Cómo escribir un documento de requisitos comerciales (BRD)

En 2008, Lowe's, el principal minorista de mejoras para el hogar, lanzó un proyecto de TI de 1.400 millones de dólares para modernizar su cadena de suministro. Tres años después, abandonaron el proyecto, citando la "recopilación inadecuada de requisitos" como una razón clave del fracaso. Este costoso error demuestra por qué los requisitos comerciales claros y detallados son cruciales.

Un documento de requisitos comerciales (BRD) ayuda a prevenir errores tan costosos. Es una herramienta clave para el éxito del proyecto, ya que ayuda a los equipos a comprender los objetivos, alinear las expectativas y planificar de manera eficaz. La utilización de una plantilla de documento de requisitos comerciales puede agilizar aún más el proceso al proporcionar una guía estructurada y describir las secciones clave, lo que facilita la creación de BRD completos.

Muchos tienen dificultades para crear BRD útiles. A menudo terminan siendo demasiado vagos, demasiado complejos o simplemente ignorados. Si te has enfrentado a este problema, no estás solo.

Esta guía tiene como objetivo ayudarte a mejorar tus habilidades de escritura de BRD. Cubriremos los conceptos básicos y compartiremos consejos prácticos para que tus BRD sean más eficaces. Si bien no podemos garantizar la perfección, estas ideas deberían ayudarte a crear documentos más claros y útiles.

Comencemos con algunos consejos prácticos para obtener mejores BRD.

¿Qué es un BRD?

Un documento de requisitos comerciales (BRD) es la base de cualquier proyecto comercial importante. Un documento de requisitos comerciales describe las necesidades comerciales de alto nivel, las expectativas de los usuarios y sirve como una herramienta de guía para las partes interesadas para garantizar la alineación del proyecto con los objetivos comerciales generales.

Un BRD es esencialmente el caso de negocio de tu proyecto, escrito en un lenguaje claro que tanto los ejecutivos como los miembros del equipo puedan entender. Cubre los objetivos de alto nivel, las expectativas y las necesidades comerciales sin profundizar en los detalles técnicos.

Por qué son importantes los BRD

Un buen BRD ayuda de 4 maneras. Lo hace:

1. Alinea a las partes interesadas
2. Evita malentendidos
3. Guía la toma de decisiones a lo largo del proyecto
4. Ayuda a asegurar la aceptación y los recursos del liderazgo

Definir claramente los objetivos comerciales como parte de la documentación del proyecto es crucial. Esto alinea a las partes interesadas del proyecto y articula los resultados estratégicos esperados de los proyectos, destacando la necesidad de vincular los objetivos con los objetivos y requisitos comerciales más amplios.

Sin un BRD, corres el riesgo de que se produzca una desviación del alcance, expectativas desalineadas y recursos desperdiciados.

Cuándo usar un BRD

Crea tu BRD al principio del ciclo de vida del proyecto, después de la aprobación inicial, pero antes de la planificación detallada o las especificaciones técnicas. Esto garantiza que todos entiendan lo que hay que hacer antes de decidir cómo hacerlo.

Un análisis empresarial eficaz es crucial en esta etapa para identificar y documentar los requisitos, garantizando una comprensión clara de las necesidades del cliente y el éxito de los resultados del proyecto.

Recuerda: aunque sea completo, tu BRD no debe ser estático. Revísalo y actualízalo a medida que tu proyecto evoluciona para mantenerlo relevante y útil.

A continuación, exploraremos los componentes clave de un documento de requisitos comerciales eficaz. Estos elementos te ayudarán a crear un BRD que informe y guíe a tu equipo durante todo el proyecto.

Personas involucradas en la creación de un BRD

La creación de un documento de requisitos comerciales (BRD) es un esfuerzo de equipo que reúne a varias partes interesadas, cada una de las cuales aporta su experiencia para garantizar que el documento sea completo y preciso. Aquí tienes un vistazo a los actores clave involucrados:

• Analistas de negocios: Estos profesionales están en el corazón de la documentación de los requisitos comerciales. Se relacionan con las partes interesadas a través de entrevistas, encuestas y talleres para recopilar información detallada. Su función es crucial para traducir las necesidades comerciales en requisitos claros y prácticos.
• Gerentes de proyecto: Supervisan todo el proyecto, asegurando que el BRD se alinee con los objetivos y el alcance del proyecto. Los gerentes de proyecto coordinan entre diferentes equipos y mantienen el proyecto en marcha.
• Partes interesadas: Son las personas o grupos con un interés personal en el resultado del proyecto. Sus aportaciones y comentarios son vitales para garantizar que el BRD satisfaga sus necesidades y expectativas.
• Expertos en la materia (SME): Los SME proporcionan conocimientos especializados sobre aspectos específicos del proyecto, como los requisitos técnicos o funcionales. Sus conocimientos ayudan a dar forma a un BRD más detallado y preciso.
• Patrocinadores del proyecto: Por lo general, los ejecutivos sénior, los patrocinadores del proyecto proporcionan dirección y apoyo estratégicos. Se aseguran de que el proyecto se alinee con los objetivos generales de la organización, y su aceptación es crucial para asegurar los recursos y el apoyo.

