeit ändern
6. Bitten Sie um Feedback
Eine größere Herausforderung als das Erstellen eines Wikis ist es, sicherzustellen, dass Ihr Team es auch wirklich nutzt. Das gelingt nur, wenn Ihr privates Wiki wirklich hilfreich ist. Deshalb empfehlen wir, Ihr Team einzubeziehen, bevor Sie das Wiki finalisieren.
Bitten Sie sie, beizutragen und ihr Feedback zu teilen.
Sie können sie dazu ermutigen, Inline-Kommentare im Dokument zu hinterlassen. Das ähnelt dem Hinzufügen von Kommentaren in einem Google Doc. Teammitglieder können sich gegenseitig erwähnen, Kommentare filtern, sie lösen, gelöste Threads ansehen und Kommentare löschen.
Verwandte Lektüre: Wissensaustausch bei der Arbeit verbessern: 8 einfache Wege, die wirklich funktionieren
7. Verfolgen Sie die Mitarbeiteraktivität und die Wiki-Performance
Wie prüfen Sie, ob Ihr Wiki tatsächlich genutzt wird? Oder welche Teile des Wikis nie genutzt werden und archiviert werden können?
Um das zu verfolgen, müssen Sie jede Aktivität messen, die in Ihrem Wiki stattfindet. Bei Slite bieten wir „Usage Analytics“, die die Adoptionsrate, die Anzahl der erstellten Dokumente, den Anteil der Suchen, die zu einem Dokument führen, den Prozentsatz der Personen, die „AskX“ nutzen, sowie die wichtigsten Verfassenden und Lesenden in Ihrem Team anzeigen.
Diese Informationen können Erkenntnisse zutage fördern, mit denen Sie die Wiki-Performance steigern können.
Best Practices für die Pflege eines privaten Wikis
Machen Sie seine Informationen zugänglich
Lassen Sie Ihr Team nicht 10 Schritte durchlaufen, um die gesuchte Information zu finden. Die Suche von Slite hilft Ihnen zwar, Dokumente innerhalb Ihres Wikis zu finden, doch moderne Teams müssen über all ihre Tools hinweg suchen, nicht nur in ihrer Wissensdatenbank. Super verändert die Art und Weise, wie Teams auf Informationen zugreifen, indem es Ihr Slite-Wiki mit Linear, Slack, Google Drive und über 20 weiteren Business-Tools in einer einzigen intelligenten Suchoberfläche verbindet.
Statt sich zu merken, welches Tool welche Information enthält, können Teammitglieder Fragen in natürlicher Sprache stellen, etwa „Wie lautet unsere Richtlinie zum Remote-Arbeiten?“ oder „Zeig mir die Ergebnisse der Marketingkampagne aus Q3“, und umfassende Antworten aus ihrem Wiki und allen verbundenen Tools mit Quellenangaben erhalten. Diese toolübergreifende Intelligenz spart Teams im Durchschnitt 4 Stunden pro Person und Woche und sorgt zugleich dafür, dass Ihre sorgfältig kuratierten Wiki-Inhalte gemeinsam mit relevanten Informationen aus anderen Plattformen gefunden werden.
Super wurde vom Team hinter Slite entwickelt und lässt sich nahtlos über eine Chrome-Erweiterung, einen Slack-Bot und den Zugriff über die Web-App integrieren. Ihr Team nutzt Slite genau wie zuvor weiter und gewinnt zugleich die Möglichkeit, Ihr gesamtes Wissens-Ökosystem zu durchsuchen. Bereit, Ihr privates Wiki wirklich auffindbar zu machen? Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie KI-gestützte Unternehmenssuche die Zugänglichkeit des Wikis verbessert.
Setzen Sie auf gutes Design
Langweilen Sie Ihre Leser nicht. Gestalten Sie Ihr Wiki ansprechend, indem Sie Design-Elemente wie Hervorhebungen, Bilder, Code-Snippets, Blockzitate und Hinweise verwenden.
Alternativtext: Das schlichte, schöne Design unseres Wiki-Dokuments
Je schöner Ihr Wiki aussieht, desto eher sind die Leute geneigt, es zu lesen.
Schreiben Sie prägnant
Stellen Sie sich vor, Ihre Frage wird beantwortet. Möchten Sie lange Absätze lesen? Oder kurze Sätze, kombiniert mit überfliegbaren Aufzählungspunkten? Letzteres, oder?
Bleiben Sie bei kurzen, prägnanten Sätzen. Denken Sie daran wie an das Notizenmachen. Versuchen Sie, jeglichen Jargon zu vermeiden, der Ihre Leser verwirren könnte.
Möchten Sie Ihr langweiliges Dokument in wenigen Sekunden in ein fesselndes verwandeln? Probieren Sie Slites Document Formatter aus.
Gehen Sie über Text hinaus
Verzichten Sie auf Text, wenn Sie dieselbe Information über ein Visual vermitteln können. Bei Slite lieben wir es, Skizzen zu verwenden, um unsere Ideen auszudrücken.
Räumen Sie Ihre Dokumente immer auf
Genaue und aktuelle Informationen sind der Schlüssel zu einem großartigen Wiki. Archivieren Sie ungenutzte Dokumente und richten Sie Ablauf-Erinnerungen für Dokumente ein, die regelmäßige Aktualisierungen erfordern, etwa Unternehmenshandbücher und SOPs.
Bereit, noch heute mit Ihrem privaten Wiki loszulegen? Legen Sie direkt los, registrieren Sie sich schnell und kostenlos und beginnen Sie, mit Slite-Vorlagen Ihren Teams bei echter Arbeit zu helfen.
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