Es probable que hayas oído el término gestión de proyectos ágil.Sin embargo, es posible que no tengas ni idea de lo que es realmente o de cómo se utiliza en la práctica.

No temas, estamos aquí para explicar exactamente qué es la gestión de proyectos ágil, por qué se ha vuelto tan popular y qué tipo de beneficios puede ofrecerte a ti y a tu equipo de proyecto.

El enfoque ágil de la gestión de proyectos ha llegado para quedarse y es mucho más que una simple palabra de moda.¡Abróchate el cinturón!

¿Qué es la gestión de proyectos ágil?

Agile project management is one of the most popular project management approaches out there. It takes an iterative approach because it breaks a project down into chunks, works on them over short periods of time called sprints, and then repeats the process until the project is complete and all the deliverables are finalized.

La gestión de proyectos ágil se caracteriza además por la visualización del progreso y los procesos, la comunicación frecuente y abierta, la colaboración con el cliente, un alto grado de flexibilidad y apertura al cambio, y una abundante retroalimentación.

La gestión de proyectos ágil se concibió inicialmente como una solución para proyectos de desarrollo de software en 2001, pero ahora es utilizada con éxito por una amplia gama de industrias en todo el mundo. Se basa en gran medida en el Manifiesto Ágil, que asigna 4 valores fundamentales y 12 principios al enfoque ágil.

Los marcos ágiles se consideran en gran medida una reacción contra las concepciones tradicionales de la gestión de proyectos.

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¿Quién utiliza la gestión de proyectos ágil?

Una de las mejores cosas de la gestión de proyectos ágil es su flexibilidad.Eso significa que casi cualquier equipo puede utilizarla. No importa en qué industria trabajes, si tu equipo es grande o pequeño, o qué tipo de recursos tienes a tu disposición. El enfoque ágil puede hacer maravillas por ti.

El enfoque de gestión de proyectos ágil se concibió inicialmente pensando en el desarrollo de software. Sin embargo, desde entonces se ha ampliado y los métodos ágiles se utilizan con éxito en todas partes.

Si tu equipo de desarrollo trabaja en proyectos con alguna de las siguientes características, te encantará la gestión de proyectos ágil:

• Proyectos con requisitos, expectativas y parámetros cambiantes
• Proyectos que evolucionan a lo largo de su ciclo de vida y no se mantienen constantes de principio a fin
• Proyectos que priorizan las relaciones con los clientes y la retroalimentación
• Proyectos que pueden beneficiarse de la auto-mejora y la optimización continuas
• Proyectos que se basan en una retroalimentación consistente y fiable (tanto interna como externa)
• Proyectos que contienen un gran número de tareas que deben realizarse al mismo tiempo

Las características de la gestión de proyectos ágil

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No hay dos proyectos ágiles exactamente iguales. Hay muchas maneras de implementar metodologías de gestión de proyectos ágiles obteniendo resultados totalmente diferentes. Sin embargo, hay algunas características centrales con las que puedes contar si quieres trabajar en un entorno verdaderamente ágil.

Historias de usuario

En la gestión de proyectos ágil, las solicitudes de trabajo suelen estilizarse como historias de usuario. Esto se debe a que el método ágil se centra en la perspectiva del cliente. Estas historias de usuario describen qué trabajo quiere realizar un cliente y por qué. No tienen que ser largas, sólo lo suficientemente largas como para proporcionar toda la información esencial que los equipos ágiles necesitan para estimar el trabajo que hay que realizar.

Sprints

Sprint es sólo una palabra elegante para un período de tiempo. Los equipos ágiles trabajan en iteraciones de 1-4 semanas llamadas sprints. Cada sprint se basa en una tarea u objetivo específico, por lo que la idea es que sigas trabajando en iteraciones cortas llamadas sprints hasta que termines tu proyecto. Entonces, empiezas el proceso de nuevo.

Reuniones diarias

La comunicación es el rey cuando se trata de valores ágiles. Deben celebrarse reuniones cortas todos los días y los miembros del equipo deben estar en constante comunicación entre sí. Estas reuniones no tienen que ser largas, pero deben cubrir en qué está trabajando la gente actualmente y poner a todo el mundo al día.

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Gestión de proyectos ágil, ¿qué beneficios?

