Las wikis corporativas suelen ser consideradas por las empresas como la solución más inmediata para crear, organizar y compartir su conocimiento internamente. Quizás pienses que una wiki interna (o wiki corporativa) es lo mismo que una base de conocimiento interna.
En realidad es muy diferente, y puede que estés buscando un software de base de conocimiento moderno en lugar de un software de wiki.
Una wiki corporativa es como una enorme pizarra colaborativa donde todos pueden anotar ideas, compartir notas y reflexionar juntos. Es excelente para fomentar el trabajo en equipo y mantener a todos al corriente. Por otro lado, una base de conocimiento se parece más a una biblioteca bien organizada, donde la información se selecciona con cuidado y se presenta de forma estructurada. Es perfecta para almacenar documentos, políticas y procedimientos importantes de la empresa.
Entonces, ¿cuál es la adecuada para tu empresa? La respuesta no siempre es clara.
Depende de tus necesidades específicas, de la cultura de tu empresa y de los tipos de información que necesites gestionar. En esta guía desglosaremos las diferencias clave entre las wikis corporativas y las bases de conocimiento, exploraremos sus ventajas e inconvenientes y te ayudaremos a decidir cuál (¡o ambas!) es la mejor opción para tu equipo.
¿Qué es una wiki corporativa?
Una wiki corporativa permite a todos tus empleados crear, editar y gestionar contenido al instante. Wikipedia es sin duda el ejemplo más famoso de una wiki mundial que cualquier persona del mundo puede editar. Una wiki corporativa es como la Wikipedia privada de tu empresa.
Las wikis corporativas apoyan la gestión del conocimiento interno al permitir que los empleados creen, editen y gestionen el contenido de forma colaborativa.
¿La ventaja? El modo rápido y colaborativo permite construir una wiki completa con agilidad. ¿Lees algo que está mal? Solo tienes que buscar el botón de edición y corregirlo, sin importar quién haya cometido el error. De hecho, la palabra «wiki» significa «muy rápido» en hawaiano, y por eso están diseñadas así.
Para optimizar la velocidad, no hay restricciones, propietarios ni productores de contenido centralizados. Todo lo que necesitas es un navegador web para recorrer las páginas de la wiki, leer y editar contenido. El número de usuarios autorizados a colaborar es ilimitado. Se espera que los usuarios mantengan las wikis actualizadas de forma colectiva y puntual. La idea es construir sobre el conocimiento de los demás y desarrollar una sabiduría colectiva en torno a un tema. De hecho, la colaboración es el factor más importante en una wiki corporativa. La mayoría de las wikis se desarrollaron con un modelo de código abierto y se diseñaron en torno al intercambio de conocimiento y la colaboración.
El enfoque subyacente de la «supervisión mínima del contenido» es a la vez su principal ventaja y su principal inconveniente. Todos hemos visto memes de personas editando a su antojo las fichas de Wikipedia de famosos. ¿Divertido? Claro. ¿Desinformador? Al 100 %.
Al no haber verificación, tienes que confiar a ciegas en la información de una wiki o volver a comprobar su exactitud. Pero no tienes ese tiempo en tu trabajo. En el caso de una wiki corporativa, sería frustrante buscar los detalles de una función del producto y obtener solo un documento de hace 3 meses como resultado de búsqueda. Por eso, la mayoría de las wikis corporativas dejan mucho que desear.
¿Cómo resuelve esto una base de conocimiento? Primero entendamos qué es una base de conocimiento.
¿Qué es una base de conocimiento?
Una base de conocimiento es un repositorio de información creado, gestionado y mantenido para tus partes interesadas internas. Una base de conocimiento interna centraliza la información más crucial para un negocio.
La gran diferencia entre una base de conocimiento y una wiki corporativa es la responsabilidad de los colaboradores. Nadie es responsable de mantener una wiki, mientras que una base de conocimiento se mantiene actualizada mediante una responsabilidad compartida. Una base de conocimiento ofrece un proceso más estructurado y refinado para compartir el conocimiento interno, garantizando información exacta y actualizada.
