¿Qué es la documentación de ingeniería?

La documentación de ingeniería es el registro detallado del diseño, desarrollo y proceso de implementación de un producto. Una documentación completa garantiza que cada detalle se capture y comunique de forma sistemática y exhaustiva.

Hay 5 componentes más utilizados de la documentación de ingeniería:

1. Especificaciones de diseño
2. Dibujos técnicos y esquemas
3. Cálculos e informes de análisis
4. Planes y resultados de pruebas
5. Listas de materiales e información de abastecimiento

Pero, ¿en qué se diferencia la documentación de ingeniería de la documentación técnica?

La documentación de ingeniería se centra en el diseño, el desarrollo y la implementación de un producto o sistema. Normalmente la utilizan los ingenieros e incluye especificaciones detalladas, cálculos y fundamentos del diseño.

Documentación técnica, por otro lado, es más amplia e incluye manuales de usuario, guías y otros materiales que explican cómo utilizar o mantener un producto. Este tipo de documentación se conoce a menudo como documentación del producto y está dirigida a los usuarios finales o al personal de soporte. Para obtener más información sobre cómo se diferencia de la documentación de ingeniería, lea nuestra guía sobre Documentación técnica.

Diferentes tipos de documentación de ingeniería

Hay 10 tipos diferentes de documentación de ingeniería

1. Especificaciones de requisitosDescripciones detalladas de lo que debe hacer el producto o sistema. Estos describen los requisitos funcionales y no funcionales, los criterios de rendimiento y las limitaciones.
2. Documentos de diseñoExplicaciones completas de cómo el producto cumplirá los requisitos. Esto incluye la arquitectura del sistema, los diseños de los componentes y los fundamentos del diseño. Para iniciar su proceso con una plantilla rápidamente, puede obtener nuestra plantilla en Documentación de diseño de software aquí.
3. Dibujos técnicos, dibujos de ingeniería y archivos CADRepresentaciones visuales del producto, incluidas las dimensiones, los materiales y las instrucciones de montaje. Estos pueden variar desde bocetos 2D hasta modelos 3D complejos.
4. Planes y resultados de pruebasEsquemas de los procedimientos de prueba y resultados documentados. Estos garantizan que el producto cumpla con las especificaciones y los estándares de calidad.
5. Documentación del código de softwareComentarios dentro del código y documentos separados que explican la arquitectura del software, las API y las funciones. Esto ayuda a otros desarrolladores a comprender y mantener el código.
6. Informes de simulación y análisisResultados de simulaciones por ordenador o modelos matemáticos, que a menudo se utilizan para predecir el rendimiento del producto u optimizar los diseños antes de la creación de prototipos físicos.
7. Instrucciones de fabricaciónGuías paso a paso para los equipos de producción, que detallan cómo fabricar, ensamblar y controlar la calidad del producto.
8. Lista de materiales (BOM)Una lista completa de todas las piezas, componentes y materiales necesarios para fabricar el producto, que a menudo incluye cantidades e información de abastecimiento.
9. Órdenes de cambio de ingenieríaDocumentos formales que detallan cualquier modificación al diseño original, incluidas las razones del cambio y su impacto en el producto.
10. Documentación de cumplimiento y seguridadRegistros que demuestran que el producto cumple con los estándares, regulaciones y requisitos de seguridad relevantes de la industria.

Entonces, ¿quién usa la documentación de ingeniería?

Si bien son los principales creadores y usuarios, una amplia gama de profesionales confían en esta documentación a lo largo del ciclo de vida de un proyecto y más allá. La cantidad y los tipos de documentación creada, incluidas las funciones de documentación estratégica, las instrucciones para el usuario, las guías de solución de problemas y la documentación de comentarios de los clientes, son cruciales para las operaciones internas y los usuarios finales. Aquí hay una mirada más cercana:

1. Ingenieros (en todas las disciplinas)

• Ingenieros de diseño: crean diseños iniciales, esquemas y especificaciones, y se remiten a estos documentos a lo largo del proceso de desarrollo.
• Ingenieros de software: confían en la documentación del código y las especificaciones de la API para comprender, integrar y mantener los componentes del software. En el contexto del desarrollo de software, también se centran en crear y mantener documentación técnica, asegurándose de que se alinee con los enfoques Agile y en cascada.
• Ingenieros de pruebas: desarrollan y ejecutan planes de prueba basados en los requisitos y documentos de diseño, documentando los resultados para el análisis y la mejora.
• Ingenieros de fabricación: utilizan listas de materiales, instrucciones de fabricación y archivos CAD para guiar el proceso de producción y garantizar un montaje preciso.

