Anleitung zum Schreiben interner Dokumentation

Diese Anleitung soll Ihnen helfen, interne Dokumentationsprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen. Egal, ob Sie zum ersten Mal interne Dokumentation erstellen möchten oder über eine Menge Wissen verfügen, aber Ihre Dokumente überall verstreut sind, diese Anleitung kann Ihnen helfen, das interne Dokumentationsprojekt zu meistern.

In diesem kurzen Artikel helfen wir Ihnen, ein Geschäftsszenario zu erstellen, um das interne Dokumentationsprojekt genehmigt zu bekommen, und führen Sie durch die Strukturierung des Projekts mit Ihrem eigenen Unternehmen.‍

Was ist interne Dokumentation und warum ist sie so wichtig?

Ziele

Interne Dokumentation ist im Wesentlichen ein Prozess, bei dem das gesamte Wissen Ihres Unternehmens an einem Ort zusammengeführt wird. Die Erstellung interner Dokumentation erfordert Zeit und Mühe, um eine Wissensdatenbank als Bezugspunkt für alle Unternehmensprozesse und -verfahren einzurichten, was die Zusammenarbeit und Organisation erheblich verbessern kann.

Um diese Wissensdatenbank aufzubauen, benötigen Sie keine Tools mehr, die aus Quellcode oder Software-Engineering-Kenntnissen dokumentieren. Es ist etwas, das jeder in Ihrem Team übernehmen kann. Und übernehmen sollte.

Es ist erwähnenswert, dass sich dies von der externen Dokumentation unterscheidet. Die externe Dokumentation baut eine Wissensdatenbank für Auftragnehmer oder andere externe Stakeholder auf; sie ist informationssensibler und kundenorientierter in ihrer Sprache. Ihre interne Dokumentation ist für Ihre Mitarbeiter geschrieben und konzipiert, ausschließlich für den internen Gebrauch. Es ist wichtig, Ihre Markenmission und Ihren Ton in Ihren internen Dokumenten zu verankern, um ein Gefühl der Einheit zu gewährleisten, selbst in einem operativen Tool. Darüber hinaus ist eine aktuelle Dokumentation entscheidend, um die Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und -verfahren sicherzustellen.

Verschiedene Arten interner Dokumentation

Es gibt verschiedene Arten interner Dokumentation, die Sie kennen müssen, bevor Sie beginnen, z. B. Prozessdokumentation, Teamdokumentation und Projektdokumentation. Zuerst müssen Sie sich fragen, unter welche Kategorie diese Wissensdatenbank fällt – bevor Sie mit dem technischen Schreiben beginnen.

Das Vorhandensein relevanter Dokumentation ist entscheidend, da sie die Produktivität und die Moral des Teams erheblich verbessern kann.

Teamdokumentation

Diese Art dreht sich um wichtige Themen wie Teamziele, Styleguides, Talente, Zeitpläne, Besprechungen und Timelines. Das Dokumentieren und Teilen von internem Wissen innerhalb einer zentralen Wissensdatenbank ist entscheidend für die Bewahrung des Unternehmenswissens, die Verbesserung der Kommunikation zwischen Teams, die Steigerung der Produktivität, das effiziente Onboarding neuer Mitarbeiter und die einfache Zugänglichkeit von Informationen. Sie ist spezifisch für bestimmte Bereiche des Unternehmens, und nicht jeder benötigt Zugriff auf die Wissensdatenbank jedes Teams.‍

Onboarding-Dokumentation‍

Alle internen Dokumente müssen in jedes Mitarbeiter-Onboarding integriert werden, wenn es losgeht, und sollten ein ständiger Bezugspunkt für aktuelle Mitarbeiter sein. Onboarding- und Benutzerdokumentation sollten HR-Prozesse und unternehmensweite Richtlinien für neue Teammitglieder enthalten. Es ist auch eine gute Idee, einen Überblick über die Unternehmensstruktur und die Mitarbeiter zu geben.

Projektdokumentation

‍Dies wird wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Wissensdatenbank in Ihrem Unternehmen sein und eine, die kontinuierlich aktualisiert werden muss. Dieser Bereich der technischen Dokumentation besteht aus Projekten, vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen – er wird ein Bezugspunkt während jedes Projekts und der historischen Dokumentation sein.