La gestión de proyectos ágil es popular por una buena razón. Más que una simple tendencia en la gestión de proyectos, presenta a los gestores de proyectos y a sus equipos una amplia gama de beneficios probados. Con los increíbles resultados que aporta, no tenemos ninguna duda de que la metodología ágil ha llegado para quedarse.

Echa un vistazo a algunos de los mayores beneficios de la gestión de proyectos ágil según nosotros, dirigiendo nuestro negocio a través de 4 continentes en Slite:

1. Mejora de la experiencia y la satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente es primordial para el éxito de cualquier proceso de desarrollo de proyectos. Clientes contentos significan mejores ventas, mejor boca a boca, mayor lealtad y relaciones con los clientes enriquecidas.

Debido a que la gestión de proyectos ágil prioriza la colaboración con el cliente y la retroalimentación como uno de sus cuatro valores fundamentales, en última instancia conduce a una mejor experiencia y satisfacción del cliente.

Las prácticas de gestión de proyectos ágil logran esto haciendo que una estrecha relación de trabajo tanto con los clientes como con las partes interesadas sea primordial. Los equipos de gestión de proyectos ágil se aseguran de que están desarrollando algo que aborda los puntos débiles de los clientes y resuelve los problemas que realmente necesitan ser resueltos.

La gestión de proyectos ágil también facilita la integración de la retroalimentación del cliente a lo largo del proceso de desarrollo. Debido a que las pruebas, el análisis y la revisión están integrados en los sprints ágiles, hay muchas oportunidades para integrar nuevos hallazgos en las versiones del proyecto.

2. Menos riesgos, mayor adaptabilidad

Una de las mayores razones por las que los enfoques de gestión de proyectos más tradicionales fracasan es porque son demasiado rígidos y lineales. Dependen de que los eventos se desarrollen de una determinada manera, y cuando no lo hacen, ponen en peligro todo el proyecto. Este tipo de proceso simplemente no es sostenible en la actualidad, ya que la gente trabaja en proyectos dinámicos y complicados, llenos de variables y piezas móviles.

Los métodos de gestión de proyectos ágil son perfectos para este tipo de proyectos porque permiten una mayor flexibilidad y asumen menos riesgos. Permiten a los equipos de proyecto realizar cambios, tener en cuenta las nuevas condiciones y optimizar su trabajo durante el desarrollo del proyecto, en lugar de sólo antes de que comience el trabajo o después de que concluya.

Debido al enfoque iterativo de la gestión de proyectos ágil, los equipos de proyecto pueden aprovechar los ciclos de desarrollo más cortos y la retroalimentación continua y pivotar su estrategia de proyecto en cualquier momento. Ese hecho, combinado con una mayor transparencia y una presentación de informes más frecuente, da como resultado proyectos que son más fáciles de gestionar y conllevan menos riesgo.

3. Los equipos ágiles son equipos más felices

Al final del día, a nadie le gusta que le microgestionen. Es agotador, molesto y hace que la gente sienta que la dirección no confía en que trabajen de forma autónoma. Afortunadamente, las metodologías de gestión de proyectos ágil hacen que los equipos sean más felices porque hacen lo contrario de la microgestión.

La gestión de proyectos ágil permite a todos los miembros individuales del equipo desempeñar un papel clave en el éxito de un proyecto. Se les confía la resolución de problemas, la lluvia de ideas, la presentación de nuevas ideas, la formulación de sugerencias y la asunción de responsabilidades.

Dado que los métodos de gestión de proyectos ágil fomentan un alto grado de comunicación y colaboración, los equipos ágiles se sienten más felices porque se conocen mejor, construyen la moral y disfrutan de una relación positiva.

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El Manifiesto Ágil

El Manifiesto Ágil fue escrito en 2001 por un grupo de ingenieros de software en Utah. Creado inicialmente para dar un vuelco al statu quo de la gestión de proyectos, ahora actúa como la base de muchas metodologías modernas de gestión de proyectos.

Aunque el Manifiesto Ágil fue escrito inicialmente para guiar la ingeniería y el desarrollo de software, ahora se aplica a la gestión de proyectos de forma más general.

Los 4 valores fundamentales de los proyectos ágiles son uno de los aspectos más importantes del Manifiesto Ágil.