2. Jefes de proyecto

• Realice un seguimiento del progreso del proyecto revisando los documentos de diseño, los resultados de las pruebas y las órdenes de cambio.
• Comunicar el estado del proyecto y los detalles técnicos a las partes interesadas utilizando versiones simplificadas de la documentación de ingeniería. Asegúrese de que las versiones anteriores de estos documentos se guarden y administren para futuras consultas.
• Gestione los riesgos y tome decisiones informadas basadas en la información presentada en los informes técnicos y análisis.

3. Equipos de control de calidad

• Desarrolle procedimientos de control de calidad basados en las especificaciones de diseño y los estándares de la industria.
• Verifique la funcionalidad y el rendimiento del producto con respecto a los requisitos documentados utilizando planes y resultados de pruebas. Una documentación de usuario bien escrita puede mejorar significativamente la satisfacción del cliente.
• Utilice la documentación de ingeniería para identificar las causas raíz de los defectos y realizar un seguimiento de las acciones correctivas.

4. Responsables del cumplimiento normativo

• Asegúrese de que el producto cumpla con todas las normas de seguridad y rendimiento pertinentes revisando la documentación de cumplimiento. Es fundamental mantener y actualizar la documentación existente para garantizar que toda la información esté actualizada y sea accesible.
• Utilice los informes de pruebas y las certificaciones para demostrar el cumplimiento ante los organismos reguladores.
• Consulte la documentación de ingeniería durante las auditorías e inspecciones.

5. Futuros equipos de ingeniería (mantenimiento y actualizaciones)

• Comprenda la intención del diseño y la funcionalidad de los productos existentes a través de documentos de diseño y dibujos técnicos.
• Identifique y obtenga piezas de repuesto con precisión utilizando listas de materiales e información del proveedor. Asegúrese de que se cumplan todos los requisitos de hardware y software para una integración perfecta.
• Implemente modificaciones y actualizaciones de forma segura y eficaz consultando las especificaciones de diseño originales y el historial de órdenes de cambio.

Lo que a menudo se confunde con la documentación de ingeniería (pero no lo es)

La documentación de ingeniería se trata de precisión, profundidad técnica y el "por qué" detrás de las elecciones de diseño. Sin embargo, algunos documentos, aunque valiosos por sí solos, a menudo se agrupan con la documentación de ingeniería, aunque tienen propósitos diferentes. Aclaremos la confusión: la documentación técnica abarca todos los documentos y materiales escritos relacionados con el desarrollo de productos de software, incluida la documentación interna y externa escrita para los usuarios finales.

1. Manuales de usuario y documentación técnica

Si bien ambos tratan temas técnicos, los manuales de usuario se centran en el "cómo" para los usuarios finales, no en el "por qué" de la ingeniería. Explican cómo usar las funciones, solucionar problemas y mantener el producto. La documentación técnica puede abarcar una gama más amplia, incluida la documentación de la API y los artículos de la base de conocimientos, pero su enfoque sigue siendo la información orientada al usuario.

2. Materiales de marketing

Los folletos de productos, el texto del sitio web e incluso las presentaciones de ventas a menudo destacan las especificaciones técnicas. Sin embargo, su objetivo es promocionar el producto, no documentar su funcionamiento interno. Es posible que carezcan de la profundidad técnica y la objetividad de la verdadera documentación de ingeniería.

3. Comunicación interna (correos electrónicos, registros de chat, etc.)

Los ingenieros discuten constantemente los detalles técnicos a través de correos electrónicos, plataformas de chat y herramientas de gestión de proyectos. Si bien estos contienen información valiosa, carecen de la estructura, el control de versiones y la permanencia de la documentación formal de ingeniería. Confiar únicamente en estos para obtener información crítica puede generar inconsistencias y falta de comunicación.

4. Bocetos y notas informales

La lluvia de ideas en las primeras etapas a menudo implica bocetos y notas aproximadas. Si bien son valiosos para la ideación inicial, carecen del detalle y la formalización de los documentos de diseño adecuados y no deben tratarse como un sustituto.

5. Artefactos de gestión de proyectos

Los cronogramas de proyectos, los presupuestos y las evaluaciones de riesgos son cruciales para la gestión de proyectos, pero no profundizan en los detalles técnicos del diseño de ingeniería. Proporcionan contexto y limitaciones, pero no la justificación de la ingeniería en sí.

Cómo crear documentación de ingeniería

1. Comprenda el propósito

Antes de escribir una sola palabra, dé un paso atrás y piense por qué está creando esta documentación. ¿Está explicando un sistema complejo a los nuevos miembros del equipo? ¿Proporcionar instrucciones para el mantenimiento del equipo? ¿Esquematizar los procedimientos de seguridad? Su propósito dará forma a todo lo que sigue. En el contexto del desarrollo de productos de software, una documentación clara y concisa es crucial para explicar la funcionalidad del producto y unificar la información relacionada con el proyecto, abordando las posibles brechas entre las partes interesadas y los ingenieros.

