Votre nouvelle version est vouée à l'échec sans une bonne documentation utilisateur. La documentation utilisateur présente les nouvelles fonctionnalités à votre client, le guide sur ce qu'il peut attendre de votre produit ou service et l'aide à éviter la frustration. Elle vous évite également le chagrin de la frustration du client et les dépenses et les tracas des longs appels au service client.
Si vous avez eu des problèmes avec la documentation utilisateur dans le passé, n'ayez crainte ! Cet article vous apprendra à rédiger un manuel d'utilisation.
Qu'est-ce que la documentation utilisateur ?
La documentation utilisateur est le contenu que vous fournissez à l'utilisateur final afin qu'il puisse utiliser votre produit ou service avec plus de succès. Elle fournit des détails sur l'installation et l'utilisation de votre produit, et offre des avertissements sur les problèmes fréquemment rencontrés et sur la façon de les éviter.
La documentation destinée à l'utilisateur final est essentielle pour les entreprises qui espèrent un déploiement réussi. Des guides et des manuels clairs et concis améliorent l'expérience de l'utilisateur et réduisent les demandes d'assistance, les plaintes et les critiques négatives. De bons exemples de manuels d'utilisation aident les clients à résoudre les problèmes courants et à profiter des nouvelles fonctionnalités, ce qui conduit à une satisfaction accrue de la clientèle.
Que doit contenir la documentation utilisateur ?
Ces éléments de base de la documentation utilisateur doivent être inclus dans votre modèle de documentation utilisateur.
- Introduction : Le manuel de l'utilisateur doit s'ouvrir sur un bref aperçu des nouvelles fonctionnalités* Mise en route : Que doit savoir votre utilisateur pour commencer à utiliser votre produit ou service ?* Interface utilisateur : Expliquez l'interface utilisateur en accordant une attention particulière aux nouvelles fonctionnalités
- Caractéristiques et fonctionnalités : Indiquez à l'utilisateur ce que fait votre produit ou service
- Dépannage : Fournissez des solutions aux problèmes que l'utilisateur pourrait rencontrer
- FAQ : La documentation destinée à l'utilisateur final doit fournir une liste de réponses aux questions fréquemment posées.
- Glossaire : Définitions brèves et claires de tous les termes inconnus utilisés dans le manuel
- Exemples et cas d'utilisation : Donnez à votre client des exemples de la façon dont votre produit ou service peut l'aider
- Mises à jour et notes de version : Fournissez une liste de toutes les mises à jour et des informations importantes sur les versions
- Informations sur l'assistance et les contacts : Indiquez les moyens dont disposent les utilisateurs finaux pour vous contacter pour obtenir de l'aide ou des conseils de dépannage
Types courants de documentation utilisateur
Manuels d'utilisation
Les manuels d'utilisation des logiciels fournissent des informations détaillées sur les opérations, les normes et les directives, les fonctionnalités, les guides de dépannage, etc. D'autres exemples de manuels d'utilisation comprennent les manuels de votre voiture, de vos outils électriques et de vos appareils électroménagers. Ils couvrent un large éventail de sujets, notamment l'installation, la configuration, l'utilisation, le dépannage et la maintenance. Les manuels d'utilisation sont destinés aux utilisateurs débutants et expérimentés qui souhaitent des connaissances et des conseils approfondis sur l'utilisation d'un produit ou d'un service.
Guides d'utilisation
Les guides d'utilisation sont des documents pédagogiques qui accompagnent votre produit, service ou système et qui apprennent aux nouveaux utilisateurs comment il fonctionne. Ces exemples de guides d'utilisation sont un modèle de documentation technique qui comprend généralement des instructions d'utilisation étape par étape, des conseils et des bonnes pratiques pour aider les utilisateurs à atteindre des objectifs spécifiques ou à surmonter des difficultés. Les smartphones et les tablettes sont souvent accompagnés de guides d'utilisation papier ou en ligne.
Tutoriels
Les tutoriels sont des ressources d'apprentissage interactives et pratiques qui guident les utilisateurs dans l'utilisation d'un produit ou d'un service. Les tutoriels se concentrent généralement sur l'enseignement des concepts fondamentaux, des fonctionnalités de base et de la mise en route. Les tutoriels sont un exemple de manuel d'utilisation qui s'adresse généralement aux débutants ou aux utilisateurs qui préfèrent une expérience d'apprentissage plus guidée et immersive.
Notes de version
Un modèle de note de version documente les changements, les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités introduites dans les différentes versions d'un produit ou d'un service. Cette section du document destiné à l'utilisateur final informe les utilisateurs des améliorations, des corrections de bugs, des correctifs de sécurité et d'autres informations importantes relatives aux mises à jour logicielles. Les notes de version permettent de tenir les utilisateurs techniques et non techniques informés des dernières modifications et améliorations apportées à votre produit ou service.