So verwalten Sie interne Dokumentation

Die Verwaltung interner Dokumentation ist für jede Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie stellt sicher, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die neuesten Informationen haben und effektiv zu Projekten beitragen können. Eine ordnungsgemäße Dokumentation trägt zur Aufrechterhaltung der Konsistenz, zur Verbesserung der Kommunikation und zur Reduzierung von Fehlern bei.

Die Verwaltung interner Dokumentation ist eine gemeinschaftliche Anstrengung und keine Aufgabe für eine einzelne Person.

1. Messen Sie die aktuelle interne Dokumentation

Das Wichtigste zuerst: Was haben Sie derzeit? Haben Sie bereits eine Art interne Dokumentation eingerichtet oder fangen Sie bei Null an?

Wenn Sie bei Null anfangen

Wenn dies der Fall ist, müssen Sie herausfinden, in wessen Kopf sich das Wissen derzeit befindet. Dieses Wissen befindet sich möglicherweise nicht immer bei den Dinosauriern des Unternehmens. Vielleicht sind neue Köpfe hinzugekommen, wurden mit einem Prozess betraut und für mehr Effizienz optimiert.

Wer ist für wichtige Prozesse oder Wissensbestände verantwortlich? Identifizieren Sie diese Mitarbeiter und nicht Personen, die einfach am längsten in Ihrem Unternehmen sind.‍

Wenn Sie bereits eine grundlegende interne Dokumentation haben

Unterschätzen Sie nicht, was Sie bereits haben. Wenn ein Unternehmen keine regulierte Open-Source-interne Dokumentationssoftware hat, neigen die Leute dazu, ihre eigene zu erstellen, um sicherzustellen, dass sie das Wissen irgendwo aufbewahren. Die erstellten internen Dokumente, wie z. B. Projektvorschläge, Geschäftsszenarien, Projektpläne und Besprechungsprotokolle, spielen eine entscheidende Rolle bei der Klärung der Projektziele, der Planung und Zuweisung von Ressourcen sowie der Ausrichtung der Projektbeteiligten.

Sie könnten eine Sammlung von Google Docs haben, die an persönliche Konten angehängt sind. Sie könnten Microsoft Word-Dokumente in E-Mail-Ketten oder Passwörter und sensible Informationen in den Notizen verschiedener Personen gespeichert haben. Vielleicht haben Sie zufällige Informationen in Javadocs gespeichert.

Was auch immer Sie im Moment haben, sammeln Sie alles. Dieser Prozess wird Ihnen helfen zu verstehen, wer einen Überblick über was hat, und sich darauf einzustellen, wie die Leute denken, dass Informationen gespeichert werden sollten.

2. Layout-Erkennung mit einem Index

Etwas, das den Leuten hilft, in Ihrer internen Dokumentationsbibliothek zu navigieren, wenn sie fertig ist, und die Informationen zu strukturieren, die Sie benötigen, ein Index. Ihr Index sollte logisch aufgebaut sein und kann massiv beim Einstieg helfen. Es ist oft am besten, diesen Teil des Projekts mit einer diversen Fokusgruppe aus Ihrem Unternehmen heraus zu starten.

Die Indizierung am Startpunkt des Prozesses wird auch Ihren Keyword-Suchprozess leiten, den Sie am Ende des Prozesses in der „So verwenden Sie dieses Unternehmen Wiki“-Anleitung anwenden werden.

‍3. Erstellen Sie Architektur und Vorlagen

Der nächste Schritt beim Aufbau Ihres Unternehmens-Wikis ist die Erstellung der Wissensdatenbankarchitektur und der Vorlagen. Obwohl das Schreiben von Dokumentation keine Produktentwicklung und keinen Quellcode mehr benötigt, sollte es dennoch als Softwareprojekt mit einer Software-Engineering-Denkweise behandelt werden. Überlegen Sie, wie Sie möchten, dass Mitarbeiter mit der Wissensdatenbank interagieren, wie sie zwischen Dokumenten navigieren, und überlegen Sie, was am sinnvollsten zusammengefasst werden kann.

Wenn jemand nach einer bestimmten Information sucht, welche anderen Informationen werden er nützlich finden? Es ist alles Teil der UX-Architektur.

Als nächstes kommt die UI-Architektur. Wie können Sie visuell ansprechende Vorlagen erstellen, die ebenso ansprechend und freudig zu lesen wie kenntnisreich sind? Sie können nicht erwarten, dass Teams sich durch große Textblöcke oder unformatierten Text quälen.