Por ejemplo, si está documentando un proyecto de software, es posible que deba cubrir:

• Cómo está estructurado el sistema
• Cómo funcionan juntas las diferentes partes
• Cómo configurar un entorno de desarrollo
• Cómo implementar el software
• Cómo solucionar problemas comunes

2. Conozca a su audiencia

Piense en quién leerá su documentación. ¿Son ingenieros experimentados? ¿Nuevas contrataciones? ¿Gerentes que necesitan una descripción general de alto nivel? Adapte su lenguaje y nivel de detalle a sus lectores. La documentación del usuario debe ser fácil de entender, estar estructurada lógicamente y actualizarse continuamente en función de los comentarios de los clientes.

Si escribe para un público mixto, considere la posibilidad de crear diferentes versiones o secciones. Puede tener una guía de inicio rápido para principiantes, especificaciones técnicas detalladas para ingenieros y un resumen para la gerencia.

3. Elija sus herramientas y defina los requisitos de hardware y software

Las buenas herramientas facilitan la documentación. Algunas opciones populares incluyen:

• Software wiki
• Sistemas de control de versiones como Git para rastrear los cambios
• Herramientas de diagramación como Draw.io para crear ayudas visuales
• Generadores de documentación de API como Swagger para interfaces de software

Elija herramientas que se ajusten al flujo de trabajo de su equipo y faciliten la actualización de la documentación. Los redactores técnicos desempeñan un papel crucial en la creación de documentación técnica de alta calidad y en garantizar una comunicación eficaz con diferentes audiencias.

4. Cree una estructura

No se limite a empezar a escribir, planifique primero su estructura. Una estructura clara facilita la navegación y la actualización de la documentación. Aquí hay una estructura básica que puede utilizar:

1. Introducción

• Propósito del documento
• Alcance del proyecto
• Definiciones de términos clave

1. Descripción general del sistema

• Descripción general del sistema
• Componentes principales y cómo interactúan

1. Descripciones detalladas de los componentes

• Propósito de cada componente
• Cómo funciona
• Interfaces con otros componentes

1. Instrucciones de instalación/configuración
2. Instrucciones de uso
3. Guía de solución de problemas
4. Procedimientos de mantenimiento
5. Apéndices

• Especificaciones técnicas
• Materiales de referencia

Una documentación de software completa debe ser específica, concisa y relevante, siguiendo las mejores prácticas para crear y mantener documentos técnicos.

5. Escriba contenido claro y conciso

Ahora es el momento de completar su estructura con contenido. Aquí hay algunos consejos:

• Utilice un lenguaje sencillo. Evite la jerga a menos que sea necesario.
• Escriba oraciones cortas y claras.
• Utilice viñetas y listas numeradas para facilitar la lectura.
• Incluya muchos ejemplos.
• Utilice diagramas, diagramas de flujo y otros elementos visuales para explicar ideas complejas.

Enfatizar la importancia de una documentación clara garantiza que su equipo pueda producir software funcional de manera eficiente.

Por ejemplo, en lugar de decir “El sistema utiliza una arquitectura de persistencia políglota para optimizar el almacenamiento y la recuperación de datos”, podría decir “Utilizamos diferentes tipos de bases de datos para almacenar diferentes tipos de datos. Esto nos ayuda a recuperar información de forma rápida y eficiente”.

6. Incluya ejemplos de código

Si está documentando software, incluya fragmentos de código para ilustrar los puntos clave. Por ejemplo:

python

Copiar

# Aquí se explica cómo conectarse a la base de datos

import database

db = database.connect(host='localhost', user='admin', password='secret')

Explique qué hace el código y por qué está escrito de esa manera.

7. Documente las decisiones de diseño

No se limite a describir lo que hace su sistema: explique por qué se diseñó de esa manera. Esto ayuda a los futuros mantenedores a comprender el razonamiento detrás del diseño.

Por ejemplo: "Elegimos utilizar una arquitectura de microservicios para permitir que diferentes partes del sistema se desarrollen y escalen de forma independiente. Esto facilita la actualización de funciones específicas sin afectar a todo el sistema".

8. Cree elementos visuales

Una imagen vale más que mil palabras, especialmente en la documentación técnica. Utilice diagramas para mostrar:

• Arquitectura del sistema
• Flujo de datos
• Interfaces de usuario
• Árboles de decisión

Herramientas como Draw.io o Lucidchart pueden ayudarle a crear diagramas de aspecto profesional.

