Les 5 outils de communication d'entreprise prêts pour 2025

Dans les startups, la communication fonctionne tout simplement. Lorsque dix personnes partagent un bureau ou un canal Slack, l'information circule naturellement. Quelqu'un a une question ? Il la pose. Quelqu'un a une mise à jour ? Tous ceux qui ont besoin de le savoir l'ont probablement déjà entendu. Les outils n'ont pas beaucoup d'importance car la taille de l'équipe assure l'essentiel du travail.

Mais l'échelle change tout.

Ajoutez quelques niveaux de gestion, répartissez les équipes sur différents fuseaux horaires, et soudain, ces conversations informelles ne suffisent plus. Ce qui fonctionnait pour 10 personnes s'effondre à 100, et devient impossible à 1 000. L'information reste bloquée dans des silos, les questions restent sans réponse et les mises à jour importantes manquent des personnes clés.

C'est à ce moment-là que les entreprises découvrent qu'elles ont besoin d'outils différents - non pas parce que leurs anciens outils étaient mauvais, mais parce que leurs besoins en communication ont fondamentalement changé :

• Les questions rapides doivent maintenant atteindre tous les départements
• Les mises à jour doivent trouver les bonnes personnes sans spammer tout le monde
• Les connaissances doivent être documentées, et pas seulement discutées
• La sécurité et la conformité entrent dans la conversation

Ce qui ressemblait à de la bureaucratie à 10 personnes devient une infrastructure essentielle à 1 000. C'est pourquoi il est crucial de sélectionner les meilleurs outils de communication d'entreprise pour maintenir une collaboration et une productivité efficaces. Mais avant de nous plonger dans les outils, parlons de ce qui fait réellement fonctionner la communication à grande échelle...

Qu'est-ce que la communication d'entreprise ?

Définition et importance d'une communication efficace dans les entreprises

La communication d'entreprise fait référence aux divers outils, pratiques et stratégies utilisés par les organisations pour faciliter une communication et une collaboration efficaces entre les employés, les équipes et les départements. En substance, c'est l'épine dorsale de la façon dont l'information circule au sein d'une entreprise. Une communication efficace est cruciale dans les entreprises car elle permet le partage transparent d'informations, d'idées et de connaissances, ce qui à son tour stimule la productivité, l'innovation et la croissance. Dans l'environnement commercial actuel, en évolution rapide et mondialisé, la communication d'entreprise joue un rôle essentiel pour garantir que les organisations restent compétitives, agiles et réactives aux conditions changeantes du marché.

Avantages de la communication unifiée sur le lieu de travail

La communication unifiée (CU) est un élément essentiel de la communication d'entreprise qui intègre divers outils et plateformes de communication dans un système unique et cohérent. Les avantages de la CU sur le lieu de travail sont multiples :

• Amélioration de la collaboration et de la productivité : En réunissant différents canaux de communication, la CU favorise un meilleur travail d'équipe et rationalise les flux de travail.
• Amélioration de l'engagement et de l'expérience des employés : Les outils de CU permettent aux employés de se connecter et de collaborer plus facilement, ce qui améliore le moral et l'engagement.
• Augmentation de l'efficacité et réduction des coûts : Avec tous les outils de communication au même endroit, les entreprises peuvent réduire le temps et l'argent consacrés à la gestion de plusieurs systèmes.
• Amélioration du service client et de l'expérience client : La communication unifiée garantit que les interactions avec les clients sont fluides et efficaces, ce qui se traduit par une satisfaction accrue.
• Simplification de la gestion et de la maintenance informatiques : Un système unique et intégré est plus facile à gérer et à entretenir, ce qui réduit la charge de travail des services informatiques.

Qu'est-ce qui transforme un « outil de communication » en un « outil de communication prêt pour l'entreprise » ?

Un outil de communication d'entreprise va au-delà de la communication de base en intégrant des fonctionnalités avancées telles que des protocoles de sécurité robustes, une évolutivité pour les grandes organisations, une intégration avec les applications métier, la conformité aux normes de l'industrie et des contrôles administratifs améliorés.

Sécurité et conformité

• Les logiciels de communication d'entreprise doivent donner la priorité au cryptage des données au repos et en transit.
• Journaux d'audit (qui a fait quoi, quand et où)
• Contrôle d'accès basé sur les rôles

Évoluer sans drame

Gère des milliers d'utilisateurs sans sourciller

Fonctionne sur tous les fuseaux horaires et dans tous les départements

Les outils de communication d'entreprise, tels que ceux offrant des capacités de SMS d'entreprise fournies par RingCentral, garantissent que le système ne s'effondre pas lorsque la moitié de l'entreprise se connecte le lundi matin.