Los 4 valores fundamentales de ágil

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1. Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

La gestión de proyectos tradicional a menudo se basa en procesos y herramientas formales. La gestión de proyectos ágil da la vuelta a esa noción cambiando el enfoque hacia los individuos y las interacciones. El Manifiesto Ágil propone que las personas y la comunicación detrás de los proyectos deben ser priorizadas porque son responsables del desarrollo del proyecto, la capacidad de respuesta y la satisfacción de las necesidades de los clientes.

2. Software funcional sobre documentación exhaustiva

Uno de los mayores derrochadores de tiempo en el mundo de la gestión de proyectos es la documentación. Aunque es necesaria, hay un momento y un lugar para ella. El Manifiesto Ágil resta importancia a los procesos de documentación exhaustiva y anima a los equipos a centrarse en lo más importante en su lugar... los resultados. Básicamente, dedica menos tiempo a escribir documentación y concéntrate en producir algo que realmente funcione.

3. Colaboración con el cliente sobre negociación de contratos

La gestión de proyectos ágil destaca el hecho de que existe un grave problema con la relación entre los clientes y los métodos tradicionales de gestión de proyectos. En la gestión de proyectos tradicional, los requisitos del producto suelen definirse al principio de un proyecto. Desafortunadamente, no se les presta mucha atención después de eso y no sufren muchos cambios.

Las metodologías ágiles sugieren colaborar con los clientes durante todo el proceso de desarrollo. Eso significa que su retroalimentación se recoge e integra a lo largo de las diferentes etapas del ciclo de vida de un proyecto. Esto conduce a un mejor producto terminado que realmente satisface las necesidades de los clientes así como a una mejor experiencia del cliente.

4. Responder al cambio en lugar de seguir un plan

Otro problema de la gestión de proyectos tradicional es que se basa en gran medida en un estricto plan de proyecto. Bajo este marco, los equipos de proyecto hacen un plan para un proyecto, llevan a cabo los pasos del plan y terminan su proyecto... así de simple.

En un mundo ideal, eso suena genial. Sin embargo, todos sabemos que los proyectos nunca suceden de esa manera. Siempre hay cambios que hacer, obstáculos que tener en cuenta, recursos que obtener, logística que optimizar y más.

...esto es lo que hace que el enfoque ágil de la gestión de proyectos sea tan bueno. Está diseñado para responder al cambio, por lo que es mucho más fácil llevar a cabo un proyecto moderno y exitoso de principio a fin (completo con elementos inesperados).

Los 12 principios de agile

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Los 4 principios básicos del Manifiesto Ágil se apoyan y amplían aún más con sus 12 principios de gestión de proyectos. Si aún no está familiarizado, son los siguientes:

1. Satisfaga a su cliente con la entrega temprana y continua de software valioso (o cualquier otro producto o servicio en el que esté trabajando).

2. Dé la bienvenida a los requisitos cambiantes del proyecto, incluso si se encuentra en las últimas etapas del desarrollo del proyecto. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para la ventaja competitiva del cliente.

3. Entregue proyectos con frecuencia, entre cada dos semanas o cada dos meses, con preferencia por plazos más cortos.

4. Los miembros del equipo ágil deben trabajar juntos a diario cuando colaboran en un proyecto determinado.

5. Construya proyectos en torno a personas motivadas. Bríndeles el entorno y el apoyo que necesitan y confíe en que harán el trabajo.

6. La conversación cara a cara es el método más eficiente y eficaz para transmitir información a los diferentes equipos y dentro de ellos.

7. El producto final es la principal medida del progreso.

8. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Todas las partes interesadas deben poder mantener un ritmo constante indefinidamente.

9. Preste atención continua a la excelencia técnica. Un buen diseño mejora la agilidad.

10. La simplicidad, el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.

11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados.

12. A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más eficaz, luego ajusta y adapta su comportamiento en consecuencia.

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Las 2 metodologías ágiles más populares

Naturalmente, no hay una sola forma de abordar la gestión de proyectos ágil. Algunos enfoques son mejores para el software, mientras que otros provienen de la fabricación. Esencialmente, existen diferentes metodologías que puede probar para determinar qué funciona mejor para su equipo.

Dos de las metodologías ágiles más grandes y populares que existen en este momento son scrum y kanban. Los hemos desglosado para usted a continuación.

Scrum

El marco de scrum es uno de los enfoques ágiles más populares que existen. De hecho, muchas personas cometen el error de pensar que scrum y agile are the exact same thing. While they are different, scrum is certainly a well-known agile methodology and is closely related to everything it stands for.