Erstellen Sie Vorlagen, die sich des visuellen Designs und der Ästhetik Ihrer Wissensdatenbank bewusst sind. Wenn Sie diese Vorlagen eingerichtet haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Beispiel für unsere interne Dokumentation in Slite‍

4. Weisen Sie Ersteller zu

Interne Dokumentation ist eine große Aufgabe, die Sie unmöglich alleine bewältigen können. Eine Person in einem großen Unternehmen kann nicht die Feinheiten jeder Abteilung und jedes Prozesses kennen. Die Ernennung von Content-Kuratoren für die Erstellung und Pflege interner Dokumentation ist entscheidend, um die Effektivität und Kontinuität Ihrer Wissensdatenbank sicherzustellen.

Weisen Sie Ihre Wissensdatenbank-Ersteller zu und berufen Sie eine strukturierte Besprechung ein, um sie in das Authoring-Tool einzuarbeiten und das Projekt zu starten. Durch das „Outsourcing“ Ihrer Wissensdatenbank stellen Sie einen detaillierteren Überblick über den Prozess sicher und erhalten einen ganzheitlichen Überblick über den Projektstatus. Erstellen Sie interne Dokumentation, um den Wissenstransfer innerhalb der Organisation zu erleichtern und Best Practices für das Dokumentenmanagement auszutauschen.

Machen Sie sich in dieser Phase keine Sorgen, so viele Leute einzubeziehen. Wenn Sie die vorherigen Schritte befolgt haben, sollte jeder wissen, wo sein Wissen in die Wissensdatenbank passt. Ihre Vorlagen stellen auch sicher, dass das Wissen, das Sie zurückerhalten, einheitlich und strukturiert ist – was Ihnen minimale Bearbeitungsarbeit ermöglicht.

An diesem Punkt kann es sich lohnen, mit Ihren Mitwirkenden zu klären, wer Zugriff auf ihren Teil der Wissensdatenbank hat. Auf Unternehmens-Wikis muss nicht jeder zugreifen, und sie können schädlich sein, wenn dies der Fall ist. Geben Sie Ihren Mitwirkenden die Gewissheit, dass bestimmte Personen nur auf ihren Bereich zugreifen.

5. Überprüfen Sie die Einreichungen in Ihrem Unternehmens-Wiki

Wenn Sie Ihre interne Dokumentation wirklich meistern wollen, ist es wichtig, ausreichend Zeit für die Überprüfung von Wissenseinreichungen und für Bearbeitungsrunden einzuplanen. Menschen schreiben anders; sie haben unterschiedliche Anwendungsfälle für teamspezifische Wörter und haben möglicherweise keinen Schreibstil, der zum Ton der Marke passt.

Erlauben Sie dies. Denken Sie nicht, dass Sie die Arbeitslast deswegen übernehmen müssen, und es bedeutet nur, dass Sie das Wissen, das Sie erhalten, bearbeiten müssen, um sicherzustellen, dass es in Markensprache und Genauigkeit einheitlich ist.

6. Ordnen Sie die operative Nutzung zu

Während Ihre Stakeholder ihre Gliederungen erstellen und Ihre Wiki-Vorlagen ausfüllen, ist es an der Zeit, das Runbook des Unternehmens-Wikis zu erstellen. Diese „Anleitung“ wird im Mittelpunkt Ihrer Onboarding-Kampagne stehen – sie muss so klar wie möglich sein.

Wenn Sie ein Slite-Benutzer sind, sollten Sie unbedingt die Leistungsfähigkeit von Ask hervorheben, der KI-gestützten Suche von Slite. Erklären Sie, wie es schnell relevante Informationen aus Ihrer Wissensdatenbank und den verbundenen Tools finden kann, wodurch Ihr Team wertvolle Zeit und Mühe spart.

Diese Benutzerhandbücher sollten Anwendungsbeispiele, eine Anleitung für den Einstieg und die zukünftige Verwendung sowie alle FAQs enthalten, von denen Sie glauben, dass sie im Laufe der Zeit auftauchen könnten.

7. Holen Sie Feedback ein und ermöglichen Sie Aktualisierungen

Sobald Ihr interner Dokumentationsprozess und die Wissensdatenbank des Unternehmens veröffentlicht sind, versuchen Sie, eine Fokusgruppe abzuhalten oder Feedback als Teil des Entwicklungsprozesses zuzulassen. Erlauben Sie den Leuten, Sie zu @taggen und ihre Fragen, Bedenken zu kommentieren oder nützliches Feedback zu geben. Diese Methode ist besonders nützlich für ein verteiltes Team, das über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeitet.