Intégration et administration

Fonctionne bien avec les outils d'entreprise existants

Notre plateforme offre des fonctionnalités de collaboration robustes qui améliorent le travail d'équipe et la communication entre les utilisateurs. Elle s'intègre de manière transparente à vos outils d'entreprise existants, garantissant ainsi à votre équipe la possibilité de travailler efficacement sans avoir à basculer entre plusieurs applications.

Authentification unique

Contrôles d'administration

Gestion des données

• Politiques claires de conservation des données
• Capacités d'exportation (vos données ne doivent pas être prises en otage)
• Options de sauvegarde et de récupération

Voilà donc ce que j'ai recherché lorsque j'ai sélectionné les meilleurs outils de communication d'entreprise : la convivialité, la conformité, les données, la communication interne et l'échelle.

Types d'outils de communication

Outils de messagerie instantanée et de collaboration d'équipe

Les outils de messagerie instantanée et de collaboration d'équipe sont des éléments essentiels de la communication d'entreprise. Ces outils permettent aux employés de communiquer et de collaborer en temps réel, quel que soit leur emplacement ou leur appareil. Voici quelques outils de messagerie instantanée et de collaboration d'équipe populaires :

• Slack
• Microsoft Teams
• Google Workspace
• Asana
• Trello

Ces outils offrent une gamme de fonctionnalités, notamment :

• Messagerie et chat en temps réel : Communication instantanée qui maintient les équipes connectées.
• Partage de fichiers et collaboration : Partage facile et édition collaborative de documents.
• Vidéoconférence et partage d'écran : Réunions vidéo transparentes et possibilité de partager des écrans pour une meilleure collaboration.
• Gestion des tâches et planification de projets : Outils pour organiser les tâches et gérer les projets efficacement.
• Intégration avec d'autres applications et systèmes d'entreprise : Compatibilité avec les systèmes existants pour rationaliser les flux de travail.

Lors de la sélection d'un outil de messagerie instantanée et de collaboration d'équipe, tenez compte des facteurs suivants :

• Facilité d'utilisation et d'adoption : L'outil doit être convivial et facile à mettre en œuvre.
• Évolutivité et flexibilité : Il doit évoluer avec votre organisation et s'adapter aux besoins changeants.
• Intégration avec les systèmes et outils existants : Assurez-vous qu'il fonctionne bien avec votre configuration actuelle.
• Sécurité et conformité : Des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles.
• Coût et tarification : Évaluez le rapport coût-efficacité de l'outil par rapport à ses fonctionnalités.

En mettant en œuvre le bon outil de messagerie instantanée et de collaboration d'équipe, les organisations peuvent améliorer la communication, la collaboration et la productivité, ce qui, en fin de compte, favorise la réussite de l'entreprise.

Slack : L'ami familier du travail pour la communication interne

Vous vous souvenez de l'époque où le chat au travail signifiait messagerie instantanée d'entreprise ? Slack a changé cette conversation, en particulier pour les équipes à distance. C'est maintenant là où le travail se fait - des questions rapides à la gestion de projet à part entière. Chez Slite,nous aimons Slack.

Points forts

• Des canaux qui reflètent la façon dont les équipes s'organisent naturellement
• Une recherche qui fait remonter à la fois les messages et les fichiers
• Des applications qui transforment le chat en flux de travail réel
• Des fils de discussion qui empêchent les discussions de dérailler

À noter

• Devient bruyant sans quelques règles de base
• Les bonnes fonctionnalités se trouvent derrière le niveau payant
• Les appels vidéo donnent l'impression d'être une réflexion après coup
• Chaque nouvel utilisateur ajoute un coût notable

Microsoft Teams : La norme Office

Teams fait ce que Microsoft fait de mieux : il gère la communication d'entreprise en mettant l'accent sur la réalisation du travail en tant que solution de communications unifiées. Il est conçu pour les entreprises qui fonctionnent sous Microsoft 365 et qui ont besoin de tout au même endroit.

Points forts :

• Vit naturellement dans l'écosystème Microsoft
• Des réunions vidéo qui gèrent bien les bases
• Le partage de fichiers qui a du sens avec SharePoint
• La licence couvre la plupart des besoins dès le départ

À noter :

• La profondeur du menu peut vous ralentir
• Parfois, il en fait trop à la fois
• La recherche fonctionne... finalement
• L'expérience mobile a besoin de travail

Google Workspace : Vous le savez probablement déjà

Google a apporté la simplicité de Gmail aux outils de travail, créant ainsi une plateforme de communications unifiées. Pas d'applications de bureau à installer, pas de problèmes de synchronisation - il suffit d'ouvrir un navigateur et vous travaillez.