Una base de conocimiento clásica la producen colaboradores seleccionados, como jefes de departamento, el equipo directivo, etc. Están autorizados a ser expertos en la materia, a documentar la información relevante y a mantenerla actualizada con el tiempo. Esta rendición de cuentas mejora la coherencia y la calidad del conocimiento en todos tus documentos. Además, una base de conocimiento ayuda a gestionar y compartir el conocimiento organizativo al ofrecer una ubicación centralizada para la documentación.
La mayoría del software moderno de base de conocimiento combina lo mejor de dos mundos: las wikis (colaboración) y la base de conocimiento interna (coherencia, intercambio, búsqueda, etc.).
Puedes editar su contenido tan rápido como una wiki. Y aun así contar con funciones diseñadas a propósito para ayudarte a:
- asignar propietarios a documentos/canales
- verificar documentos durante periodos personalizados
- optimizar la información según las analíticas de visualización e interacción
Sigue leyendo a continuación para entender cuáles son los principales beneficios de gestionar tu documentación interna usando una base de conocimiento interna moderna.
3 grandes diferencias entre una wiki y una base de conocimiento
Creación de contenido y propiedad
En una wiki corporativa, todos son colaboradores. Es un espacio democrático donde los empleados pueden añadir, editar y actualizar la información según sea necesario. Esto la convierte en una gran herramienta para hacer lluvias de ideas, colaborar en proyectos y documentar el conocimiento del equipo. Sin embargo, también significa que la información a veces puede estar desorganizada o ser inexacta si no se gestiona bien.
Las bases de conocimiento, en cambio, suelen pertenecer y ser gestionadas por un equipo o departamento concreto, como RR. HH. o TI. Esto garantiza que la información sea exacta, esté actualizada y se presente en un formato coherente. Sin embargo, también significa que las bases de conocimiento a veces pueden ser menos flexibles y colaborativas que las wikis.
Estructura y organización
Las wikis corporativas suelen organizarse de una forma más libre e interconectada. Puedes enlazar entre páginas, crear jerarquías de información e incluso incrustar contenido multimedia. Esto las hace ideales para explorar ideas y conectar distintos fragmentos de información.
Las bases de conocimiento, en cambio, suelen organizarse de una forma más estructurada y jerárquica. La información se clasifica por temas y subtemas, lo que facilita encontrar lo que buscas. Esto resulta especialmente útil para almacenar documentación técnica, preguntas frecuentes y otros tipos de información estructurada.
Propósito y público
Las wikis corporativas se usan principalmente para la comunicación y la colaboración internas. Son una gran manera de que los equipos compartan conocimiento, documenten procesos y propongan ideas.
Las bases de conocimiento, en cambio, pueden usarse tanto para públicos internos como externos. Internamente, pueden servir para almacenar manuales de empleados, materiales de incorporación y políticas de la empresa. Externamente, pueden ofrecer soporte de autoservicio a clientes o socios. Hablamos del autoservicio en detalle en nuestra guía de base de conocimiento para atención al cliente.
Principales desventajas de una wiki corporativa
Aunque usar una wiki para el conocimiento de tu empresa pueda parecer un buen punto de partida para fomentar la curación del conocimiento y la colaboración entre los miembros de tu equipo, conlleva algunas desventajas críticas, como:
Funciones de búsqueda limitadas
Las wikis tienen capacidades de búsqueda deficientes o incluso nulas. En un mundo moderno donde todos usan motores de búsqueda como Google y esperan encontrar la información en un clic, esto puede perjudicar de verdad la interacción de tus empleados con el conocimiento de tu empresa.
Piensa en tus empleados como clientes de tu conocimiento. Una búsqueda rápida y fiable es vital para que tu conocimiento se consuma. Una buena búsqueda proporcionará un gran soporte al cliente y mejorará el descubrimiento, al tiempo que reduce el tiempo dedicado a recuperar información. Eso es algo que deberías buscar en una base de conocimiento.
El mejor software de base de conocimiento, como Slite, ofrece una excelente funcionalidad de búsqueda.
