Las wikis corporativas a menudo son consideradas por las empresas como una solución prioritaria para construir, organizar y compartir su conocimiento internamente. Podrías pensar que una wiki interna (o wiki corporativa) es lo mismo que una base de conocimientos interna.
En realidad, es muy diferente y podrías estar buscando un software de base de conocimientos moderno en lugar de un software wiki.
Una wiki corporativa es como una pizarra gigante y colaborativa donde todos pueden anotar ideas, compartir notas y hacer una lluvia de ideas juntos. Es genial para fomentar el trabajo en equipo y mantener a todos informados. Por otro lado, una base de conocimientos es más como una biblioteca bien organizada, donde la información se selecciona cuidadosamente y se presenta de forma estructurada. Es perfecta para almacenar documentos importantes de la empresa, políticas y procedimientos.
Entonces, ¿cuál es la adecuada para tu empresa? La respuesta no siempre es clara.
Depende de tus necesidades específicas, la cultura de tu empresa y los tipos de información que necesites gestionar. En esta guía, desglosaremos las diferencias clave entre las wikis corporativas y las bases de conocimientos, exploraremos sus pros y sus contras, y te ayudaremos a decidir cuál (¡o ambas!) se adapta mejor a tu equipo.
¿Qué es una wiki corporativa?
Una wiki corporativa permite a todos tus empleados crear, editar y gestionar contenido al instante. Wikipedia es sin duda el ejemplo más famoso de una wiki mundial que puede ser editada por cualquier persona en el mundo. Una wiki corporativa es como la Wikipedia privada de tu empresa.
Las wikis corporativas apoyan la gestión interna del conocimiento al permitir a los empleados crear, editar y gestionar contenido de forma colaborativa.
¿La ventaja? El modo rápido y colaborativo permite a las personas construir una wiki completa rápidamente. ¿Lees algo que está mal? Simplemente encuentra el botón de edición y corrígelo, sin importar quién cometió el error. La palabra “wiki” en realidad significa “muy rápido” en hawaiano, y es por eso que están diseñadas para ser así.
Para optimizar la velocidad, no hay restricciones, propietarios o productores de contenido centralizados. Todo lo que necesitas es un navegador web para navegar por las páginas de la wiki, leer y editar el contenido. El número de usuarios a los que se les permite colaborar es infinito. Se espera que los usuarios mantengan las wikis actualizadas de forma colectiva y ad-hoc. La idea es construir sobre el conocimiento de los demás y construir sabiduría colectiva en torno a un tema. De hecho, la colaboración es el factor más importante en una wiki corporativa. La mayoría de las wikis se desarrollaron con un modelo de código abierto y se diseñaron en torno al intercambio de conocimientos y la colaboración.
El enfoque subyacente de “supervisión mínima del contenido” es su principal ventaja y su principal desventaja. Todos hemos visto memes de personas que editan entradas de Wikipedia de celebridades famosas sin ton ni son. ¿Divertido? Seguro. ¿Desinformación? 100%.
Debido a la falta de verificación, tienes que confiar ciegamente en la información de una wiki o verificar su exactitud. Sin embargo, no tienes ese tipo de tiempo en tu trabajo. Cuando te refieres a una wiki de la empresa, sería frustrante buscar detalles de las características del producto y solo obtener un documento de 3 meses de antigüedad como resultado de la búsqueda. Debido a esto, la mayoría de las wikis de la empresa apestan.
¿Cómo soluciona esto una base de conocimientos? Primero, entendamos qué es una base de conocimientos.
¿Qué es una base de conocimientos?
Una base de conocimientos es un repositorio de información creado, gestionado y mantenido para tus stakeholders internos. Una base de conocimientos interna centraliza la información más crucial para un negocio.
La gran diferencia entre una base de conocimientos y una wiki de la empresa es la responsabilidad del contribuyente. Nadie es responsable de mantener una wiki, mientras que una base de conocimientos se mantiene actualizada utilizando responsabilidad compartida. Una base de conocimientos ofrece un proceso más estructurado y refinado para el intercambio interno de conocimientos, lo que garantiza información precisa y actualizada.