Si bien el marco de scrum no les dice a los equipos de proyecto exactamente cómo hacer las cosas, proporcionan un marco dentro del cual los equipos ágiles deben planificar, llevar a cabo y realizar sus proyectos.

Solo hay 3 roles de gestión de proyectos dentro del marco de scrum: scrum master, propietario del producto y equipo.

En términos generales, el marco de scrum se puede dividir de la siguiente manera:

1. Comience con una visión clara del proyecto y un conjunto establecido de características del producto en orden de importancia (denominado aquí como el backlog del producto).

Nota: El propietario del producto es responsable del backlog del producto.

2. Comience con una reunión de planificación de sprint. Un "sprint" se refiere al período de tiempo en el que su equipo de producto realiza una tarea específica. La duración de los "sprints" generalmente sigue siendo la misma una vez que se decide, pero varía entre 1 y 4 semanas. Las reuniones de planificación de sprint implican:

• Revisar el backlog del producto
• Establecer su objetivo de sprint
• Estimar su backlog de sprint
• Comprometerse con el próximo sprint

3. Los backlogs de sprint se refieren a las tareas que los equipos de proyecto asignan a un sprint específico. Después de su reunión de planificación de sprint, comienza el trabajo en ellos.

4. Regístrese entre sí durante 15 minutos diarios en una reunión conocida como "scrum". Manténgalo breve y dulce, pero asegúrese de que los miembros del equipo de scrum identifiquen en qué han trabajado desde la última reunión, su plan para el día y qué obstáculos (si los hay) están enfrentando.

5. Una vez que su sprint haya concluido después de 1 a 4 semanas, celebre una reunión de revisión de sprint. En esta reunión, debe presentar su proyecto terminado a su equipo y discutir lo que se logró (y en qué aún se debe trabajar).

6. También es importante celebrar una reunión de retrospectiva de sprint. Esto se puede hacer como parte de su reunión de revisión de sprint o por separado. En cualquier caso, esta reunión debe centrarse en qué mejoras deben realizarse para el próximo sprint.

Nota: Aún mejor, si necesita una plantilla para su reunión retrospectiva de sprint tenemos una que puede usar de forma gratuita en Slite.

Esta reunión es esencial porque impulsa los 3 pilares centrales de scrum: transparencia del equipo, inspección y adaptación.

Kanban

Kanban is another popular agile project management methodology. It differs from the scrum methodology because it doesn't focus on time-based iterations, but rather, it helps with visualization and workflow management throughout a project's lifecycle.

Kanban es una palabra japonesa que significa "tablero visual" or "tablero de señales". Aunque el término método kanban se acuñó en 2007, el sistema en sí fue utilizado inicialmente por Toyota para limitar su trabajo en progreso en la década de 1960.

Los tableros Kanban se pueden organizar de varias maneras, pero el enfoque más simple es con 3 columnas:

• Por hacer
• Haciendo
• Hecho

Básicamente, puede visualizar el trabajo de su proyecto moviendo las tareas a través de las 3 columnas. Permite a los miembros del equipo identificar cuellos de botella y obstáculos en sus flujos de trabajo, visualizar su progreso y realizar un seguimiento de todo lo que debe hacerse.

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Está listo para trabajar en proyectos ágiles

As you can see, agile practices are much more than passing project management trends or buzzwords. They come together and create a framework that's truly effective in helping project management teams work together to their full potential and get things done.

Si está listo para comenzar a integrar enfoques ágiles en su estrategia de gestión de proyectos, no busque más. Tenga esta guía a mano y consúltela siempre que necesite un poco de ayuda.

¿Necesita orientación para dar los primeros pasos? Vuelva a leer los 4 valores fundamentales y los 12 principios de agile y luego haga lo siguiente con su equipo:

• Organice una reunión, haga una lluvia de ideas y haga que todos se adhieran al enfoque ágil
• Considere tomar algunos cursos o contratar a un orador invitado para que les enseñe a usted y a su equipo sobre la gestión de proyectos ágiles
• Haga una lista de los proyectos pendientes que se avecinan
• Organice sus proyectos por orden de importancia y decida cuál será el tema de su primer sprint ágil
• ¡Prepárese para comenzar a trabajar en su primer sprint ágil!

¡Ahora, póngase a trabajar! No podemos esperar a ver qué se les ocurre.