Slite incluso cuenta con una funcionalidad de búsqueda impulsada por IA. Esto te permite, en esencia, hacer preguntas como a ChatGPT y obtener respuestas concretas y citadas a partir de información de confianza de la empresa.
Esto les da a tus empleados una forma de obtener respuestas instantáneas en lugar de leer varios documentos, sintetizarlos y luego formarse una respuesta por su cuenta.
Difícil editar el contenido
En la mayoría de los casos, tus empleados necesitarán conocer las reglas de un lenguaje de marcado como HTML para editar contenido dentro de una wiki. Esto dificulta mantener el contenido actualizado y a menudo acaba con que nadie lo usa en absoluto.
El software moderno de base de conocimiento ofrece editores en tiempo real «WYSIWYG» («What you see is what you get», es decir, «lo que ves es lo que obtienes»). Esto permite una mejor experiencia de usuario. Además, tus miembros de equipo no técnicos no quedarán excluidos de usarlo.
Una base de conocimiento como Slite te ofrece eso y, encima, funciones de edición con IA.
El editor de Slite es limpio, minimalista, pero sobre todo está pensado para ayudarte a pasar del primer al último borrador lo antes posible. Resulta especialmente útil para casos de uso como:
- Convertir viñetas en un documento de estrategia bien formateado con un solo clic. Pruébalo aquí con nuestro formateador de documentos Magic.
- Cambiar el tono del contenido para adaptarlo a los lectores. Quizás quieras ser más sencillo y de alto nivel para tu responsable. Pero quizás prefieras un contenido más útil, directo y rico en contexto para tu colega que lo consultará con regularidad.
- Simplificar el trabajo con un equipo internacional de empleados multilingües.
Por si tienes curiosidad sobre el impacto diario de estos pequeños detalles, los minutos ahorrados se convierten en horas ahorradas a lo largo de los meses. ¿Quieres conocer más trucos? Nuestra responsable de Éxito de Cliente, Anouk, escribió cómo usar la IA de Slite para mejorar los documentos.
Estructura de contenido incoherente y mantenimiento difícil
Como todos pueden editar el contenido de tu wiki, esto suele provocar incoherencias en tus documentos de conocimiento. E incluso puedes acabar con inexactitudes y lagunas en tu conocimiento, ya que no tienes forma de controlar quién puede editar qué. Esta falta de control puede generar lagunas de conocimiento, dificultando garantizar que toda la información necesaria sea exacta y esté actualizada.
El software de base de conocimiento moderno ahora ofrece más flexibilidad. Según el control que quieras aplicar sobre el contenido que se produce y almacena, puedes definir roles de escritura y de accesibilidad. El equipo de marketing, por ejemplo, podría leer el contenido del equipo de producto sin editarlo, y el equipo de producto puede tener una visión general del plan de marketing a cambio.
Por ejemplo, herramientas como Slite combaten esto con funciones realmente útiles como:
- ¿Estructura incoherente? Haz clic en mejorar con IA, o genera automáticamente directorios de varios subdocumentos.
- ¿Mantenimiento difícil? Ve al Panel de Gestión del Conocimiento de Slite. Obtén una visión de 360 grados de todas las acciones sugeridas, y las analíticas de documentos adecuadas para tomar decisiones rápidas.
Incorporación ineficiente de empleados
Una mala incorporación genera abandono a largo plazo. Si sueltas a tus nuevos empleados en la selva de una wiki, probablemente acabarán abrumados por la falta de estructura.
Por eso, siempre hemos sentido que es muy importante acertar con la incorporación de tus empleados.
Una wiki es excelente para el descubrimiento, pero puede que no cumpla su mejor papel a la hora de facilitar la incorporación de tus empleados. Necesitarás poder dirigirlos rápidamente al contenido adecuado y, si hace falta, restringir su acceso. Con Slite es más sencillo. Les das a tus empleados un solo documento, o una lista de verificación de incorporación, para describir con claridad y guiarlos a través de todo el proceso.