Una base de conocimientos clásica es producida por contribuyentes seleccionados como Jefes de Departamento, equipo de liderazgo, etc. Están autorizados a ser expertos en la materia, documentar información relevante y mantenerla actualizada con el tiempo. La rendición de cuentas mejora la consistencia y la calidad del conocimiento en todos tus documentos. Además, una base de conocimientos ayuda a gestionar y compartir el conocimiento organizacional al proporcionar una ubicación centralizada para la documentación.
La mayoría del software moderno de base de conocimientos combina lo mejor de dos mundos: wikis (colaboración) y base de conocimientos interna (consistencia, intercambio, búsqueda, etc.).
Puedes editar el contenido tan rápido como una wiki. Y aún así tener funciones integradas intencionalmente que te ayuden a:
- asignar propietarios a documentos/canales
- verificar documentos durante períodos de tiempo personalizados
- optimizar la información en función de las visualizaciones y el análisis de la participación
Sigue leyendo a continuación para comprender cuáles son los principales beneficios de gestionar tu documentación interna utilizando una base de conocimientos interna moderna.
3 grandes diferencias entre una Wiki y una Base de Conocimientos
Creación y propiedad del contenido
En una wiki corporativa, todos son contribuyentes. Es un espacio democrático donde los empleados pueden agregar, editar y actualizar información según sea necesario. Esto la convierte en una gran herramienta para la lluvia de ideas, la colaboración en proyectos y la documentación del conocimiento del equipo. Sin embargo, también significa que la información a veces puede estar desorganizada o ser inexacta si no se gestiona adecuadamente.
Las bases de conocimientos, por otro lado, suelen ser propiedad y están gestionadas por un equipo o departamento específico, como RR. HH. o TI. Esto garantiza que la información sea precisa, esté actualizada y se presente en un formato coherente. Sin embargo, también significa que las bases de conocimientos a veces pueden ser menos flexibles y colaborativas que las wikis.
Estructura y organización
Las wikis corporativas a menudo se organizan de una manera más libre e interconectada. Puedes enlazar entre páginas, crear jerarquías de información e incluso incrustar contenido multimedia. Esto las hace ideales para explorar ideas y conectar diferentes piezas de información.
Las bases de conocimientos, por otro lado, suelen estar organizadas de una manera más estructurada y jerárquica. La información se clasifica en temas y subtemas, lo que facilita la búsqueda de lo que estás buscando. Esto es especialmente útil para almacenar documentación técnica, preguntas frecuentes y otros tipos de información estructurada.
Propósito y audiencia
Las wikis corporativas se utilizan principalmente para la comunicación y la colaboración internas. Son una excelente manera para que los equipos compartan conocimientos, documenten procesos y hagan una lluvia de ideas.
Las bases de conocimientos, por otro lado, se pueden utilizar tanto para audiencias internas como externas. Internamente, se pueden utilizar para almacenar manuales de empleados, materiales de incorporación y políticas de la empresa. Externamente, se pueden utilizar para proporcionar soporte de autoservicio para clientes o socios. Hablamos sobre el autoservicio en detalle en nuestra Guía de base de conocimientos de atención al cliente.
Principales desventajas de una wiki corporativa
Si bien usar una wiki para el conocimiento de tu empresa puede parecer un buen lugar para comenzar a fomentar la curación del conocimiento y la colaboración entre los miembros de tu equipo, viene con algunas desventajas críticas, tales como:
Funciones de búsqueda limitadas
Las wikis vienen con capacidades de búsqueda deficientes o incluso nulas. En un mundo moderno donde todos usan motores de búsqueda como Google y esperan encontrar información con un solo clic, realmente puede dañar el compromiso de tus empleados con el conocimiento de tu empresa.
Piensa en tus empleados como clientes de tu conocimiento. Una búsqueda rápida y confiable es vital para que tu conocimiento sea consumido. Una gran búsqueda proporcionará una excelente atención al cliente y mejorará el descubrimiento al tiempo que reduce el tiempo dedicado a recuperar información. Eso es algo que debes buscar en una base de conocimientos.