Al involucrar a estos actores clave, puedes crear un BRD que sea completo, preciso y esté alineado con tus objetivos comerciales.

Siete componentes de un BRD

Un buen documento de requisitos comerciales (BRD) cuenta una historia clara y convincente del propósito y el potencial de tu proyecto. Estos son los componentes esenciales:

1. Resumen ejecutivo: Una breve descripción general que transmite rápidamente la esencia de tu proyecto.
2. Objetivos del proyecto: objetivos específicos y medibles vinculados al valor comercial.
3. Alcance del proyecto: Define lo que está incluido y lo que no para evitar la desviación del alcance.
4. Requisitos comerciales: las necesidades específicas que tu proyecto debe satisfacer para tener éxito. Es crucial distinguir entre los requisitos comerciales y los requisitos funcionales, ya que los requisitos comerciales definen los objetivos generales y las motivaciones detrás de un proyecto, mientras que los requisitos funcionales detallan las funciones específicas necesarias para alcanzar esos objetivos.
5. Partes interesadas clave: personas con un interés personal en el resultado de tu proyecto.
6. Restricciones del proyecto: limitaciones en el presupuesto, el tiempo, los recursos o la tecnología.
7. Análisis de costo-beneficio: costos esperados versus beneficios anticipados.

Estos componentes responden a preguntas clave: *¿Qué estamos haciendo?*¿Por qué? ¿Quién está involucrado? ¿Qué necesitamos para tener éxito?

Tu BRD es más que papeleo. Es una herramienta para alinear a tu equipo, asegurar los recursos y preparar tu proyecto para el éxito. A continuación, exploraremos cada componente en detalle, mostrándote cómo elaborarlos de manera eficaz.

Escribir un BRD: una guía

Aquí tienes un desglose de las secciones clave de un documento de requisitos comerciales (BRD) y lo que debes incluir en cada una:

Un documento de requisitos comerciales (BRD) es esencial para garantizar que todas las partes interesadas tengan una comprensión clara de los objetivos, los requisitos y el alcance del proyecto, lo que en última instancia ayuda a la ejecución exitosa del proyecto.

Resumen ejecutivo

Escribe un breve resumen que:

1. Indique el propósito principal del proyecto
2. Resuma los beneficios clave
3. Se mantenga en una página o menos
4. Utilice un lenguaje claro y sin jerga

Ejemplo

"El Proyecto Phoenix implementará un chatbot de IA para el servicio al cliente, con el objetivo de reducir los tiempos de respuesta, mejorar los puntajes de satisfacción y reducir los costos de soporte."

Objetivos del proyecto

Enumera de 3 a 5 objetivos específicos y medibles:

1. Vincula cada uno a un objetivo comercial
2. Hazlos específicos y medibles
3. Incluye un plazo

Ejemplos

• Aumentar la conversión de ventas en línea del 2% al 3% para el cuarto trimestre de 2024
• Reducir la pérdida de clientes del 5% al 3% dentro de los 12 meses posteriores al lanzamiento
• Lograr un tiempo de actividad del 98% para la nueva plataforma en el primer mes

Alcance del proyecto

Indica claramente:

1. Lo que está incluido en el proyecto
2. Lo que no está incluido
3. Cualquier fase del proyecto, si corresponde

Ejemplo

"El proyecto incluye:

• Desarrollo de chatbot de IA
• Integración del sistema CRM
• Capacitación del personal

No incluye:

• Renovación del portal de servicio al cliente
• Integración de aplicaciones de mensajería de terceros"

Requisitos comerciales

Enumera las necesidades clave que el proyecto debe abordar:

1. Céntrate en lo que hay que hacer, no en cómo
2. Sé claro y específico
3. Prioriza los requisitos

Es importante distinguir entre los requisitos funcionales y los requisitos no funcionales. Mientras que los requisitos funcionales se centran en las características esenciales del sistema, los requisitos no funcionales se refieren a los atributos de calidad y los factores de usabilidad que mejoran la experiencia del usuario.