Points forts :

• Collaboration documentaire en temps réel qui fonctionne tout simplement
• Appels Meet intégrés directement dans Calendar
• Un stockage qui ne vous fait pas penser au stockage
• Gmail reste inégalé pour le courrier électronique

À noter :

• Le chat donne l'impression d'être ajouté plutôt qu'essentiel
• Le mode hors ligne nécessite une configuration supplémentaire
• Les contrôles de confidentialité nécessitent une attention régulière
• Les fonctionnalités d'entreprise sont à la traîne par rapport à celles de Microsoft

Zoom : Le héros de la pandémie en matière de vidéoconférence

Les communications d'entreprise ont été révolutionnées par Zoom, transformant « passons un appel » en une partie du vocabulaire du travail. Ce qui a commencé comme une application vidéo a évolué en une plateforme de communication, bien que la vidéo reste son point fort.

Points forts :

• Des contrôles de réunion qui ont du sens
• Enregistrement et transcription intégrés
• Intégration du calendrier sur toutes les plateformes

À noter :

• Les fonctionnalités de chat donnent l'impression d'être une réflexion après coup
• Les outils de collaboration d'équipe ont besoin d'être peaufinés
• Devient coûteux avec les fonctionnalités avancées
• La sécurité a nécessité quelques leçons difficiles

Notion : Logiciel de gestion de projet polyvalent

Notion est passé d'un espace de travail flexible à un centre de travail complet, intégrant un logiciel de gestion de projet pour améliorer la coordination et la productivité de l'équipe. Il gère désormais tout, de l'intranet et de la base de connaissances de votre entreprise au courrier électronique, au calendrier et à la gestion de projet. Un seul système où la communication, la documentation et les flux de travail de votre équipe sont réellement connectés - plus besoin de basculer entre les applications pour reconstituer l'information.

Points forts :

• Remplace la plupart des outils de travail (oui, y compris le courrier électronique et le calendrier)
• Une documentation que les gens mettent réellement à jour et lisent
• Une collaboration qui ne dégénère pas en chaos
• Une recherche qui comprend le contexte

À noter :

• Courbe d'apprentissage plus abrupte qu'il n'y paraît
• Les fonctionnalités de sécurité d'entreprise sont arrivées tardivement
• Peut devenir un labyrinthe sans une organisation appropriée
• Le modèle de tarification frappe fort à grande échelle

Mais attendez, il y a un talon d'Achille à tous les outils ci-dessus

Chaque grande plateforme de communication promet d'être votre centre de travail. Slack veut être votre siège social numérique. Microsoft Teams vise à être votre portail tout-en-un. Même Zoom essaie de s'étendre au-delà des appels. Mais ils partagent tous le même angle mort : ils sont excellents pour aider les gens à parler, mais terribles pour aider les gens à trouver des réponses.

Pensez à votre journée de travail typique. Combien de messages sont simplement des gens qui demandent où trouver des choses ? Combien de fils de discussion recréent des discussions du mois dernier ? Combien de réunions pourraient être remplacées par une bonne documentation ? Les outils de communication en temps réel excellent dans la conversation, mais échouent dans la rétention et la récupération des connaissances.

• Les messages Slack disparaissent dans le défilement
• Les conversations Teams sont enfouies dans les canaux
• Les appels Zoom s'évaporent à moins que quelqu'un ne prenne des notes
• Les fils de discussion par courrier électronique deviennent impossibles à retrouver plus tard

Chaque fois que quelqu'un doit poser une question qui a déjà été répondue, chaque fois qu'une équipe recrée un travail parce qu'elle n'a pas pu trouver l'original, chaque réunion qui rabâche de vieilles décisions - c'est du temps et de l'argent perdus.

Les bases de connaissances modernes comme Slite abordent ce problème différemment. Au lieu d'essayer d'être un autre canal de communication, elles se concentrent sur la façon de rendre l'information trouvable et réutilisable en étant la meilleure base de connaissances possible, pour les équipes.

Notre nouvel outil, AskX, va encore plus loin - imaginez pouvoir demander « Quelle est notre politique de remboursement actuelle ? » et obtenir une réponse précise tirée des connaissances collectives de votre entreprise, et pas seulement le dernier message de chat à ce sujet.

C'est exactement ce que fait AskX. AskX est comme un collègue très compétent qui a lu tous les documents, a assisté à toutes les réunions et peut instantanément trouver exactement ce dont vous avez besoin. Si vous êtes intéressé, réservez une démonstration avec nous.

‍