El mejor software de base de conocimientos como Slite viene con una excelente funcionalidad de búsqueda.
Slite incluso tiene una funcionalidad de búsqueda impulsada por IA. Lo que esencialmente te permite hacer preguntas como chatGPT y obtener respuestas específicas y citadas de información confiable de la empresa.
Esto les da a tus empleados una forma de obtener respuestas instantáneas en lugar de leer varios documentos, sintetizarlos y luego autoformular una respuesta.
Contenido difícil de editar
En la mayoría de los casos, tus empleados deberán conocer las reglas del lenguaje de marcado como HTML para editar el contenido dentro de una wiki. Esto hace que sea más difícil que el contenido se mantenga actualizado y, a menudo, termina sin que nadie lo use.
El software moderno para la base de conocimientos proporciona editores en tiempo real "WYSIWYG" ("Lo que ves es lo que obtienes"). Esto permite una mayor experiencia de usuario. Además, los miembros de tu equipo no técnicos no quedarán excluidos de su uso.
Una base de conocimientos como Slite te ofrece eso y funciones de edición de IA además.
El editor de Slite es limpio, minimalista, pero lo más importante, está diseñado para ayudarte a pasar del primer borrador al borrador final lo antes posible. Es particularmente útil para casos de uso como:
- Convertir viñetas en un documento de estrategia bien formateado con solo 1 clic. Pruébalo aquí usando nuestro Formateador mágico de documentos.
- Cambiar el tono del contenido para que se adapte a los lectores. Es posible que desees ser más simple y de alto nivel para tu gerente. Pero es posible que desees un contenido más útil, directo y rico en contexto para tu colega que lo consultará regularmente.
- Simplificar el trabajo con un equipo internacional de empleados multilingües.
En caso de que tengas curiosidad sobre el impacto diario de estas pequeñas cosas, los minutos ahorrados se convierten en horas ahorradas a lo largo de los meses. ¿Tienes curiosidad por conocer más trucos? Nuestra Jefa de Éxito del Cliente, Anouk, escribió cómo usar la IA de Slite para mejorar los documentos.
Estructura de contenido inconsistente y mantenimiento difícil
Como todos pueden editar el contenido de tu wiki, esto a menudo conduce a la inconsistencia en tus documentos de conocimiento. E incluso puedes terminar con inexactitudes y lagunas en tu conocimiento, ya que no tienes formas de controlar quién puede editar qué. Esta falta de control puede conducir a lagunas de conocimiento, lo que dificulta garantizar que toda la información necesaria sea precisa y esté actualizada.
Los softwares de base de conocimientos modernos ahora brindan más flexibilidad. Dependiendo del control que desees aplicar sobre el contenido que se produce y almacena, puedes definir roles para la escritura y la accesibilidad. El equipo de marketing, por ejemplo, podría leer el contenido del equipo de producto sin editarlo y el equipo de producto puede tener una visión general del plan de marketing general a cambio.
Por ejemplo, herramientas como Slite combaten esto con funciones realmente útiles como:
- ¿Estructura inconsistente? Haz clic en mejorar con IA o genera automáticamente directorios de varios subdocumentos.
- ¿Mantenimiento difícil? Ve al Panel de gestión del conocimiento de Slite. Obtén una vista de 360 grados de todas las acciones sugeridas y el análisis de documentos correcto para tomar decisiones rápidas.
Incorporación ineficiente de empleados
Una mala incorporación crea una rotación a largo plazo. Si envías a tus nuevos empleados a la naturaleza salvaje de una wiki, probablemente terminarán abrumados por la falta de estructura.
Es por eso que siempre hemos sentido que es realmente importante rockear la incorporación de tus empleados.
Una wiki es excelente para el descubrimiento, pero es posible que no desempeñe su mejor papel cuando se trata de facilitar la incorporación de tus empleados. Deberás poder dirigirlos rápidamente al contenido correcto y, si es necesario, restringir su acceso a él. Con Slite, es más simple. Les das a tus empleados un documento o una lista de verificación de incorporación para describir claramente y guiarlos a través de todo el proceso.
