Prepara una agenda de la reunión con antelación
La agenda es probablemente la parte más ignorada y crucial de una reunión.
¿Conoces esa sensación de no saber cuál es el objetivo de una reunión y de que el debate se desvíe del tema? Echa la culpa a la agenda.
Las agendas más eficaces tienen pocos temas y se establecen con una cantidad de tiempo realista para cada punto de la agenda.
En la medida de lo posible, colabora en la agenda con otros participantes: pídeles su opinión al respecto. Una vez preparada, comparte la agenda con antelación. Y repasa explícitamente los puntos de la agenda al principio de la reunión.
Dará a todos la oportunidad de venir preparados y estar más concentrados y ser relevantes durante la reunión.
La agenda de tu reunión de equipo debe incluir al menos:
- Hora de la reunión (hora de inicio y fin)
- Asistentes
- Propósito de la reunión
- Puntos claros de la agenda con objetivos
Por último, pero no menos importante, deja espacio para el debate abierto/improvisación. Inclúyelo en los puntos de la agenda al final. Te ayudará a captar cualquier pregunta abierta e incluirla en las tareas de seguimiento.
For the preparation part, you should ease your task with collaborative tools, such as Slite, which te ayuda a realizar excelentes reuniones de equipo.
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Identifica a un responsable de la reunión
Debes identificar a un responsable de la reunión.
Esta persona no es el "jefe de equipo", sino más bien quien convoca la reunión. Debe encargarse de la agenda y de los tiempos durante la reunión, pero no tiene que encargarse de todo. Otras personas pueden redactar las actas de la reunión, por ejemplo.
Para las reuniones semanales del equipo, es una buena práctica rotar al responsable de la reunión para que todos puedan aprender y participar activamente en la mejora de la preparación de la reunión y, por tanto, de los resultados.
Las reuniones son sesiones de trabajo, no informes
¿Alguna vez has participado en una reunión semanal que se celebra con el único propósito de compartir información? Sí (lo sabemos).
A golden rule we apply at Slite:
las reuniones deben dedicarse a la colaboración y al trabajo, no a la presentación de informes.
Reporting, sharing information should be done before the meeting so everyone can reflect on it and bring solutions and questions.
Así que la próxima vez que quieras programar una reunión, pregúntate:
- ¿Necesito compartir información o necesito una sesión de trabajo colaborativo sobre un tema específico?
- ¿Podría resolverse este tema por Slack, correo electrónico o cualquier otra herramienta de comunicación asíncrona?
Te ayudará a ahorrar tiempo con menos reuniones y más productivas.
Here is an example of a doc we share in advance. The reporting is included for support, the meeting isn't about it (check the agenda).
Reduce el número de asistentes
Cuanto menos, mejor. Invita solo a las personas relevantes para los puntos de la agenda, no a todo el equipo.
Evitará que el debate se desvíe. Además, tu proceso de toma de decisiones será más centrado y relevante.
Y siempre puedes compartir las actas de la reunión de forma asíncrona con otras personas si es necesario.
Por último, aunque algunos dicen que nunca deberías llevar a más de siete personas a una reunión, en Slite intentamos reducir las reuniones a 3 personas, en la medida de lo posible.
Es el número ideal para asegurarte de que no se forman dos grupos en paralelo, lo que provoca una asimetría de información entre los participantes y que la gente se ponga al día durante o después de la reunión.
Sé siempre puntual
Respetar el tiempo que has fijado para la reunión ayudará a todos a centrarse en los asuntos relevantes y a eliminar el ruido. Si queda algo más por debatir, siempre se puede hacer en la próxima reunión.
Few tips to be on time:
- Ten preparada una agenda con un marco temporal (consulta el punto anterior).
- Sé explícito con los miembros de tu equipo al respecto al principio.
- Averigua la tecnología con antelación.
- Empieza primero con los temas críticos, para no dejar los más importantes sobre la mesa.
Es un hábito que hay que formar dentro de la comunicación de tu equipo. Lo peor que puede pasar, al mostrar interés por el tiempo de los demás, es que todos te den las gracias. Historia real.
Crea responsabilidad
Para aprovechar al máximo las reuniones de tu equipo, define para cada punto de acción un responsable claro, responsable de ello.
The meeting minutes should contain that information that you can share after the meeting with every participant.
The best way is to store your notas de la reunión en un lugar en línea de fácil acceso para que todos puedan consultarlas fácilmente y hacer un seguimiento de sus tareas.
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Establece el entorno adecuado
Considera si la reunión debe ser en persona o no. ¿Hay algún miembro del equipo remoto que necesite unirse? Si es así, hazlo amigable: todos pueden participar de forma remota desde su escritorio utilizando una herramienta de videoconferencia como Zoom. Tendrás una participación más equilibrada con todos usando el mismo medio de comunicación.
Para las reuniones en persona, los portátiles y los teléfonos no deben estar presentes a menos que sea necesario (por ejemplo, para quien toma las notas de la reunión). Ayudará a que todos estén más presentes, sin distraerse mutuamente navegando por sus correos electrónicos o preparando su próxima presentación de diapositivas.
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Obtén comentarios para mejorar
Todos los puntos anteriores son directrices generales que han demostrado ser eficaces. Dependiendo de tu contexto, es posible que tengas que adaptarlos e iterarlos.
Consulta con otros participantes para conocer sus sentimientos sobre las reuniones de tu equipo y obtener sus opiniones.
Puedes hacerles directamente preguntas como:
- ¿Asistieron los miembros adecuados del equipo?
- ¿Eran claros el propósito, los puntos de la agenda y los resultados de la reunión y aportaban valor?
- ¿Deberíamos ajustar la hora, la duración o la frecuencia de la reunión?
Basándote en los comentarios de tu equipo, puedes repasar los puntos anteriores y ver cómo hacerlos aún más útiles para tu caso.
Realiza fácilmente reuniones de equipo productivas con Slite
Productive and effective team meetings are not only good meeting minutes: you'll need to ensure that the right people have access to the right knowledge before, during and after your meetings and can easily collaborate on it.
Slite te ayudará a mejorar tus reuniones de equipo:
- Ahorra tiempo en la preparación de las reuniones de equipo. Prepara tus propias plantillas de reuniones y empieza a tomar notas bonitas en segundos.
- Colabora en tiempo real. Cada miembro de tu equipo o los colaboradores externos pueden editar o comentar el mismo documento que se sincroniza automáticamente en tiempo real.
- Comparte documentos en segundos. Decide quién puede acceder a ellos, compártelos por correo electrónico, Slack o adjúntalos a un evento del calendario sobre la marcha.
- Organiza y centraliza la documentación de las reuniones de tu equipo. Slite proporciona un espacio de trabajo potente pero sencillo que actúa como una única fuente de verdad para tu equipo.