Sie können jedoch auch in Erwägung ziehen, nach ein paar Wochen Nutzung eine Feedback-Fokus-Sitzung zu veranstalten. Sammeln Sie eine Handvoll Benutzer aus dem Unternehmen und erfahren Sie, wie sie mit dem Tool interagieren. Wenn Sie so stark in den Aufbau einer Wissensdatenbank involviert sind, kann es schwierig sein zu verstehen, wie andere Leute damit interagieren. Geben Sie ihnen eine offene Möglichkeit, Ihr Wiki zu erstellen.

8. Weisen Sie Eigentümer nach Feld und Gesamtprojekt zu

Zu guter Letzt geht es darum, sich um die Lebensdauer Ihrer eigenen internen Dokumentation zu kümmern. Betrachten Sie diese Dokumente als lebende Informationsquellen. Die Strukturierung und Organisation der Arbeit innerhalb Ihres Dokumentationshubs ist entscheidend. Die Leute werden sich oft und in Zeiten der Not auf sie beziehen.

Es ist so wichtig, dass Sie dieses Wissen auf dem neuesten Stand halten. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn jemand Ihre Wissensdatenbank verwendet, nur um veraltete Informationen zu finden und herummailen zu müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

Tipps zum Meistern interner Dokumentation

Ein Killer-System für interne Dokumentation zu erstellen ist keine Raketenwissenschaft, aber es erfordert ein wenig Strategie und die richtigen Werkzeuge. So meistern Sie es:

1. Beginnen Sie mit einem Wissens-Audit: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, machen Sie eine Bestandsaufnahme dessen, was Sie bereits haben. Gibt es verstreute Dokumente, Stammeswissen, das in den Köpfen der Leute gefangen ist, oder vielleicht sogar ein veraltetes Wiki? Sammeln Sie alles, auch wenn es unordentlich ist. Dies gibt Ihnen einen Ausgangspunkt und hilft Ihnen, Lücken und Redundanzen zu identifizieren.
2. Erstellen Sie einen Fahrplan (und halten Sie sich daran): Behandeln Sie Ihr Dokumentationsprojekt wie jede andere wichtige Initiative. Entwickeln Sie einen klaren Fahrplan mit Timelines, Meilensteinen und zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Dies hält alle auf dem Laufenden und stellt sicher, dass Ihr Projekt nicht im Sande verläuft. Tools wie Slite können Ihnen helfen, diesen Fahrplan zu erstellen und zu teilen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
3. Bauen Sie eine solide Struktur auf: Stellen Sie sich Ihre Dokumentation wie eine gut organisierte Bibliothek vor. Erstellen Sie eine klare Hierarchie von Informationen, indem Sie Kategorien, Tags und ein Inhaltsverzeichnis verwenden, um es den Leuten zu erleichtern, das zu finden, was sie benötigen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die verschachtelte Seitenstruktur von Slite machen es einfach, eine logische und leicht zu navigierende Wissensdatenbank zu erstellen.
4. Schreiben Sie für Ihr Publikum: Denken Sie daran, Ihre interne Dokumentation ist für Ihre Mitarbeiter, nicht für Ihre Kunden. Verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache und vermeiden Sie Fachjargon. Denken Sie über die Fragen nach, die Ihre Teammitglieder wahrscheinlich stellen werden, und beantworten Sie sie proaktiv. Der kollaborative Editor von Slite macht es mehreren Personen leicht, zu Dokumenten beizutragen, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte umfassend und genau sind.

1. Machen Sie es visuell ansprechend: Niemand möchte eine Textwand lesen. Brechen Sie Ihre Inhalte mit Bildern, Videos und anderen Multimedia-Elementen auf. Die Rich-Media-Einbettungsfunktion von Slite macht es einfach, visuelle Elemente zu Ihrer Dokumentation hinzuzufügen, wodurch sie ansprechender und leichter verdaulich wird.
2. Halten Sie es auf dem neuesten Stand: Ihre Dokumentation ist nur dann nützlich, wenn sie auf dem neuesten Stand ist. Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Inhalte fest, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Prozesse und Verfahren widerspiegeln. Das Wissensmanagement-Panel von Slite kann Ihnen helfen, zu verfolgen, welche Artikel veraltet sind und eine Aktualisierung benötigen.