Ejemplos

• Reducir el tiempo medio de respuesta a menos de 5 minutos
• El chatbot debe gestionar el 80% de las consultas comunes sin intervención humana
• Integrar con la base de datos de clientes existente para obtener respuestas personalizadas

Partes interesadas clave

Enumere las partes relevantes:

1. Incluya sus funciones
2. Indique su nivel de participación
3. Mencione cómo les afecta el proyecto

Las partes interesadas del proyecto desempeñan un papel crucial en varias fases de la documentación y ejecución del proyecto. Su participación es esencial para garantizar la privacidad de los datos, la alineación con los objetivos empresariales, la validación de los documentos y la definición del alcance del proyecto.

Ejemplos

• Sarah Johnson, vicepresidenta de experiencia del cliente: patrocinadora del proyecto, supervisa los KPI de atención al cliente
• Mark Lee, director de TI: gestiona la implementación técnica, asigna recursos de TI

Restricciones del proyecto

Enumere las limitaciones conocidas:

1. Presupuesto
2. Cronograma
3. Recursos
4. Tecnología

Ejemplos

• Presupuesto: 500.000 $ para el año fiscal 2024
• Cronograma: lanzamiento antes del tercer trimestre de 2024
• Recursos: el equipo de TI actual está a plena capacidad
• Tecnología: debe ser compatible con la base de datos Oracle existente

Análisis de costo-beneficio

Proporcione un desglose básico:

1. Enumere los principales costos
2. Calcule los beneficios clave
3. Incluya los beneficios no financieros

Ejemplo

• Costos: algo de texto
  • Desarrollo: 400.000 $
  • Mantenimiento anual: 50.000 $
• Beneficios: algo de texto
  • Ahorro estimado anual en costos de soporte: 2 millones de dólares
  • Aumento proyectado de las ventas: 1,5 millones de dólares al año
  • Mejora esperada en la satisfacción del cliente

Recuerde que un BRD es un documento de trabajo. Es posible que deba revisarlo a medida que los detalles del proyecto se vuelvan más claros.

Consejos para escribir su BRD

Ahora que hemos cubierto las secciones principales de un BRD, me gustaría compartir algunos consejos prácticos basados en mi experiencia. Esto es lo que me ha resultado útil:

1. Mantenlo simple. Está escribiendo para una variedad de partes interesadas, no todas las cuales estarán familiarizadas con la jerga técnica. Utilice un lenguaje sencillo siempre que sea posible.
2. Sea específico. Los requisitos vagos conducen a malentendidos. Si se encuentra usando palabras como "mejorar" o "realzar", pregúntese si puede cuantificar esa mejora.
3. Colabore. No escriba su BRD de forma aislada. Hable con las partes interesadas, los miembros del equipo y los usuarios finales. Su opinión es invaluable y le ayudará a evitar descuidos. La utilización del Cuerpo de Conocimiento del Análisis de Negocio (BABOK) puede ser crucial para recopilar y clasificar eficazmente los requisitos empresariales, de las partes interesadas y del producto.
4. Utilice elementos visuales. Si una imagen vale más que mil palabras, un buen diagrama o gráfico puede ahorrarle mucha escritura. Considere la posibilidad de utilizar diagramas de flujo, mapas mentales o incluso tablas sencillas para ilustrar ideas complejas.
5. Priorice. No todos los requisitos son igualmente importantes. Indique claramente cuáles son imprescindibles y cuáles son deseables. Esto ayudará a tomar decisiones más adelante en el proyecto.
6. Revise y corrija. Su primer borrador no será perfecto, y eso está bien. Compártalo con las principales partes interesadas y esté abierto a recibir comentarios. Un BRD es un documento vivo que puede y debe evolucionar.
7. Piense a largo plazo. Si bien se centra en las necesidades inmediatas, también considere cómo este proyecto encaja en la estrategia a largo plazo de su organización. Esto puede ayudar a justificar el proyecto y guiar las decisiones futuras. Asegúrese de que esté vinculado a los OKR de su empresa.

Función de los analistas de negocio

Los analistas de negocio (BA) son fundamentales en la creación de un documento de requisitos empresariales (BRD). Sus responsabilidades van más allá de la mera documentación; se aseguran de que los requisitos empresariales del proyecto se comprendan a fondo y se articulen con claridad. Así es como contribuyen:

• Recopilación y documentación de requisitos: Los BA utilizan diversas técnicas, como entrevistas con las partes interesadas, encuestas y talleres, para recopilar los requisitos empresariales. Documentan estos requisitos de forma clara y estructurada, asegurándose de que sean comprensibles para todas las partes interesadas.
• Análisis y priorización de requisitos: Una vez recopilados, los BA analizan los requisitos para asegurarse de que se ajustan a los objetivos y al alcance del proyecto. Priorizan estos requisitos en función de su importancia y su impacto en el proyecto.
• Desarrollo y mantenimiento del BRD: Los BA son responsables de crear el BRD y asegurarse de que siga siendo preciso y esté actualizado durante todo el ciclo de vida del proyecto. Revisan y corrigen periódicamente el documento a medida que se dispone de nueva información.
• Colaboración con las partes interesadas: Los BA trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas para asegurarse de que se satisfacen sus necesidades y expectativas. Facilitan la comunicación entre las partes interesadas y el equipo del proyecto, asegurándose de que todos estén en sintonía.
• Proporcionar orientación y apoyo: Los BA apoyan al equipo del proyecto aclarando los requisitos empresariales y asegurándose de que el equipo comprende los objetivos del proyecto. Ayudan a traducir las necesidades empresariales en especificaciones técnicas, tendiendo un puente entre la empresa y la tecnología.

En esencia, los analistas de negocio se aseguran de que el BRD sea un fiel reflejo de las necesidades empresariales y de que el proyecto aporte valor a la organización.

Cómo encaja el BRD con sus documentos existentes

Su documento de requisitos empresariales (BRD) es solo una pieza del rompecabezas de la documentación del proyecto. El desarrollo de software desempeña un papel crucial en la ejecución del proyecto y la gestión de la documentación, garantizando que se cumplan los requisitos bien definidos a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de software. Permítame explicarle cómo se relaciona con otros documentos importantes que pueda encontrar:

Documento de requisitos funcionales (FRD)

Mientras que su BRD describe lo que quiere lograr, el FRD detalla cómo lo hará. Es la iteración más técnica del BRD. Por ejemplo:

• BRD: "Necesitamos reducir el tiempo de respuesta al cliente a menos de 5 minutos".
• Los documentos de requisitos empresariales son cruciales para gestionar y agilizar los proyectos de alto impacto, especialmente en el sector tecnológico.
• FRD: "El sistema utilizará IA para clasificar y responder automáticamente a las consultas comunes en 30 segundos".

Requisitos del usuario y del producto

Estos documentos se centran en aspectos específicos:

• Los requisitos del usuario se centran en lo que necesitan sus usuarios finales.
• Los requisitos del producto describen las características específicas que debe tener su producto.
• Ambos deben alinearse con los objetivos de su BRD.

Elegir los documentos adecuados

No siempre necesita todos estos documentos. Aquí tiene una guía sencilla:

Para un proyecto pequeño, un BRD podría ser suficiente.

Para un proyecto técnico complejo, probablemente querrá un BRD y un FRD.

Para el desarrollo de nuevos productos, considere la posibilidad de utilizar los cuatro tipos.

¿Mi consejo?

No cree documentos solo por crearlos. Utilice solo lo que necesite para comunicar claramente los objetivos y requisitos de su proyecto. Y recuerde, estos documentos deben funcionar juntos, no contradecirse entre sí.

Cuando escriba estos documentos, colabore con su equipo. Obtener información de diferentes perspectivas le ayudará a crear una documentación más completa y precisa.

Al final, una buena documentación se trata de una comunicación clara, no de seguir una plantilla rígida. Utilice estos documentos como herramientas para ayudar a su equipo a comprender y alcanzar los objetivos de su proyecto.

Hacer que su BRD trabaje más

Así que, ya tiene los conceptos básicos de su BRD. ¡Buen trabajo! Ahora, vamos a charlar sobre cómo hacer que ese documento realmente brille.

En Slite, creemos en hacer que el trabajo se sienta menos como trabajo. Eso incluye la creación y gestión de sus BRD. Estas son algunas de las características que creemos que marcan una gran diferencia:

1. Plantillas listas para usar: ponga en marcha su BRD con una estructura que tenga sentido.
2. Un solo lugar para todos los documentos: mantenga todo en un solo lugar. No más momentos de "¿Dónde guardé ese archivo?".
3. Viaje en el tiempo para los documentos: vea cómo ha evolucionado su BRD. Útil para esas situaciones de "Espera, ¿quién cambió eso?".

Hemos creado Slite para que sea el tipo de herramienta que nos gustaría usar nosotros mismos. Está diseñado para hacerle la vida más fácil, para que pueda centrarse en lo importante: como clavar los requisitos del proyecto.

Tanto si es un novato en BRD como si es un profesional experimentado, las buenas herramientas pueden ayudarle a crear documentos más claros y eficaces. Y eso significa proyectos más fluidos y equipos más felices. Regístrese en Slite hoy mismo. ¡Pruébenos!