FAQ (Foire aux questions)
Les FAQ répondent aux préoccupations, aux doutes ou aux problèmes courants que les utilisateurs peuvent rencontrer lors de l'utilisation d'un produit ou d'un service. Votre FAQ doit s'adresser aux utilisateurs qui recherchent des réponses rapides à des questions spécifiques ou des solutions à des problèmes courants. Évitez le jargon et veillez à ce que toutes les explications soient aussi claires et concises que possible.
Comment rédiger une documentation utilisateur efficace : Étape par étape
1. Définir le public cible
Avant de commencer à rédiger des documents destinés aux utilisateurs, tenez compte des données démographiques, des caractéristiques et des traits de vos utilisateurs cibles. Analysez leurs besoins, leurs préférences et leurs points faibles liés à votre produit ou service et adaptez votre rédaction en conséquence. Fournissez-leur les informations dont ils ont besoin dans un langage qu'ils peuvent comprendre.
2. Établir les objectifs de la documentation
Lorsque vous créez des guides d'utilisation, identifiez les résultats souhaités par les utilisateurs et expliquez clairement comment votre produit peut les aider à atteindre leurs objectifs.
3. Définir la hiérarchie du document
Un plan logique ou une table des matières est essentiel lors de la création de guides d'utilisation. Lorsque vous regroupez des sujets et des tâches connexes, vous construisez l'ordre et la structure de votre modèle de spécification de produit. Le plan servira de cadre sur lequel vous créerez votre document.
4. Déterminer le format approprié
Recherchez les préférences des utilisateurs lors de la création de votre modèle de documentation logicielle. Comprenez leurs habitudes de lecture, leur utilisation des appareils et leurs besoins en matière d'accessibilité, et évaluez la complexité et la nature technique de votre produit ou service. Cela vous aidera à déterminer si un format spécifique est mieux adapté pour transmettre efficacement les informations nécessaires. Évaluez comment vous pouvez intégrer efficacement des éléments visuels, multimédias et interactifs. Par exemple, les manuels d'utilisation des logiciels peuvent bénéficier d'une documentation interactive en ligne, tandis que les produits physiques peuvent nécessiter des guides d'instructions imprimés.
5. Rédiger un contenu convivial
Vos instructions d'utilisation doivent être simples et sans jargon. Rédigez des phrases claires et concises et divisez les longs paragraphes en paragraphes plus courts. Évitez les termes techniques et les acronymes inutiles qui peuvent être inconnus de vos lecteurs. Faites simple.
6. Conception d'éléments visuels
Lorsque vous créez des guides d'utilisation, veillez à inclure des captures d'écran, des diagrammes et des illustrations. Les éléments visuels sont le meilleur moyen de clarifier les instructions ou les concepts et de fournir des exemples et des cas d'utilisation concrets. Parfois, une image vaut vraiment 1 000 mots.
7. Assurer la lisibilité et l'accessibilité
Vous devez vous assurer que votre manuel d'utilisation est facile à parcourir et à rechercher. Le contenu doit être accessible aux utilisateurs handicapés et optimisé pour différents appareils et tailles d'écran.
Tenir compte de la localisation et de la traduction
Si vous créez une documentation utilisateur dans différentes langues ou pour un produit ayant un large éventail d'utilisations, envisagez d'utiliser la localisation de la documentation pour mieux servir vos clients.
8. Examiner et tester la documentation
Lorsque vous avez terminé vos documents utilisateur, relisez-les attentivement pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs de grammaire, d'orthographe et de formatage. Vous voulez que votre documentation utilisateur ait l'air professionnelle et qu'elle ait un style et un format uniformes. Effectuez des tests d'utilisabilité avec des utilisateurs représentatifs afin d'identifier les zones de confusion. Vous pouvez utiliser les commentaires des utilisateurs pour apporter les révisions nécessaires avant de publier le manuel final.
Principaux critères pour la création d'une documentation utilisateur
Clair et facile à comprendre
Lorsque vous créez des manuels d'utilisation, utilisez un langage simple et évitez le jargon technique ou la terminologie complexe. Les manuels d'utilisation contiennent beaucoup d'informations complexes. Vous devez les diviser en morceaux gérables que les utilisateurs peuvent comprendre.
Structuré et organisé
Pour que votre manuel d'utilisation reste organisé, utilisez des titres, des sous-titres et des sections pour créer une hiérarchie claire de l'information. Regroupez les sujets connexes et utilisez une mise en forme et un style cohérents. Veillez à fournir une table des matières ou un index pour aider les utilisateurs à trouver les informations qu'ils recherchent.
Facilement accessible aux utilisateurs
C'est une bonne idée de créer des manuels d'utilisation dans plusieurs formats et canaux. En plus de votre documentation en ligne, vous devriez également avoir des versions hors ligne comme des PDF ou des manuels imprimés. Assurez-vous que vos guides sont lisibles sur les ordinateurs de bureau, les tablettes et les appareils mobiles, et qu'ils répondent aux normes et directives d'accessibilité.