9. Incluya información para la solución de problemas

Ningún sistema es perfecto. Incluya una sección sobre problemas comunes y cómo resolverlos. Por ejemplo:

Problema: La aplicación no se inicia

Causas posibles:

1. Problema de conexión de la base de datos
2. Falta el archivo de configuración
3. Puerto ya en uso

Pasos para resolver:

1. Compruebe la cadena de conexión de la base de datos en config.ini
2. Asegúrese de que todos los archivos de configuración necesarios estén presentes
3. Utilice el comando 'netstat' para comprobar si hay un uso de puerto en conflicto

10. Manténgala actualizada

La documentación solo es útil si está actualizada. Establezca un proceso para revisar y actualizar su documentación periódicamente. Esto podría implicar:

• Programación de sesiones de revisión mensuales
• Asignación de propietarios de documentación para diferentes secciones
• Uso del control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios
• Inclusión de una fecha de "última actualización" en cada página

11. Obtenga comentarios e itere

Por último, recuerde que una buena documentación es un esfuerzo de equipo. Anime a sus colegas a que le den su opinión. ¿Hay secciones poco claras? ¿Falta información? Utilice estos comentarios para mejorar continuamente su documentación.

Crear una documentación de ingeniería exhaustiva requiere tiempo y esfuerzo, pero a la larga vale la pena. Una buena documentación reduce los errores, acelera la incorporación y hace que todo su equipo sea más eficiente. Si sigue estos pasos y perfecciona continuamente su enfoque, creará una documentación que realmente agregue valor a su proyecto. Además, la incorporación de documentación de diseño de experiencia de usuario, que incluye modelos de contenido, mapas de empatía, mapas de experiencia, modelos mentales y personas, puede mejorar aún más la calidad y la usabilidad de su documentación.

¿Dónde pertenece la documentación de ingeniería?

Quizás se pregunte dónde guardar toda esta valiosa documentación de ingeniería que está creando. La respuesta es sencilla: la wiki de su empresa.

Una wiki de empresa es un hogar digital para todo el conocimiento de su equipo. Es un lugar central donde todos pueden encontrar, actualizar y compartir información fácilmente.

He aquí por qué es perfecta para la documentación de ingeniería:

• Fácil acceso: cualquier miembro de su equipo puede encontrar rápidamente la información que necesita, ya sea que esté en la oficina o trabajando de forma remota.
• Colaboración: los miembros del equipo pueden trabajar juntos en documentos en tiempo real, lo que facilita mantener todo actualizado.

• Organización: puede estructurar su wiki para que coincida con sus proyectos y equipos, lo que facilita la navegación.

• Control de versiones: la mayoría de las wikis realizan un seguimiento de los cambios, para que pueda ver quién actualizó qué y cuándo.
• Función de búsqueda: con una buena función de búsqueda, encontrar información específica se vuelve mucho más sencillo.
• Integración: muchas wikis pueden conectarse con otras herramientas que utiliza su equipo, como software de gestión de proyectos o repositorios de código.

Si aún no tiene una wiki

¡No se preocupe! Puede generar su wiki en un segundo:

1. Vaya al Generador de wikis
2. Chatee de forma natural y cree la estructura de su wiki
3. Regístrese en Slite y acceda a su wiki
4. Importe con un solo clic todos los documentos relevantes de su aplicación de documentos actual, como Google Docs, Notion, etc.

Esto iniciará la wiki de su empresa desde cero para todo su equipo. Y puede seguir incorporando a sus empleados. Si está creando un proyecto de código abierto, es posible que desee consultar las wikis de código abierto en su lugar.

Si desea comenzar desde cero y aprender todo sobre la creación de una única fuente de verdad para la empresa, puede leer nuestro libro de estrategias detallado de Wiki aquí.

Conclusión final

Recuerde, la mejor documentación cuenta una historia. No se trata solo de enumerar hechos, sino de ayudar a sus lectores a comprender el "por qué" detrás de su proyecto. Concéntrese en la claridad y la simplicidad. Utilice un lenguaje y ejemplos cotidianos que cualquiera pueda comprender.

No tenga miedo de ser creativo. Mezcle diagramas, vídeos cortos o incluso elementos interactivos si ayudan a explicar ideas complejas. El objetivo es hacer que su documentación sea atractiva y fácil de seguir.

Tenga en cuenta que la documentación es algo vivo. Debe crecer y cambiar a medida que lo hace su proyecto. Haga que la actualización de los documentos sea una parte habitual de su flujo de trabajo, no una ocurrencia tardía.

Por último, recuerde que una buena documentación es un esfuerzo de equipo. Anime a sus colegas y usuarios a que le den su opinión. Su opinión es invaluable para que sus documentos sean realmente útiles. Tenga en cuenta los tipos de documentación creados, como las funciones de documentación estratégica, las instrucciones para el usuario, las guías de solución de problemas y la documentación de los comentarios de los clientes.

Si está buscando optimizar su proceso de documentación, consulte Slite. Es una herramienta fácil de usar que puede ayudar a su equipo a crear, organizar y compartir conocimientos de manera más eficaz. Pruébelo, podría transformar la forma en que aborda la documentación.

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