Sin separación entre información privada y pública
Cada usuario de una wiki clásica tendrá acceso a todo su contenido. No podrás crear distintos tipos de usuarios. Cada fragmento de información estará disponible para todos. No hay opción de crear una wiki privada.
Quizás tengas que crear distintas plataformas para separar la información privada y la pública. No podrás centralizar toda la información de tu empresa en un solo lugar.
Esto hace que la gestión del contenido sea más difícil y lleve más tiempo. A menudo provoca falta de comunicación, datos incoherentes y dificulta compartir información en todo tu equipo.
Pocas o ninguna analítica
Un ciclo de retroalimentación es clave para mejorar tu proceso y tu sistema de gestión del conocimiento. Las wikis proporcionan pocas o ninguna analítica sobre cómo consume el contenido tu equipo.
Esto hará más difícil mejorar tu contenido con el tiempo, detectar lagunas de contenido y seguir la interacción de tu equipo. La falta de analíticas en las wikis corporativas también dificulta gestionar el conocimiento interno de forma eficaz.
Entonces, ¿una wiki o una base de conocimiento? No es un combate a muerte
Aquí tienes algunas cosas a tener en cuenta al tomar tu decisión:
Tamaño y estructura de la empresa
Si eres un equipo pequeño y ágil que prospera con la colaboración, una wiki podría ser tu opción perfecta. Es una gran manera de fomentar el intercambio de conocimiento y hacer que todos se sientan parte de la conversación. Pero si eres una organización más grande con una estructura más jerárquica, una base de conocimiento podría ser una mejor elección. Su formato estructurado y su propiedad clara pueden ayudar a garantizar la exactitud y la coherencia entre los distintos departamentos.
Público previsto
¿Para quién estás construyendo esto? Si es principalmente para tu equipo interno, una wiki puede ser una gran manera de fomentar la colaboración y crear un sentido de comunidad. Pero si también planeas compartir información con clientes o socios, una base de conocimiento podría ser una mejor opción. Su estructura organizada y su funcionalidad de búsqueda facilitan que los usuarios externos encuentren lo que necesitan.
Recursos técnicos
Seamos sinceros, no todas las wikis son iguales. Algunas son muy fáciles de configurar y usar, mientras que otras requieren un poco más de conocimiento técnico. Si cuentas con un equipo de TI dedicado, probablemente podrá gestionar cualquier reto técnico que surja. Pero si eres un equipo más pequeño con recursos limitados, quizás prefieras elegir una wiki conocida por su sencillez y facilidad de uso.
Presupuesto
Esto siempre es un factor, ¿verdad? Las wikis de código abierto son gratuitas, lo cual es genial si tienes un presupuesto ajustado. Pero las plataformas de base de conocimiento de pago como Slite suelen incluir funciones y soporte adicionales que pueden valer la inversión. Todo se reduce a lo que tu equipo necesita y a lo que puedes permitirte.
O elige una solución híbrida
Muchas empresas están optando por un enfoque híbrido, combinando la flexibilidad de una wiki con la estructura de una base de conocimiento. Algunas plataformas, como Slite, ofrecen soluciones híbridas que combinan funciones de tipo wiki con la funcionalidad de una base de conocimiento. Esto te permite crear un centro centralizado para toda la información de tu empresa, con la flexibilidad de adaptarlo a tus necesidades específicas.
Conclusión
Crear una wiki puede parecer una buena idea para centralizar y potenciar la colaboración en torno al conocimiento de tu empresa. En realidad, se vuelven rápidamente difíciles de gestionar, carecen de flexibilidad y suelen ser un reto para mantener a tus empleados interesados.
Optar por un software de base de conocimiento moderno y dedicado, a diferencia de las wikis corporativas, le dará a tu empresa lo mejor de dos mundos, aportando estructura, facilidad de acceso, capacidades de intercambio y colaboración, todo en un solo lugar.
Y si buscas una herramienta que facilite el seguimiento, el análisis y la acción sobre esa información, descubre Slite. O habla con nuestro equipo solicitando una demo aquí.