Aides visuelles
Lorsque vous créez un manuel d'utilisation, incluez des éléments visuels tels que des captures d'écran, des diagrammes, des illustrations et des vidéos. Les éléments visuels sont un excellent moyen de compléter les instructions écrites et de fournir des repères visuels qui aident les utilisateurs à comprendre des concepts compliqués.
Possibilité de recherche
Votre manuel d'utilisation doit mettre en œuvre une fonctionnalité de recherche dans la documentation pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement des informations spécifiques. Il doit inclure un index ou un glossaire des termes pour aider les utilisateurs à localiser les sujets pertinents. Utilisez des mots-clés, des métadonnées pertinentes et l'optimisation des moteurs de recherche pour rendre les concepts et les termes importants plus faciles à découvrir.
Approche centrée sur l'utilisateur
Concentrez-vous sur les besoins, les objectifs et les points faibles des utilisateurs lorsque vous rédigez votre manuel d'utilisation. Essayez d'anticiper les questions des utilisateurs et d'y répondre de manière proactive dans un langage qu'ils peuvent comprendre. Fournissez des exemples concrets, des cas d'utilisation et des scénarios pour aider les utilisateurs à s'identifier au contenu.
Mises à jour et maintenance régulières
Votre documentation utilisateur doit être tenue à jour. Vous devez établir un processus d'examen et de mise à jour régulière de la documentation afin de vous assurer qu'elle reste exacte et pertinente. Encouragez les commentaires des utilisateurs et intégrez les suggestions des utilisateurs ou les problèmes signalés dans la documentation.
Conseils avancés pour la création d'une documentation utilisateur professionnelle
Développer des personas d'utilisateurs
User personas help you create a user manual with documentation tailored to specific user needs, preferences, and skill levels. Analyze the specific tasks users need to accomplish with your product or service
Utiliser un système de gestion de contenu (CMS)
A CMS can streamline the content creation process, facilitate collaboration among team members, and provide version control for efficient updates.
Utiliser un guide de style
Your user documentation should maintain consistency in writing, formatting, and terminology.
Mettre en œuvre une boucle de rétroaction
Establish a mechanism for users to provide feedback directly within the documentation, such as feedback forms, comments sections, or embedded surveys in the user guides.
Créer une documentation interactive
User guides that include interactive tutorials, guided tours, or interactive demos provide active engagement for users actively and result in a more immersive learning experience.
Activer la documentation communautaire
A community-driven documentation model where users can contribute their insights, tips, and troubleshooting solutions helps distribute the workload and fosters a sense of collaboration and community.
Intégrer aux canaux d'assistance
Channels like chat support, email support, or community forums can give you quick access to user concerns and provide valuable information to your sales, engineering, and marketing teams.
Pourquoi les entreprises devraient créer une documentation utilisateur
Améliorer l'expérience utilisateur
La documentation destinée à l'utilisateur final aide les nouveaux utilisateurs à comprendre comment utiliser efficacement un produit ou un service. Cela améliore l'expérience de l'utilisateur, réduit la confusion et augmente la satisfaction de l'utilisateur.
Réduire les demandes d'assistance
Un manuel d'utilisation clair et concis aide les utilisateurs à trouver des réponses à leurs questions et à résoudre les problèmes par eux-mêmes. Cela facilite la vie des équipes de soutien à la clientèle et leur permet de se concentrer sur des demandes plus complexes ou spécialisées.
Augmenter l'adoption du produit
Des manuels d'utilisation bien rédigés permettent aux clients potentiels de mieux comprendre les capacités de votre produit. Et comme ils facilitent la tâche des nouveaux utilisateurs, ils conduisent également à de meilleures critiques et à un meilleur bouche-à-oreille.
Augmenter la productivité des utilisateurs
De bons manuels d'utilisation des logiciels permettent aux utilisateurs de devenir plus compétents et productifs dans l'utilisation d'un produit ou d'un service. Et plus ces utilisateurs sont productifs, plus vos clients sont susceptibles d'acheter à nouveau à l'avenir.
Établir la confiance et la crédibilité
Une documentation de haute qualité destinée à l'utilisateur final montre que votre entreprise s'engage à assurer le succès et le soutien de ses clients. Lorsque vous choisissez entre vous et vos concurrents, une documentation utilisateur bien conçue peut faire la différence entre gagner ou perdre un client.
Soutenir l'évolutivité
Après avoir créé des documents utilisateur, cette documentation peut être facilement partagée et consultée par une base d'utilisateurs plus large. Cela garantit que chaque utilisateur a accès à des informations exactes et normalisées, quel que soit son emplacement ou son fuseau horaire.
Commencez à créer une documentation utilisateur robuste avec Slite
Un document destiné à l'utilisateur final est la première introduction de votre client à votre produit ou service, et il préparera le terrain pour l'utilisation continue de votre client. Il est important d'avoir la meilleure documentation utilisateur possible, et la meilleure façon d'apprendre à créer une documentation efficace est de s'exercer. Les modèles de Slite peuvent vous fournir un cadre qui vous permettra de rassembler toutes les données nécessaires dans un format facile à suivre pour les nouveaux utilisateurs.