1. Fördern Sie die Zusammenarbeit: Ihre Dokumentation sollte keine Einbahnstraße sein. Ermutigen Sie Ihr Team, sein Wissen und seine Expertise einzubringen. Die Kommentar- und @mention-Funktionen von Slite machen es Teammitgliedern leicht, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und gemeinsam an der Verbesserung der Dokumentation zu arbeiten.
2. Messen Sie Ihren Erfolg: How do you know if your documentation is working? Track metrics like page views, search terms, and user feedback. This will help you identify areas where your documentation can be improved and ensure that it's delivering real value to your team. Slite's analytics dashboard provides valuable insights into how your knowledge base is being used, so you can make data-driven decisions about how to improve it.
   

Zusammenfassung zum Meistern interner Dokumentation

Interne Dokumentation ist sicherlich nicht einfach. Sie erfordert Zeit und Engagement nicht nur vom Projektmanager, sondern auch von den Mitwirkenden. Das bedeutet jedoch nicht, dass es völlig unmöglich ist. Verwenden Sie diese Anleitung als Ihre Go-to-Ressource bei der Implementierung Ihres internen Dokumentationsprozesses. Erstellte interne Dokumente, wie z. B. Projektvorschläge, Geschäftsszenarien, Projektpläne und Besprechungsprotokolle, spielen eine entscheidende Rolle bei der Klärung der Projektziele, der Planung und Zuweisung von Ressourcen sowie der Ausrichtung der Projektbeteiligten.

Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Mitarbeiter engagiert halten und dem Wissen, das Sie bereitstellen, vertrauen möchten, müssen Sie Ihre Dokumente auf dem neuesten Stand halten. Änderungen an Prozessen oder Verfahren müssen in Ihrer Wissensdatenbank implementiert werden, bevor sie dem Team mitgeteilt werden.

Betrachten Sie gute technische Dokumentation als eine Gelegenheit, Ihre Belegschaft zu vereinen. Sie wird den Teams ein besseres Verständnis füreinander und für ihre Arbeit vermitteln. Sie hat auch die Macht, die Mission und Vision Ihres Unternehmens mit Sprache und Layout zu verstärken. Bauen Sie den Prozess langsam und sorgfältig auf, Sie bauen eine lebenslange Ressource für Ihr Unternehmen auf, und sie benötigt ein starkes Fundament, um zu bestehen.

Verwalten Sie interne Dokumentation mit Slite: Ihre All-in-One-Lösung

Wir verstehen es – der Aufbau und die Pflege interner Dokumentation können sich überwältigend anfühlen. Aber das muss nicht sein. Slite wurde entwickelt, um den gesamten Prozess zum Kinderspiel zu machen, von der Erfassung von Wissen bis zur nahtlosen Weitergabe an Ihr Team.

Mit Slite können Sie:

• Erstellen Sie schöne, organisierte Dokumentation: Der intuitive Editor und die anpassbaren Vorlagen von Slite machen es einfach, visuell ansprechende und gut strukturierte Dokumentation zu erstellen, die Ihr Team tatsächlich lesen möchte.
• Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen: Verabschieden Sie sich von endlosen E-Mail-Ketten und Versionskontrollproblemen. Die Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen von Slite ermöglichen es Ihrem Team, nahtlos zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass alle immer auf dem gleichen Stand sind.
• Finden Sie Informationen sofort: Die leistungsstarke KI-gestützte Suche von Slite, Ask, macht es einfach, genau das zu finden, was Sie benötigen, auch in verbundenen Tools wie Slack und Google Drive. Kein Durchsuchen endloser Dokumente oder Bitten von Kollegen um Hilfe mehr.
• Halten Sie Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand: Das Wissensmanagement-Panel von Slite hilft Ihnen, veraltete Inhalte zu identifizieren und die Dokumentennutzung zu verfolgen, sodass Sie sicherstellen können, dass Ihre Wissensdatenbank immer genau und relevant ist.
• Befähigen Sie Ihr Team, Wissen zu teilen: Die intuitive Benutzeroberfläche und die kollaborativen Funktionen von Slite machen es jedem leicht, sein Fachwissen einzubringen und so eine Kultur des Wissensaustauschs und der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen.

Egal, ob Sie gerade erst mit Ihrer internen Dokumentation beginnen oder nach einer optimierteren Lösung suchen, Slite bietet alles, was Sie benötigen, um eine Wissensdatenbank zu erstellen, die Ihr Team wirklich befähigt. Probieren Sie Slite noch heute aus und sehen Sie, wie einfach es sein kann, ein Dokumentations-Kraftpaket aufzubauen.

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