Sin separación de información privada vs. pública
Cada usuario de una wiki clásica tendrá acceso a todo el contenido dentro de ella. No podrás crear diferentes tipos de usuarios. Cada bit de información estará disponible para todos. No hay opción de crear una wiki privada.
Es posible que tengas que crear diferentes plataformas para separar la información privada y pública. No podrás centralizar toda la información de tu empresa en un solo lugar.
Esto hace que la gestión del contenido sea más difícil y requiera más tiempo. A menudo conduce a la falta de comunicación, datos inconsistentes y es más difícil compartir información en todo tu equipo.
Pocos o ningún análisis
Un ciclo de retroalimentación es clave para mejorar tu proceso y sistema de gestión del conocimiento. Las wikis proporcionan pocos o ningún análisis sobre cómo tu equipo consume el contenido.
Hará que sea más difícil mejorar tu contenido con el tiempo, detectar lagunas de contenido y seguir la participación de tu equipo. La falta de análisis en las wikis corporativas también dificulta la gestión eficaz del conocimiento interno.
Entonces, ¿una Wiki o una Base de Conocimientos? No es una batalla real
Aquí hay algunas cosas a considerar al tomar tu decisión:
Tamaño y estructura de la empresa
Si eres un equipo pequeño y ágil que prospera con la colaboración, una wiki podría ser tu pareja perfecta. Es una excelente manera de fomentar el intercambio de conocimientos y hacer que todos se sientan parte de la conversación. Pero si eres una organización más grande con una estructura más jerárquica, una base de conocimientos podría ser una mejor opción. Su formato estructurado y su clara propiedad pueden ayudar a garantizar la precisión y la coherencia en los diferentes departamentos.
Público objetivo
¿Para quién estás construyendo esto? Si es principalmente para tu equipo interno, una wiki puede ser una excelente manera de fomentar la colaboración y construir un sentido de comunidad. Pero si también planeas compartir información con clientes o socios, una base de conocimientos podría ser una mejor opción. Su estructura organizada y su funcionalidad de búsqueda facilitan a los usuarios externos encontrar lo que necesitan.
Recursos técnicos
Seamos realistas, no todas las wikis se crean de la misma manera. Algunas son muy fáciles de configurar y usar, mientras que otras requieren un poco más de conocimientos técnicos. Si tienes un equipo de TI dedicado, probablemente puedan manejar cualquier desafío técnico que surja. Pero si eres un equipo más pequeño con recursos limitados, es posible que desees elegir una wiki que sea conocida por su simplicidad y facilidad de uso.
Presupuesto
Este es siempre un factor, ¿verdad? Las wikis de código abierto son gratuitas, lo cual es increíble si tienes un presupuesto ajustado. Pero las plataformas de base de conocimientos de pago como Slite a menudo vienen con características y soporte adicionales que podrían valer la inversión. Todo se reduce a lo que tu equipo necesita y lo que puedes pagar.
O, elige una solución híbrida
Muchas empresas están optando por un enfoque híbrido, que combina la flexibilidad de una wiki con la estructura de una base de conocimientos. Algunas plataformas, como Slite, ofrecen soluciones híbridas que combinan características similares a las de una wiki con la funcionalidad de una base de conocimientos. Esto te permite crear un centro centralizado para toda la información de tu empresa, con la flexibilidad de adaptarlo a tus necesidades específicas.
Conclusión
Crear una wiki podría parecer una buena idea para centralizar y mejorar la colaboración en torno al conocimiento de tu empresa. En realidad, rápidamente se vuelven difíciles de gestionar, carecen de flexibilidad y, a menudo, es una lucha mantener a tus empleados comprometidos con ellas.
Optar por un software de base de conocimientos moderno y dedicado, a diferencia de las wikis corporativas, le proporcionará a tu empresa lo mejor de ambos mundos, brindando estructura, facilidad de acceso, capacidades de intercambio y colaboración, todo en un solo lugar.
Y si estás buscando una herramienta que facilite el seguimiento, el análisis y la actuación sobre esos conocimientos, consulta Slite. O habla con nuestro equipo solicitando una demostración aquí.
